Une collection de nouveaux guides gratuits pour le Salon indépendant de l ARC et de l UNARC du 16 et 17 octobre 2013

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1 Grand_Livre_Comptable_couv_Mise en page 1 07/10/13 15:07 Page1 «Comment faire?» 3 Une collection de nouveaux guides gratuits pour le Salon indépendant de l ARC et de l UNARC du 16 et 17 octobre 2013 Savoir lire et exploiter le grandlivre comptable Association des Responsables de Copropriété

2 L ARC et l UNARC L ARC, Association des Responsables de Copropriété, est une association à but non lucratif (loi de 1901) créée en Elle est implantée, en 2013, sur plus de immeubles en copropriété représentant plus de lots principaux. Nommée par arrêté conjoint des ministères du Logement et de la Justice comme membre permanent de la Commission nationale relative à la copropriété (12 membres seulement), elle est aujourd hui la plus importante association de conseils syndicaux et de syndics bénévoles en France. L ARC siège par ailleurs dans de nombreuses commissions officielles où elle représente les intérêts des copropriétaires. En 1991, l ARC a créé l UNARC - Union nationale des associations de responsables de copropriété - qui regroupe 12 associations régionales et couvre désormais toute la France. L ARC a aussi créé une coopérative (Copropriété-Services) réservée à ses adhérents collectifs, qui apporte de nombreux services aux copropriétés (groupement d achats, audits techniques, référencement d entreprises, services comptables, logiciels, sites gratuits, etc.). L ARC et l UNARC aident ainsi tous leurs adhérents à résoudre l ensemble des problèmes d ordre juridique, comptable, financier, technique et pratique qu ils rencontrent dans leur copropriété et à améliorer la gestion de ces copropriétés. Les adhérents de l ARC et de l UNARC sont : des conseils syndicaux, dans des copropriétés gérées par des professionnels ; des syndics bénévoles ; des groupes de copropriétaires ou des copropriétaires à titre individuel confrontés à des problèmes personnels. Pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser à : ARC et UNARC 27, 29 rue Joseph Python PARIS Tél : Fax :

3 COMPTABILITE DE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES comment lire la Balance et le Grand livre comptable SOMMAIRE En introduction un peu d histoire 2 I - Les fondements de la comptabilité 3 A. La notion de la partie double 3 B. Les notions Débit et Crédit, pour y voir plus clair 5 C. Deux documents essentiels : la Balance et le Grand livre de la comptabilité 6 1. la Balance 6 2. le Grand livre 7 3. le plan comptable destiné aux syndicats des copropriétaires 9 II - La lecture du Grand livre 11 A. lecture des comptes financiers du Grand livre les avances le solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles le compte banque 14 B. Lecture des comptes des fournisseurs et des comptes des coproriétaires Les comptes des fournisseurs 16 a. Factures d eau (cas simple) 17 b. Facture du «Le Meilleur Plombier» (cas plus complexe) 17 c. Oubli Eternel (le fournisseur débiteur) Les comptes des copropriétaires 19 a. Cas de Mme Paibien 19 b. Cas de M. Enretard 20 c. Cas de M. et Mme Oublidepayer 21 d. Cas de M. Avendu 23 e. Cas de M. Ravicopros 24 C. Les autres comptes du compte financier Les comptes Personnel, Organismes Sociaux, Etat Les autres comptes d écarts 28 D. Les dépenses du syndicat des copropriétaires, les charges L eau Entretien et petites réparations Autres honoraires du syndic Compte travaux 31 E. Les appels de fonds et comptes de produits Les appels de fonds des charges courantes Les appels de fonds Travaux Les autres comptes de produits 34 Annexe : le plan comptable destiné à la copropriété 36 Association des Responsables de Copropriété

