Manuel de prise en main Evolution Documentation & Bibliothèque

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1 Manuel de prise en main Evolution Documentation & Bibliothèque 1

2 Introduction Qu est ce que Evolution Documentation & Bibliothèque? Evolution Documentation & Bibliothèque est notre application métier destinée aux centres de documentation/bibliothèques. Cette application répond à un certain nombre de besoins précis qui sont : La gestion des commandes Le catalogage La gestion des périodiques La gestion des prêts Les éditions et rapports Tout est conçu dans le logiciel pour vous permettre de commencer immédiatement à travailler avec Evolution Documentation & Bibliothèque mais vous pouvez bien sûr personnaliser votre interface. Pour plus d informations sur Superdoc Premium, reportez vous au Manuel de prise en main Superdoc Premium installé en même temps que votre logiciel. Dans les pages qui suivent, nous vous proposons une visite guidée en 2 étapes : Architecture d Evolution Documentation & Bibliothèque Visite guidée avec quelques exemples Depuis 1985, nous mettons toute notre énergie pour vous permettre de mieux gérer votre flux d informations. Nous sommes sûr que Evolution Documentation & Bibliothèque vous apportera encore plus de facilité et de convivialité. 2

3 CHAPITRE 1 Architecture d Evolution Documentation & Bibliothèque Cette plateforme s articule autour du moteur Superdoc Premium et est constituée d un ensemble de bases, d écrans de recherche et de saisie, d écrans de menu, de rapports. 1. Bases Evolution Documentation & Bibliothèque utilise un ensemble de bases interdépendantes pour permettre une cohérence globale de vos collections, acquisitions, prêts, emprunteurs. Voyons ensemble les principales bases utilisées. CATALOGAGE Nom de la base : CATALOGUE C est la base principale dans laquelle vous stockez l ensemble de vos documents (ouvrages, périodiques, etc.), et effectuez des recherches ou des commandes. La base CATALOGUE est utilisée pour : Commander des ouvrages, des revues ou tout autre document Produire des rapports concernant les achats par fournisseur ou services Editer des listes des dernières acquisitions Cataloguer les documents : périodiques, ouvrages, rapports de recherche, articles de périodiques, cassettes vidéo, etc. Imprimer des catalogues, bibliographies, étiquettes, etc. Sauvegarder des séries de recherche pour vos utilisateurs, les lancer périodiquement, imprimer les résultats ou les envoyer directement par mél Informer l utilisateur sur la possibilité d emprunter le document qu il est en train de consulter Permettre une consultation sur votre Intranet grâce à Superdoc Webpub GESTION DES GROUPES DE DOCUMENT Nom de la base : GRPDOC Cette base permet de spécifier des durées de prêt et un nombre de prêt maximum pour un ensemble de document. Un document peut appartenir à un groupe. La base CATALOGUE utilise certaines informations de la base GRPDOC. GESTION DES PERIODIQUES Nom de la base : PERIO C est la base qui, en relation avec la base CATALOGUE, vous permet de gérer vos périodiques. La base PERIO est utilisée pour : Créer des modèles de réception 3

4 Bulletiner et faire circuler les nouveaux numéros Réclamer les numéros manquants GESTION DU PRET Nom de la base : PRETS La base PRETS fonctionne en relation avec la base CATALOGUE pour gérer les prêts de documents. La base PRETS est utilisée pour : Prêter des documents à des emprunteurs Gérer les retours Avertir un utilisateur sur liste d attente que son document est disponible Avertir un emprunteur par mél que la durée de prêt est dépassée Connaître les prêts en cours d un employé sur le point d être muté Effectuer des statistiques par service, sujet, titre, etc. Ces rapports de statistiques vous seront utiles pour mieux évaluer les centres d intérêt de vos utilisateurs et négocier les budgets de votre bibliothèque! GESTION DES EMPRUNTEURS Nom de la base : EMPRUNTEUR Cette base rassemble les personnes susceptibles d emprunter des documents ou de faire une demande d achat. Toutes les informations concernant vos emprunteurs sont stockées dans une seule et même base. Les bases CATALOGUE et PRETS utilisent certaines informations de la base EMPRUNTEUR. GESTION DES GROUPES D'EMPRUNTEUR Nom de la base : GRPEMP Cette base permet de spécifier des durées de prêt et un nombre de prêt maximum pour un ensemble d'emprunteur. Chaque emprunteur doit appartenir obligatoirement à un groupe. La base EMPRUNTEUR utilise certaines informations de la base GRPEMP. GESTION DES FOURNISSEURS Nom de la base : FOURNIS Cette base vous permet de stocker les informations concernant vos fournisseurs. Ces informations sont utilisées par la base de CATALOGAGE et de gestion de PERIODIQUES pour gérer les commandes, les réabonnements, les réclamations ou l annulation d une commande d ouvrages ou de périodiques. 4

