DE L ENTREPRENEUR À L EXPERT-COMPTABLE

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1 Exact Online ETUDE DE CAS DE L ENTREPRENEUR À L EXPERT-COMPTABLE

2 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY PARTAGER LES INFORMATIONS POUR GARANTIR LA CROISSANCE Le quotidien est de plus en plus animé à JOINSON&SPICE, le spécialiste TMT (Technologie, Médias et Télécommunications). Un an et demi après sa création, ce cabinet d experts-comptables a acquis une clientèle solide. Louis van Garderen, directeur, explique son secret. «Nous voulons établir une réputation de société très bien organisée. À chaque lancement d un nouveau produit ou service, nous voulons réussir du premier coup, tenir nos clients informéset communiquer les avantages dès le début. C est un atout majeur.»

3 3 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Un savoir-faire récompensé JOINSON &SPICE a déjà prouvé son savoir-faire en remportant le prix Exact Cloud Accountant Award C est une belle réussite pour un cabinet qui a ouvert ses portes au deuxième semestre À quoi faut-il attribuer ce succès? L utilisation d Exact Online depuis les débuts du cabinet a joué un rôle essentiel et le mérite doit en partie être attribué au fils de Louis, Louren. Chef d une entreprise de services informatiques, Louren sait qu il est crucial de choisir le bon logiciel. Il a apporté son aide pour choisir Exact Online comme solution comptable de pointe et l a même testée dans sa propre entreprise. Qu apporte Exact Online aux chefs d entreprise? Louren dirige une entreprise d informatique qui aide les particuliers et les sociétés à faire face aux défis technologiques. Il connaît une excellente croissance et emploie désormais plus de trente personnes. Parallèlement, ses finances sont devenues de plus en plus complexes, jusqu à l arrivée d Exact Online. «Mon travail exige des procédures automatisées couplées à une approche entrepreneuriale. Une ligne de code en elle-même ne m intéresse pas, mais ce qu elle peut faire pour mon entreprise, oui! J ai pensé que ce serait l un des grands avantages de cette solution pour JOINSON &SPICE.»

4 4 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Retrouver le bonheur de diriger une entreprise Revenons à Louis. Nous lui avons demandé quel était l objectif principal de son entreprise. Sa réponse: «Nous voulons soulager nos clients des problèmes administratifs. Nous voulons les débarrasser de la paperasse pour qu ils apprécient à nouveau leur travail. Et, avec Exact Online, nous y parvenons», continue-t-il. «Les clients trouvent leurs marques dès le départ. Ils peuvent se mettre directement au travail, ce qui n est pas toujours le cas avec les nombreuses solutions actuellement offertes sur le marché.» Une intégration facile Exact Online est une suite logicielle ouverte qui s intègre très bien à d autres programmes. C est ce qui a influencé la décision des Van Garderen. «Cette approche ouverte nous permet de satisfaire les nombreuses demandes de nos clients, dit Louis. Par exemple, un client a automatisé l ensemble de son processus de facturation. Il utilise un autre système mais qui fonctionne parfaitement bien avec Exact Online.»

5 5 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Aperçu des informations utiles pour diriger une entreprise Pour Louis, la collaboration avec ses clients dans le cloud est très importante, elle permet de ne jamais perdre de documents. Par ailleurs, il trouve les tableaux de bord très utiles. «Grâce aux tableaux de bord d Exact Online, vous disposez des informations nécessaires pour diriger les affaires au quotidien rapidement, sans problème et lorsque vous en avez besoin.» Une nouvelle méthode de travail Les tableaux de bord personnalisés fournissent également une visibilité précieuse aux clients. Ils peuvent surveiller la trésorerie, le chiffre d affaires et les budgets par exemple. «Ces données de base sont organisées avec clarté et facilement accessibles. Nous pouvons nous concentrer sur le conseil sans nous soucier si l administratif est à jour. Résultat, c est une nouvelle méthode de travail complètement améliorée.»

