Comptabilité et Retenues de garanties

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1 Comptabilité et Retenues de garanties Livre blanc Août 2012 Éditions Tissot Août 2012 Page 1 sur 10

2 La retenue de garantie (RG) est un pourcentage du prix que le client d'une entreprise prévoit contractuellement de retenir, à une fois que les travaux ou prestations de services, prévus au contrat, sont achevés. Cette somme retenue permet l exécution des garanties que l'entreprise doit assurer durant une période définie (généralement un an), période destinée à couvrir les travaux de reprises des imperfections et menus défauts qui sont éventuellement constatés lors de la réception de travaux. Comptabilité et Retenues de garanties La retenue de garantie est couramment pratiquée dans les contrats de marchés du BTP, surtout dans le cadre de marchés publics, ou dans le cadre de travaux réalisés avec des professionnels (architecte, promoteur, constructeur de maison individuelle, etc.). La loi du 16 juillet 1971 prévoit les dispositions concernant les retenues de garantie dans les marchés de travaux. Une retenue de garantie ne peut en aucune façon excéder 5% du montant total du marché. Lorsque le contrat prévoit que le paiement du prix sera fonction de l'avancement des travaux, cette retenue ne peut excéder lors du paiement de chaque acompte plus de 5% du pourcentage correspondant du prix. Cette somme ne doit servir à couvrir que la reprise des réserves signalées lors de la réception des travaux par le maître d'ouvrage (le client) ou l entreprise principale et figurant sur le procès verbal de réception. Dans les marchés privés, si le client souhaite bénéficier de la retenue de garantie (RG), il faut que cela soit prévu contractuellement, soit lors de la signature du marché, dans les conditions de ventes ; il ne peut normalement au moment de la facturation retenir par lui-même une somme au titre de la garantie, si cela n est pas prévu au contrat. Il est prévu que retenue soit obligatoirement consignée entre les mains d'un consignataire, accepté par les deux parties ou à défaut désigné par le président du tribunal de grande instance ou du tribunal de commerce ; cette disposition doit normalement éviter que certains personnes profitent des sommes retenues pour les placer et ainsi les faire travailler. Lorsqu'une retenue de garantie est pratiquée, elle doit être libérée au plus tard à la fin d'un délai d'un an à compter de la réception du marché, ce délai correspondant à la garantie de parfait achèvement. Ce délai est ouvert au maître d'ouvrage (le client) qu'il ait ou non fait des réserves lors de cette réception et correspond à la période de garantie de parfait achèvement. Si, à la fin de ce délai, l'entreprise n'a pas remédié aux vices constatés par le maître de l'ouvrage, celui-ci peut s'opposer au versement de la retenue de garantie à l'entreprise. Pour ce faire, il doit notifier avant la fin du délai son opposition motivée au consignataire. Remarque : Que ce soit dans le cadre de marchés privés ou publics, la retenue de garantie peut être remplacée par une caution bancaire d un montant égal (à la RG); dans le cadre de marchés privés, il s agit de caution de retenue de garantie (ou caution de garantie), tandis que dans le cadre de marchés publics, il peut s agir soit d une caution personnelle et solidaire, soit d une garantie à première demande (art.102 Code des Marchés Publics). Éditions Tissot Août 2012 Page 2 sur 10