5 Organigramme des bases Périodiques (PERIO) Utilisée pour le bulletinage, la circulation et les réclamations PERIO accède à CATALOGUE pour les infos bibliographiques et de commande sur les périodiques PERIO accède à FOURNIS pour les relances et la correspondance Fournisseurs (FOURNIS) Contient les informations sur les fournisseurs CATALOGUE accède à FOURNIS pour les commandes, abonnements, réclamations et correspondances CATALOGUE (CATALOGUE) Utilisée pour cataloguer les différents types de documents, pour les commandes et pour la consultation «en ligne» GROUPE DE DOCUMENT (GRPDOC) PRETS accède à CATALOGUE pour les informations bibliographiques PRETS (PRETS) Contient les informations sur les transactions de prêt PRETS accède à EMPRUNTEUR CATALOGUE accède à EMPRUNTEUR pour les souhaits de commandes EMPRUNTEURS (EMPRUNTEUR) Contient les informations sur les emprunteurs GROUPE D'EMPRUNTEURS (GRPEMP) 2. Ecrans de menu Un écran de menu est une interface proposant un certain nombre de choix à l utilisateur. Les écrans appellent des bases ou d autres écrans de menu. Pour plus de détails, reportez vous à la visite guidée de Superdoc Premium. En cliquant sur une fonction de l écran de menu, vous appelez la base concernée avec son écran de recherche, modèle et masque de saisie. Par delà l écran de menu, vous avez toujours la possibilité d utiliser les menus du logiciel pour ouvrir les bases, écrans de recherche, etc. Le fichier contenant l écran de menu à une extension.tbm Astuce : Pour revenir à l écran d accueil après avoir ouvert une base, fermez cette base (Fichier>Fermer) 5

6 Ecrans de menu livrés avec Evolution Documentation & Bibliothèque L écran d accueil d Evolution Documentation & Bibliothèque est organisé en 6 domaines de travail : Acquisitions, Catalogage, Bulletinage, Prêts, Rapports et OPAC. Ecran de menu Fonctions d acquisition (LIBACQ.TBM) Fonctions de catalogage (LIBCAT.TBM) Gestion des périodiques (LIBSER.TBM) Gestion des prêts (LIBLOANS.TBM) Rapports et états (LIBREPTS.TBM) Fonctions disponibles Commandes, relances Abonnements, renouvellements Gestion des fournisseurs Saisie (ouvrages, articles et périodiques, pages web) Révision, validation du catalogage Editions et impression (étiquettes, nouveautés, veille documentaire) Bulletinage Listes de circulation Réclamations numéros manquants Gestion des abonnements Prêts, retours, réservations Emission des lettres de relance Gestion des emprunteurs Gestion des groupes d emprunteur Gestion des groupes de document Prêts en retard Documents en prêt Prêts avec liste d attente Historique et statistiques Commandes en cours Activité par fournisseur Edition comptable Périodiques Budget prévisionnel Collections Edition comptable Vérification liste de circulation OPAC (LIBELEVE.TBM) Catalogue Notices catalographiques (titre, auteur, sujet ) Recherche simple Recherche avancée Nouveautés Informations personnelles (mes recherches, mes prêts, mes périodiques, mes informations emprunteur) 6

