ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE DE LOGICIEL METIER RELATIF AUX DOMAINES DES SERVICES A LA PERSONNE ET A LA GESTION DES RELATIONS ADMINISTRES

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1 Commune de Pontcharra MARCHE DE SERVICES INFORMATIQUE ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE DE LOGICIEL METIER RELATIF AUX DOMAINES DES SERVICES A LA PERSONNE ET A LA GESTION DES RELATIONS ADMINISTRES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES MARCHE N MP Marché de fournitures et services informatiques Lot 1 : LOGICIEL GESTION RELATION ADMINISTRES 1/11

2 TABLE DES MATIÈRES 1/ OBJET DU MARCHÉ. 3 2/ PRESENTATION DE L'EXISTANT 3 3/ EXIGENCES GENERALES 4 4/ REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES Installation Formation et transfert de compétences Documentation Dossier de déclaration CNIL Maintenance et assistance Gestion des droits d'accès 6 5/ SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ Les principales fonctionnalités du logiciel Besoins fonctionnels Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement Régie de recettes Outils création de requêtes et d'états 9 6/ DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS Hébergement des applications 9 7 / DELAIS ET CONDITIONS 10 2/11

3 1 / OBJET DU MARCHÉ La commune de Pontcharra dispose actuellement d un logiciel «gestion de la relation des administrés» arrivant à échéance. Dans le cadre d une réflexion globale sur l organisation des services, l acquisition d un nouveau logiciel est joint à celle d un logiciel «guichet unique» en deux lots séparés. L objectif est d homogénéiser la gestion des activités. Il est souhaité la mise en commun si possible des données et le développement de l accès en ligne aux services pour les administrés. Les principales fonctions requises, pour les différentes activités sont : Gestion de l état civil Gestion des listes électorales, Gestion des cimetières Gestion des affaires générales Les prestations du présent lot recouvrent notamment : La fourniture, l'installation et le paramétrage des logiciels nécessaires aux fonctions requises cidessus La reprise de données La formation et le transfert de compétences Les prestations de maintenance Le présent cahier des charges a pour objet de définir les caractéristiques et conditions techniques de l'acquisition, la mise en place et la maintenance d'un logiciel métier relatif à ces domaines. 2 / PRESENTATION DE L'EXISTANT La Commune regroupe environ habitants. Les différents services : Service Etat civil / Affaires générales (CNIS, certificats, légalisation signature ) Service élection en charge de o la gestion des listes électorales existantes à partir de l INSEE et nécessite une prise en charge sécurisée des données dématérialisées de la préfecture o Les Traitements statistiques o La Gestion des cartes d électeurs procurations, o La cérémonie de citoyenneté o La commission administrative o Le Recensement militaire Service cimetière a la charge de la gestion des concessions de deux cimetières et 3000 concessions + 3 colombariums (environ 50 cases) + jardin du souvenir + ossuaire. Le nombre de personnes actuellement au sein de ce service est de 4 Les candidats sont informés qu une réorganisation des services est en cours de réflexion et que ce nombre peut évoluer. Etat des lieux informatiques : Elections Etat civil : Editeur : Berger Levrault logiciel : Magora installé en mairie au service Accueil en multiposte. 3/11

4 Cimetière : pas de logiciel Il apparaît convenable que la solution proposée soit une solution full web avec hébergement Externalisé. 3 / EXIGENCES GENERALES L'éditeur fournira tous les éléments (prestations, fournitures, logiciels et licences associées) afin d'atteindre les exigences du présent document. Parallèlement aux requêtes présentes dans ce dossier, les soumissionnaires se doivent de faire part de toute proposition utile à un fonctionnement optimal de l'application; toute suggestion visant à optimiser le projet sera la bienvenue. Toutes les impressions devront être possibles sur des imprimantes standards du marché, sur les copieurs numériques présents dans les différents services, et sur des imprimantes virtuelles pour envoi dématérialisé. L'application sera utilisée par 6 personnes environ et devra être accessible depuis les navigateurs communs. Le candidat joindra à son offre un mémoire technique présentant les fonctionnalités du produit (caractéristiques, base de données, qualité, performances, ergonomie, ). Après une première sélection et afin de compléter la présentation générale des fonctionnalités et de l ergonomie des solutions proposées, les 4 meilleurs candidats seront convoqués sur site pour présenter leur solution (dans des conditions réelles d'utilisation). 4 / REPRISE DES DONNÉES EXISTANTES Les données actuelles devront être reprises (voir annexe jointe précisant le type de données et son périmètre) Pour le cimetière, il n existe pas de base de données informatique. La reprise des données se fera à partir des documents et des plans papiers fournis par le service. Dans sa réponse, le candidat justifiera de son expertise en matière de reprise des données; il précisera si, chez un autre client, il a déjà repris avec succès les données du logiciel actuellement utilisé. Il détaillera la méthodologie employée, les ressources mis à disposition, la répartition des rôles dans la procédure de reprise entre le personnel communal et le personnel du titulaire, le planning envisagé, etc. Le prestataire retenu devra procéder à la reprise totale de la base de données Installation L'entreprise procédera à l installation et au paramétrage des logiciels fournis. Elle réalisera la mise en production après validation du parfait état de fonctionnement de l'ensemble et devra également fournir tout élément nécessaire à une réinstallation sur un autre matériel. Aucune protection ne devra empêcher la réinstallation de la solution fournie sur un autre matériel. L'intégralité de la procédure d'installation de paramétrage et test se fera en présence du service informatique. Le candidat devra détailler au maximum le phasage du paramétrage Formation et transfert de compétences 4/11

