Gestion des bourses du secteur sanitaire et social subventionnées par le Conseil régional de Picardie. SaSo. Guide d utilisation Étudiant

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1 Gestion des bourses du secteur sanitaire et social subventionnées par le Conseil régional de Picardie SaSo Guide d utilisation Étudiant Version 1.0

2 Sommaire Principes de l application Guide d utilisation Tous droits réservés 2

3 Principes généraux L application inclut un module extranet de gestion des bourses du secteur sanitaire et social C est une application ouverte, partagée entre la Région et les autres acteurs régionaux (Etudiants, Instituts de formation) Elle permet aux demandeurs de bourses de Demander une aide Suivre l avancement de leur dossier Tous droits réservés 3

4 Cycle de vie d une demande de bourse jusqu à l attribution Une demande de bourse fait à l origine l objet d une demande par un Tiers (l Étudiant) La demande peut être sauvegardée en brouillon jusqu à ce qu elle soit finalisée. Elle est alors validée et est soumise à l instruction de la Région Le cas échéant, le Tiers sera sollicité pour une demande de compléments Il devra alors compléter ou corriger sa demande conformément aux instructions qui lui sont données par l instructeur L utilisateur externe est notifié par mél lorsque la Région a voté l attribution d une aide en réponse à la demande 4

5 Principes de l application Guide d utilisation Tous droits réservés 5

6 Table des matières Créer son compte Authentification Création d une demande de bourse Gérer ses dossiers Modifier sa fiche Tiers 6

7 Accueil non authentifié NB: Les majuscules et les caractères accentués sont pris en compte Procédure de récupération du mot de passe perdu (envoi d un nouveau mot de passe à l adresse mél du compte) Accès à des sites web paramétrés par la Région Permet d initier la procédure d auto-création de son compte utilisateurs 7

8 Création de compte (1/8) L utilisateur est invité à saisir son adresse mél et à choisir un mot de passe L adresse mél doit être valide et l utilisateur doit y accéder, sinon le compte ne pourra pas être activé Une adresse mél ne peut être associé qu à un unique compte 8

9 Création de compte (2/8) L utilisateur reçoit un mél avec une adresse web permettant d activer son compte utilisateur Adresse web sécurisée d activation du compte 9

10 Création de compte (3/8) L activation du compte utilisateur conduit à cette page de création du compte qui inclut La création du compte utilisateur (à faire en premier) La création de la fiche Tiers Permet de créer le compte utilisateur (à faire en premier) Permet d enregistrer la fiche Tiers (à faire en second, sinon, l utilisateur est automatiquement renvoyé vers la page de création du compte utilisateur) 10

11 Création de compte (4/8) Création du compte utilisateur L information du compte utilisateur est limitée Car le compte sera rattaché aux informations détaillées de la fiche Tiers guide@picardie.fr guide@picardie.fr L adresse mél pourra être modifiée une fois le compte validé (modification du compte utilisateur) L identifiant et le mot de passe sont par défaut repris de ceux saisis lors de la création du compte. Ils sont modifiables 11

12 Création de compte (5/8) Création de la fiche Tiers Choix du type de Tiers L application gère uniquement le type de Tiers suivant : Personne physique 12

13 Création de compte (6/8) L utilisateur doit saisir tous les onglets de la fiche Tiers La fiche Tiers est constituée de différents onglets En cliquant sur, l utilisateur accède à une fenêtre spécifique de recherche assistée du code postal et de la commune dans un référentiel Les champs marqués d une étoile sont obligatoires 13

14 Création de compte (7/8) L application vérifie l unicité de chaque Tiers à partir du Nom (d usage ou de naissance), du prénom et de la date de naissance 14

15 Création de compte (8/8) Une fois l opération effectuée avec succès, vous pouvez utiliser pleinement l application 15

16 Table des matières Créer son compte Authentification Création d une demande de bourse Gérer ses dossiers Modifier sa fiche Tiers 16

17 Authentification Après avoir saisi son identifiant et son mot de passe, l utilisateur accède à l accueil Tiers authentifié Accès direct aux menus Les principales fonctionnalités applicatives sont proposées directement Informations paramétrées par les administrateurs Informations paramétrées par la Région (actualités et infos sur l applications 17