7 3. Ecrans de recherche Chaque base d Evolution Documentation & Bibliothèque est livrée avec ses écrans de recherche. Chaque boîte porte sur un ou plusieurs champs. Par exemple, la boîte d interrogation du TITRE peut porter sur le TITRE et le SOUS-TITRE. Ces écrans de recherche permettent aux gestionnaires comme aux utilisateurs de rechercher facilement les informations enregistrées dans la base sans pour cela connaître le langage d interrogation Remarque Certains écrans de recherche utilisent des scripts. Si vous modifiez ces écrans, pensez à modifier les scripts associés Modèles d édition Comme les écrans de recherche, les modèles d édition livrés peuvent être utilisés tels quels ou modifiés par vos soins Remarque Certains modèles d édition utilisent des scripts. Si vous modifiez ces écrans, pensez à modifier les scripts associés Les modèles d édition de la base CATALOGUE ont été conçus pour permettre la saisie de nouvelles commandes puis le catalogage des documents une fois reçus. Les modèles sont adaptés à des documents tels que des ouvrages ou des périodiques. Si votre activité nécessite l ajout de champs spéciaux, utilisez nos modèles comme trame et modifiez les. 5. Modèles d affichage Les modèles d affichage vous permettent de visualiser vos enregistrements un par un. Comme les autres modèles d Evolution Documentation & Bibliothèque, ils sont modifiables. 6. Modèles de rapport Les modèles de rapport sont utilisés pour visualiser, imprimer ou envoyer par mail les résultats d une recherche. 7

8 Les modèles livrés avec l application vous permettront de créer des catalogues d ouvrages, rapports de recherche, bibliographies, étiquettes. Vous les utiliserez pour générer des formulaires de commandes, lettres de réclamation, budgets, listes des nouvelles acquisitions, listes de circulation. Ils vous permettront également d éditer des statistiques de prêt par emprunteur ou service. 7. Masques de saisie La base CATALOGUE intègre des masques de saisie préremplis. Avant de les utiliser, modifiez les pour ajouter le terme que vous souhaitez voir apparaître systématiquement dans vos enregistrements créés avec ce masque. Pour modifier un masque de saisie, menu Enregistrements>Editer un masque de saisie. Choisir un masque existant et modifiez la valeur à ajouter de façon systématique. Enregistrez la modification. 8

9 CHAPITRE 2 Visite guidée Lancer le logiciel Bouton Démarrer - Programmes - Aidel - Superdoc Premium Si l'écran ci-dessous ne s'affiche pas : cliquez dans le menu sur Ecrans de menu - Sélectionner - Cocher l'option "utiliser le menu du fichier" - Choisissez le fichier LibAcq.tbm 1. Acquisition Nous allons passer ensemble une nouvelle commande d ouvrage Cliquez sur Acquisitions. L écran de menu Acquisitions vous donne accès à toutes les fonctions de commande d ouvrages, périodiques, abonnements, etc. Cliquez sur Documents Divers 9

10 Astuce Avant de commander un nouveau document, il est judicieux de vérifier si le document n'a pas déjà été commandé ou reçu. Pour cette raison, un écran de recherche s'affiche avant de réaliser une commande. Dans cet exercice, nous allons commander l ouvrage de Houellebecq «Plateforme». Cliquez dans le champ Titre puis appuyez sur la touche F3 pour visualiser les titres déjà présents dans la base. Un ouvrage s'affiche mais pas l'ouvrage à commander : Plateforme de Houellebecq. Cliquez sur le bouton fermer Cliquez sur Créer une commande et remplissez le formulaire de commande : tapez Plateforme dans Titre et Houellebecq dans Auteur. L écran, ci-dessous, qui apparaît est lié aux rubriques comportant une liste de validation. 10

11 En cliquant sur Accepter, le terme est entré dans le lexique En cliquant sur Accepter & Mettre à jour Liste le terme est entré dans le lexique et dans la liste de validation Astuce Utilisez la touche F4 dans les champs date pour inscrire la date du jour Une fois le formulaire rempli, appuyer sur F5 pour sauvegarder. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle commande, appuyez sur CTRL+F2 ou menu Enregistrements Nouvel enregistrement Nous allons simuler la réception de notre livre Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur 11

