TABLE DES MATIÈRES...1 INTRODUCTION ET PLAN DU MANUEL...1

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1 MS PROJECT Intro Albertlaan 88 Avenue Albert Brussel B-1190 Bruxelles T F info@keyjob-training.com Website BTW TVA BE

2 Table des matières TABLE DES MATIÈRES...1 INTRODUCTION ET PLAN DU MANUEL...1 POINTS ABORDÉS DANS LE MANUEL...2 GÉNÉRALITÉS...3 LES PHASES...3 LES AFFICHAGES...3 QUELQUES PRÉCISIONS ET COMMENTAIRES...5 LES CALENDRIERS...5 LES CONVENTIONS EN MS PROJECT...6 L ENVIRONNEMENT...7 LES AFFICHAGES...7 LE GANTT CHART...8 LES BARRES D'OUTILS...8 LA CRÉATION DU PROJET ET DES TÂCHES...9 SPÉCIFIER LA DATE DE DÉBUT DU PROJET...9 SPÉCIFIER LA DATE DE FIN DU PROJET...10 LES OPTIONS PAR DÉFAUT...11 INTRODUCTION DES TÂCHES...12 GÉNÉRER LES PHASES (SUMMARY TASKS)...12 INTRODUCTION DES DURÉES...14 LES CONTRAINTES...17 LES TÂCHES RÉCURRENTES...20 LIAISON DES TÂCHES...22 VISUALISER LE CHEMIN CRITIQUE...27 LE CALENDRIER DU PROJET...29 CRÉATION DU CALENDRIER...29 APPLIQUER LE CALENDRIER...30 VISUALISER LE CALENDRIER SUR LE GANTT CHART...31 LES RESSOURCES...34 INTRODUCTION DES RESSOURCES...34 LES RESSOURCES EN DÉTAIL...35 ALLOUER LES RESSOURCES AUX TÂCHES...37 LES TYPES DE TÂCHES ET LEUR UTILISATION...40 LA SUR-ALLOCATION DES RESSOUCES...46 LES DISPONIBILITÉS...51 LE GEL DU PROJET...53 LE GEL DU PROJET...53 LE SUIVI DU PROJET...54 PLANNING INTÉRIMAIRE...56 LES FILTRES...59

3 OBTENIR LES FILTRES...59 LES RAPPORTS...61 CRÉER UN RAPPORT...61 L ENREGISTREMENT DU PROJET...64 L'EXTENSION...64 L'ENREGISTREMENT...64 CONSOLIDATION DES PROJETS...65 POOL DE RESSOURCES COMMUN À PLUSIEURS PROJETS...67 PARTAGER DES RESSOURCES...67 LA PERSONNALISATION DE MS PROJECT...68 CRÉATION DE FILTRES...68 PARTAGER LES FILTRES...70 CRÉATION ET UTILISATION DES GROUPEMENTS...70 CRÉATION DE TABLES...73 CRÉATION DE VUES...74 PARTAGER UNE VUE...75 CRÉATION DE RAPPORTS...76

