Cap Performance Les outils de la performance

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1 Cap Performance Les outils de la performance

2 Les outils incontournables de la performance! Le CRO et la CRCC Paris ont sélectionné des outils simples et essentiels qui permettent : de respecter intelligemment les normes professionnelles d améliorer l efficacité / la performance de votre cabinet Les outils sont des exemples en format Word ou Excel, très faciles à utiliser (avec modes d emploi) Les outils proposés ne sont pas des modèles ou même des recommandations de l Ordre ou de la Compagnie. Il s agit uniquement d exemples et d illustrations. 2

3 Les outils de la performance L organisation du cabinet

4 Les outils de la performance Organisation RH Mise en place et suivi des objectifs du cabinet Suivi des actions du cabinet Fiches de fonction Accueil du collaborateur Identification des compétences clés du cabinet Entretien d évaluation Relations clients Livret d accueil du client Écoute clients Autre Gestion de la documentation du cabinet. 4

5 Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet Définir les objectifs de votre cabinet, c est... Rendre opérationnelle votre stratégie en la déclinant en objectifs concrets Identifier les moyens nécessaires Associer votre équipe de manière à ce que chacun contribue à la réussite de votre projet Vous donner les moyens de suivre et de partager les résultats...pour réunir toutes les conditions nécessaires à la réussite de votre projet

6 Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet

7 Tableau de suivi des actions du cabinet Suivre les actions décidées pour : définir pour chaque action à mener un responsable, un délai suivre les actions jusqu à la vérification de leur efficacité faire des recherches rapides pour réaliser un point d avancement, des statistiques Finalement, être sûr de mener à bien les décisions prises et en percevoir les bénéfices

8 Tableau de suivi des actions du cabinet

9 Fiches de fonction Rédiger les fiches de fonction du cabinet, c est : définir les postes et les liens entre eux définir les rôles et missions de chacun, leur niveau de responsabilités clarifier auprès de vos collaborateurs leurs rôles vous en servir lors des entretiens annuels, des recrutements Pour mettre en place une organisation plus claire et plus précise

10 Fiches de fonction A votre disposition : 4 modèles de fiches différents 8 exemples de fiches de fonction, couvrant les métiers du cabinet

11 Identification des compétences clé du cabinet Il s agit d identifier : les compétences présentes au sein de votre cabinet suivant une matrice prédéfinie identifier les points de progrès et les faiblesses de chacun de vos collaborateurs mais aussi au niveau de l équipe Pour visualiser la cartographie complète des compétences de votre cabinet

12 Identification des compétences clé du cabinet

13 Entretiens d évaluation En réalisant les entretiens, vous pourrez : faire le bilan de l année écoulée avec vos collaborateurs faire le bilan de compétences de vos collaborateurs les motiver par un projet commun identifier les points de progrès et trouver les solutions préparer l année suivante en fixant des objectifs

14 Entretiens d évaluation A votre disposition: un mode d emploi de l entretien annuel un modèle de fiche d entretien comprenant une grille d évaluation de compétences et des explications La fiche prêt à l emploi

15 Livret d accueil Client Ce document fixe les règles indispensables pour une organisation simple et efficace de la gestion quotidienne de l activité du client. Ce livret répond à plusieurs objectifs : Fournir les coordonnées des interlocuteurs du client au sein du cabinet, Définir les modalités d organisation de la collaboration client/cabinet, Proposer au client des règles d organisation comptable et administrative interne au sein son entreprise, Au travers d une FAQ (Foire Aux Questions), apporter des réponses aux principales questions que les chefs d entreprise se posent

16 Livret d accueil client

17 Ecoute clients En demandant l avis de vos clients sur la qualité de vos prestations, vous pourrez : évaluer la satisfaction de vos clients, les points sur lesquels ils sont les plus sensibles identifier les orientations ou les nouveaux besoins de vos clients promouvoir une nouvelle prestation, un nouvel outil Pour mieux adapter vos prestations aux besoins de vos clients

18 Questionnaire d écoute clients A votre disposition : un mode d emploi pour construire et réaliser une enquête efficace un modèle de fiche écoute clients expliqué et prêt à être utilisé

19 Gestion de la documentation du cabinet En gérant la documentation, vous pourrez : Être sûr de l information qui circule au sein de votre cabinet Être sûr que vos collaborateurs utilisent le bon document, utile et à jour Réduire votre budget documentation Et ce, sur les 3 aspects de la documentation (interne, technique et archivage)

20 Outil de gestion de la documentation du cabinet

21 Autodiagnostic ISO 9001 Evaluer le fonctionnement de votre cabinet par rapport à la norme iso 9001, c est... mesurer de manière simple la préparation de votre cabinet à la certification ISO 9001 identifier rapidement les points de progrès et leurs impacts sur votre organisation (fond ou forme) trouver rapidement des sources d amélioration pour un fonctionnement plus efficace et plus sécurisé

22 Autodiagnostic ISO 9001 A votre disposition : une grille d évaluation complète sur les exigences de la norme Un rapport des points forts / points de progrès un plan d actions

23 Les outils de la performance Expertise comptable

24 Le déroulement d une mission d expertise comptable Tous les outils proposés permettent de réaliser une mission de manière efficace tout en respectant les normes professionnelles : Acceptation d'un client Lettre de mission Planification des missions Démarrage de la mission Travaux périodiques Arrêté de comptes Bouclage du dossier Note de synthèse Compte rendu de fin de mission 24

25 Acceptation et maintien d'une mission Objectif Permettre à l'expert-comptable d'apprécier la possibilité d'accepter la mission ou de se maintenir s'il s'agit d'un ancien client Applicable à toutes les missions Méthodologie Remplir le questionnaire liste non exhaustive à adapter en fonction des missions