12 Cliquez sur Réception Documents divers F3 dans le champ Titre. «Plateforme» apparaît dans la liste. 12

13 Collez le terme, fermez et appuyez sur Entrée pour lancer la recherche. Choisissez Fenêtre d édition 13

14 Pour intégrer l ouvrage dans votre fonds documentaire, terminez la saisie (Saisir dans la rubrique code barre); la mention «En Commande» est supprimée automatiquement lors de la sauvegarde de l enregistrement, du moment que vous avez saisi une date de réception.. F5 pour sauvegarder. L ouvrage est intégré. Autres fonctionnalités Renouvellement d abonnement Relance de commande Gestion des fournisseurs 14

15 2. Catalogage Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur Puis cliquez sur Catalogage 5 masques de saisie sont à votre disposition : Documents divers : ouvrages, cassettes vidéo, cédérom, etc. Articles de périodiques : indexation des articles de revues dans la base (ex : article de l Expansion) Périodiques : saisie des informations concernant une revue (ex : l Expansion) Publications en séries : indexation de monographies à parution périodique Pages Web : indexation d un site Internet Exemple : vous décidez d indexer le site Internet de la société Aidel Cliquez sur «Pages web» et remplissez les champs. Ex : URL : Titre : Aidel Descripteurs : Superdoc Pour visualiser le site en cours d indexation, cliquez sur le bouton Sauvegarder l enregistrement par F5 15

16 Autres fonctionnalités Possibilité de connaître les notices indexées mais non encore validées Impression d étiquettes Recherche automatique des nouveautés 3. Gestion des périodiques La gestion des périodiques fait intervenir 2 bases liées entre elles : La base Catalogue pour la saisie des informations générales sur le périodique et les commandes, et la base Perio pour le bulletinage et la circulation des fascicules. Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur Nous allons simuler ici la réception d un nouvel abonnement et intégrer cet abonnement dans la base des périodiques pour pouvoir ensuite bulletiner Etape 1 : entrer les informations générales concernant le périodique. Ces informations seront ensuite transférées de façon automatique dans la base PERIO Choisissez Acquisitions puis Réception Publications Séries & Périodiques 16

17 L écran qui s affiche alors vous permet d effectuer une recherche. Notre abonnement étant nouveau, nous n en tenons pas compte et allons directement créer une nouvelle notice : Menu Enregistrements Nouvel Enregistrement Une fois quelques informations succinctes saisies (le nom du périodique et le fournisseur sont obligatoires), cliquez sur le bouton Le nouveau périodique est intégré dans la base PERIO dans laquelle le bulletinage sera effectué F5 pour sauvegarder Etape 2 : Création du modèle de réception Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur Choisissez Bulletinage puis Modèle de réception 17

18 Cliquez dans le champ Nom du Périodique puis F3. La liste des titres apparaît. Choisissez «Expansion» puis Coller/Fermer. Lancer la recherche avec Entrée. Choisissez Fenêtre d Edition Comme indiqué dans la zone de commentaires, cliquez dans réception prévue ; puis Menu Edition Insérez une série 18

19 Saisir la 1 ère date de réception prévue Le nombre d entrées d après la périodicité et la durée de l abonnement Indiquer l unité d incrément Valider Etape 3 : le bulletinage proprement dit peut maintenant être effectué. Revenir à l écran principal en cliquant sur Cliquez sur Bulletinage Dans l écran de recherche, cliquez dans le champ nom du périodique puis F3. Choisissez «expansion» puis Coller/Fermer Lancer la fenêtre avec Entrée. Choisir Fenêtre d édition. Vous pouvez maintenant bulletiner en cliquant sur le bouton BULLETINAGE. Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur 19