4 Introduction et plan du manuel Introduction et plan du manuel Microsoft Project 2003 est un logiciel de gestion de projet fonctionnant dans l environnement Windows. Ce logiciel vous aidera à planifier vos projets, à les gérer tout en assurant leurs suivis et à communiquer toutes les informations relatives à ceux-ci. Ms Project est un logiciel de gestion de projet et non un logiciel de gestion de planning. Autrement dit, c est le logiciel qui, en fonction des paramètres, définit les dates de début et de fin des tâches et des actions. Toutefois, il est évidemment possible de préciser des dates pour des tâches bien précises mais cela ne doit pas être systématique. De même que le tableur ne peut gérer vos budgets tout seul, il est clair que le logiciel de gestion de projet ne pourra gérer vos projets à votre place. L outil ne peut précéder la compréhension et la maîtrise des principes et méthodes de la gestion de projet. C est votre savoir faire et la connaissance que vous avez de votre projet qui vous permettra de résoudre vos problèmes. Ce logiciel vous aidera à planifier vos projets, à les gérer tout en assurant leurs suivis et à communiquer toutes les informations relatives à ceux-ci. Ms Project est un logiciel de gestion de projet et non un logiciel de gestion de planning. Ici, c est le logiciel qui, en fonction des paramètres (durées, liens, contraintes ), définit les dates de début et de fin des tâches et des actions. Toutefois, il est évidemment possible de préciser des dates pour des tâches déterminées mais cela ne doit pas être systématique car cela vous ferait perdre les avantages qu apporte l outil. De même que le tableur ne peut gérer vos budgets tout seul, il est clair que le logiciel de gestion de projet ne pourra gérer vos projets à votre place. L outil ne peut précéder la compréhension et la maîtrise des principes et méthodes de la gestion de projet. C est votre savoir faire et la connaissance que vous avez de votre projet qui vous permettra de résoudre vos problèmes. Pour plus d information sur la gestion de projet, Keyjob dispense des cours théoriques et pratiques sur cette matière. Ils sont tant destinés aux Project Manager qu à toute personne prenant part à un projet. Plus de renseignements sur notre site : Enfin, si MS Project est un outil très efficace, il vous faut toujours garder à l esprit qu il est chronophage et que s il peut vous faire gagner beaucoup de temps, il peut, si vous n y prenez garde vous en faire perdre également. En effet, plus vous voudrez augmenter la précision de votre projet, plus vous devrez consacrer du temps à la gestion et au suivi de celui-ci dans votre logiciel. Il est donc essentiel, avant de commencer l utilisation de MS Project de clairement définir les résultats attendus ainsi que les temps que vous accepter de consacrer au suivi et mettre les deux dans la balance. Ms Project se compose d'affichages, de Tables et de Filtres. La grande majorité de ces tables, vues et filtres peuvent être combinés. 1

5 Introduction et plan du manuel Le Project Guide Depuis les versions XP des logiciels, Microsoft a axé ses améliorations sur l aide à apporter aux utilisateurs. Ainsi, dans MS Project 2003 est apparu le Project Guide. Il s agit en quelque sorte d un assistant qui vous aide pas à pas à définir votre projet en essayant de vous guider. Toutefois, si le «pilotage automatique» est confortable, il est, tant en avion qu en bateau, indispensable de savoir piloter. C est la raison pour laquelle, dans le cadre de cette formation, cet outil ne sera pas utilisé. Un petit chapitre lui sera toutefois consacré pour son utilisation en guise d aide POINTS ABORDÉS DANS LE MANUEL Planifier un projet en fonction d une date de début ou d une date de fin; Spécifier le calendrier du projet; Introduire les tâches, les lier entre elles, spécifier leurs contraintes et priorités; Introduire les ressources et les allouer aux différentes tâches; Régler les problèmes de sur-utilisation des ressources; Geler le projet et effectuer le suivi du projet en question; Personnaliser Ms Project en créant des tables, des filtres, des vues et des rapports propres aux besoins de l utilisateur; Travailler avec un pool de ressources commun à différents projets; Consolider les projets. 2

6 Généralités Généralités Par ce chapitre, vous apprendrez à : Distinguer les phases de votre projet Utiliser les différents modes d'affichage LES PHASES La gestion d'un projet avec Ms Project se réalise en trois phases: Phase 1 : Planification du projet et création d un planning: Introduire les tâches, leurs durées et leurs contraintes; Spécifier les relations entre les tâches; Spécifier le calendrier du projet; Introduire les ressources et spécifier leurs calendriers individuels; Assigner les ressources aux différentes tâches et résoudre les problèmes de sur-utilisation et de «deadline impossible». Phase 2 : Gel du projet et gestion des changements lors du suivi du projet. Phase 3 : Communication des informations relatives aux différents projets en cours aux personnes concernées par les différents projets. LES AFFICHAGES Pour visualiser l'état d'un projet, il existe trois modèles ou affichages: Affichage 1 : Le GANTT CHART (du nom de son inventeur) est une représentation graphique du projet sur une échelle du temps (la GANTT CHART est l'affichage par défaut de Ms Project) 3