5 L entreprise assurera toutes formations nécessaires à la bonne utilisation, au paramétrage et à la maintenance du logiciel. Les administrateurs et les utilisateurs du logiciel seront formés de telle sorte que la commune soit autonome après le départ de l'entreprise. Avant toute formation, l entreprise fournira les supports de formation ainsi qu'un plan précisant le programme et les objectifs; elle indiquera les pré-requis nécessaires aux utilisateurs pour suivre les formations. Le prestataire proposera un plan de formation détaillé avec le nombre de jours de formation nécessaires. La formation devra être adaptée au public formé. Elle se fera sur site au lieu défini par la collectivité et par journées sécables afin que le personnel puisse la suivre aux moments les plus appropriés sans en perdre le bénéfice. La salle de formation sera fournie par la personne publique avec le matériel. 6 utilisateurs environ sont à former sur l ensemble des fonctionnalités de la solution et 1 informaticien sont à former sur les aspects techniques de la solution (installation des parties cliente et serveur de la solution, sauvegardes et restauration des données, ) Documentation L entreprise fournira une documentation en français et sur support numérique, au plus tard, à la livraison du logiciel. Durant toute la durée du marché, l'ensemble de la documentation devra être mis à jour à chaque modification du produit ou des méthodes d'installation / paramétrage. Documentation utilisateurs : Il s'agit d'une documentation fonctionnelle de l'ensemble des modules du logiciel à destination des utilisateurs. Documentation Service Informatique : Il s'agit d'une documentation technique destinée au service informatique. Elle inclura, entre autre, une notice qui détaillera l'intégralité de la procédure d'installation de chaque élément constitutif du système ainsi que l'ensemble du paramétrage et de la procédure de sauvegarde et de restauration des données Dossier de déclaration CNIL L'entreprise fournira un dossier complété de déclaration à la CNIL pour chaque fichier de son logiciel contenant des données nominatives Maintenance et assistance Le prestataire devra fournir un support téléphonique aux utilisateurs et administrateurs, et préciser les modalités d accès à ce support (numéro, interlocuteur unique,...). L'assistance doit également pouvoir être faite par mail et télémaintenance. S'il s'avère impossible de résoudre le problème par ces modes de communication, l'entreprise interviendra sur site. De manière générale doivent être inclus dans le contrat de maintenance et d'assistance la main d œuvre de l'intervention, ainsi que tous les frais de déplacement et de logistique. Le support devra être joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h. Assistance Dans le cadre du contrat d'assistance, l'entreprise interviendra notamment en cas de problème d'utilisation ou de paramétrage du logiciel, de problème technique (au niveau du serveur, logiciel du prestataire, partie web, base de données...). Le délai de réponse de l'assistance doit être immédiat. Maintenance La prestation de maintenance a pour but de maintenir la solution fournie à son niveau optimal de fonctionnement, performance, sécurité... 5/11

6 La solution proposée devant être Full Web, le candidat fournira les modes opératoires relatifs aux mises à jour. De plus, toute nouvelle évolution réglementaire devra être intégrée dans le logiciel dans un laps de temps qui permettra de respecter la date d application. De manière générale, la remise en état de bon fonctionnement des installations signalées défectueuses sera incluse dans le contrat de maintenance. En cas de panne partielle ou totale, le délai d intervention ne devra pas excéder 48h00 et la remise en service TOTALE ne devra pas excéder 72H00. Les soumissionnaires préciseront les différentes prestations de maintenance couvertes par le contrat de maintenance (maintenance évolutive, maintenance réglementaire, maintenance curative ) Gestion des droits d'accès Chaque utilisateur de l application devra être identifié par un login / mot de passe unique. Le service informatique devra pouvoir gérer de façon autonome les utilisateurs déclarés dans le logiciel ainsi que les droits d'accès qui leur sont attribués dans les différents modules : Le progiciel proposé devra permettre : une consultation et une édition sélective des informations une modification et une édition sélective des informations un suivi par activité consultation des présences et ou des règlements La gestion des droits d'accès pourra être : nominative pour une activité ou plusieurs pour chaque tâche définie à effectuer. 5 / SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHÉ 5-1. Les principales fonctionnalités du logiciel Gérer un projet dans sa globalité (planning, acteurs, ressources, prestations financières) Intégrer la possibilité de demande en ligne Intégrer la possibilité d inscription en ligne aux différents services 5-2. Besoins fonctionnels Etat Civil Gestion des registres d Etat Civil (naissances, mariages, décès) Gestion des avis de mentions aux autres collectivités Rédaction et édition des actes avec système d alerte, de confirmation et de simulation La Liste non exhaustive des actes principalement concernés : figure en annexe du présent CCTP 6/11