20 Autres fonctionnalités - Edition de lettres de circulation ou envoi directement par mél - Sélection de ce que reçoit une personne - Recherche des numéros manquant et réclamation - Renouvellement d abonnement 4. Prêt Nous allons ensemble prêter un ouvrage. Vous pourrez ainsi constater par vous même la facilité de l opération! Revenez sur l écran de menu principal Choisissez Prêts Cliquez sur Transactions Prêter / Retourner 20

21 2 champs sont obligatoires : l emprunteur et le(s) document(s). Si la durée de prêt n'est pas spécifiée, le prêt est considéré comme Permanent. Saisissez le n 9999 dans Code Emprunteur et le n dans Document(s). Cliquez ensuite sur Prêter. C est tout! Vous pouvez aussi sur cet écran, mettre un emprunteur en liste d'attente, effectuer des retours de document (dans ce cas l identification de l'emprunteur n'est pas nécessaire) Autres fonctionnalités Réservation Si l ouvrage demandé est déjà emprunté, vous pouvez proposer à l emprunteur de le réserver. S il n est pas le 1 er à effectuer une réservation, il vient se placer en fin de liste d attente Relance Vous pouvez soit imprimer des lettres de relance soit les envoyer directement par mél 21

22 5. Rapports et statistiques Toutes les fonctions que nous venons de voir : commandes, catalogage, bulletinage, prêt, peuvent faire l objet de rapports et de statistiques. Pour accéder au menu Rapports, procédez comme suit : Revenez sur l écran de menu principal en cliquant sur Choisissez Rapports Vous avez alors devant vous un éve. Prêts Prêts en cours, en retard, en réservation (liste d attente) Historique des flux de prêt Commandes/Achats Commandes en cours, commandes par date, type de document, fournisseur, service demandeur Vous pouvez demander un état financier par compte, Service ou fournisseur. Ces états peuvent bien sûr être imprimés. Rapports gestion de périodiques Budget prévisionnel, Etat de vos collections et Etats financiers par Compte, Service, Trimestre. Ces rapports peuvent bien sûr être imprimés. Ce menu vous aide à suivre au plus près la vie de votre centre de documentation/bibliothèque et vous aidera, avec l aide des éditions comptables, à gérer au mieux vos budgets. 22

23 Les différentes bases comportant très peu de notices, vous ne pouvez pour le moment pas visualiser de rapports, nous vous en présentons quelque uns cidessous : Prêts en retard Activités d achats Edition comptable Par service 23

24 Conclusion Comme nous venons de le voir, Evolution Documentation & Bibliothèque vous permet de gérer votre bibliothèque de A à Z c est à dire de la commande d ouvrages ou d abonnements à l'édition d états financiers. Bien sûr, tout est prêt à fonctionner ainsi mais vous pouvez également décider d apporter votre touche personnelle à votre logiciel. Dans l'absolu, toute l'application est modifiable mais nous vous rappelons qu'un grand nombre de scripts sont attachés aux bases et aux différents écrans de l'application. En conséquence, si vous modifiez l'application, vous devez modifiez les scripts qui sont liés. Les opérations ci-dessous sont sans incidence sur les scripts. Alors n'hésitez pas! Structure de base : Toute opération ne touchant pas aux champs existants : ne pas changer les noms, l'ordre ou le type des champs Modèles (édition, rapport, affichage) : Modifier les libellés des boîtes Changer la couleur des boîtes, la police, la taille, la disposition Ajouter le logo de votre organisme Ecran de recherche : Modifier les libellés des boîtes Ajouter des champs de recherche Changer la couleur des boîtes, la police, la taille, la disposition Ajouter le logo de votre organisme Ecran de menu : - Créer de nouveaux écrans de menu qui appellent les écrans menu standards - Ajouter le logo de votre organisme dans un écran de menu existant - Changer la couleur des boîtes, la police, la taille, la disposition dans un écran de menu existant Dans tous les cas, notez les modifications effectuées, cela vous sera utile lors d'une mise à jour de Doc&Bib. Nous vous invitons à lire attentivement la documentation liée à Superdoc Premium pour effectuer au mieux tous ces arrangements. Toute l équipe d Aidel complémentaire. est à votre disposition pour tout renseignement 24