7 Généralités Affichage 2 : La méthode dite du CRITICAL PATH: Modèle mathématique qui calcule la durée totale du projet en se basant sur la durée et les liens qui existent entre les différentes tâches (étapes) du projet. Ce modèle est généralement affiché dans un PERT Chart dans lequel le Critical Path est représenté par les boîtes rouges. Ce Critical Path peut également être afficher dans le Gantt afin de faciliter la lecture. Les différents types de tâches: Les tâches critiques (en rouge sur le Gantt Chart) sont des tâches qui ont une influence sur la date de fin du projet. Elles sont dans le chemin critique. Cela signifie qu une modification de la durée de ces tâches a un impact sur la date de fin ou de début du projet; Les tâches non-critiques (en bleu sur le Gantt Chart) sont des tâches qui sont en dehors du chemin critique. Cela signifie qu une modification de la durée de ces tâches n a pas d impact sur la date de fin ou de début du projet; Les Milestones représentés par un symbole correspondent à une durée de 0 jours et sont introduits afin d attirer le regard du gestionnaire de projet (exemple: tournant du projet, signature d un contrat, ); Les tâches récurrentes sont des tâches qui vont se répéter un certain nombre de fois durant votre projet. Affichage 3 : Network Diagram est une représentation graphique des liens existants entre les tâches. Ce type de graphique a été créé par la Navy. Initialement cette représentation 4

8 Quelques précisions et commentaires Quelques précisions et commentaires Par ce chapitre, vous apprendrez à : La terminologie spécifique au logiciel LES CALENDRIERS La notion de calendrier en Ms Project est très importante. Dans le cadre des projets que vous allez créer, il est bon de distinguer deux types de calendriers. Le calendrier Général est un calendrier qui est directement appliqué aux différents projets. Dans ce calendrier, par défaut, il n y a que les samedis et dimanches qui sont spécifiés comme NON-WORKING et ce jusqu en Le calendrier de base est en quelque sorte un modèle de calendrier qui peut servir de base pour le calendrier des ressources ou des tâches. Le calendrier des tâches est une nouvelle option très pratique qui permet de préciser tâche par tâche à quel moment celle-ci peut avoir lieu. Grâce à cette fonction vous précisez, par exemple qu une tâche n'a lieu que le mercredi. Le calendrier des ressources est le calendrier qui est appliqué individuellement à chacune des ressources du projet. Par défaut, il n y a que les samedis et dimanches qui sont spécifiés comme NON-WORKING et ce jusqu en Pour ces deux calendriers, les significations suivantes sont de rigueur: Ms Project Working Non-Working Signification Travaille sur le projet Ne travaille pas sur le projet mais peut travailler à autre chose Default Rétablir les paramètres par défaut (8 heures/jour et 5 jours/semaine) 5

9 Quelques précisions et commentaires LES CONVENTIONS EN MS PROJECT Les conventions en Ms Project sont très importantes car ce logiciel est aussi un outil de communication. Il est donc important que des normes soient établies et respectées afin que les projets puissent être compris par chacune des personnes intéressées. Les standards de présentation du Gantt Chart sont les suivants: Type de tâche Représentation écran Représentation papier Critiques Rouge Non critiques Bleu Résumées Milestones 6

10 L environnement L environnement Par ce chapitre, vous apprendrez à : Etre familiarisé avec les composants de l'écran. LES AFFICHAGES Par défaut, lorsque vous démarrez le logiciel Ms Project, l'affichage obtenu à l écran se nomme GANTT CHART. La zone gauche de l écran est la VIEW BAR. Elle permet de passer très facilement d un affichage (View) à un autre. 7

