Changement de TVA 2014 Restauration commerciale

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1 Changement de TVA 2014 Restauration commerciale Modification par anticipation Notice Logiciel Elyx Les différentes étapes avant le 1 er janvier 2014 Etape 1 : Réaliser une sauvegarde de la base. Etape 2 : Dupliquer la ou les cartes utilisées et leurs claviers rattachés. Etape 3 : Créer les nouveaux taux de TVA. Etape 4 : Changer la TVA des articles génériques. Etape 5 : Changer la TVA des articles de la nouvelle carte. Etape 6 : Activer les cartes et les claviers à la date de changement de TVA. Etape 7 : Activer le batch de changement de carte et vérifier que l agent SQL est démarré. Important! Le changement de TVA ne modifiera pas vos prix de vente. Si vous souhaitez modifier les prix, vous devez le faire manuellement.

2 Trois TVA peuvent être programmées dans votre base. Au 1er janvier 2014, ces taux vont changer : La TVA intermédiaire à 7 % passera à 10 % La TVA normale à 19,6 % passera à 20 %. Sur Elyx, vous allez simplement créer de nouvelles lignes de TVA qui seront activées uniquement au 1 er janvier Attention! Le changement de TVA ne modifie pas automatiquement le prix de vente de vos articles. Si vous souhaitez augmenter les prix de vente, modifiez ces prix manuellement pour chaque article concerné. De même, pour les sites qui gèrent les arrangements, il faudra modifier manuellement les taux de TVA dans les menus. INDISPENSABLE La TVA doit être changée uniquement lorsque toutes les remises à zéro (RAZ) jour, mois, année ou saison ont été effectuées, que le journal des ventes a été édité et qu une remontée totale de l ensemble des tickets a été faite, ainsi que les archives sur clé USB ou PC si l installation le permet. Il est important également de solder toutes les tables et comptes détaillés (chambres, bar/tables, etc.) en cours. Seuls les comptes clients non détaillés peuvent rester en l état. Aucune saisie sur la caisse ne doit être autorisée pendant le changement de TVA. Important! Le changement de valeur du taux de TVA n entraîne pas automatiquement le changement du libellé. Egalement, le changement du libellé de la TVA ne modifie pas sa valeur. Il est donc impératif de changer le texte. Note : Les nouveaux taux de TVA sont applicables à compter du 1 er janvier Si votre établissement est ouvert pendant la nuit du réveillon, le chiffre d affaires de cette nuit devra être entièrement compté aux taux actuels. Le changement de taux intervenant le service suivant. Page 2/8

3 Avant le 1 er janvier 2014 Etape 1 : Effectuer une sauvegarde de la base (Elyx Configuration) 1. Ouvrez le menu Administration / Sauvegarde de la base de données. Un message vous demande de confirmer la sauvegarde. 2. Cliquez sur Oui pour lancer la sauvegarde. Le fichier ReqSGBD.txt s affiche à la fin de la sauvegarde. Il mentionne la date de sauvegarde, la base de données concernée ainsi que le chemin où se trouve la sauvegarde. Un message signale la sauvegarde et indique que le programme va s arrêter normalement. 3. Cliquez sur OK. Etape 2 : Dupliquer la/les cartes utilisées et claviers rattachés (Elyx PDV ou ) 1. Ouvrez le menu Fichier / Vente / Cartes. Un message vous demande de sélectionner une carte. 2. Sélectionnez une carte dans la liste des carte(s) affichées à l écran et validez. La carte sélectionnée s affiche dans l écran Programmation des cartes. 3. Sélectionnez le menu Fichier / Dupliquer la carte en cours. Un message vous demande de confirmer la création de la nouvelle carte avec les données de la carte affichées à l écran. 4. Cliquez sur Oui. Un message signale alors les claviers attachés à la carte en cours et demande si vous souhaitez aussi dupliquer un ou plusieurs de ces claviers. 5. Cliquez sur Oui. Un écran vous demande de choisir les claviers à dupliquer (Spin, Touch, Mini, etc.). 6. Cochez toutes les cases et cliquez sur OK. Le fichier RapDuplicationClaviers.txt affiche le détail des claviers dupliqués. Un deuxième message signale la création de la nouvelle carte et demande si vous souhaitez entrer en mode modification. 7. Cliquez sur Oui. La nouvelle carte s affiche. 8. Renommez, le cas échéant, le libellé de la carte. Par exemple, Nouvelle carte TVA Enregistrez. Note : Pour plus de clarté lors de l activation des claviers, il est recommandé de les renommer. Page 3/8

