MACON décembre Madame, Monsieur,

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1 MACON décembre 2014 Madame, Monsieur, Vous trouverez ci-joint le dossier relatif au congrès de philatélie PHILA-France 2015, qui se déroulera du 22 au 25 mai 2015 au Parc des Expositions de Mâcon rue Pierre Béregovoy. L ensemble des événements de la manifestation : le championnat de France de Philatélie 2015, le congrès de la FFAP et la restauration se dérouleront sur place au Parc des Expositions. Vous trouverez ci-joint le cahier des charges, les conditions d utilisation, la description,le tarif des stands et le tarif des encarts de votre publicité dans le catalogue du Congrès. Je vous serai gré de bien vouloir envoyer votre inscription et toutes les pièces demandées à l adresse suivante : Nicole CHAPUIS LD TOURY BRAY Toute l équipe d organisation est à pied d œuvre pour faire de ce Congrès un événement qui rassemblera un vaste public de collectionneurs chevronnés, d amateurs et de simples visiteurs. Pour votre hébergement : nous avons contacté le club des hôteliers de Mâcon ; ci-joint la liste. Lors de votre réservation bien préciser " Championnat de Philatélie 2015" afin d' obtenir le prix indiqué. Espérant vous compter parmi nous. Nicole CHAPUIS Présidente du Club Philatélique Mâconnais Tél : ou nicole.chapuis621@orange.fr Site internet du salon : com

2 CAHIER DES CHARGES ET CONDITIONS D UTILISATION DES STANDS 88 ème Congrès de la Fédération Française des Associations Philatéliques ARTICLE 1 Le 88 ème congrès de la Fédération Française des Associations Philatéliques se tiendra du 22 au 25 mai 2015 au Parc des Expositions de Mâcon. Les horaires d ouverture au public sont le vendredi, samedi et dimanche de 9h30 à 18h, et le lundi de 9h30à 17h. Aucune entrée ne sera tolérée avant 8h aux participants. Ceux-ci seront badgés. Les badges seront distribués sur le stand PHILA-FRANCE 2015 dès votre arrivée à partir du jeudi. Avant l ouverture au public, toute entrée SANS BADGE sera refusée. Le salon est gardé 24h/24 à compter du jeudi 21 mai midi et jusqu au lundi 25 mai 17 h, fin de l événement. ARTICLE 2 L installation des participants se fera le jeudi 21 mai à partir de 9h30 et tous les participants devront avoir terminé à 18 h. Aucune installation le vendredi matin. Ceux qui voudraient s installer avant prendront en compte que le salon n est gardé qu à compter du jeudi midi. ARTICLE 3 Stand de 9 m 2 (3m x 3m) soit 6 m linéaires, Hauteur des structures : 2,50 m, montants et raidisseurs en alu laqué, cloison en mélaminé blanc, nom de l exposant, Rail 3 spots, 3 tables de 2m, 3 chaises, 2 prises de courant 16A (votre installation électrique devra être conforme aux recommandations de la réglementation de sécurité). Vos nappes seront de la catégorie M1 résistance au feu. Les stands doivent être occupés en permanence pendant la durée du salon. Aucun stand ne sera rétrocédé pendant le salon. L installation ne sera pas modifiée. Aucune publicité sonore n est autorisée autre que celle prévue par l organisation. Il est interdit de cuisiner à l intérieur du stand. Il est interdit de se restaurer sur le stand à la vue du public, un bar avec restauration est installé dans le parc d exposition. Il est interdit de fumer. Les animaux sont interdits. Les stands devront être laissés en fin de manifestation propres et aucun déchets ou cartons ne devront rester en place. Des containers prévus à cet effet sont à votre disposition dans l enceinte du parc des expositions. Toute disparition de matériel mis à disposition ou toute dégradation du stand sera facturée à l occupant. ARTICLE 4 Il est interdit de faire de la publicité à l extérieur de son stand. La vente autre que la philatélie, marcophilie, télécartes, et matériel philatélique est interdite. Une dérogation est attribuée à la vente de produits locaux. Il est strictement interdit de vendre quelque souvenir que ce soit en rapport avec la manifestation, aucun souvenir autre que ceux proposés par le comité d organisation (cartes, enveloppes, CP maxi avec timbre de Mâcon et LISA) ne devra être mis en vente sur les stands. ARTICLE 5 Les négociants doivent être en possession des documents administratifs obligatoires pour leur activité : Carte permettant l'exercice d une activité commerciale ambulante (ex carte 3 volets), Récépissé de déclarations d objets mobiliers (ROM), Registre du commerce et, pour les déclarés en ambulants seulement, le Registre de Police. Les commerçants en produits locaux devront être en conformité avec leur réglementation (ex : produits alimentaires). 2