11 L environnement La Table Entry La partie à gauche de l écran se nomme la TABLE ENTRY et se compose de diverses colonnes: Id Indicator Task Name Duration Start Finish Predecessors Resources Name N de la tâche Icones d avertiss ement Nom de la tâche Durée Date de début Date de fin Prédécesseurs Nom de la Ressource LE GANTT CHART La partie à droite de l écran est le GANTT CHART. C'est une représentation graphique du projet sur une échelle du temps. Remarque : Pour visualiser une Tâche spécifique sur le Gantt: Cliquez sur la tâche. Cliquez sur le bouton. LES BARRES D'OUTILS La première barre d outil est la barre d outil STANDARD: La deuxième barre d outil est la barre d outil de mise en forme FORMATTING: 8

12 La création du projet et des tâches La création du projet et des tâches Par ce chapitre, vous apprendrez à : Spécifier la date de début ou de fin de projet Introduire les tâches Générer les phases du projet Introduire les durées et les contraintes SPÉCIFIER LA DATE DE DÉBUT DU PROJET Pour spécifier la date de début de votre projet: Cliquez sur le menu PROJECT. Cliquez sur l'option PROJECT INFORMATION. Choisissez dans la liste déroulante de la zone SCHEDULE FROM: l'option PROJECT START DATE. Introduisez la date de début de votre projet dans la zone START DATE. Remarque : La date de fin de votre projet FINISH DATE sera automatiquement calculée sur base de la durée des tâches et des liens existants entre les différentes tâches. 9

13 La création du projet et des tâches SPÉCIFIER LA DATE DE FIN DU PROJET Pour spécifier la date de fin de votre projet: Cliquez sur le menu PROJECT. Cliquez sur l'option PROJECT INFORMATION. Choisissez dans la liste déroulante de la zone SCHEDULE FROM: l'option PROJECT FINISH DATE. Introduisez la date de fin de votre projet dans la zone FINISH DATE. Remarque : La date de début START DATE de votre projet sera automatiquement calculée sur base de la durée des tâches et des liens existants entre les différentes tâches. Dans ce cas, les tâches démarreront le plus tard possible afin de réduire la durée du projet. Remarque : La boîte de dialogue PROJECT INFORMATION apparaît automatiquement lorsque vous créez un nouveau projet. 10

14 La création du projet et des tâches LES OPTIONS PAR DÉFAUT Par défaut pour Ms Project vous travaillez: 5 jours/semaine; 8 heures par jours; soit 40 heures/semaine; un mois comprend 20 jours; la semaine commence le lundi; l année fiscale commence le premier janvier. Pour modifier ces options: Cliquez sur le menu TOOLS. Choisissez OPTIONS. Choisissez l'onglet CALENDAR. Modifiez les options, si nécessaire. 11

15 La création du projet et des tâches INTRODUCTION DES TÂCHES Pour introduire une tâche en Ms Project, il suffit d avoir la TABLE ENTRY à l écran. Spécifiez le nom de la tâche dans la colonne TASK NAME. Toutes les tâches peuvent avoir le même nom car Ms Project distingue celles-ci en se basant sur le numéro de ligne (ID). Remarque : Le nombre maximum de caractères pour une tâche est de 255. Vous pouvez avoir un très grand nombre de tâches par projet. GÉNÉRER LES PHASES (SUMMARY TASKS) Pour faciliter la définition et la lecture du projet, il est essentiel qu il soit correctement structuré en phases correspondant aux principales étapes du projet. Exemple d'un projet Dans notre exemple, les grandes phases du projet de la Fabrication du Prototype seraient Carrosserie, Moteur et Boîte de vitesse. Les tâches se trouvant en dessous de la phase lui appartiennent. Fabrication prototype Carrosserie Installation des moyens Fabrication Essais Moteur Installation des moyens Fabrication Essais Boîte de vitesse Installation des moyens Fabrication Essais 12

16 La création du projet et des tâches Définir la structure dans Ms Project Définissez votre phase (exemple ci-dessus Moteur). Sélectionnez les tâches que vous voulez définir comme faisant partie d une phase. Décalez-les avec le bouton INDENT. Numéroter les tâches Pour faire apparaître les OUTLINE NUMBER des tâches, ainsi que les OUTLINE SYMBOLS et la SUMMARY TASK du projet: Sélectionnez le menu TOOLS. Choisissez OPTIONS. Choisissez l'onglet VIEW. Cochez la case SHOW OUTLINE NUMBER. Cochez la case PROJECT SUMMARY TASK. 13