4 1. Ouvrez le menu Fichier / Vente / Claviers. 2. Sélectionnez un type de clavier (Spin, Touch, Mini, etc). La liste des claviers pour le matériel sélectionné s affiche. 3. Sélectionnez le clavier rattaché à votre nouvelle carte. 4. Cliquez sur l icône Modifier. 5. Saisissez un nouveau libellé dans le champ Nom. 6. Enregistrez. 7. Quittez. Votre clavier a été renommé. Recommencez la procédure si vous avez d autres claviers rattachés. Votre carte est prête à recevoir les nouvelles TVA. L ancienne carte est toujours présente et active dans le système. Si vous avez d autres cartes, recommencez la procédure autant de fois qu il y a de cartes à dupliquer. Etape 3 : Créer les nouveaux taux de TVA (Elyx PDV ou ) 1. Ouvrez le menu Fichier / Programmation générale / TVA. La fenêtre Programmation des TVA s ouvre. 2. Cliquez sur l icône Modifier. 3. Cliquez sur une ligne vierge, colonne taux et saisissez le taux de TVA. 4. Appuyez sur la touche Entrée du clavier. 5. Cliquez sur la même ligne colonne Libellé et modifiez le libellé de la TVA (par exemple TVA 10 % ). 6. Renouvelez la procédure pour les autres taux. 7. Enregistrez et quittez. Important! Le changement de TVA doit s opérer sur les articles génériques et sur les cartes dupliquées. Page 4/8

5 Etape 4 : Changer la TVA des articles génériques (facultatif) 1. Ouvrez le menu Fichier /Vente / Articles / Articles standard. 2. Cliquez sur l onglet Vente. 3. Cliquez sur l icône Modifier. 4. Placez vous sur un article. 5. Modifiez la TVA soit par sélection dans la liste déroulante, soit en saisissant directement le chiffre de la TVA programmée. 6. Enregistrez. Un message vous propose de mettre à jour automatiquement les cartes contenant cet article. Si vous répondez Non, les cartes ne seront pas mises à jour. Il vous faudra alors faire le changement de TVA directement dans la nouvelle carte (voir étape suivante, Changement de la TVA des articles dans la carte ). Si vous répondez Oui, choisissez Cartes jamais utilisées, puis sélectionnez l article associé à la nouvelle carte. Validez par OK. Puisque votre carte a été mise à jour à chaque modification d un article générique, il n est donc pas nécessaire de faire le changement de TVA des articles dans la carte (décrit à l étape suivante, Changement de la TVA des articles dans la carte ). Remarque : si vous avez beaucoup d articles à modifier, vous pouvez effectuer le changement de TVA dans la nouvelle carte avant le 1er janvier 2014 sans toucher aux articles génériques et éventuellement les modifier plus tard (même après le 1er janvier). 7. Répétez la procédure pour tous les articles. 8. Quittez. Etape 5 : Changer la TVA des articles dans la nouvelle carte 1. Ouvrez le menu Fichier / Cartes. 2. Sélectionnez la nouvelle carte dupliquée. 3. Cliquez sur l onglet Taxes. L écran affiche le code article, le libellé et la TVA associée pour chaque article. Pour afficher la TVA à emporter (si utilisée), sélectionnez le menu Affichage / Personnaliser les colonnes des composants et cliquez sur TVA et TVA B (ou TVA S/P et TVA VAE selon le type de carte utilisé). Faites de même pour les familles si elles sont programmées. Enregistrez. Les TVA et les familles sont affichées dans l onglet Personnalisées. 4. Cliquez sur l icône Modifier. Page 5/8

