Comment utiliser les formulaires dynamiques

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1 Comment utiliser les formulaires dynamiques Un formulaire dynamique permet de nombreux contrôles avant son traitement (zones obligatoires, calculs automatiques ). Les formulaires que vous allez utiliser sont au format Adobe Acrobat (pdf), une fois remplis, ils peuvent être : Imprimés Sauvegardés sur votre ordinateur Envoyés directement par mail Dans cette brochure, vous allez apprendre à utiliser ce genre de formulaires, ceci afin de les exploiter au mieux Pré-requis Pour utiliser les formulaires, vous devez disposer au minimum de la version 7 d Adobe Acrobat Attention si vous êtes sous système Windows 98, seule la version 6 d Acrobat est disponible car ce système est obsolète. Dans ce cas, lors de l ouverture du formulaire, un message d avertissement apparaîtra (consultez le chapitre «messages au démarrage» à la fin de cette brochure), vous indiquant que le format du fichier étant trop récent, un certain nombre de fonctionnalités ne pourra être pris en charge. Dans ce cas vous ne pourrez remplir le formulaire dynamiquement, vous devez l imprimer et le remplir manuellement, par ailleurs si des calculs automatiques ont été insérés dans le formulaire, vous devrez effectuer vous-même ces calculs. Pour connaître votre niveau de version, il suffit de lancer Adobe Acrobat, un écran de démarrage vous renseigne à ce sujet. Si vous ne possédez pas la bonne version, consultez le chapitre suivant. NB : SI VOUS ETES ROMPU(E) A L UTILISATION D ADOBE ACROBAT READER 7 ou plus, PASSEZ DIRECTEMENT AU CHAPITRE : «Postage, enregistrement, impression des formulaires».

2 Mettre à jour Acrobat reader Pour télécharger ( 1 ) une mise à jour d Adobe Acrobat, vous disposez de deux méthodes : Mise à jour à partir de votre version sans installer le produit. Lancez Adobe Acrobat Reader et ouvrez le menu «?» situé en haut de la fenêtre et sélectionnez l option «Rechercher les mises à jour maintenant», reportez vous au chapitre «Messages au démarrage Mises à jour» à la fin de cette brochure. Installation du produit complet Rendez - vous à l adresse suivante : Une fois sur le site, l écran suivant s affiche : La meilleure version est automatiquement proposée en fonction de votre système. Nous vous conseillons par ailleurs de décocher les cases «Barre d outils Adobe Yahoo» et «Adobe Photoshop Album», avant de cliquer sur «télécharger». La fenêtre ci - contre apparaît alors, cliquez simplement sur le bouton enregistrer. 1 Remarque : si vous disposez d une liaison lente à l Internet, le téléchargement peut prendre un temps important.

3 Il vous sera alors demandé de choisir un endroit où télécharger le fichier d installation (choisissez par exemple le «Bureau», il vous sera alors facile de supprimer ce fichier une fois l installation totalement achevée). Cliquez sur «Enregistrer». Fermez toutes les fenêtres, puis double - cliquez sur le programme téléchargé pour lancer l installation. Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran. La procédure est en français. Vous pouvez accepter sans difficulté les choix par défaut Saisir des informations dans les formulaires Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d apparaître. Consultez le chapitre «Messages au démarrage du formulaire» à la fin de cette brochure. Pour un meilleur confort de saisie, il est conseillé d agrandir au maximum la fenêtre qui contient le document, pour cela, cliquez sur le bouton «Agrandir». Par ailleurs, vous pouvez ajuster le zoom de la page, disponible dans la barre d outils Pour la saisie de dates, un «assistant calendrier» est disponible, activez - le en cliquant sur la flèche : Par défaut, c est la date du jour qui est sélectionnée. Les boutons < et > permettent de se déplacer de mois en mois, pour sélectionner une date, il suffit de cliquer sur le jour. La touche tabulation permet de se déplacer de rubrique en rubrique. Lorsqu un champ contient une valeur calculée, vous pouvez valider cette valeur avec la touche «Entrée». Les autres champs dépendants de cette valeur sont alors recalculés automatiquement. Certaines rubriques sont obligatoires, vous ne pouvez traiter le formulaire (voir chapitre «Postage, enregistrement, impression des formulaires») si vous ne garnissez pas à minima ces zones.