4 un peu d histoire... En introduction A l origine, l expression «Grand livre» désigne un registre propre au système comptable centralisateur à l italienne qui se présentait sous la forme de reliures de feuilles de comptes sous couvertures cartonnées ; le dos en était renforcé de garnitures en tôle de zinc. De fait, un Grand livre pouvait atteindre le poids respectable de 10 à 15 kg. Il est possible que la dénomination lui vînt de sa dimension de 50 cm sur 40 cm, ou du fait que pour une écriture passée au journal, il fallait en passer au moins deux au Grand livre, soit l une au débit et l autre au crédit, ce qui multipliait son volume par rapport au journal. (source Wikipédia) Heureusement, le «Grand livre» est, aujourd hui, un document plus maniable. Il est tenu dans les systèmes informatiques et son impression se fait sur des feuilles normales et en quelques minutes. Un grand livre d une copropriété tient sur une centaine de pages pour une copropriété moyenne. Pour obtenir un Grand livre, il faut demander une impression de ce document au syndic. Il faut également indiqué les dates de début et de fin de l exercice comptable (1 er janvier au 31 décembre dans le cas d un exercice civil). En fonction de la taille de la copropriété, la durée de l impression sera le temps nécessaire pour imprimer une petite centaine de pages. Il est possible de demander un Grand livre sur une autre période (il faut borner les dates, exemple 1 er janvier-30 juin). Vous pouvez aussi demander un Grand livre historique qui commencera au début des enregistrements informatiques de votre syndic pour se terminer au 31 décembre de l année en cours. Les documents comptables, Journal, Balance, Grand livre sont des documents appartenant au syndicat des copropriétaires. Ce ne sont pas les documents du syndic, mais les documents comptables de la copropriété essentiels au contrôle de la gestion du syndic. 2

5 I - Les fondements de la comptabilité Nous allons, aussi simplement que possible, reprendre les fondements à partir desquels les écritures comptables sont passées : le principe de la partie double. Nous suivrons, à travers un exemple simple, les séquences de la saisie d une dépense, nous reprendrons et définirons ce qu est le débit et le crédit, avant de décrire les documents eux mêmes. A. La notion de la partie double La comptabilité est basée sur une double écriture, c est le principe de la partie double. Ce double enregistrement est basé sur le débit (colonne de gauche) et le crédit (colonne de droite) Pour un événement quelconque, il y aura toujours une écriture au débit et une écriture au crédit. Analysons ceci à travers un exemple. Toutes les copropriétés «achètent» de l eau. Cet achat est matérialisé par une facture envoyée par le fournisseur. 1 ère action : Quand le comptable reçoit la facture, il doit l enregistrer sans tarder. L acte d achat de cette eau s analyse en la double opération suivante : 4une dépense pour la copropriété, c est un débit ; l eau est une charge, ce sera un compte de charge en l occurrence : 601 Eau 4une dette, le syndicat des copropriétaires doit le montant de la facture au fournisseur (ex. Eau de Paris). Dans les comptes de la copropriété, il faut enregistrer la facture, au crédit du compte du fournisseur. C est une dette du syndicat. Nous avons bien, pour l achat de l eau, un débit «la charge» et un crédit «la dette». 3

6 Comme toutes les écritures comptables sont composées de deux éléments, on dit que l une est la contrepartie de l autre. Ici le fournisseur est la contrepartie de la dépense «eau» ; mais cette même dépense «eau» a également comme contrepartie la dette au fournisseur. Cette notion est très importante car elle permet : de suivre les écritures comptables, de faire les recoupements et de tracer les mouvements. En règle générale, le syndic fournit aux copropriétaires une seule information : la charge. Il manque la seconde partie de l écriture comptable qui matérialise la dette au fournisseur, d où peut être le raccourci fait, par beaucoup de conseillers syndicaux, assimilant l inscription en charge à un paiement. Ce n est pas exact! 2 ème action : Pour poursuivre sur cette opération, le syndicat des copropriétaires doit se libérer de sa dette par le paiement de la facture. Là encore, il y a un double mouvement : 4le SDC (syndicat des copropriétaires) se libère de sa dette par une écriture de débit du compte du fournisseur Eau de Paris 4le paiement se matérialisera par le crédit du compte banque du SDC, qui signifie que l on enlève le montant de la facture du compte banque. Avec cette deuxième phase le SDC voit dans ses comptes : un débit qui va annuler la dette envers le fournisseur, et un crédit sur le compte bancaire, pour payer le fournisseur. La traduction comptable de l opération d achat d eau est après ces deux opérations : l enregistrement de l achat d eau (601) et paiement de l eau (512), le fournisseur (401) a le même montant au débit et au crédit de son compte, il est soldé! La copropriété ne lui doit plus rien. il reste l achat de l eau en compte 601 et une diminution du compte banque (512) par le paiement. Voyons ceci dans le tableau suivant : 4