17 La création du projet et des tâches Remarque : Par défaut, les cases SHOW OUTLINE SYMBOL et SHOW SUMMARY TASKS sont déjà cochées. Les différentes cases que vous venez de sélectionner vous donnent des informations supplémentaires à l'écran. Le OUTLINE NUMBER va numéroter les différentes tâches. INTRODUCTION DES DURÉES Lorsque vous introduisez le nom d une tâche la durée par défaut est automatiquement de 1d? dans la colonne DURATION et les colonnes START et FINISH se remplissent en tenant compte de la date de début du projet. Le point d interrogation vous signale que la durée n a pas encore été validée. Il faut encoder la durée dans la colonne DURATION pour que le point d'interrogation disparaisse. Ce symbol a pour but d attirer l attention sur le fait vous n avez pas encore encodé la durée et que celle qui apparaît est la durée par défaut Les unités de temps acceptées en Ms Project Unité de temps Minutes Unité de temps en Ms Project min Heures Jours Semaines Mois hr day Wk Mons 14

18 La création du projet et des tâches Toutefois, après avoir encodé une durée, il est encore possible de la faire apparaître comme estimée en validant la case ESTIMATED dans la la boîte de dialogue TASK INFORMATION. Obtenir la boîte de dialogue Task Information Double-cliquez sur le nom d'une tâche. Modifier les options Cliquez sur le menu TOOLS. Cliquez sur OPTIONS. Choisissez l'onglet EDIT. 15

19 La création du projet et des tâches Il est toutefois possible de changer le libellé de ces unités pour des libellés plus simples ou plus détaillés. Ces unités seront valides pour le projet en cours. Pour que ces unités deviennent les choix par défaut: Cliquez sur le bouton Modifier la durée d une tâche Pour modifier la durée par défaut d une tâche: Cliquez sur le menu TOOLS. Choisissez OPTIONS. Choisissez l'onglet SCHEDULE. Modifiez la valeur par défaut dans la partie:. Pour modifier la durée d une tâche: Tapez la durée désirée dans la colonne DURATION de la TABLE ENTRY. Validez en appuyant sur la touche ENTER. 16

20 La création du projet et des tâches Les durées écoulées (elapsed time) Durée en Jours ouvrables La durée d une tâche représente l intervalle de temps entre le début et la fin de celle-ci. Si une tâche de 5 jours commence le mercredi, elle se terminera le mardi suivant en fin de journée dans l hypothèse où le samedi et de dimanche sont deux jours chômés. Durée en Jours calendrier Pour certaines tâches, la durée ne doit pas tenir compte des jours chômés mais bien des jours écoulés. Exemple : le temps nécessaire pour qu'une peinture soit sèche. Pour définir ce type de durée, vous noterez: 5 eday au lieu de 5 day. LES CONTRAINTES Les tâches à durées fixes et non fixes Une tâche à durée fixe est une tâche qui aura toujours la même durée de réalisation quelque soit le nombre de ressources assignées à cette tâche. Une tâche à durée non-fixe est une tâche qui verra sa durée de réalisation modifiée en fonction du nombre de ressources assignées à cette tâche. Les contraintes de Date Pour spécifier les contraintes liées à une tâche: Effectuez un double-clic sur la tâche. La boîte de dialogue TASK INFORMATION apparaît à l écran. Dans l onglet ADVANCED, la partie CONSTRAINT TASK permet de préciser le type de contrainte. Choisissez dans la liste déroulante CONSTRAINT TYPE : le type de contrainte. Tapez la date dans la zone CONSTRAINT date (Exemple: la tâche ne peut pas se terminer après le 1/04/2003). 17