3 Le compte «4117 Clients Retenues de garantie» Lors de votre saisie comptable, vous devez enregistrer votre facture de travaux. Puis, dans le cas où votre client retient 5% du montant total TTC au titre de la RG, il vous règle 95% du montant dû. Aussi, vous vous retrouvez avec un client débiteur pour un montant équivalent à 5% du montant total dû. Il est préférable, afin que ces montants non payés, correspondant à un accord spécifique, soient distingués des autres montants de factures restant impayés, de déplacer le solde du compte «411xx» du client à un compte «4117xx» de retenue de garantie. Cela permet également de pouvoir suivre plus facilement la date d échéance afin de pouvoir relancer le client pour qu il solde la facture. À noter Théoriquement, les sommes retenues doivent normalement vous être restituées sans que vous ayez à en faire la demande. En pratique, il est préférable que vous suiviez les dates d expiration des retenues de garantie, afin de pouvoir vous rappeler à votre client quelques temps avant l achèvement du délai d un an. Cette relance n entraine pas l édition d une nouvelle facture ; il vous suffit de rappeler à votre client les références du marché concerné. Si votre client ne vous paie pas dans un délai d un mois après la date d expiration de la retenue de garantie, vous êtes en droit de réclamer des intérêts de retard (selon les taux indiqués sur le marché ou vos factures). Remarque : dans la mesure où vous faites appel à une caution bancaire en remplacement de la retenue de garantie, vous n avez pas à mouvementer de compte «4117 Clients Retenues de Garanties» puisqu il n y en a pas. Votre client vous règle la totalité de la facture. Il n y a donc pas de solde restant dû (en dehors d un impayé) dans votre compte client. Sur le plan comptable, vous enregistrez donc une vente, puis un encaissement. Ce type de solution, quand vous avez des montants de marchés relativement important, doit vous permettre de préserver votre trésorerie, puisque vous encaissez immédiatement la totalité du montant restant dû, sans avoir à attendre un délai d un an. En termes de frais et selon le nombre de cautions à établir, cela peut s avérer moins onéreux que des frais liés à une situation de découvert. Lors de la mise en place de ce type de cautions, les organismes qui les proposent (banque, établissements financier, société de cautionnement mutuel, société d assurance ou courtier), vous facturent un certain nombre de frais (mise en place de la caution, frais de gestion, commission en pourcentage du montant garanti, etc.) que vous devez enregistrer dans votre comptabilité. Si ces frais ne sont pas assujettis à la TVA, vous pouvez les enregistrer en achat au comptant ; ces frais sont, à notre avis, plutôt assimilées à des services bancaires (soit un sous-compte à créer de «6278 Autres frais et commissions sur prestations de services»), sinon vous pouvez les considérer comme frais d intermédiaires (compte «622», comme les sociétés d affacturage). Éditions Tissot Août 2012 Page 3 sur 10

4 1. Enregistrement de la retenue de garantie après paiement du principal de la facture Il y a donc quatre écritures à passer en tout : - L enregistrement de la facture de vente, - Le paiement principal de la facture (soit minimum 95% du montant TTC restant dû) - L enregistrement du montant restant dû dans le compte de retenue de garantie - Le règlement de la retenue de garantie A. Enregistrement de la facture de ventes L enregistrement est similaire à toutes les autres ventes. 1- TVA débit Dans le journal de ventes 411XXX Facture Client XXX Vente xxxxx TTC 70xxxx Facture Client XXX Vente xxxxx HT 4457XX Facture Client XXX Vente xxxxx TVA NB : C est bien la totalité de la facture que vous enregistrez et non pas seulement l équivalent du montant payé. Pour rappel, la facturation et le paiement sont totalement indépendants. 2- TVA sur les encaissements Dans le journal de ventes 411XXX Facture Client XXX Vente xxxxx TTC 70xxxx Facture Client XXX Vente xxxxx HT 4458XX Facture Client XXX Vente xxxxx TVA B. Enregistrement de l encaissement principal (95% du montant dû) L enregistrement du paiement est similaire aux autres encaissements 1- TVA débit Dans le journal de trésorerie 5XXXX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) X 411XX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) X Éditions Tissot Août 2012 Page 4 sur 10