4 Postage, enregistrement, impression des formulaires ( 2 ) Après avoir rempli le formulaire, il est possible de l enregistrer, de l imprimer, et enfin de l envoyer par mail. Il est important de ne pas fermer le formulaire tant que vous n avez pas réalisé toutes les opérations, car vous perdriez alors votre saisie! Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages peuvent apparaître à l écran. Consultez le chapitre «Messages au démarrage du formulaire» pour en savoir plus. Exécutez les opérations ci - dessous si possible dans l ordre. Enregistrer le formulaire Cliquez sur le bouton «Imprimer - Enregistrer Envoyer», une boîte de dialogue apparaît, sélectionnez alors l option puis le bouton «OK». Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton «Enregistrer le fichier de données», puis dans la boîte de dialogue qui suit, choisissez le bouton «Bureau» (voir figure ci dessous). Ne changez pas le nom du fichier, il s agit d un fichier de type XML, ce fichier n est pas exploitable directement, il subira un traitement chez le destinataire. Il est pourtant important que vous le conserviez sur votre disque dur au cas où l Edition papier et/ou l Envoi par mail ne donneraient pas les résultats escomptés. 2 Sous Windows 98, seule l impression du formulaire vierge est possible

5 Imprimer le formulaire Utilisez la même procédure que pour l enregistrement, mais sélectionnez «Imprimer». Une boîte de dialogue d impression s affiche. Sélectionnez éventuellement l imprimante sur laquelle vous souhaitez éditer. CAS DE WINDOWS 98 : SI VOUS UTILISEZ CE SYSTEME, NE CLIQUEZ PAS LE BOUTON «Imprimer - Enregistrer Envoyer», MAIS l ICÔNE. Poster le formulaire o CAS N 1 : vous utilisez un logiciel de messagerie ( 3 ) et celui ci est correctement configuré. Cliquez sur le bouton «Imprimer - Enregistrer Envoyer». une boîte de dialogue apparaît, sélectionnez alors l option puis bouton «OK». Choisissez Un nouveau message est généré à partir de votre messagerie par défaut (le destinataire et une pièce jointe sont déjà programmés). Saisissez un éventuel message dans le corps (facultatif), puis cliquez simplement sur le bouton permettant d envoyer LA FIGURE CI - CONTRE A ETE REALISEE A PARTIR DU LOGICIEL OUTLOOK EXPRESS, SI VOUS UTILISEZ UN AUTRE TYPE DE MESSAGERIE, VOUS DEVEZ ADAPTER LA PROCEDURE AUX EXIGENCES DE CETTE DERNIERE. o CAS N 2 : vous vous connectez au site Web LandesPublic pour envoyer et recevoir vos messages. Suivez la procédure décrite plus haut dans le chapitre «Enregistrer le formulaire». C onnectez vous ensuite à la partie réservée de LandesPublic. Créez un nouveau message pour la personne chargée du traitement du formulaire. Si vous n êtes pas habitué(e) à envoyer des messages à partir de cette interface, consultez la brochure créée à votre intention, disponible à l adresse : (article : «Utilisez votre messagerie LandesPublic»). Employez alors la fonction «pièces jointes» décrite page 5 de cette brochure, il vous suffira alors de joindre le fichier XML précédemment enregistré sur votre disque. 3 Outlook Express, Outlook, Thunderbird, Evolution, Eudora, ETC

6 Messages au démarrage du formulaire Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d apparaître. En voici quelques exemples ainsi que la conduite à tenir Mises à jour Adobe Acrobat est programmé pour rechercher les éventuelles mises à jour. Il est conseillé d accepter leur installation (elles sont gratuites). Il suffit de cliquer sur la mise à jour à gauche de l écran et de choisir «Ajouter». Si vous installez les mises à jour une à une, il est conseillé de partir de la plus ancienne pour finir par la plus récente. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs mises à jour d un coup. Concentrez - vous sur les mises à jour «Adobe Reader» (les autres sont facultatives). Remplissage automatique de formulaires La fonction de remplissage automatique permet de mémoriser les informations saisies dans les rubriques afin de vous éviter d avoir à les inscrire à nouveau en cas de répétition. Si vous utilisez votre ordinateur habituel, il est conseillé d activer cette fonction

7 Avertissement de formulaire dynamique Ce message vous prévient qu il est possible d envoyer le contenu du formulaire par mail. Contrairement à ce qui est affirmé dans le message, il est possible d enregistrer le contenu du formulaire (consultez le chapitre «Enregistrer le formulaire») Cas de Windows 98 ou de version trop ancienne d Acrobat Reader. Ces messages peuvent apparaître si vous ne disposez pas au minimum de la version 7 d Acrobat Reader. Mettez à jour votre logiciel comme précisé plus haut. Si votre système est Windows 98, vous ne pouvez pas installer une version plus récente que la 6.x, dans ce cas vous n accéderez pas aux fonctions dynamiques, seule l impression du formulaire sera possible. En cas de difficulté, vous pouvez demander conseil à l adresse suivante :

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