POLITIQUE ACHAT. 1. Tous les achats de l Université doivent être effectués conformément à la Loi sur les contrats

Transcription

1 Date d entrée en vigueur : 26 avril 2013 Remplace/amende : CFO décembre 1998; CFO décembre 1998; CFO-9 14 décembre 2004 Origine : Vice-rectorat aux finances Numéro de référence : CFO-20 Remarque : Le masculin est utilisé pr faciliter la lecture. PRÉAMBULE La présente politique concerne tt achat de biens et services effectué par l Université Concordia («l Université») en son nom. Elle est complétée par des directives et procédures précises. OBJET L acquisition de biens et services, fondamentale pr le bon fonctionnement de l Université, doit se faire dans le respect du cadre législatif et réglementaire, et conformément aux meilleures pratiques administratives. PORTÉE La présente politique ainsi que les directives et procédures qui s y rattachent s appliquent à ttes les activités d approvisionnement menées par des membres de l Université en son nom. Sauf indication contraire, ces activités comprennent l acquisition de ts les biens et services, quelle que soit la srce de financement. POLITIQUE Cadre législatif 1. Ts les achats de l Université doivent être effectués conformément à la Loi sur les contrats avec les organismes publics (la «Loi») et aux règlements y afférents ainsi qu aux politiques gvernementales applicables, notamment la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics du réseau de l éducation. 2. La Loi et les règlements y afférents prévoient les modalités des contrats conclus avec des organismes publics. Aux fins de la Loi, les universités sont considérées comme des organismes publics. La Loi et les règlements qui s y rattachent stipulent notamment les conditions d appel d offres public pr la plupart des contrats, les procédures à suivre,

2 Page 2 de 10 les critères d admissibilité des smissionnaires, le processus d adjudication des contrats et les exigences en matière de reddition de comptes. 3. La Loi et ses règlements confèrent les pvoirs opérationnels et l autorité décisionnelle directement au conseil d administration (le «conseil»), mais lui permettent de déléguer la totalité une partie de ces pvoirs aux personnes qui y sont mentionnées. 4. Conformément au règlement du conseil BG D17, le conseil délègue l intégralité des pvoirs qui lui sont conférés par la Loi et ses règlements, et qu il est autorisé à déléguer, au recteur, au vice-recteur intéressé au secrétaire général, le tt selon l énoncé de la Politique Pvoir de signature et autorisations requises (BD-1) de l Université. 5. La Loi, ses règlements et les politiques gvernementales applicables visent les objectifs suivants : la confiance de la population dans le processus d approvisionnement public; la transparence dans les processus de contrats; le traitement juste et honnête des frnisseurs; l occasion pr les frnisseurs qualifiés de smissionner; le développement et l environnement durables; la mise en œuvre de systèmes d assurance de la qualité; et le mécanisme de reddition de comptes. 6. La responsabilité globale de l administration de la présente politique incombe au Service des achats, unité des Services financiers relevant du chef de la direction financière. 7. Le Service des achats est responsable de l approvisionnement en biens et services au nom de l Université. S il est plus efficace fonctionnel pr certaines unités (notamment les bibliothèques de l Université la Gestion des installations) d exécuter leurs propres achats, le Service des achats peut leur transférer ces activités. Le cas échéant, le Service des achats n est pas déchargé de ses responsabilités. Au contraire, il est tenu de veiller à la conformité de leurs achats avec la présente politique. 8. Il appartient au Service des achats de s assurer que l Université respecte les exigences de reddition de comptes prévues par la Loi et ses règlements en ce qui concerne le système électronique d appel d offres («SEAO») du gvernement du Québec. Il incombe par ailleurs aux Services financiers et à la Gestion des installations, en collaboration avec d autres services s il y a lieu, de faire respecter par l Université ttes les exigences de reddition de comptes, autres que celles du Service des achats.

3 Page 3 de Lorsque l achat de biens et services est assujetti aux règlements d un organisme subventionnaire externe, et que ceux-ci sont plus restrictifs que la présente politique, le Service des achats doit s assurer que l achat respecte bien les règlements de l organisme en question. 10. Il est interdit à tt membre de l Université d utiliser les ressrces de celle-ci pr effectuer des achats personnels. Conflit d intérêts 11. Lorsque l Université ses membres ont connaissance d un conflit d intérêts direct indirect avec un frnisseur de l Université un frnisseur potentiel, ils doivent le signaler conformément au Code d éthique et politique de divulgation protégée (BD-4) à la Politique Conflits d intérêts en matière de recherche (VPRGS-5) de l Université. On peut demander conseil auprès de l avocat général, personne-ressrce qui aidera à déterminer s il y a conflit d intérêts apparence de conflit d intérêts. Traitement juste et honnête des frnisseurs 12. Ts les contrats d approvisionnement, de services et de construction de l Université doivent être attribués selon le cadre législatif applicable, indépendamment de ttes autres activités connexes que le frnisseur prrait avoir à l Université, comme être donateur bénévole. En fait, les frnisseurs donateurs bénévoles ne doivent être ni avantagés ni désavantagés dans les activités d achat de l Université. Le Service des achats 13. Les négociations pr le choix des frnisseurs, les ententes contractuelles et l acquisition de biens et services relèvent exclusivement du Service des achats, sauf en ce qui concerne : 13.1 L acquisition de biens et services d une valeur inférieure à $; 13.2 L acquisition de matériel protégé par le droit d auteur pr les bibliothèques et la librairie de l Université; 13.3 L acquisition de frnitures pr la revente au grand public, y compris aux étudiants, par les unités commerciales de l Université;