21 La création du projet et des tâches Ajout d une deadline Cette option permet de définir pour chaque tâche une date limite de réalisation. La deadline n a toutefois pas un aspect contraignant, mais purement indicatif. Si la date est dépassée en cours de projet, un symbole apparaîtra dans la colonne INDICATOR. Le Calendrier des Tâches Certaines tâches ne peuvent avoir lieu qu à un moment déterminé soit un jour précis de la semaine, soit à une date précise soit pendant une plage de date. C est pour cette raison que vous pouvez attribuer à une tâche un calendrier de base préalablement défini. 18

22 La création du projet et des tâches Vous devez effectuer ce choix dans le boîte de dialogue TASK INFORMATION dans l'onglet ADVANCED: Ajout et/ou suppression d une tâche Lorsque vous désirez ajouter une tâche en Ms Project, la ligne que vous allez ajouter pour introduire votre tâche va se placer au dessus de l endroit où se trouve votre cellule active. Pour ce faire: Cliquez sur le menu INSERT. Choisissez l'option NEW TASK. Une ligne vierge apparaît. Il vous reste à spécifier le nom et la durée de la tâche ainsi que sa date de début. Pour supprimer une tâche en Ms Project: Sélectionnez la tâche. Cliquez sur le menu EDIT. Choisissez l'option DELETE TASK. Remarque : Après avoir sélectionné la ligne qui correspond à la tâche, vous pouvez également, simplement appuyer sur la touche DELETE. Après quoi ce message apparaîtra Remarque : Dans le cas d un ajout ou d une suppression de tâche, le projet est recalculé. 19

23 La création du projet et des tâches LES TÂCHES RÉCURRENTES Lorsqu une tâche se répète tout au long du projet (par exemple: réunion de 2 heures tous les deuxième jeudi du mois, entretien du moteur tous les km, ), vous pouvez introduire une tâche récurrente. Pour ce faire: Cliquez sur le menu INSERT. Choisissez RECURRING TASK. La boîte de dialogue suivante apparaît: Vous disposez de quatre types d occurrences: journalière, hebdomadaire, mensuelle et annuelle. Sur le Gantt, la tâche se représente comme suit: Pour modifier la représentation graphique d une tâche récurrente afin de la distinguer des autres tâches (critiques ou non critiques): Effectuez un double-clic sur la partie blanche du Gantt chart. La boîte BAR STYLES apparaît. Changez l apparence de la ROLLED UP TASK. 20

24 La création du projet et des tâches Le résultat devient: 21

25 La création du projet et des tâches LIAISON DES TÂCHES Toutes les tâches ne commencent pas au même moment, certaines tâches commenceront lorsqu une tâche bien précise sera terminée ou au contraire deux tâches devront se terminer au même moment En liant les tâches entre elles, vous allez faire apparaître le chemin critique sur le Gantt chart. Il existe quatre types de liens en Ms Project: Type de lien FINISH TO START (FS) Signification du lien Lorsque la tâche A est terminée la B peut débuter. START TO START (SS) Les deux tâches doivent débuter au même moment quelque soit leur durée. FINISH TO FINISH (FF) Les deux tâches doivent se terminer au même moment quelque soit leur durée. START TO FINISH (SF) Lorsque la tâche B commence, la tache A peut commencer Attention: ce lien ne peut être utilisé qu avec un projet basé sur une date de fin avec des tâches démarrant le plus tard possible. Par défaut, le lien créé entre deux tâches est toujours FS. Il faudra donc le modifier si nécessaire. Finish to start Pour créer un lien FS: Sélectionnez les deux tâches. Utilisez l icône LINK TASK:. Automatiquement les deux tâches sont liées. 22

26 La création du projet et des tâches Sur le Gantt la tâche résultante est déplacée dans le temps: Autre possibilité: Cliquer-tirer une tâche vers une autre sur le Gantt. Les deux tâches seront liées en FS: Start to start, Finish to finish et Start to finish Pour établir un lien FF, SS ou SF, il faut passer par un lien FS et modifier celui-ci. Pour modifier un lien, il existe différentes possibilités. Première possibilité: Double-cliquez sur la représentation graphique d un lien entre deux tâches. La boîte TASK DEPENDENCY apparaît. Cliquez sur la liste déroulante et choisissez votre lien. Deuxième possibilité : Double-cliquez sur le nom d une tâche. La boîte TASK INFORMATION apparaît à l écran. Sélectionnez l onglet PREDECESSORS. Si vous cliquez dans la colonne TYPE, vous visualisez une liste déroulante qui vous fait apparaître tous les types de liens. 23