5 2- TVA sur les encaissements Dans le journal de trésorerie 5XXXX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) X 411XX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) X 4458XX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) TVA sur 95% 4457XX Règlement Client XXX Facture n XXXX (95%) TVA sur 95% Pour rappel, les deux dernières lignes peuvent être passées à part dans un journal d opérations diverses. Vous devez donc dans ce cas passer deux écritures (un dans le journal de trésorerie, et l autre dans le journal d O.D.). C. Enregistrement du solde en retenue de garantie Vous devez saisir l écriture suivante, dès lors que le montant total de la facture ne vous a pas payé et que vous pouvez identifier le solde manquant comme équivalent au montant de la retenue de garantie. En règle générale, cette opération est donc effectuée à la suite de l enregistrement du paiement principal. Lors de l enregistrement du solde du compte client («411xxx») dans un compte «4117 Clients - Retenues de garantie», vous avez la possibilité, soit d utiliser le compte défini par le PCG, soit de créer des sous comptes par client. Si vous ne créez pas de compte spécifique, vos libellés d écriture doivent être suffisamment précis pour pouvoir vous y retrouver, dans la mesure où vous êtes amené à rechercher des informations pour solder les montants dus au titre des RG. Dans le journal d opérations diverses 411XXXX Client XXX Facture n XXXX - Retenue de garantie Solde 4117XXX Client XXX Facture n XXXX - Retenue de garantie Solde D. Enregistrement (un an plus tard) de l encaissement de la retenue de garantie (maximum 5%) Il s agit d une opération d encaissement, permettant de solder le compte «4117xxx». 1- TVA débit Dans le journal de trésorerie 5XXXX Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX X 4117X Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX X Éditions Tissot Août 2012 Page 5 sur 10

6 2- TVA sur les encaissements Dans le journal de trésorerie 5XXXX Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX X 4117X Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX X 4458XX 4457XX Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX Encaissement RG Client XXXX Facture ou marché XXXX TVA (sur les 5% restant) TVA (sur les 5% restant) Exemple : une entreprise de peinture facture à son client PRESTRAVO la totalité de la prestation de pose de peinture et de parquet. La facture n établie à leur nom précise les montants suivants : Total HT ,00 TVA à 19,60% 2 116,80 Total TTC à payer ,80 Le client déduit de son paiement, 5% au titre de la retenue de garantie, soit 645,84. Il vous règle par chèque n un montant TTC de ,96 euros. La retenue de garantie est réglée un an plus tard par virement. Nous supposons que l entreprise de peinture a choisi le régime des débits en matière de TVA. Pour l écriture comptable, les comptes utilisés sont : - Pour le compte client : «411PRES1 PRESTRAVO», - Un compte de ventes : «70621 Prestations de services 19,60% en sous-traitance», - Un compte de TVA collectée : « TVA collectée à 19,60%», - Le compte banque : «5121» - Un compte de retenue de garantie spécifique : «4117PRES1 RG PRESTRAVO». Dans le journal de ventes, enregistrement de la vente (date facture) 411PRES1 Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets 2 116,80 Dans le journal de trésorerie, encaissement premier règlement (date dépôt chèque) Règlement PRESTRAVO Facture n (95%) ,96 411PRES1 Règlement PRESTRAVO Facture n (95%) ,96 Dans le journal d opérations diverses, enregistrement de la retenue de garantie (date dépôt chèque) 411PRES1 PRESTRAVO Facture n RG (5%) 645, PRES1 PRESTRAVO Facture n RG (5%) 645,84 Éditions Tissot Août 2012 Page 6 sur 10