18 Table des matières Créer son compte Authentification Création d une demande de bourse Gérer ses dossiers Modifier sa fiche Tiers 18

19 Nouvelle demande (1/4) L utilisateur sélectionne le dispositif dans le cadre duquel il souhaite déposer sa demande Accès à ce écran via le bouton «Demander une aide» sur la page d accueil authentifié ou via le menu Dossier La recherche peut être restreinte en sélectionnant la famille de procédure (dans une liste) Accès via le menu Dossiers Suggestion en cours de saisie avec la liste des dispositifs correspondant au même début de frappe (comme une recherche google) Pour accéder à la liste complète, frapper la barre d espace 19

20 Nouvelle demande (2/4) Un texte de présentation du dispositif permet de confirmer le choix du dispositif avant de débuter la saisie de la demande Analyser attentivement la pièce jointe. Elle pourra notamment contenir des annexes à renseigner et à joindre à la demande Cliquer sur le sigle du dispositif pour télécharger 20

21 Nouvelle demande (3/4) Le formulaire de demande (1/2) Les onglets permettent de naviguer dans l écran de la demande, ils sont spécifiques à chaque dispositif. Possibilité d enregistrer (enregistre les informations saisies en mode brouillon) ou de valider (enregistre les informations saisies et passe à l étape suivante si tous les contrôles sont positifs) Tous droits réservés 21

22 Nouvelle demande (4/4) Le formulaire de demande (2/2) Possibilité Permet de d ajouter des distinguer les documents différents et du de les supprimer dossier Tous droits réservés 22

23 Confirmation de votre demande Après la validation de votre demande, un récapitulatif des points de charge, de l échelon et du montant attribués est présenté à l étudiant. Vous devez confirmer ces informations Il est impératif de valider cette étape afin que votre dossier soit instruit par les services de la Région 23

24 Table des matières Créer son compte Authentification Création d une demande de bourse Gérer ses dossiers Modifier sa fiche Tiers 24

25 Mes dossiers L utilisateur accède à un récapitulatif de tous ses dossiers Accès à ce écran via le bouton «Gérer mes dossiers» sur la page d accueil authentifié ou via le menu Dossier Accès via le menu Dossiers Possibilité de : - Consulter le dossier - Modifier le dossier Ces menus sont identiques à celuici, mais ciblés sur les dossiers pour lesquels le Tiers est en retard (en alerte), a une action en attente (en attente) ou sur les dossiers clos (clôturés) Une infobulle informe sur l étape à laquelle se trouve le dossier quand on passe avec la souris Tous droits réservés 25

26 La consultation d un dossier L historique du dossier permet de visualiser en lecture seule le dossier dans les étapes passées de son cycle L accès est filtré aux étapes où l utilisateur a des droits de consultation ou de modification Etape du cycle amont ou aval du dossier Evènement déclenchant le passage dans l étape du cycle Date de passage dans l étape Utilisateur ayant déclenché le passage dans l étape Utilisateur ayant validé l étape et déclenché le passage dans l étape suivante 26

27 Réponse à une demande de complément (1/2) Dès que le bouton est proposé, l utilisateur est invité à réaliser une action En positionnant le curseur sur le symbole d état, une infobulle précise l état du dossier Infobulle précisant l état du dossier 27

28 Réponse à une demande de complément (2/2) Les demandes de compléments sont des demandes relatives à un Dossier La Région aura explicité sa question ou demande de précision L utilisateur est invité à reprendre son formulaire de demande et de le renvoyer complété Cliquer sur le bouton «Demande» pour accéder au formulaire de demande et l ajuster en tenant compte de la demande de complément Détail de la demande de complément L utilisateur aura été alerté par mél du fait qu une demande de complément a été faite pour son Dossier 28

29 Consultation de l échéancier Le Tiers peut consulter l échéancier de paiement prévisionnel La date et le montant prévisionnel des échéances sont consultables. 29

30 Table des matières Créer son compte Authentification Création d une demande de bourse Gérer ses dossiers Modifier sa fiche Tiers 30

31 Modification de la fiche Tiers L utilisateur accède à sa fiche Tiers en mode modification Accès à ce écran via le bouton «Modifier ma fiche Tiers» sur la page d accueil authentifié ou via le menu Tiers Le contenu des onglets peut être modifié. 31