Audit du conseil d administration. Partie A Profil général, connaissances, compétences et expertises

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1 Audit du conseil d administration En suivi des modifications apportées à la Loi sur les services de santé et les services sociaux 1 apportées par le projet de loi n o 127 sanctionné le 13 juin 2011, Loi visant à améliorer la gestion du réseau de la santé et des services sociaux 2, le conseil d administration d un établissement doit dorénavant procéder à l évaluation de son fonctionnement. Selon le paragraphe 5 de l article , il revient au comité de gouvernance et d éthique d en élaborer les critères, lesquels doivent être approuvés par le conseil d administration. L évaluation porte non seulement sur le fonctionnement mais également sur la performance du conseil d administration. Partie A Profil général, connaissances, compétences et expertises Femme Homme 1. Êtes-vous un(e)? 2. Quelle est votre provenance en tant que membre du CA? Élu par la population. Désigné par le comité des usagers. Désigné par la fondation de l établissement. Désigné par les universités auxquelles le CSSS est affilié. Désigné par le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens. Désigné par le conseil des infirmières et infirmiers. Désigné par le conseil multidisciplinaire. Désigné par le personnel de l établissement. Nommé par l agence. Désigné par cooptation. 3. Depuis combien d années êtes-vous membre du CA du CSSS? 1 L.R.Q., c. S-4.2 (désignée ci-après «LSSSS»). 2 L.Q. 2011, c

2 4. Combien d années d expertise comptez-vous à titre d administrateur? et + Dans le secteur de la santé. Dans le secteur coopératif. Dans le secteur de la fonction publique. Dans le secteur de l'éducation. Dans le secteur des sociétés d'état. Dans le secteur des villes et municipalités. Dans le secteur privé grandes entreprises (plus de employés). Dans le secteur privé PME (moins de employés). Dans le secteur sans but lucratif Associations, OSBL, etc. Autres. 5. À quel(s) comité(s) siégez-vous? Oui Non Comité exécutif ou administratif. Comité de vérification. Comité de gouvernance et d éthique. Comité de vigilance et de la qualité. Comité d'évaluation du rendement du directeur général. Autres comités. Aucun. 2

3 Composition et expertise du CA Totalement À améliorer Ne s applique pas 6. Collectivement, les membres du CA pourraient enrichir leur expertise dans les domaines suivants : Besoins et attentes de la population. Enjeux d'ensemble du réseau de la santé et des services sociaux. Éthique, responsabilités sociales et environnementales. Finances et comptabilité. Gestion des risques et contrôles internes. Gestion de crise. Politiques de gestion et de gouvernance. Relations avec l'agence et le ministère (MSSS). Relations avec la communauté locale. Stratégie. Autres (précisez) : 3

4 Partie B Évaluation des orientations, rôles, responsabilités performance et fonctionnement du conseil d administration Totalement en accord À améliorer Information 1. Vous disposez de suffisamment d information sur l établissement, ses opérations, ses enjeux et son environnement pour poser les bonnes questions. Rôles et responsabilités 2. Tous les membres comprennent le rôle et les responsabilités que doit exercer le conseil d administration d un établissement de santé et de services sociaux. Planification stratégique 3. Le conseil d administration a adopté le processus de la planification stratégique préparé par la direction générale. 4. Le CA a approuvé la vision, les orientations et le plan d action global de la planification stratégique. 5. Le plan d action pour la réalisation de la planification stratégique comporte des objectifs : a) spécifiques, b) mesurables, c) réalisables, d) circonscrits dans le temps. 6. Le CA s est doté d un processus continu de révision de la planification stratégique. 7. Il existe des indicateurs et des mécanismes formels et rigoureux pour fournir au CA l information sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre de la planification stratégique. 4