7 B. Les notions Débit et Crédit, pour y voir plus clair 4Le débit est la colonne de gauche et signifie que quelqu un doit au syndicat des copropriétaires (SDC). Si la banque est «au débit», la banque doit le montant inscrit dans les comptes ; les copropriétaires débiteurs doivent au SDC le montant figurant au compte du copropriétaire ; l eau est «au débit», les copropriétaires doivent cette consommation. 4Le crédit, colonne de droite, signifie que le syndicat des copropriétaires doit à quelqu un. L avance de trésorerie est «due» aux copropriétaires lorsqu ils vendent ; le copropriétaire «créditeur» signifie qu il a une somme en avance sur les futurs appels de fonds ; le fournisseur «créditeur» attend le règlement de sa facture ; le syndic a fait aux copropriétaires un appel de fonds, c est un crédit dans le compte appel de fonds ; le syndic a fait un virement ou un chèque au fournisseur c est un crédit dans le compte banque de la comptabilité de la copropriété. Vous venez de comprendre un grand mystère : lorsque vous payez un fournisseur avec votre carnet de chèques, le montant payé vient au «débit» de votre compte bancaire tenu par la banque. C est comme si, pour la banque, vous deviez de l argent pour que le montant «créditeur» de votre compte soit reconstitué. Dur, n est-ce pas? mais simple au fond! 5

8 C. Deux documents essentiels : la Balance et le Grand livre de la copropriété Le grand livre est un document très riche en informations. Il retrace toutes les opérations du syndic ayant un impact financier. C est pourquoi ce document est si précieux et si utile pour «assister le syndic et contrôler sa gestion» (Art 21 loi du 10 juillet 1965). Il existe un document synthétique qui donne une photographie instantanée (à une date donnée) de la situation financière du syndicat des copropriétaires : la balance. Ce sont deux documents complémentaires et qui ont chacun leur utilité. 1. LA BALANCE C est la photographie, à un moment donné (31 décembre, ou date de clôture), de la comptabilité de votre copropriété. Elle liste chacun des comptes : avances de trésorerie, fournisseurs, copropriétaires, banque, placements, les dépenses et les fonds apportés par les copropriétaires pour les charges courantes et les travaux votés en assemblée générale. C est un document synthétique de quelques pages (1 à 4 en général) et dont la lecture donne une appréciation des comptes du syndicat des copropriétaires (SDC). En voici une représentation succincte : 6

9 Il est alors possible de savoir immédiatement qu il y a (de haut en bas) : une avance de trésorerie (de 1500 ) des avances pour des travaux (pour un montant de ) des dettes envers les fournisseurs les copropriétaires sont débiteurs (ils doivent) ou créditeur (ils ont une avance) ou sont à jour, le compte banque (ici ) il existe un placement (le livret A contient ) les dépenses sont listées (Eau, électricité,.) les appels de fonds sont comptabilisés ( ) Ce simple survol de la comptabilité nécessite ensuite une analyse plus approfondie qui se fera par le grand livre. 2. LE GRAND LIVRE C est un document complet qui décrit TOUS les évènements comptables du syndicat des copropriétaires. Pour chacun des comptes évoqués dans la balance, il y aura la description exhaustive de tous les mouvements de l exercice (1 er janvier 31 décembre), un par un, qui donne la vision 7

10 chronologique des différents événements. Par exemple, pour le compte d un copropriétaire, nous pourrons lire quand les appels de fonds ont été faits, quand ce copropriétaire à payer ses appels de fonds, (ou l absence d écriture comptable s il n a pas payé), comment a été réglé le solde des charges de l exercice précédent etc. Avant d aborder le détail des comptes, il est nécessaire de décrire le document «Grand livre» et les informations qui pourront être lues dans ce document. Il n y a pas de norme précise de présentation, elle dépend de chaque éditeur de logiciel. Cependant les informations doivent être accessibles et lisibles dans le grand livre. La présentation est totalement libre. Une présentation «classique» du grand livre reprend les éléments que nous trouvons dans le schéma suivant : dans un compte nous allons pouvoir lire les colonnes suivantes : 4J : est représentatif du nom du journal, il est libre (chaque écriture fait l objet d une inscription dans un journal) : CO 4Date : est normalement la date de saisie de l écriture (01/10/13) 4Ecriture : c est le n séquentiel attribué par le logiciel. L intérêt de ce numéro est qu il est inaltérable et unique. Il donne une indication de la date réelle de saisie de l écriture, (écriture 1, colonne 3) 4Le compte est le numéro du compte selon le plan comptable de l arrêté du 14 mars 2005 (103) 4Libellé : point important car il donne des informations sur l opération (l arrêté, dans son article 3, dit : «l intitulé correspond à la nature» 4Débit et Crédit : le sens de l opération. Pour simplifier : débit : quelqu un doit à la copropriété ; la banque est au débit, la banque doit à la copropriété crédit : la copropriété doit à quelqu un ; le syndicat des copropriétaires doit à son fournisseur Eau de Paris la consommation d eau 8