7 Liste non exhaustive des autres documents devant pouvoir être saisis, personnalisés figure en annexe du présent CCTP (si la réglementation le permet), visualisés et édités dans le cadre de la Gestion de l Etat Civil Elections Traitement de l intégralité des opérations liées aux électeurs et à toutes les échéances électorales envisageables Effectuer obligatoirement les tâches suivantes : - enregistrement des procurations, - demande d inscription et de radiation sur les listes électorales - changement d adresse avec prise en compte du découpage électoral, - inscription sur liste consulaire Concernant le découpage électoral : Automatisation de l affectation de chaque voie communale à un ou plusieurs bureaux de vote A l enregistrement d un électeur, détermination du bureau de vote grâce à son adresse de référence avec possibilité de modification manuelle Travaux sur une possibilité de modification du découpage avec un outil de simulation Tenue des listes électorales avec possibilité de révision et de refonte de cette dernière de façon assistée Edition et production de liste électorale à jour Gestion de la liste des jurés d assises Dématérialisation avec l INSEE (transmission des mouvements sur les listes principales et complémentaires) par l émission au format électronique des avis nécessaires et réglementaires. Possibilité d intégration des données INSEE. La Liste non exhaustive de documents devant pouvoir être saisis, personnalisés (si la réglementation le permet), visualisés et édités dans le cadre de la Gestion des Elections : Demande d inscription sur la liste électorale Demande d inscription sur la liste électorale Municipale Demande d inscription sur la liste électorale Européenne Notification d'une décision de radiation de la liste électorale Cartes électorales avec apposition de la Marianne de la commune et de la signature scannée de Monsieur le Maire 7/11

8 Etiquettes d adresse pour envoi de document divers et notamment des cartes électorales Cimetières Gestion des concessions (pleine terre, caveau, cave-urne et columbarium), des emplacements, de l ossuaire et du jardin du souvenir La cartographie (en option) Traitement et suivi de la procédure de reprise des concessions pour état d abandon Suivi des travaux autorisés sur concessions Etre alerter automatiquement à l arrivée d une échéance (renouvellement de concession, abandon, fin de travaux, ) Mise à disposition d un outil permettant d éditer des éléments statistiques (mouvements de concessions, opérations d achat, de reprises etc.) Enregistrement des tarifs et préparation de la facturation provisoire Liste non exhaustive de documents devant pouvoir être saisis, personnalisés (si la réglementation le permet), visualisés et édités dans le cadre de la Gestion du Cimetière: Concession de terrain dans le cimetière communal Demande et autorisation d'exhumation Permis d'inhumer Procès verbal d'exhumation et de ré-inhumation Procès verbal de fermeture de cercueil Procès verbal de mise en bière Procès-verbal de constat d'abandon de concession Titre provisoire de recette pour concession de terrain 5-3. Gestion de la facturation L application devra permettre la gestion de la facturation des concessions. La présentation des factures: les factures devront présenter l'ensemble des prestations consommées détaillées La présentation sera adaptée à la charte graphique de la Commune Une gestion des opérations de relances automatiques des factures impayées Statistiques globales Les factures pourront être envoyées par mail Gestion de la facturation sur le portail famille : historique, paiement Les fonctionnalités suivantes sont également souhaitées: 8/11