4 Page 4 de L achat d ordinateurs clients, qui doit se produire selon la Politique Achat d ordinateurs (VPS-32) et la présente politique; 13.5 L approvisionnement en matériaux radioactifs, qui doit respecter la Politique Radioprotection (VPS-46) et les directives et procédures contenues le Manuel des politiques en matière de radioprotection (Radiation Safety ManuaI), ainsi que la présente politique; 13.6 Les négociations et les ententes contractuelles concernant la location de locaux, qui relèvent de la Gestion immobilière du «gestionnaire des locaux désignés» intéressé, selon la définition de la Politique Utilisation temporaire des locaux de l Université (VPS-24); 13.7 Les négociations, ententes contractuelles des contrats de construction, les contrats de services professionnels et les contrats de frnitures liés aux projets de construction dûment autorisés qui incombent à la Gestion immobilière; 13.8 Les négociations et ententes contractuelles des contrats de biens immobiliers qui relèvent de la Gestion immobilière. 14. Pr ttes les exceptions énumérées à l article 13 ci-dessus, le vice-recteur intéressé, le bibliothécaire de l Université chargé des achats pr les bibliothèques, est responsable du respect des modalités de la Politique Pvoir de signature et autorisations requises (BD- 1) ainsi que du cadre législatif applicable. Le cycle d approvisionnement demeure ss la direction générale du chef de la direction financière. Généralités 15. Sauf disposition contraire, les biens achetés avec les fonds de l Université appartiennent à celle-ci. De même, les services obtenus grâce aux fonds de l Université doivent avoir été achetés au bénéfice de celle-ci. 16. Les biens achetés avec l argent de l Université doivent être livrés sur les lieux de l Université. 17. L achat de biens et services au nom de l Université ne peut se faire par vente aux enchères en temps réel sur l internet, comme e-bay. 18. Ttes les sommes évoquées dans la présente politique excluent les taxes applicables.

5 Page 5 de La présente politique doit être interprétée conformément aux autres politiques de l Université qui s y rattachent. Choix des frnisseurs et octroi des contrats 20. Il incombe au Service des achats d établir des lignes de conduite relatives aux appels d offres («AO»), à l évaluation des smissions, aux autorisations de contrats et à leur octroi. 21. Nonobstant ce qui précède, il appartient à la Gestion immobilière d établir des lignes directrices relatives aux AO, à l évaluation des smissions, aux autorisations et à l attribution des contrats de construction, de services professionnels et de frniture liés à des biens immobiliers et à des projets de construction dûment autorisés. Ces responsabilités sont déléguées au vice-recteur aux services, ss la direction générale du chef de la direction financière. 22. Le choix des frnisseurs pr les contrats de construction, de frniture et de services doit être conforme aux seuils établis pr les appels d offres dans le Sommaire des seuils d appels d offres ci-desss. 23. Il est interdit de diviser de fragmenter une demande d approvisionnement pr contrner les seuils décrits dans le Sommaire des seuils d appels d offres contrevenir aux dispositions dudit sommaire. 24. Seules les smissions des frnisseurs satisfaisant aux exigences législatives et capables de respecter la qualité et les délais exigés par le «demandeur», selon la définition cidesss, seront évaluées. 25. Le Service des achats et la Gestion immobilière seront chargés de la préparation et du lancement des AO ainsi que de la réception et de l verture des smissions des frnisseurs. 26. Lorsque la qualité est une condition essentielle d un AO public, l évaluation de la qualité de ttes smissions reçues doit être exécutée par un comité de sélection. Celui-ci comprend une secrétaire et trois (3) autres membres. Sauf avec l autorisation du chef de la direction financière et du secrétaire général, un (1) membre du comité de sélection est externe et indépendant de l Université. Le Service des achats la Gestion immobilière est responsable de la coordination des comités de sélection.