6 6 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Les responsables retournent aux sources Grâce à Exact Online, les utilisateurs sont au courant de la situation financière de l entreprise. En conséquence, Louis constate un changement des comportements. «Aujourd hui, de plus en plus de responsables consultent eux-mêmes Exact Online. Avant, ils ne comprenaient pas vraiment ce qu ils regardaient et laissaient cette tâche aux employés administratifs. Aujourd hui, ils retournent aux sources et réapprennent à consulter leurs chiffres.» Une collaboration plus étroite Exact Online aide les experts-comptables et leurs clients à travailler en étroite collaboration et, de ce fait, participe à l évolution de leur relation. «Avant même que nous discutions des déclarations annuelles et du rapport, je peux appeler le client et lui dire Je vois que vous dépassez le budget, que se passe-t-il?. Je peux aussi vérifier si le budget a été fixé correctement ou si la réalité est moins plaisante. Ce type de conversation est uniquement possible grâce à l accès aux données en temps réel fourni par Exact Online, comme si nous étions dans le même bureau. C est un changement radical.»

7 7 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Plus d interaction, plus de contenu Ce niveau de collaboration permet à l expert-comptable et au client d interagir plus efficacement au quotidien. «Nos clients apprécient vraiment ce type de relation. D une certaine façon, c est comme si nous étions leur conscience financière.» Ils peuvent également s atteler à d autres tâches. «Nous abordons toute une panoplie de sujets, tels que les performances du chiffres d affaires, des nouvelles méthodes de travail, la mise en œuvre d une stratégie Je pense que c est une excellente façon de travailler qui représente un réel progrès.» Un service plus rapide et réactif D après Louis, le principal avantage est la vitesse et la clarté, et Louren est d accord. «Je vois Exact Online du point de vue du chef d entreprise. Après tout, je ne suis pas comptable, ni expert-comptable. Pour moi, il est extrêmement pratique que nous puissions consulter les données en même temps. Si j ai des questions, j obtiens les réponses rapidement et je peux continuer mon travail. C est une méthode véritablement efficace.»

8 8 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Plus de temps pour diriger votre entreprise Pour Louren, Exact Online dégage le temps dont il a besoin pour se concentrer sur ses activités principales. «Mon entreprise connaît une croissance incroyable depuis quelques mois. Cela n aurait pas été possible si nous gérions la comptabilité avec Excel. Je suis toujours très occupé, donc je ne recherchais pas une solution comptable qui nécessite que je saisisse moi-même les données. En tant que dirigeant, il faut absolument se réserver du temps pour diriger son entreprise : il faut réfléchir, planifier et prendre des décisions. Par conséquent, il est important de passer le moins de temps possible à penser aux rappels de paiement, aux écritures de journaux ou autres tâches que je ne maîtrise pas.» L essentiel pour une entreprise en pleine croissance L efficacité et la visibilité sont cruciales pour les entreprises qui se développent à un rythme soutenu, et Louis van Garderen est bien placé pour le savoir. «Nous devons tout le temps gérer de nombreuses questions urgentes de la part de nos clients. Nous pouvons leur fournir des réponses uniquement si nous avons une visibilité complète et en temps réel de leurs systèmes administratifs.» Exact Online est conçu pour vous fournir cette visibilité.

9 9 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Joinson & Spice 5 personnes Travaille avec Exact Online depuis 2013 Louis van Garderen accountant

10 Des logiciels de gestion puissants. C est ce que développe Exact. Pour plus de organisations à travers le monde. Pour les entrepreneurs qui aiment l action, qui osent et se relèvent toujours en cas d échec. Exact a cette même mentalité. Il y a trente ans, six étudiants ont créé la start-up Exact dans un garage. Elle est aujourd hui devenue une entreprise mondiale employant personnes dans 15 pays. Nous aimons l énergie des entreprises qui se développent rapidement. Et nous savons comme nul autre ce que c est que d innover. Avec nos logiciels de gestion, vous pouvez vous concentrer sur votre prochain objectif, votre prochain défi. Osez remettre la situation de votre entreprise en question. Analysez, testez et améliorez en permanence votre produit, votre Organisation ou votre business model. Grâce à notre logiciel de gestion, soyez maître de votre avenir. Exact. Focus on what s next. Exact Online France Rue de Londres Paris France Tel: info@exactonline.fr Site: Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.