Manuel d'administration Financière du Personnel Livre 2 Chapitre 6.3 : L indemnité pour l utilisation de la bicyclette Table des matières

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1 Manuel d'administration Financière du Personnel Fin Version Livre 2 Chapitre 6.3 : L indemnité pour l utilisation de la bicyclette Table des matières 1 Base légale 1.1 Champ d application 1.2 Présentation du chapitre 1.3 Définition Déplacements effectués à bicyclette, fauteuil roulant ou un autre moyen de transport léger non motorisé 2 Bénéficiaires 3 L utilisation de la bicyclette personnelle pour le chemin du travail 3.1 Nature de l indemnité 3.2 La demande d utilisation de la bicyclette avec octroi d une indemnité 3.3 La déclaration mensuelle de l indemnité de bicyclette 4 Remarques générales 1 Base légale Arrêté royal du 29 janvier 1999 modifiant l arrêté royal du 28 novembre 1969 concernant la sécurité sociale des travailleurs (M.B ); Loi du 8 août 1997 modifiant le Code des Impôts sur les Revenus (CIR) (M.B ); 1

2 Arrêté royal du 20 avril 1999 accordant une indemnité pour l utilisation de la bicyclette aux membres du personnel de certains services publics fédéraux (M.B ) Arrêté royal du 08 juillet 2002 fixant des dispositions particulières lors de l octroi d une indemnité pour l utilisation de la bicyclette, ainsi que lors de l intervention de l autorité dans les frais de transports, et introduisant des dispositions diverses pour les membres du personnel de la police intégrée, structurée à deux niveaux (M.B ) 1.1 Champ d application Ce chapitre est applicable à tous les membres du personnel de police (opérationnel ou CALog). 1.2 Présentation du chapitre Ce chapitre traite des indemnités payées par l employeur au membre du personnel qui utilise sa propre bicyclette pour le chemin du travail. Il décrit les procédures à suivre pour la demande d autorisation de participer au système et pour le relevé mensuel des droits. 1.3 Définition Déplacements effectués à bicyclette, fauteuil roulant ou un autre moyen de transport léger non motorisé L utilisation d un fauteuil roulant ou un autre moyen de transport léger non motorisé est assimilé à la bicyclette. Voir le code de la route en cas de doute concernant les différentes sortes de transport léger non motorisé. 2

3 2 Bénéficiaires Les membres du personnel de la Police, y compris le personnel contractuel civil et les militaires qui ont été transférés à la Police ou y travaillent. 3 L utilisation de la bicyclette personnelle pour le chemin du travail 3.1 Nature de l indemnité Les membres du personnel qui utilisent leur bicyclette pour effectuer un déplacement de leur résidence à leur lieu de travail, et vice versa, ont droit, lorsqu ils parcourent au moins un kilomètre pour le trajet dans un sens, à une indemnité de 0,15 EUR par kilomètre parcouru. L utilisation de la bicyclette qui précède ou suit l utilisation complémentaire des transports en commun publics (PAS: véhicule personnel ou transport autre qu en commun) est indemnisée de la même manière. L indemnité ne peut toutefois jamais être cumulée avec une intervention dans les frais de transport publics pour le même trajet et au cours de la même période (voir Livre 2 Chap. 6.8). Ceci implique que pendant la période pour laquelle il y a intervention de l'employeur dans les frais de transport public, il ne peut y avoir aucune autre indemnisation pour le même trajet. Le personnel contractuel civil possédant deux contrats et travaillant à deux endroits différents peut obtenir l indemnité de bicyclette pour ses déplacements d un lieux de travail à l autre et vice versa. L indemnité bénéficie d une exonération fiscale et n est pas soumise à la cotisation pour la sécurité sociale. Les montants ne sont pas indexés. 3

4 3.2 La demande d utilisation de la bicyclette avec octroi d une indemnité Le formulaire Demande d autorisation d utiliser ma bicyclette avec octroi d une indemnité de bicyclette pour le chemin du travail La demande se fait avec le formulaire F/L-042. Prière de cocher dans son coin supérieur gauche: - soit l option " Police Fédérale" pour les membres du personnel de la police fédérale; - soit l option " Police Locale" pour les membres du personnel de la police locale. Le formulaire doit être dressé en deux exemplaires. Le demandeur y mentionne une description précise du trajet qu il va suivre et auquel il doit strictement se tenir, sauf cas de force majeure. Il communique également le calcul détaillé du nombre exact de kilomètres par trajet aller et retour. Quand il fait usage d un transport en commun subséquent ou précédent l emploi de votre bicyclette, ce parcours doit être clairement décrit. Il n est pas nécessaire que le parcours présenté soit le plus court mais il doit être le plus sûr et le plus indiqué pour les cyclistes. Toutefois, quand vous avez le choix entre divers trajets sûrs et indiqués pour cyclistes, il faut choisir le plus court d entre eux Traitement de la demande Le formulaire est transmis au chef de service (Directeur, DirJud, DirCo, Chef de Corps) qui y note sa décision à propos du trajet présenté et du nombre de kilomètres parcourus. Le chef de service mentionne sur le formulaire la date d entrée en vigueur de la décision. En principe, l indemnité prend cours à la date de l introduction de la demande. 4