9 - La possibilité d insérer en ligne une ligne d avoir en cas d erreur ; - La gestion des aides sociales, subvention etc ; - L insertion d un espace observations sur la facture (communication pour toutes les familles) - L édition de duplicata ; La Commune sera attentive à ce que cette gestion entraîne des gains de temps. Tous ces points devront être détaillés par les candidats Régie de recettes Le progiciel proposé devra permettre de suivre les encaissements de la Régie Centrale pour l encaissement des frais liés aux concessions., Le prestataire décrira l ensemble des fonctionnalités proposées par la solution Outils création de requêtes et d'états L'offre devra inclure des outils permettant d'accéder à l'intégralité des données contenues dans l'application. Il devra être possible de faire tout type d'extraction, de statistiques ou d'état. Les données ainsi traitées pourront être affichées à l'écran, imprimées ou exportées vers un tableur (compatible OpenOffice), Libre Office Éditions de documents Le logiciel proposera des modèles d éditions prédéfinis, paramétrables et modifiables par les services de la mairie. La modification de ces modèles ne doit pas nécessiter des compétences informatiques particulières. Le logiciel conservera la trace des actions effectuées et devra permettre automatiquement d'envoyer des courriers par et possibilité de joindre des documents sous divers formats. L impression devra pouvoir se faire via l imprimante installée sur la machine client, et sur le copieur réseau Environnement technique actuel Poste de travail : les postes clients sont de type Windows pour les versions XP, 7 et 8 (l'application sera accessible via n importe quel navigateur). Logiciel de Bureautique : le pouvoir adjudicateur utilise la suite bureautique office; les logiciels fournis devront être pleinement compatibles avec celle-ci. Accès internet : postes clients et serveurs accèdent à l'internet directement. Site internet : la mairie dispose du nom de domaine ville-pontcharra.fr ; nom de domaine et site sont hébergés par la société OVH Les logiciels de gestion financière, sont fournis par la société pour la gestion financière CIRIL et pour la paie et RH E-MAGNUS de Berger-Levrault. 6 / DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS 6-1 Hébergement des applications Il appartiendra au candidat de proposer la solution la plus adaptée. Afin d éviter les multiples saisies et de mutualiser des données relatives aux Familles avec le service Population, l utilisateur privilégiera une solution en ligne. 9/11

10 6-1-1 Serveur de la commune Configuration du Serveur informatique de la mairie : serveur Windows Small Business Server 2011 Dell PowerEdge T410 : 2 xeons, 1,6 Ghz 16 Go de ram avec : Active directory (tous les clients sont dessus) WSUS Serveur de fichier Serveur d'application - un NAS de sauvegarde 4To - un ISR SDSL 2 Mega (orange business) Clients : 25 Windows 7, 7 Windows XP La partie serveur de l'application (si elle nécessite d'être installée en mairie) sera installée sur le serveur de la mairie. Le soumissionnaire devra indiquer les caractéristiques techniques attendues pour ce serveur Serveur Externe Si la solution d'hébergement sur serveur externe est retenue, il conviendra de préciser les caractéristiques de la solution (taux de disponibilité, capacités techniques, ), ainsi que les coûts de mise en service et d'hébergement à l'année. Durant toute la durée du marché, le titulaire assurera une prestation d hébergement des logiciels et bases de données associées et il assurera l intégralité des prestations d administration (surveillance, mises à jour, sauvegarde des données...). Le titulaire s engage sur : Un fonctionnement du site de manière constante 24h/24, 7j/7, avec garantie contractuelle du taux de disponibilité Une taille de bande passante suffisante pour garantir la fluidité et la rapidité d accès La sécurité du site (confidentialité et intégrité des données hébergées) Le titulaire assurera la surveillance 24h/24, 7j/7 de tout élément impactant le bon fonctionnement du site et pour chaque incident, le prestataire fournira une description du problème rencontré, les causes, la durée d indisponibilité, et la solution apportée. Les parties Web de l'application devront s'afficher et fonctionner correctement avec les navigateurs standard du marché (internet explorer, firefox, chrome, ). Les soumissionnaires préciseront les navigateurs avec lesquelles la partie web de leur solution est compatible Logiciels de base de données / applications tierces Pour chaque application tierce nécessaire (SGBDR, serveur web ), le candidat devra préciser le nom de l application et de l éditeur, les versions minimales et maximales supportées. 7 / DELAIS ET CONDITIONS Délai d exécution : Le candidat est informé que la commune envisage un déploiement progressif de la solution ; Le calendrier envisagé est le suivant : - Mise en place du marché par l Etat civil si possible en avril Solution élection opérationnelle au plus tard en octobre 2015 Le candidat détaillera dans son offre le calendrier de mise en place du logiciel qui lui semble le plus pertinent. 10/11

11 Dès l'ordre de service, le prestataire devra mettre en place toutes les étapes du projet (reprise de données, paramétrage, formations des personnels, ) de manière à ce que le logiciel puisse être utilisé dans les services à la date indiquée. Conditions de livraison et de réception : Les tests seront effectués en présence du personnel qui utilisera le logiciel ainsi que du service informatique. Dossier de recette La recette finale se fera par l objet d une certification de bon fonctionnement sur un bordereau comprenant les tests et résultats obtenus selon les normes en vigueur ainsi que la validation des services. Ce bordereau devra être visé au moment de la livraison par le représentant de la collectivité. 11/11