6 Page 6 de Les données relatives aux prix figurant sur la smission du frnisseur et le les contrats connexes doivent être traitées comme de l information confidentielle, sauf disposition contraire prévue par la Loi. 28 Personne ne peut signer un contrat d approvisionnement qui crée une obligation est entrepris au nom de l Université, sauf si cette personne détient un pvoir de signature conforme à la Politique Pvoir de signature et autorisations requises (BD-1) de l Université. Seuls les contrats signés par un représentant de l Université dûment habilité seront reconnus et administrés par l Université par son intermédiaire. Demandes d achat 29. Une «Demande d achat» est un formulaire envoyé au Service des achats pr se procurer des biens et services. Elle est émise et apprvée par le service nécessitant les biens et services, ci-après appelé «le demandeur». En règle générale, elle contient une description et une quantité de biens et services à acheter, la marque préférée, la date de livraison requise, le numéro du compte budgétaire du service et la somme que le Service des achats est autorisé à dépenser pr les biens et services en question. La demande d achat appartient au demandeur. Le Service des achats n a pas le droit de la modifier sans l autorisation préalable du demandeur. Une demande d achat n est pas un bon de commande. Par conséquent, ce document ne doit jamais être utilisé pr acheter des biens et services comme autorisation de payer la facture d un frnisseur. Seul le Service des achats est habilité à émettre des bons de commande au nom de l Université. Les demandes d achat doivent être dûment apprvées selon le niveau d autorisation précisé dans le Sommaire des seuils d appels d offres. Une «WebReq» est un module de demande d achat en ligne disponible en vrant une session dans MyConcordia, ss Services financiers production Millenium. L accès est attribué par les Services financiers. Acquisition de biens d une valeur inférieure à $ 30. Les employés autorisés peuvent utiliser la carte de crédit pr les achats («P-Card») le module WebReq pr se procurer des biens et services d une valeur inférieure à $.

7 Page 7 de Les demandeurs doivent s assurer que ces achats sont effectués selon les Directives d utilisation de la P-Card établies par l Université par l organisme subventionnaire approprié et qu ils disposent de suffisamment de fonds pr ces achats. 32 Dans la mesure du possible, la priorité doit être accordée aux frnisseurs privilégiés de l Université ainsi qu à ses magasins et services. L Université a passé des ententes contractuelles avec des frnisseurs privilégiés offrant des prix négociés d avance sur certains articles bon marché. Il faudra choisir ces frnisseurs-là en premier pr les achats peu coûteux. La liste des frnisseurs privilégiés est affichée une fois qu on se connecte à MyConcordia, ss Ententes avec les frnisseurs privilégiés, dans les pages Services au corps professoral et au personnel. Apprvé par le conseil d administration le 26 avril 2013.

8 Page 8 de 10 SOMMAIRE DES SEUILS D APPELS D OFFRES Seuils harmonisés avec la législation applicable pr ttes les demandes d approvisionnement autres que celles qui concernent les immobilisations (construction rénovation) Montant (taxes exclues) Traitement Méthode d approvisionnement < $ Carte de crédit (P-Card) WebReq (pr les exceptions P-Card) Appel d offres concurrentiel lancé par le demandeur; documents justificatifs conservés par le demandeur; sollicitation d une (1) offre de la part d un frnisseur qualifié Approbation de la demande d achat Titulaire de la carte P-Card auteur de la WebReq > $ < $ WebReq Appel d offres concurrentiel lancé par le Service des achats; sollicitation d au moins deux (2) offres de frnisseurs qualifiés > $< $ WebReq Appel d offres concurrentiel lancé par le Service des achats; sollicitation d au moins deux (2) offres de frnisseurs qualifiés > $ WebReq Appel d offres public lancé par le Service des achats Directeur du département chef de l unité Doyen chef de l unité relevant directement du vice-recteur intéressé du recteur > $ < $ Doyen

9 Page 9 de 10 chef de l unité relevant directement du vice-recteur intéressé du recteur > $ < $ Vice-recteur > $ Recteur

10 Page 10 de 10 Seuils harmonisés avec la législation applicable pr ttes les demandes d approvisionnement en immobilisations (construction rénovation) Montant (taxes exclues) Traitement Méthode d approvisionnement < $ WebReq DA* Appel d offres concurrentiel lancé par la Gestion immobilière; sollicitation d une (1) offre de la part d un frnisseur qualifié Approbation de la demande d achat Directeur du département chef de l unité relevant directement du vicerecteur intéressé du recteur > $ < $ WebReq DA > $ WebReq DA Appel d offres concurrentiel lancé par la Gestion immobilière; sollicitation d au moins trois (3) offres de frnisseurs qualifiés Appel d offres public lancé par la Gestion immobilière Vice-recteur associé à la gestion immobilière > $ < $ Vice-recteur associé à la gestion immobilière > $ < $ Vice-recteur > $ Recteur * DA : demande d autorisation Pr les exceptions aux exigences de sollicitation, veuillez consulter le formulaire Autorisation de conclure un contrat par entente mutuelle (somme inférieure à $). Selon la législation applicable, certains contrats peuvent être octroyés sans procéder à un appel d offres concurrentiel. Veuillez consulter le formulaire Autorisation de conclure un contrat par entente mutuelle (somme supérieure à $).