5 Totalement À améliorer Performance et évaluation 8. Le CA choisit et utilise les bons indicateurs lui permettant de mesurer les performances de l organisation. 9. Le CA dispose d un tableau de bord pour contrôler et suivre : a) l accessibilité aux services, b) la continuité des services, c) la qualité des services, d) les ressources humaines, e) les ressources financières, f) les ressources informationnelles, g) les ressources techniques et immobilières, h) le suivi de l entente de gestion et d imputabilité. 10. Le CA approuve le rapport annuel de gestion de l établissement. Gestion des risques et contrôles internes 11. Le CA s assure que l organisation possède un plan de gestion intégrée des risques. 12. Le CA s assure que l organisation possède des contrôles internes suffisants. Gestion de crise 13. Il existe un plan efficace de gestion de crise. Relations avec les intervenants internes 14. Le CA s assure de la mobilisation, de la valorisation et du développement des ressources humaines (PDRH). 5

6 Totalement À améliorer Relations avec la Direction générale 15. Les dossiers présentés au CA sont bien préparés. 16. Les rôles et responsabilités sont respectés et bien répartis entre le CA et la Direction générale du CSSS. 17. Le CA a un haut degré de confiance envers l équipe de direction. Relations avec les mandants 18. Les mandants (agence et MSSS) respectent l autonomie de l établissement. Les comités et conseils professionnels 19. Le CA approuve le mandat et la composition de chacun de ses comités. 20. Le CA approuve le mandat de chacun des conseils professionnels. 21. Le CA approuve les critères d évaluation de chacun des comités. 22. Le CA approuve les critères d évaluation de chacun des conseils professionnels. 23. Les comités constituent un apport efficace au conseil d administration. 24. Les conseils professionnels constituent un apport efficace pour le conseil d administration. 25. Les comités disposent des pouvoirs, des ressources et de la collaboration nécessaires à l accomplissement de leur mandat. 26. Les conseils professionnels disposent des pouvoirs, des ressources et de la collaboration nécessaires à l accomplissement de leur mandat. 27. Les rapports des conseils professionnels : a) sont en lien avec le mandat, b) présentent les résultats obtenus. 28. Les rapports des comités du CA : a) sont en lien avec le mandat, b) Présentent les résultats obtenus. 6

7 Totalement À améliorer Formation continue, accueil et intégration des administrateurs 29. La formation continue donnée aux administrateurs est pertinente et suffisante. 30. Il existe un programme d accueil et d intégration efficace permettant aux nouveaux administrateurs de recevoir de l information appropriée et suffisante pour comprendre leur rôle, leurs responsabilités et le fonctionnement du CA. La gouvernance et l éthique 31. Le CA adopte et met à jour son règlement de régie interne. 32. Le CA adopte et met à jour les règles de gouvernance de l organisation. 33. Le CA adopte et respecte le code d éthique et de déontologie des administrateurs. 34. Le CA adopte le code d éthique de l établissement. 35. Le CA approuve les objectifs de rendement et de performance du directeur général. 36. Le CA approuve les critères d évaluation du rendement du directeur général. 37. Le CA approuve le profil de compétence et d expérience du directeur général. 38. Le CA approuve un plan de relève pour le poste de directeur général. 39. Le CA approuve le profil de compétence des administrateurs nommés par l agence ou cooptés. 40. Le CA approuve la façon dont est déterminée la désignation des membres des comités créés par le CA. 41. Le CA approuve la mise en place des correctifs nécessaires à l évaluation du fonctionnement du CA et de l autoévaluation des administrateurs. 7