7 Dans le journal de trésorerie, encaissement de la retenue de garantie (date du virement) Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n , PRES1 Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n ,84 2. Enregistrement de la retenue de garantie au moment de la facture Ici, est décrite une autre possibilité d enregistrer les retenues de garantie. Normalement, vous ne pouvez savoir si le client applique ou non la retenue de garantie qu une fois le paiement de la facture reçu, car le client peut finalement ne pas souhaiter l appliquer. Ainsi, si au moment de l encaissement du règlement, vous vous rendez compte que le compte client n est pas soldé, alors vous basculez la différence en compte de retenue de garantie, comme décrit ci-avant. Toutefois, avec certains clients, avec lesquels vous travaillez régulièrement, vous pouvez savoir qu ils retiennent systématiquement le montant de la retenue de garantie. Aussi, certaines entreprises mouvementent-elles le compte de retenue de garantie dès la facturation, soit l écriture suivante (ici, seul le schéma des ventes avec la TVA au débit est donné) : Dans le journal de ventes 411xxx Facture Client XXX Vente xxxxx 95% TTC 4117xx Facture Client XXX Vente xxxxx 5% TTC 70xxxx Facture Client XXX Vente xxxxx HT 44571x Facture Client XXX Vente xxxxx TVA Vous enregistrez ensuite, les règlements dans un journal de trésorerie: - dans un premier temps, avec le compte client «411xxx» pour le paiement principal, - puis, dans un second temps, avec le compte de retenue de garantie «4117xx» pour le solde. Si toutefois, vous avez anticipé une retenue de garantie et que celle-ci n est finalement pas appliquée par le client : - soit, vous avez la possibilité de modifier votre écriture (non validée), vous supprimez alors le compte «4117xxx» et modifiez le montant enregistré en «411xxx», - soit, lors du paiement, vous mouvementez immédiatement le compte «4117xx» en même temps que le compte «411xxx» : il y a donc trois lignes mouvementés lors du paiement, - soit vous passez une écriture de régularisation dans le journal d opérations diverses (O.D.), en créditant le compte «4117xx» afin de l annuler, et débitant le compte «411xxx». Exemple : (nous reprenons le même exemple que précédemment) Une entreprise de peinture facture à son client PRESTRAVO la totalité de la prestation de pose de peinture et de parquet. La facture n établie à leur nom précise les montants suivants : Total HT ,00 TVA à 19,60% 2 116,80 Total TTC ,80 Retenue de Garantie (5%) - 645,84 Total TTC à payer ,960 Éditions Tissot Août 2012 Page 7 sur 10

8 L enregistrement comptable est le suivant : Dans le journal de ventes, enregistrement de la vente (date facture) 411PRES1 Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , PRES1 Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets 645, Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets 2 116,80 Dans le journal de trésorerie, encaissement premier règlement (date dépôt chèque) Règlement PRESTRAVO Facture n ,96 411PRES1 Règlement PRESTRAVO Facture n ,96 Dans le journal de trésorerie, encaissement de la retenue de garantie (date du virement) Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n , PRES1 Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n ,84 3. Enregistrement sans utilisation du compte «4117 Clients Retenues de Garantie» Certaines entreprises n utilisent pas le compte spécifique de retenue de garantie, et ne mouvementent que le compte client «411xxx». Ils considèrent alors que la présence d un solde restant dû est suffisamment évocatrice. Il peut, en faisant de la sorte, s avérer difficile d identifier les créances clients correspondant à des impayés ou à des factures en retard, des créances correspondant à des retenues de garanties. De plus, si vous avez souvent des retenues de garanties appliquées sur vos marchés, il est plus simple, en terme de suivi, de faire ressortir dans vos états, uniquement les comptes «4117xxx», plutôt que l ensemble des comptes «411xxx» dans lesquels vous avez trouvé toutes sortes d informations. Une fois encore, cette méthode étant moins précise, les informations que vous pourrez obtenir si vous êtes amené à établir des situations comptables en cours d année le seront également. Si vous utilisez cette méthode, il vous faut être très précis sur les libellés de paiement pour pouvoir identifier rapidement les soldes correspondant à des retenues de garanties. Dans le journal de ventes, enregistrement de la facture 411XXX Facture Client XXX Vente xxxxx TTC 70xxxx Facture Client XXX Vente xxxxx HT 4457XX Facture Client XXX Vente xxxxx TVA Dans le journal de trésorerie, enregistrement de l encaissement du montant principal 5XXXX Encaissement Client XXX Facture xxx (déduc. 5% RG) X 411XX Encaissement Client XXX Facture xxx (déduc. 5% RG) X Éditions Tissot Août 2012 Page 8 sur 10