27 La création du projet et des tâches Choisissez celui qui vous convient. Remarque : Les liens sont visibles dans la colonne PREDECESSORS de la TABLE ENTRY. Notions de Lag time, Lead time et Ellapsed time Lorsque vous stipulez des liens entre des tâches, il se peut que la tâche B puisse déjà débuter même si la tâche A n est pas entièrement terminée (LEAD TIME) ou au contraire il faut parfois attendre plusieurs jours entre la fin de la tâche A et le début de la tâche B (LAG TIME). Lead time Imaginons qu une campagne de publicité sur un nouveau produit ne puisse débuter que lorsque la conception du produit sera effectuée à 75%. L avantage: le produit sera plus vite acheté car la demande aura été stimulée depuis un certain temps. Pour ce faire: Vous devez établir un lien FS entre ces deux tâches. Double-cliquez sur le nom de la tâche pour faire apparaître la boîte TASK INFORMATION. Choisissez l onglet PREDECESSORS. Cliquez dans la colonne LAG. 24

28 La création du projet et des tâches Des triangles apparaissent. Il vous suffit de taper 25% dans cette colonne (pour préciser que 75% de la tâche doit être effectuée). Remarque : Vous pouvez également faire apparaître la boîte TASK DEPENDENCY en double cliquant sur le lien entre deux tâches. Vous y trouverez la colonne LAG. Vous obtenez le résultat suivant: Lag Time Imaginons qu entre une prise de sang et le résultat de celle-ci, il vous faille attendre deux jours. Ces deux tâches sont donc liées en FS + deux jours d attente. Pour ce faire: Vous devez établir un lien FS entre ces deux tâches. Double-cliquez sur le nom de la tâche pour faire apparaître la boîte TASK INFORMATION. Choisissez l onglet PREDECESSORS. Cliquez dans la colonne LAG. Dans cette colonne, introduisez 2d. Remarque : Vous pouvez également faire apparaître la boîte TASK DEPENDENCY en double-cliquant sur le lien entre deux tâches. Vous y trouverez la colonne LAG. Vous obtenez le résultat suivant: Remarque : Le LAG TIME et le LEAD TIME fonctionnent avec tous les types de liens. Les durées sont les mêmes que pour les tâches: h,d,w,m. 25

29 La création du projet et des tâches Ellapsed time Le LAG TIME et le LEAD TIME se basent sur des jours ouvrables de 8 heures. Il se peut qu entre deux tâches, il y ait un temps d attente qui ne soit pas en jours ouvrables mais en jours calendriers (c est-à-dire des journées de 24 heures). Cette notion est très importante car cela peut modifier la date de fin du projet. Exemple: entre deux couches de peinture, il faut attendre 2 jours soit 48 heures. La peinture ne sèche pas 8 heures par jour mais 24 heures sur 24. Il s agit donc d un lien FS avec un temps d attente de 2 jours réels entre ces deux tâches. La procédure est identique que pour le LAG TIME et le LEAD TIME mais vous devez ajouter un e entre le chiffre et la durée de la tâche: 2ed. 26