8 Les séances du CA (répondre à chacun des éléments suivants) Totalement À améliorer 42. L information transmise avant les séances du CA est : a) pertinente, b) bien structurée, c) suffisamment claire et concise, d) transmise dans un délai suffisant, e) permet une bonne compréhension des points à débattre. 43. L ordre du jour et les procès-verbaux : a) l ordre du jour est bien structuré, b) les sujets à l ordre du jour sont pertinents pour un CA, c) le temps des séances est utilisé adéquatement, d) les administrateurs s expriment librement, e) les sujets importants sont suffisamment traités, f) des conclusions claires sont portées sur les sujets d importance, g) les procès-verbaux sont acheminés rapidement, h) les procès-verbaux reflètent avec exactitude les informations, les discussions et les décisions. 44. Les présentations des dossiers par la direction : a) sont pertinentes, b) sont bien structurées, c) sont bien maîtrisées, d) sont bien focalisées, e) amènent à une action ou prise de décision. 45. Les décisions et leurs suivis : f) les décisions prises par le CA sont suffisamment éclairées (documentation, argumentation, etc.), g) il y a un suivi systématique des décisions prises par le conseil d administration, h) des indicateurs sont identifiés pour mesurer les résultats des décisions. 46. Le calendrier annuel et l agenda sont bien structurés. 8

9 Le président du conseil d administration Totalement À améliorer 47. Le président répond aux attentes du CA. 48. Les forces principales du président du CA sont : a) accessibilité et disponibilité, b) appui au directeur général, c) accueil et intégration des nouveaux administrateurs, d) communications avec l'externe, e) communications avec l'interne, f) communications et relations avec les autres membres du conseil d administration, g) coordination des travaux des comités du CA, h) écoute et respect des autres points de vue, i) capacité d'encourager la participation et de susciter des questions, j) référence à la planification stratégique et aux orientations de l organisation dans les discussions et la prise de décision, k) recherche de consensus, l) gestion des séances (temps, discussion, décision), m) leadership, n) capacité à diriger les débats vers la prise de décision, o) capacité à prendre le temps d'informer les administrateurs, p) préparation du contenu de l'ordre du jour, q) capacité à s'assurer que les administrateurs reçoivent une information suffisante, r) suivi des séances, s) autres (précisez) :. 9

10 Partie C Veuillez indiquer le niveau d importance des priorités suivantes Amélioration de la gouvernance (politiques, fonctionnement et compétences). Amélioration du développement et de l'expertise des membres du CA. Amélioration du fonctionnement et de la dynamique des réunions du CA. Amélioration de l'information fournie aux membres du CA. Composition du conseil d'administration. Compréhension de l'environnement légal et des responsabilités juridiques des administrateurs et du conseil d administration. Contrôle de la qualité des services. Développement d'une approche pour les personnes âgées. Ententes de performance. Évaluation et gestion intégrée des risques. Évaluation, planification et gestion de crise. Formulation d'orientations stratégiques conformes avec la mission. Gestion et indicateurs de performance des opérations de l'établissement. Intégration des établissements et gestion du changement. Meilleure compréhension du rôle et de la participation attendue de chacun des membres du CA. Meilleure compréhension des ententes de gestion et d imputabilité avec l agence. Meilleure compréhension des besoins de la population. Très élevé Élevé Moyen Faible 10

11 Très élevé Élevé Moyen Faible Politique de dotation du personnel. Prise de décisions quant au regroupement de certains services. Relations avec les mandants. Responsabilité populationnelle et hiérarchisation des soins et des services. Reddition de comptes à la population. Révision et partage des valeurs et du code d'éthique. Révision des missions, des visions et des valeurs. Révision du fonctionnement et des résultats des comités du CA. Révision du fonctionnement et des résultats des conseils professionnels. Succession à la Direction générale. Autres (précisez) : Partie D Conclusion Totalement À améliorer Je suis satisfait des accomplissements réalisés par le conseil d administration au cours de la dernière année. Les administrateurs font preuve d une indépendance d esprit dans le processus décisionnel. Les administrateurs mesurent les impacts de leurs décisions sur les parties prenantes. Je me sens apprécié et je crois avoir un impact positif au CA. Je suis disposé à demeurer membre du conseil d administration pour un autre mandat. Je considère que le CA exerce une gouvernance efficace de l'établissement. Je considère que le temps que je dois consacrer pour bien remplir mon rôle d'administrateur est approprié. 11

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