5 Le chef de service informe sans tarder le demandeur de sa décision en lui renvoyant un exemplaire signé du formulaire. Il arrondit le nombre de kilomètres aller et retour à l unité supérieure (kilomètre entier). Le chef de service transmet le deuxième exemplaire à SSGPI pour classement dans le dossier traitement de l intéressé Modification du trajet autorisé Toute modification du trajet à caractère définitif implique l introduction d une nouvelle demande d autorisation (F/L-042) (voir point 3.2) Appel contre une décision A défaut d une décision formelle du chef de service (Directeur, DirJud, DirCo, Chef de Corps) endéans le mois après l envoi de la demande, celle-ci est considérée comme étant acceptée. Lorsque le demandeur ne peut être d accord avec une décision du chef de service (Directeur, DirJud, DirCo, Chef de Corps) à propos du trajet imposé et/ou la distance, il introduit, endéans les cinq jours ouvrables après avoir pris connaissance de la décision, une réclamation auprès du responsable du service du personnel et demande une révision de la décision prise par le chef de service. A cette réclamation écrite, il joint sa demande initiale ainsi que tous les documents et arguments qui rendent possible une décision. Cette réclamation écrite est introduite via le chef de service (Directeur, DirJud, DirCo, Chef de Corps). Le responsable du service du personnel (*) dispose d un mois à partir de la date de réception de la réclamation pour statuer et communique sa décision via le chef de service (ou autorité équivalente) du demandeur. 5

6 (*) Pour la Police Fédérale, le responsable est DGS. Pour la Police Locale, le responsable est : le bourgmestre dans les zones monocommunales. le collège de police dans les zones pluricommunales. 3.3 La déclaration mensuelle de l indemnité de bicyclette Rôle du membre du personnel Le membre du personnel qui, suite à sa demande (F/L-042) a reçu l autorisation de participer au système de l indemnité de bicyclette, renseigne mensuellement ses trajets effectués (chemin du travail) au moyen d un formulairef/l-043. Prière de cocher dans son coin supérieur gauche: - soit l option " Police Fédérale" pour les membres du personnel de la police fédérale; - soit l option " Police Locale" pour les membres du personnel de la police locale. Les trajets du chemin du travail et ceux se rapportant à des missions de service ne peuvent pas figurer sur le même formulaire. Le chemin du travail sera noté sur un F/L-043, les missions de service sur la note de frais mensuelle (Voir Livre 2, Chapitre 6.5) F/L-043 Vous remplissez le mois et l année concernés sur le formulaire. Le formulaire vous offre la possibilité d utiliser deux trajets différents pendant le mois en cours (compte tenu de modifications temporaires du trajet accordé). 6

7 Par exemple: Trajet 1 est le trajet aller et retour du domicile au travail ou l arrêt du transport en commun (1er demande) ; Trajet 2 est le trajet aller et retour du domicile au travail ou l arrêt du transport en commun (2ième demande qui commence dans le courant du mois). A côté de chaque trajet vous marquez, dans la case prévue, le nombre de kilomètres aller et retour. Vous mentionnez le nombre de trajets et multipliez par la distance et faites le calcul (nombre de kilomètres total à 0,15 /km) Remarque: un rappel urgent pour lequel on utilise la bicyclette est une mission de service et, sera mentionné sur la note de frais mensuelle (Voir Livre 2, Chapitre 6.5) Clôture du F/L-043 à la fin du mois A la fin du mois, le demandeur signe le formulaire et déclare ainsi qu il a réellement effectué ces trajets à bicyclette Rôle du Chef de service (Directeur, DirJud, DirCo, Chef de Corps) Le chef de service prend les dispositions nécessaires afin d assurer à la fin du mois un contrôle adéquat des formulaires qui lui sont présentés pour signature. 7

8 De par sa signature Vu pour exécution de la prestation et accord avec les trajets effectués, il donne l autorisation à SSGPI de faire le paiement. En cas de déclaration fausse ou frauduleuse, sa responsabilité est engagée. Le Chef de service vérifie si les trajets du chemin du travail et ceux se rapportant à des missions de service ne se trouvent pas sur le même formulaire. Il contrôle si le nombre total de kilomètres, multiplié par 0,15, correspond avec le montant total en EUR de l indemnité reprise sur le formulaire. Il rejette, le cas échéant, les demandes d indemnités pour l usage d une bicyclette de l Etat. Il veille à envoyer le formulaire en 1 exemplaire à SSGPI Rôle de SSGPI Classer les copies des autorisations (F/L-042) dans les dossiers traitement personnels. Contrôler si les formulaires ont été remplis et signés correctement. Contrôler les anomalies. En cas de doute, prendre contact téléphonique avec l intéressé ou son chef de service. Informer DGS/DSF en cas de constatation de fraude ou d erreur fréquente. Vérifier s il n y a pas double paiement. Faire exécuter le paiement via le système de calcul du traitement. 8

9 4 Remarques générales L indemnité exclut tout recours ultérieur pour les frais que l utilisation de la bicyclette personnelle pourrait entraîner (utilisation, vétusté, réparation, vêtement, ). Les achats de matériel ou accessoires pour les bicyclettes personnelles ne peuvent être opérés à charge du budget de la Police. Les dégradations aux bicyclettes personnelles ou les vols ne sont pas couverts par l employeur. Un accident survenu sur le trajet du chemin du travail ou des missions de service peut être considéré comme accident de travail (voir la réglementation à ce sujet). Manuel d'administration Financière du Personnel Début 9