11 4Solde débit ou solde crédit : c est la position du compte à la clôture du grand livre, exemple au 31 décembre. Il doit correspondre au montant indiqué, pour ce compte, dans la balance au 31 décembre de l exercice. 4Contrepartie : indique quel est l autre membre de l écriture comptable. Ici pour l augmentation de l avance de trésorerie (compte 103), il est fait appel aux copropriétaires (compte 450). Nous l avons vu dans le A - la notion de la partie double. Ce cadre est un exemple avec les points importants. Il peut, dans sa présentation, être différent mais les informations doivent exister sur le document. 3. LE PLAN COMPTABLE DESTINÉ AUX SYNDICATS DES COPROPRIÉTAIRES L arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires donne dans son article 7 la liste des comptes qui doit être utilisé par les syndics (professionnels, bénévoles ou coopératifs) qui tiennent les comptes de la copropriété. Ci-dessous un extrait de ces comptes : 9

12 Tous les syndics qui tiennent des comptes du syndicat des copropriétaires ont l OBLIGATION de s y conformer. Ils ne peuvent pas créer d autres comptes que ceux décrits dans l article 7 ; cependant ils peuvent créer une «subdivision» (article 8). A noter : certains syndics, et non des moindres, se permettent de ne pas suivre le décret et l arrêté et de créer des comptes illégaux. Exemple : la création de sous comptes de copropriétaires sans vote de l assemblée générale. La description complète de ce plan est donnée en annexe par la reprise de l arrêté du 14 mars 2005 (cf. L objectif de ce guide est d aider les conseils syndicaux à lire et interpréter chacune des lignes de chacun des comptes dont est composé le Grand livre et en trouver la signification afin d «exploiter» les renseignements obtenus. Avant cela, décrivons les informations qui seront rencontrées dans les principaux comptes et qu il est indispensable de connaitre. 10

13 II - La lecture du Grand livre Comment lire et interpréter le Grand livre? La lecture du grand livre se fait séquentiellement en commençant par les comptes dont le 1 er chiffre est 1 pour se terminer avec les fonds appelés ou reçus dont le numéro commence par 7. Il va donc décrire les provisions et avances ; les copropriétaires et les tiers ; les comptes financiers ; les comptes de charges et enfin les comptes de produits. N oublions pas que le principe est la partie double ; et que, pour chaque écriture dans un compte, il existe une autre écriture dans un autre compte. Il sera d autant plus facile à lire que les libellés portés par le comptable seront pertinents. A. Lecture des comptes financiers du Grand livre Pour cette lecture nous allons d abord examiner les avances, avances travaux et compte banque avant d aborder les comptes des fournisseurs et des copropriétaires qui constituent les comptes majeurs d une copropriété. Nous évoquerons ensuite les autres comptes financiers. 1. LES AVANCES En général, ce compte est simple, nous avons : le report à nouveau. Cette notion est importante car elle représente les comptes qui, à la clôture de l exercice précédent, ne sont pas soldés. Ces comptes se reportent d un exercice sur le suivant. La balance de l exercice précédent montre ce montant reporté. 11