30 La création du projet et des tâches VISUALISER LE CHEMIN CRITIQUE Rappel Visualiser le chemin critique sur le Gantt chart est important car cela permettra de faire clairement la distinction entre les tâches critiques et les tâches non critiques. Les tâches critiques sont des tâches qui ont une influence sur la date de fin du projet. Elles sont dans le chemin critique. Cela signifie qu une modification de la durée de ces tâches a un impact sur la date de fin ou de début du projet. Les tâches non-critiques sont des tâches qui sont en dehors du chemin critique. Cela signifie qu une modification de la durée de ces tâches n a pas d impact sur la date de fin ou de début du projet (cela dépend si vous introduisez dans le logiciel la date de début ou la date de fin de projet). Par défaut Ms Project représente les tâches critiques en rouge et les tâches non-critiques en bleu. Cliquez sur l icône GANTT CHART WIZARD FORMATTING. de la barre d'outils La première étape de l'assistant apparaît à l écran: Cliquez sur le bouton Cliquez sur la case à option CRITICAL PATH. pour vous positionner à la deuxième étape. 27

31 La création du projet et des tâches Cliquez sur le bouton FINISH et votre GANTT CHART est mis en forme. 28

32 Le calendrier du projet Le calendrier du projet Par ce chapitre, vous apprendrez à : Créer le calendrier du projet Appliquer votre calendrier Visualiser votre calendrier sur le Gantt Chart Vous disposez d un calendrier allant jusqu en l an 2049 dans lequel les samedis et dimanches sont considérés comme jours de repos. Il vous reste à spécifier les jours où votre projet sera à l arrêt (jours fériés, fermeture de l entreprise, ). Remarque : Il ne suffit pas de créer le calendrier, il faudra également l appliquer au projet et ensuite le visualiser sur le GANTT CHART. CRÉATION DU CALENDRIER Cliquez sur le menu TOOLS. Cliquez sur l'option CHANGE WORKING TIME. Cliquez sur le bouton NEW. Introduisez le nom de votre calendrier dans la boîte de dialogue qui apparaît. Cliquez sur Spécifiez les jours où le projet sera à l arrêt. 29

33 Le calendrier du projet Sélectionnez les jours pendant lesquels votre projet sera arrêté et cliquez sur la case à option devant NONWORKING TIME. Les jours sélectionnés apparaîtront en gris. Pour sélectionner Une date Une période ininterrompue Plusieurs jours non adjacents Un horaire permanent pour un ou plusieurs jours Cliquez sur la case Cliquez-glissez du début vers la fin de la période ou Cliquez sur la date de début et maintenez la touche Shift et cliquez sur la date de fin Cliquez sur le premier jour Maintenez la touche Ctrl et cliquez sur les autres jours que vous aimeriez sélectionner Cliquez sur la colonne qui représente le jour et modifiez les horaires dans les zones FROM - TO APPLIQUER LE CALENDRIER Après avoir effectué les modifications, cliquez sur Le fait d avoir créé le calendrier n a encore eu aucune conséquence sur le déroulement du projet. pour confirmer. Vous devez appliquer ce nouveau calendrier à votre projet pour visualiser son incidence. 30

34 Le calendrier du projet Cliquez sur le menu PROJECT. Cliquez sur l'option PROJECT INFORMATION. Cliquez sur la liste déroulante qui apparaît en face de l'option CALENDAR et choisissez dans la liste le nom de votre calendrier. Après avoir confirmé ce choix en cliquant sur recalculé. votre projet sera VISUALISER LE CALENDRIER SUR LE GANTT CHART Cliquez sur le menu FORMAT. Choisissez l'option TIMESCALE. La boîte de dialogue TIMESCALE apparaît à l'écran. Remarque : Vous pouvez également faire apparaître cette boîte de dialogue en effectuant un double-clic sur la lettre représentant un jour dans le Gantt Chart. 31

35 Le calendrier du projet Choisissez l'onglet NONWORKING TIME. Grâce à la liste déroulante disponible en face de l'option CALENDAR, choisissez le calendrier que vous désirez visualiser sur le GANTT CHART. Remarque : Si vous devez utiliser pour d autres projets un calendrier identique à celui que vous venez de créer, vous pouvez copier ce calendrier. Vous devez mettre une copie de ce calendrier dans un fichier qui se nomme Global.mpt Pour effectuer une copie de ce calendrier dans le fichier Global.mpt: Cliquez sur le menu TOOLS. Cliquez sur l'option ORGANIZER. Choisissez l onglet CALENDAR. 32