6 5. Cliquez sur la première ligne d un article et saisissez la valeur de la TVA programmée. Cliquez sur la flèche bas pour afficher toutes les TVA disponibles. Appuyez sur la touche Entrer de votre clavier pour passer à la ligne suivante et renouvelez l opération pour tous les articles à modifier. Pour vous simplifier la saisie, triez vos articles par TVA et par familles en cliquant sur l entête de la colonne Familles, puis TVA dans l onglet Personnalisées. Pour renseigner la TVA sur plusieurs cellules, sélectionnez la 1ère cellule avec cette TVA, puis faites un clic droit pour sélectionner la ligne Copier X XXX. Sélectionnez les lignes qui recevront cette TVA en cliquant glissant le curseur sur les lignes d articles. Faites un clic droit sur la colonne TVA et sélectionnez Coller X XXX. Les lignes sélectionnées sont automatiquement renseignées avec la TVA copiée. 6. Enregistrez. Quittez. Les nouvelles TVA sont désormais appliquées à l ensemble des articles de la nouvelle carte que vous avez dupliquée. Si vous avez d autres cartes, recommencez la procédure sur les autres cartes dupliquées. Il va s agir maintenant de définir la date d activation de cette nouvelle carte. Page 6/8

7 Etape 6 : Activer les cartes et claviers à la date de changement de TVA (Elyx PDV) 1. Ouvrez le menu Fichier / Vente / Activation des cartes et claviers. L écran Programmation des Cartes/Sites Claviers / Caisses s affiche. 2. Sélectionnez, le cas échéant, le site sur lequel la carte est rattachée. La carte actuelle est affichée. 3. Cliquez sur l icône Modifier. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter une colonne (en haut à droite de l écran). Une colonne est ajoutée sur chaque type de programmation (site, claviers/caisses et portables/caisses). 5. Dans Programmation des Cartes / Site, cliquez sur la colonne vide pour afficher le calendrier. Sélectionnez la date de changement de carte. La date retenue s affiche dans la colonne. 6. Sur la ligne Carte n, sélectionnez la nouvelle carte créée en cliquant sur la flèche bas pour afficher la liste de l ensemble des cartes. 7. Cliquez hors de la zone. Un message vous informe que vous avez changé la carte et que les affectations claviers/caisses pour cette date vont être effacées. Cliquez sur Oui. 8. Dans Programmation des Claviers / Caisse, sélectionnez un clavier pour chaque caisse présente en cliquant sur la flèche bas pour afficher le détail. 9. Dans Programmation des claviers portables / Caisse, indiquez, le cas échéant, le clavier portable pour chaque caisse présente en cliquant sur la flèche bas pour afficher le détail. 10. Enregistrez. Quittez. Renouvelez la procédure pour toutes les autres cartes et sites concernés. Votre carte future est programmée dans vos sites, caisses et portables. Il faut maintenant programmer l heure de lancement de cette procédure. Page 7/8

8 INDISPENSABLE! Pensez à effectuer une RAZ jour, mois, année ou saison avant de modifier vos TVA le 31 décembre 2013 après le service ou le 1 er janvier 2014 avant le service afin de conserver une trace de vos ventes avec l ancien taux de TVA. Etape 7 : Activer le batch de changement de carte (Elyx Configuration) Vérifier que l agent SQL est démarré Note : Le batch d activation des cartes futures est certainement déjà activé dans votre système. Renseignez vous auprès de votre administrateur pour vous en assurer. Si tel est le cas, il n est pas nécessaire de suivre cette procédure. Le batch installera la carte à la date programmée à l étape 4 (activation des cartes et claviers). 1. Ouvrez le menu Administration / Planification des batchs. 2. Cliquez sur la ligne 1, Changement de carte, dans la colonne Activation pour afficher Oui. 3. Laissez les valeurs par défaut. 4. Enregistrez. La ligne Changement de carte activée apparaît en jaune. A la date indiquée dans Activation des cartes et claviers (étape précédente), toutes les cartes programmées comme cartes futures seront alors envoyées dans les caisses. 5. Quittez. 6. Vérifiez que l agent SQL est démarré en double cliquant sur l icône (MSSQL Server) en bas à droite de l écran. 7. Sélectionnez ensuite SQL Server Agent dans le champ Services. Page 8/8

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