14 Pour ce compte, le solde est créditeur de 5000 (ce sera le montant visible sur la balance au 31/12/12) et il est reporté. Cette somme est permanente. l Assemblée Générale a décidé d augmenter le montant de l avance de trésorerie de 1000 (écriture n 1, colonne 3). Cette avance est répartie entre les copropriétaires, ce que traduit la colonne contrepartie (dernière colonne). Les comptes 450 chacun des copropriétaires sont débités de la part de cette augmentation lui revenant. Dans les comptes de chacun des copropriétaires, il y aura une écriture au débit (le copropriétaire doit) du compte individuel du copropriétaire. Ce que peut révéler l analyse de ce compte : Cette somme peut-être supérieure au 1/6 ème du budget de charges courantes et le surplus doit donc être remboursé aux copropriétaires. Il faut aussi se demander si cette avance est nécessaire à la bonne marche financière de la copropriété. 2. LE SOLDE EN ATTENTE SUR TRAVAUX ET OPÉRATIONS EXCEPTIONNELLES Pour améliorer, entretenir ou effectuer des réparations dans les parties communes, la copropriété engage des gros travaux comme la réfection de la toiture, le ravalement, la peinture des cages d escaliers ou la mise aux normes des ascenseurs Pour cela, l AG aura voté, préalablement, un budget de travaux et déterminera les dates des appels de fonds. Prenons un exemple : Les travaux de ravalement ont été votés en AG en 2012 pour un budget de Les appels de fonds ont eu lieu en Le ravalement commence en 2013 avec des avances et des factures des fournisseurs et se termineront en

15 Voyons maintenant comment seront traduits dans le Grand livre comptable, ces événements : les appels de fonds ont été réalisés en 2012, donc sur l exercice précédent. Le report à nouveau représente ces appels de fonds (50000 ). au cours de l exercice les travaux ont commencé, ils se termineront l année suivante Il y a eu 3 factures pour ce ravalement en 2013 : l acompte de 20% (écriture 2), la situation n 1 (écriture 3) et la situation n 2 (écriture 4). au 31 décembre, il reste 15000, pour honorer les factures des travaux de ravalement en C est le solde créditeur. Les totaux en débit et crédit servent de vérification et les de la dernière ligne correspondent bien à la différence entre le crédit (50000 ) et le débit (35000 ) Notons que ces éléments doivent figurer dans l annexe 5 «Etat des travaux de l article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l exercice» Ici nous avons un exemple simple, même si la réalité est plus complexe. Mais, dans tous les cas, vous devez retrouver le suivi de l opération gros travaux, en fin d exercice, selon ces principes. Ce que peut révéler l analyse de ce type de compte : Les travaux sont terminés depuis longtemps mais ils n ont jamais été approuvés en assemblée générale. Il faut donc obliger le syndic à présenter l approbation des travaux à la prochaine AG. Il reste des travaux à finir et on peut lire le montant restant. Il y a des avances exceptionnelles pourquoi? et sont-elles nécessaires? 13

16 3. LE COMPTE BANQUE Le compte banque représente l argent dont dispose la copropriété pour faire face à ses dépenses. La copropriété doit avoir les fonds suffisants pour honorer ses dettes vis à vis des fournisseurs ou des copropriétaires. Ce compte doit constamment être débiteur, ce qui signifie que la banque doit à la copropriété les sommes indiquées sur le compte. Dans le cas contraire, le compte créditeur indique que la copropriété doit de l argent à la banque. Cette position doit être très transitoire et sur une courte période. Voyons la lecture de ce compte : Ce compte reflète la position du syndicat des copropriétaires vis à vis de la banque. Le débit signifie que la banque doit, à la copropriété, ces montants. A la fin janvier, la banque doit 10605,00 à la copropriété. D une autre manière, cela veut dire que la copropriété dispose - au 31 janvier - de 10605,00 pour faire face à ses dépenses. Au débit, il y a principalement le paiement des appels de fonds des copropriétaires, c est le cas du copropriétaire A (écriture 5) qui a payé son appel de fonds du 1 er trimestre le 2 janvier, la même chose pour le copropriétaire B (écriture 6) qui a fait un virement et ainsi de suite. Au crédit, le syndicat, par l intermédiaire du syndic, a payé : la prime d assurance le 15 janvier (écriture 8) ; la Cie des eaux le 16 janvier (10), l entreprise de nettoyage le 16 janvier également (11) ; le 20 janvier EDF a prélevé sa facture (12) ; la société Kascenseur a été payé (13) ainsi que la taxe de balayage (14) ; enfin le syndic s est payé de ses honoraires le 31 janvier (18). 14

