Adresse et contacts. OTYS France 22 Bd de Stalingrad Châtillon T: +33 (0) (support) Fax: +33 (0) Internet

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1 Adresse et contacts OTYS France 22 Bd de Stalingrad Châtillon T: +33 (0) (support) Fax: +33 (0) Internet Vous pouvez nous joindre par téléphone du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00.

2 Table des matières 1. SMS 1.1. Objectifs Bases Commentaires Envoyez des SMS Dossiers 3.1. Envoyer des messages à partir d un dossier Ajouter un membre à un groupe de SMS Sélectionner les destinataire (s) 4.1. Sélectionner les destinataire (s) Ajouter des destinataire (s) à un groupe de SMS 7 5. SMS Manager / Gestionnaire de SMS 5.1. Groupe de SMS Membres du groupe de SMS Création d un groupe d expéditeur Historique des SMS SPRYNG

3 1. SMS 1.1. Objectifs Ce guide vous explique comment envoyer des SMS en utilisant le système OTYS. Vous avez la possibilité d envoyer des SMS aux candidats, contacts et collègues Bases Certaines tâches ne sont pas expliquées dans ce guide, car celles-ci sont supposées être à la portée de l utilisateur habitué de l ordinateur ou dépassent la portée de cet explicatif. Cela concerne en particulier, les tâches suivantes: - Utilisation de Windows - utilisation de l Internet Explorer - manipulation basique d OTYS - Les instructions d utilisation pour ces tâches sont disponibles dans d autres guides Commentaires Vous êtes invités à nous faire part de vos commentaires et retours sur ces instructions en écrivant à OTYS Recruiting Technology : 3

4 2. Envoyer des SMS Cliquer sur le bouton sur la barre des tâches. Une fenêtre «Nouveau SMS»s ouvre. Entrez un objet («Subject»). Cet objet ne sera pas envoyé au destinataire mais sera sauvegardé dans le dossier des messages envoyés et apparaîtra dans l historique des SMS. Entrez le numéro du destinataire. Livraison: immédiate ou différée. Lorsque vous choisissez «Now» le message est immédiatement envoyé. Si vous choisissez l option «Scheduled», définissez la date et l heure d envoi. Par défaut, le SMS est envoyé à partir de votre propre numéro. Pour l annuler, désactivez l option «Envoyer à partir de mon numéro», puis sélectionnez le nom de votre société en tant que expéditeur. Veuillez noter que vous pouvez enregistrer les informations de l utilisateur, telle que votre numéro de téléphone sous la section «mobile». Référence: Vous pouvez insérer un lien vers une page de votre site web. Cliquez sur «Référence». Cliquez sur la page que vous souhaitez insérer. Cliquez sur Enregistrer. Message: Tapez votre message de 140 caractères maximum. Cliquez sur Envoyer. 4

5 3. Dossier 3.1. Envoyer des messages à partir d un dossier Cliquez sur le dossier d'un candidat ou un contact. Une fenêtre «Nouveau SMS» s ouvre. Entrez un objet. Cet objet ne sera pas envoyé au destinataire mais sera sauvegardé dans le dossier des messages envoyés et apparaîtra dans l historique des SMS. Le numéro de téléphone du destinataire est automatiquement entré. Livraison immédiate ou différée. Lorsque vous choisissez «NOW» le message est immédiatement envoyé. Si vous choisissez l option «Scheduled», définissez la date et l heure d envoi. Par défaut, le SMS est envoyé à partir de votre propre numéro. Pour l annuler, désactivez l option «Envoyer à partir de mon numéro», puis sélectionnez le nom de votre société en tant que expéditeur. Veuillez noter que vous pouvez enregistrer les informations de l utilisateur, telle que votre numéro de téléphone sous la section «mobile». Référence: Vous pouvez insérer un lien vers une page de votre site web. Cliquez sur «Référence». Cliquez sur la page que vous souhaitez insérer. Cliquez sur Enregistrer. Message: Tapez votre message de 140 caractères maximum. Cliquez sur Envoyer Ajouter un membre à un groupe Cliquez sur le dossier d'un candidat ou d un contact. Une fenêtre «Ajouter à un groupe de SMS» s'ouvre. Dans le volet gauche, double-cliquez sur le groupe auquel vous voulez ajouter le contact. Le groupe de SMS sélectionné sera déplacé vers le volet de droite. Cliquez sur «Fermer». 5

6 4. Sélectionner les destinataire (s) 4.1. Sélectionner les destinataire (s) Pour envoyer un SMS à un ou plusieurs destinataires enregistrés dans votre base de données, cliquez sur «Nouveau SMS». Vous pourrez ainsi sélectionner les destinataires. Autrement, vous avez aussi la possibilité de créer des groupes temporaires composés de plusieurs destinataires. Ce groupe est privé et sera sauvegardé jusqu'à ce qu à l envoi du message. En outre, vous pouvez créer des groupes de SMS d une ou plusieurs personnes à partir d un groupe de SMS existant. Ouvrez un nouveau SMS. Cliquez sur "Sélectionner les destinataires". Sélectionnez la source: - Groupe de SMS: un groupe de SMS précédemment créé (voir chapitre 5). - Candidat - Utilisateur - Contact - Participant: Les participants à un événement - Lieu: candidat lié à un Lieu - Poste à pourvoir : Les candidats pour pourvoir un poste vacant - Support: La personne ayant créé ou répondu à un ticket - Tâche: Le propriétaire et gérant d'une tâche Entrez le nom ou le prénom du candidat, collègue ou contact dans le champ de recherche ou sélectionnez le nom d'un lieu, un événement ou d un poste. Cliquez sur l icône des jumelles. (Cliquez sur un poste à pourvoir ou événement pour afficher les personnes concernées.) Vous pouvez filtrer les personnes avec et sans numéro de téléphone. Double-cliquez sur le nom de la personne à appeler, sur un numéro pour ajouter ou modifier. Vérifiez dans le volet de sélection, le nom du destinataire à ajouter à votre liste de destinataires. Cliquez sur Ajouter. 6