3 La photocopie recto-verso de ces documents sera jointe au dossier d inscription. Les étrangers devront se mettre en conformité avec les règlements douaniers (correspondant, TVA, etc..). Tous les participants devront expédier les documents suivants à PHILA-FRANCE 2015 : - Une attestation d assurance en responsabilité civile avec extension pour ce salon. - Une clause de non responsabilité (jointe) envers PHILA-FRANCE demande de mise à disposition d un stand ARTICLE 6 En cas d incident ou d accident, si vous désirez que PHILA-FRANCE 2015 joigne un contact, vous donnerez ses coordonnées. ARTICLE 7 Ce cahier des charges sera renvoyé dûment complété et renvoyé avec le dossier d inscription. Si non retour du cahier des charges avec les pièces exigées, la réservation ne pourra être prise en compte et aucune annulation ne pourra être accepté, quel qu en soit le motif. ARTICLE 8 Compte tenu de la qualification de la déclaration du salon en Préfecture, seuls les commerçants ayant un Registre du commerce ou les Administrations postales sont autorisés à faire des actes de vente. Toute transaction avec des tiers autres que des exposants du Salon est strictement interdite avant l ouverture au public le vendredi 22 Mai 2015 à 9h30. ARTICLE 9 Le prix d un stand de 9m est de 700TTC. Dans le cas d une réservation de plusieurs modules de 9 m2, le prix sera réduit de 10%, soit pour 18m2, ou pour 27m2. Vous avez la possibilité d acheter des encarts de publicité dans le catalogue du Congrès,tarifs. ARTICLE 10 Il n est pas autorisé de faire de la propagande pour un site de vente sur internet, de même que pour sa firme en dehors de son stand. Toute distribution de tracts ou prospectus doit rester dans le cadre du stand occupé, et non à l extérieur de celui-ci ou dans un périmètre externe de 500 mètres. Un négociant ou un club philatélique n est pas autorisé à distribuer quoi que ce soit dans l enceinte du Salon. Le service de police est chargé de faire respecter cette mesure. La vente d objets autres que de la philatélie, de la marcophilie et son matériel rattaché, ainsi que la vente d objets relatifs à des salons futurs n est pas admise. La présentation et la vente des PIN S est interdite. La vente des télécartes est tolérée. Il est interdit de rétrocéder une partie de son stand à un autre négociant. Aucun négociant ou personne connue, s occupant de philatélie et nullement employé par le titulaire, ne peut se trouver dans un stand à vendre, sous peine de sanctions pour le titulaire. Aucune personne non titulaire d un badge ne peut vendre dans un stand sous peine de sanction administrative pour le titulaire du stand. ARTICLE 11 Le comité d organisation ne pourra être tenu responsable des vols, pertes ou dégâts causés sur le stand pendant toute la durée de la manifestation. Mention manuelle : Lu et approuvé date Cachet et Signature 3

4 PHILA-FRANCE MACON Demande de mise à disposition d un stand Intitulé de votre société qui sera repris pour la description de votre stand : Adresse : N de téléphone : N d inscription au RCS : Je souhaite qu un espace d exposition de module(s) de 9m 2, donc 6 mètres linéaires ; soit mis à ma disposition au Parc des Expositions de Mâcon pour la somme de pour les quatre jours. Dans le cas d une réservation de plusieurs modules de 9 m2, le prix sera réduit de 10%, soit 1260 pour 18m2 ou 1830 pour 27m2... Encart publicitaire choisi : FORMAT... PRIX... Je vous joins un chèque de 30% (soit 210,00 TTC pour un module de 9m2) à titre d Arrhes qui sera encaissé dès réception de mon inscription, + le prix l'encart publicitaire... soit un total... le solde soit TTC pour un module de 9m2, sera encaissé début MAI Cette demande de mise à disposition doit être adressée au plus tard le 9 Janvier 2015, accompagné du chèque d arrhes, cette somme sera perdue en cas de désistement. Ci-joint deux chèques à l'ordre du CLUB PHILATELIQUE MACONNAIS : 1 de..., au titre d arrhes et 1 de..., constituant le solde. Fiche à renvoyer au responsable négociants : Nicole CHAPUIS TOURY BRAY 4

5 OPTIONS Location de coffre-fort Prendre contact avec la société HEXACOFFRE.COM 69 LYON Téléphone : site : hexacoffre.com Tarifs PUB dans le catalogue du congrès Publicité dans le plaquette du Congrès, tirage 4000 exemplaires Quadrichromie Selon votre modèle numérique en 600 DPI minimum FORMAT 60 X 60 mm 130 FORMAT 112 X 40 mm 160 FORMAT 112 X 84 mm 270 FORMAT 112 X 130 mm Raison sociale DEMANDE DE BADGES Ville Nom et prénom des personnes présentes sur le stand Les badges seront disponibles au point accueil de la manifestation 5

6 IMPRIME LIVRE DE POLICE MACON PHILA-FRANCE 2015 du VENDREDI 22 au LUNDI 25 MAI 2015 RAISON SOCIALE : ADRESSE Rue CP/VILLE Pays : NOM et PRENOM DU RESPONSABLE QUALITE PDG Gérant Autre ADRESSE DOMICILE RESPONSABLE Rue CP/VILLE Pays : REGISTRE DU COMMERCE N Délivré le : ROM N Carte d'ambulant n validité au IDENTITE DU RESPONSABLE Carte d'identité n ou Passeport n ou Permis de Conduire n Pièce délivrée le à Préfecture Sous- Préfecture OBSERVATIONS Certifié conforme le Cachet et Signature 6

7 PHILA-FRANCE MACON Du jeudi 21 mai au lundi 25 mai ASSURANCE CLAUSE DE NON RECOURS NOM RAISON SOCIALE ADRESSE Rue CP / Ville Je soussigné, déclare rester mon propre assureur pour mes biens qui seront exposés lors du salon PHILA- FRANCE 2015 qui se tiendra au Parc des Expositions de Mâcon du 22 au 25 mai 2015 ainsi que des dégâts ou accidents que je pourrais occasionner. Je déclare renoncer à tout recours contre le Club Philatélique de Mâcon, son conseil d'administration et ses assureurs pour tous dommages qui pourraient survenir durant le salon PHILA-FRANCE Je joins une attestation d'assurance en responsabilité civile pour ce salon pour la période du 21 mai (date d'installation) au 25 mai à Le Cachet et Signature 7