17 Ce que peut révéler l analyse de ce compte : La lecture fastidieuse de ce compte peut mettre en relief des doubles paiements aux fournisseurs, des paiements sans passer par les comptes des fournisseurs, les sommes reçues des copropriétaires ou des remboursements des assureurs non correctement comptabilisés. Le compte bancaire tenu par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires doit être comparé avec le compte ouvert dans la Banque. Cette banque envoie un relevé bancaire au 31 janvier (consultable aussi sur internet). Le solde à la banque est créditeur, ce qui veut dire que pour la banque, elle doit ce montant à son client, le syndicat des copropriétaires. L extrait du compte bancaire de la copropriété tenu par la banque montre un solde créditeur de Il y a une différence entre le montant du compte «Banque» tenu par le syndic (10605 ) et le montant du compte du syndicat tenu par la banque. Pour comparer ces montants, le syndic doit faire un rapprochement bancaire, c est à dire qu il va lister TOUS les écarts entre les deux comptes. Comment en partant de la position montrée par l extrait bancaire retrouver les différences qui donne le montant comptabilisé dans le compte banque de la copropriété Dans notre exemple le rapprochement bancaire se présente ainsi : Cela signifie que le chèque adressé au fournisseur (dernier enregistrement du compte banque dans la comptabilité de la copropriété, écriture 18, cf. page 10) n est pas encore honoré par la banque et que cet écart constitue la différence entre les deux comptes. Il est normal qu il y ait des écarts entre le compte tenu par le syndic et le compte tenu par la banque. Il est d importance majeure d avoir un rapprochement bancaire qui va lister tous les écarts des montants concernés. 15

18 Pour que ces vérifications soient fiables, il faut, impérativement, un compte bancaire séparé. Les autres propositions des syndics ne peuvent donner les assurances du compte séparé et les réactions et réflexions sur les différences constatées. Ce que peut révéler l analyse de ce compte : Des fournisseurs n ont pas encaissé leurs chèques et sont prescrits (validité d un an des chèques) ; des sommes versées par les copropriétaires ne leur sont pas créditées ; la situation à la banque et celle présentée par le syndic présentent des écarts importants. A noter qu il y a des Grands livres, tenus par des syndic, qui ne comportent pas de compte «Banque» quand il n y a pas de compte séparé ; alors la différence entre le total crédit et total débit du grand livre constitue la trésorerie de la copropriété. Dans ce cas : le syndic ne respecte pas le décret et l arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires ; et il est impossible de faire les vérifications normales du compte banque. C est l opacité totale. Fuyez! B. Lecture des comptes des fournisseurs et des comptes des copropriétaires Ce sont les intervenants majeurs de la copropriété. Notez que le syndic, pour le syndicat des copropriétaires, est un fournisseur. C est le mandataire du syndicat des copropriétaires qui a signé, avec la copropriété, un contrat qui le lie. C est un tiers pour la copropriété et un fournisseur d une prestation d administrer, de pourvoir à la conservation, à la garde et à l entretien de la copropriété. 1. LES COMPTES DES FOURNISSEURS Normalement, ces comptes sont toujours créditeurs. En effet, la copropriété est toujours redevable du paiement d une facture d achat. Cet achat va de l acquisition de l eau et de l électricité à la prestation d un avocat, d un huissier ou d un expert. 16

19 Il est des cas - qui doivent être exceptionnels - où le compte du fournisseur est débiteur. Pour chacun de ces cas, une explication claire doit être fournie par le syndic qui doit répondre clairement par une explication argumentée et crédible. Ce type de compte débiteur est à surveiller attentivement. Voyons tout cela au travers de quelques exemples : A. FACTURES D EAU (CAS SIMPLE) Dans ce compte, il est important de regarder : Le report à nouveau qui est ici égal à zéro, ce qui signifie qu au début de l exercice, la copropriété n a pas de dette vis à vis de «Eau de Paris» La facture du 28 mars (écriture 19) est enregistrée le même jour que son émission ce qui est un bon point puisque la facture est enregistrée dans les comptes sans délais. La contrepartie est un compte de charge (601) Le paiement (écriture 20) est effectué rapidement, soldant ainsi la dette de la copropriété. La contrepartie est le compte banque (512) Il en est de même pour les autres écritures comptables B. FACTURE DU «LE MEILLEUR PLOMBIER» (CAS PLUS COMPLEXE) Regardons maintenant ce compte : 17