7 Dans le volet de gauche s affiche le(s) destinataire(s).cliquez sur Enregistrer. Vous allez maintenant revenir à la fenêtre du SMS où le(s) destinataire(s) apparaîtra (ont) Ajouter un destinataire (s) au groupe de SMS Ouvrez un nouveau SMS. Cliquez sur «Sélectionner les destinataires».sélectionnez les destinataires (voir section 4.1) Dans le volet de gauche s affiche les noms de vos destinataires. A l aide de «Choisir une action», vous pouvez : - Ajoutez des destinataires à un groupe de SMS existant. Ceci permet d ajouter des destinataires choisis à un groupe déjà existant. Choisissez le nom du groupe de SMS auquel vous voulez ajouter des destinataires et cliquez sur OK. - Créer un nouveau groupe de SMS. Vous pouvez ainsi créer un nouveau groupe de SMS à partir de destinataires choisis. Nommez le nouveau groupe et cliquez sur OK. Cliquez sur Enregistrer. Vous allez maintenant revenir à la fenêtre de SMS où vous pourrez voir apparaître le ou les destinataires ajoutés. 7

8 5. SMS Manager Le gestionnaire de SMS vous permet de gérer et de modifier vos groupes de SMS. Vous pouvez également consulter l'historique de vos SMS (utilisateur principal) et modifier les utilisateurs principaux. Lorsque vous ouvrez le gestionnaire de SMS une liste de membres s affiche. Vous pouvez filtrer date, mot-clé, utilisateur, groupe et statuts. Double- cliquez sur un message pour voir le contenu et l expéditeur Groupe de SMS Cliquez sur la barre d'outils pour ouvrir le gestionnaire de SMS. Cliquez sur «paramètres du groupe». Pour créer un nouveau groupe de SMS cliquez sur le bouton de création d un nouveau groupe, «Nouveau groupe» («B-New-SMS-Group»). Entrez un nom et cliquez sur Enregistrer. Pour modifier le nom d un groupe existant, double-cliquez sur le nom du groupe de SMS. Vous pouvez ainsi le modifier. Cliquez sur Enregistrer. Retour à l'écran précédent en cliquant sur la croix rouge Membres du groupe de SMS Cliquez sur la barre d'outils pour ouvrir le gestionnaire de SMS. Cliquez sur «Modifier groupe» («Edit group»). Sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres. Sélectionnez la «source» de l élément («Entity») à être ajouté au groupe. N.B : Pour ajouter un destinataire ou un membre manuellement, entrez le nom et le numéro de téléphone. - Candidat - Utilisateur 8

9 - Contact - Participant: Les participants à un événement - Lieu: Candidat lié à un lieu - Poste à pourvoir : Les candidats liés à un poste vacant - Support : Personne ayant créé ou répondu à un ticket - Tâche: Le propriétaire et le gérant d une tâche Remplissez le champ de recherche avec le nom ou le prénom du candidat, collègue ou du contact. Ou choisissez le nom d'un lieu, événement ou d un poste. Cliquez sur l icône des jumelles. Cliquez sur un lieu, événement ou un poste pour voir les personnes concernées. Vous pouvez filtrer les personnes avec et sans numéro de téléphone. Double-cliquez sur le nom de la personne pour l appeler ou pour ajouter ou modifier un numéro. Vérifiez que le nom du destinataire à ajouter à votre liste de destinataires apparaît dans la sélection. Sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter les destinataires. Cliquez sur Enregistrer Création d un groupe d expéditeurs Le nom de l entreprise est défini au démarrage du module SMS OTYS pour chaque client. Ceci peut être modifié par l utilisateur clé Cliquez sur votre barre d'outils pour ouvrir le gestionnaire de SMS. Si vous êtes utilisateur clé vous verrez le bouton suivant: Cliquez sur le bouton «Paramètres Spryng». Vous verrez un champ de texte «Nom de l'expéditeur». Ici, le nom de l entreprise est inscrit. Ce nom apparaîtra en tant qu expéditeur lorsque que l option «Envoyer mon numéro» est décochée. REMARQUE: Si vous choisissez cette option, le destinataire ne peut pas vous renvoyer des messages. Entrez jusqu'à dix caractères. Astuce: Testez en envoyant un message à vous-même avant d en envoyer aux groupes. 9

10 6. Historique SMS Cliquez sur la barre d'outils pour ouvrir le gestionnaire de SMS. Cliquez sur «SMS History»pour ouvrir l historique des SMS (utilisateurs principaux). Cela vous donne accès une liste de SMS envoyés. Vous avez également la possibilité de trier les messages envoyés par expéditeur, destinataire, heure d envoi ou le statut du message. REMARQUE: le statut «Envoyé» ne signifie pas obligatoirement que le message a été expédié. Le cas échéant, le message sera marqué comme expédié. 6. SPRYNG Au démarrage, le gestionnaire de SMS OTYS met crédits à disposition de ses clients. Ces crédits peuvent être consommés gratuitement selon la politique d usage équitable (Fair Use Policy). En se basant sur cette consommation, OTYS identifiera les besoins de consommation et poursuivra de mettre à votre disposition le même nombre de crédits ou non. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité d acheter plus de crédits à partir d un compte SPRYNG ( Ce compte permet d établir un lien entre OTYS et SPRYNG. Dans tous les cas, vous serez informé de l'évolution. 10

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