9 Dans le journal de trésorerie, enregistrement de l encaissement du solde 5XXXX Encaissement RG Client XXX Facture xxx (solde) X 411XX Encaissement RG Client XXX Facture xxx (solde) X NB : Il est toutefois préférable pour donner une image la plus fidèle qui soit de votre entreprise, de basculer les soldes correspondant à des retenues de garantie dans le compte prévu à cet effet par le PCG, au moins au moment de la clôture des comptes, pour l établissement des documents comptables. Puis, en début d année, vous rebasculez les soldes dans vos comptes clients. Exemple : (nous reprenons le même exemple que précédemment) Une entreprise de peinture facture à son client PRESTRAVO la totalité de la prestation de pose de peinture et de parquet. La facture n établie à leur nom précise les montants suivants : Total HT ,00 TVA à 19,60% 2 116,80 Total TTC à payer ,80 Le montant de la retenue de garantie (5%) déduit par le client s élève à 645,84 euros TTC. Son premier règlement par chèque s élève à : ,960 euros. L enregistrement comptable est le suivant : Dans le journal de ventes, enregistrement de la vente (date facture) 411PRES1 Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets 2 116,80 Dans le journal de trésorerie, encaissement premier règlement (date dépôt chèque) Règlement PRESTRAVO Facture n (- 5% RG) ,96 411PRES1 Règlement PRESTRAVO Facture n (- 5% RG) ,96 Dans le journal de trésorerie, encaissement de la retenue de garantie (date du virement) Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n ,84 411PRES1 Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n ,84 Nous consultons, dans le grand livre des clients, le compte «411PRES1 PRESTRAVO» pour connaître le montant restant dû par le client, le solde est le suivant : 411PRES1 PRESTRAVO Solde J. Ventes Facture PRESTRAVO MO Peinture Parquets , ,80 J. Tréso Règlement PRESTRAVO Facture n (- 5% RG) ,96 645,84 J. Tréso Encaissement RG PRESTRAVO Fact. n ,84 0,00 Solde du compte - - Éditions Tissot Août 2012 Page 9 sur 10

10 Les Editions Tissot < proposent une gamme de solutions pour appliquer le droit du travail de manière simple, composée de publications écrites dans un langage clair et compréhensible par les non-juristes. Les conseils opérationnels permettent de résoudre toutes les problématiques de droit social grâce à une réglementation décryptée, des modèles de lettres et de contrats, de la jurisprudence ainsi que des conseils et les erreurs à éviter Les publications en ligne Pour vous offrir un accès rapide aux informations essentielles, les publications Tissot sont avant tout conçues pour une consultation en ligne. Vos recherches sont facilitées par des outils performants : moteur de recherche, index de mots clés, rubricage thématique Les modèles de lettre ou de contrat sont téléchargeables au format Word, directement personnalisable et imprimables depuis votre traitement de texte. Les ouvrages papier associés Pour ceux qui désirent garder une version papier de leur documentation, toutes nos publications sont associées à un ouvrage de référence. Qu il s agisse de guides ou de fiches pratiques, nous privilégions une présentation claire pour vous faciliter toutes vos recherches. Vous disposez d'un index de mots-clés, d accès thématique, d'annotations en marge, de tableaux explicatifs pour aller à l essentiel : gagner du temps. Les mises à jour En ligne ou sur papier vous disposez de publications actualisées. Enrichies et mises à jour par nos équipes d'auteurs, nos publications vous apportent toute la sécurité nécessaire. Sur Internet, les publications en ligne sont mises à jour automatiquement. Pour les ouvrages papier, vous recevez des feuillets à intégrer dans votre classeur tout au long de l année ou un ouvrage complet pour les editions annuelles. L actualité Les e-newsletters et les lettres d actualité vous apportent la veille juridique indispensable pour ne pas passer à coté des nouveautés de la réglementation. Brèves d actualité, articles conseils, obligations fiscales et sociales, salaires minimaux, actualisation des conventions collectives vous disposez d informations à jour pour vous faciliter le respect de la législation. Les engagements des Editions Tissot Toutes nos publications sont rédigées dans un langage clair et pratique, loin du jargon juridique mais toujours absolument fiables. Nos auteurs sont tous des spécialistes dans leur domaine. Juristes, experts, professeurs ou praticiens avérés, chacun d'entre eux œuvre pour vous faire profiter d'informations fiables et pratiques, directement applicables aux cas rencontrés en entreprise. Site Internet : Catalogue des publications : Éditions Tissot Août 2012 Page 10 sur 10