20 Le report à nouveau est créditeur de Est ce normal? Est ce une prestation de l exercice précédent? A ce stade il faudrait revoir le grand livre de l exercice précédent pour avoir la réponse à nos questions. Le 1 er juillet (23), ce fournisseur envoi une facture de 800 Elle est payée (24) le 15 octobre, soit plus de 3 mois après la prestation. Cela n est pas admissible. Le syndic doit s expliquer! Une facture (25) est enregistrée le 24 décembre et elle n est pas payée ce qui est normal vu la date de la réception de la facture Cependant, le solde du compte est de 2700 (solde créditeur) qui se compose de : la dernière facture de 1200 et le report à nouveau de Dans ce cas, il est impératif de savoir pourquoi le solde du compte au début de l année est toujours «à payer». La réponse est impérative, elle conditionne ensuite l action ou les actions à faire tant du point de vue du fournisseur que du point de vue des charges de la copropriété. C. OUBLI ETERNEL (LE FOURNISSEUR DÉBITEUR) Dans ce compte nous constatons que le fournisseur est débiteur, ce qui signifie que ce fournisseur doit de l argent, ou une prestation, à la copropriété. Quelle est la provenance de ce montant? Ce peut être : 4un avoir du fournisseur suite à une réclamation 4un montant refusé par les copropriétaires 4un paiement sans facture ou sans que la facture ne soit enregistrée (ou elle a, peut être, été enregistrée dans un autre compte) 4un double paiement Quelle que soit l origine, un suivi tout à fait particulier doit être fait chaque année. Le conseil syndical doit prendre position et surtout ne pas laisser ce fournisseur sans suivi. 18

21 La conséquence est que soit le fournisseur devra rembourser cette somme par un versement ou par imputation de cette somme sur un achat futur, soit il faudra que le syndicat des copropriétaires prenne en charge cette somme. Ce sera alors une charge exceptionnelle. L examen, chaque année, des comptes de fournisseurs doit être fait de façon exhaustive. Cela permet de se rendre compte des délais de paiement du syndic et s il y a des anomalies à rectifier. Ces trois cas montrent tout l intérêt qu a le conseil syndical à demander communication d un grand livre. Il permet de suivre les actions comptables du syndic. Ce que peut révéler l analyse de ces types de comptes : L analyse fine de tels comptes permet de repérer des anomalies qui peuvent perdurer sur plusieurs années. Le solde à nouveau sera à regarder avec attention : il peut marquer une anomalie non solutionnée. Cette analyse permettra de régler tous les cas et de rapatrier, au profit des copropriétaires, de l argent qui «dort». 2. LES COMPTES DES COPROPRIÉTAIRES Pour aborder cette partie, très importante pour la copropriété, nous verrons des cas de fonctionnement des comptes et comment les interpréter. A) CAS DE MME PAIBIEN Son compte se présente ainsi : 19

22 Ce copropriétaire a l habitude de payer les appels de fonds dès réception du courrier envoyé par le syndic. Elle a payé, fin décembre 2012, l appel de fonds du 1 er trimestre Son compte est naturellement créditeur. Ici elle a payé avant le début de l exercice, et avant l enregistrement comptable de l appel de fonds qui se fait le 1 er jour du trimestre. C est le report à nouveau. Comme cette copropriétaire paie très régulièrement, son compte est toujours à jour. Chaque année, après l assemblée générale des copropriétaires où ils approuvent (ou non) les comptes, le syndic établit la répartition des charges de l exercice précédent, ici Les écritures, retraçant les opérations de l exercice précédent, sont faites après l assemblée générale qui a approuvé les comptes. Par exemple le 10 juin. L écriture 29 indique la part des charges revenant à cette copropriétaire c est la ligne : «Charges exercice 2012». Ce copropriétaire a déjà été appelé par des appels de fonds c est la ligne suivante (30) «Annulation ADF 2012». Cette écriture est normale puisque les fonds sont appelés, au cours de l exercice selon le budget voté en assemblée générale et sont remplacés, après le vote de celle-ci, par les charges réelles. Cette ligne «annulation ADF 2012» doit être la somme des appels de fonds des charges courantes faits lors de l exercice En fin d exercice, Mme Paibien a payé avant la date d exigibilité de l appel de fonds (36) et est créditrice pour quelques jours. La contrepartie est le compte 512 ; les fonds sont déposés à la banque. B) CAS DE M. ENRETARD M. Enretard est un autre cas. Il oublie parfois de régler les appels de fonds le 1 er jour de chaque trimestre et a régulièrement des retards. Voyons cela : 20