26 Acceptation et maintien d une mission

27 Lutte contre le blanchiment Objectifs Identifier les zones de risques en matière de lutte contre le blanchiment pour chacun de ses clients Applicable à toutes les missions Constituer son dossier Méthodologie Remplir les différents questionnaires

28 Lutte contre le blanchiment

29 Répartition des travaux entre le client et le cabinet Objectif Etablir la liste de la répartition des travaux entre le client et le cabinet %Mission de Présentation et/ou la mission d assistance à l établissement des comptes et l enregistrement comptable Estimer le budget d intervention Méthodologie Remplir «Qui fait quoi quand?» pour chaque tâche (cases à cocher) Renseigner le temps à passer par tâche ou au global pour une estimation du budget d intervention de la mission

30 Répartition des travaux entre le client et le cabinet

31 Suivi des lettres de mission Objectif Suivre les lettres de mission envoyées S assurer de remplir ses obligations en formalisant l envoi d une lettre de mission et son retour signé Gérer les alertes en cas de non retour des lettres de mission signées par le client Disposer d une synthèse du nombre de lettres de mission envoyées et l état d avancement (accord, refus, etc) Utilisable pour toutes les missions Méthodologie Remplir les différentes informations demandées pour chaque lettre de mission rédigée et envoyée

32 Suivi des lettres de mission

33 Documents à obtenir du client Objectif Pour les nouveaux clients : établir la liste des documents nécessaires à la reprise d'un dossier En fin d exercice : préparer la liste des documents nécessaires à demander en vue de l'établissement des comptes annuels Suivre le retour des documents demandés Méthodologie Préparer la liste des documents nécessaires et documents reçus en cochant les cases

34 Documents à obtenir du client

35 Suivi des échéances des clients Objectif Ne pas oublier une échéance comptable, fiscale, juridique et TNS sur un dossier client Suivre l avancement des travaux sur les dossiers Formaliser la réalisation du travail effectué Méthodologie Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

36 Suivi des échéances des clients Échéances à faire pour Janvier Date de réalisation des travaux en Mars

37 Suivi des échéances sociales des clients Objectif Ne pas oublier une échéance sociale d un client Suivre l avancement des travaux sur les dossiers Formaliser la réalisation du travail effectué Méthodologie Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

38 Suivi des échéances sociales des clients Date de réalisation des travaux Échéances restant à faire pour la période

39 Travaux périodiques à faire sur une mission comptable Objectif Présenter une check-list des tâches à faire pour chaque client, pour chaque période d'intervention Suivre l état d avancement du dossier Anticiper les retards Gérer les difficultés en amont de la période fiscale Méthodologie Pour chaque tâche et chaque période, indiquer l état d avancement (fait, non fait, en cours, non applicable)

40 Travaux périodiques à faire sur une mission comptable

41 Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels Objectif Fournir une liste de contrôles essentiels à mettre en œuvre dans le cadre de l'arrêté des comptes annuels Méthodologie Remplir le questionnaire (cases à cocher) Cette liste peut être adaptée

42 Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels

43 Bouclage final du dossier Objectif Fournir la liste des documents incontournables à trouver dans le dossier de révision Méthodologie Remplir le questionnaire (cases à cocher) Remarque : cette liste peut être adaptée

44 Bouclage final du dossier

45 La note de synthèse Objectif Suivre et faire le point en interne sur la mission Contenu Rappels sur la mission, synthèse de son déroulement et difficultés rencontrées Aspects économiques Aspects techniques Aspects administratifs Maintien de la mission, lettre de mission

46 La note de synthèse

47 Le compte rendu de mission Objectif Faire le point sur la mission effectuée Communiquer avec le client Contenu La mission, les interventions réalisées, les difficultés rencontrées et points à améliorer Les points techniques particuliers, les recommandations et informations, l opinion sur les comptes annuels,... Les honoraires, la lettre de mission

48 Le compte-rendu de mission

49 Les outils de la performance Commissariat aux comptes

50 Le déroulement d une mission de commissariat aux comptes Dossier permanent Diligences en matière de lutte contre le blanchiment Analyse du contrôle interne de la PME Utilisation des travaux de l'expert-comptable Programme de travail Contrôle du rapport de gestion Contrôle de l'annexe comptable Vérifications spécifiques Préparation du rapport sur les conventions réglementées Bouclage du dossier annuel Préparation du rapport sur les comptes 50

51 Dossier permanent Objectif : Contenu : S assurer que le dossier permanent est complet et à jour Questionnaire à renseigner à partir d une liste de documents indispensables devant être classés notamment dans le dossier permanent

52 Programme de contrôle des cycles Objectif : Aide aux contrôles à effectuer pour chacun des cycles Contenu : Pour chaque cycle à contrôler, un questionnaire des principaux travaux à effectuer Classement par cycle Sommaire interactif en page d accueil pour une meilleure navigation dans le fichier Un seul paramétrage au départ (nom du client, du cabinet, etc.) avec reprise des éléments dans les différents onglets

53 Programme de contrôle des cycles

54 Rapport de gestion Objectif : Aide à la validation du contenu du rapport de gestion Contenu : Liste des informations minimum à trouver dans le rapport de gestion

55 Rapport de gestion

56 Rapport sur les comptes annuels Objectif : Aide à la préparation du rapport sur les comptes annuels dans le respect des NEP 700 et 705 Contenu : Questionnaire découpé selon les différentes parties du rapport pour s assurer que la rédaction du rapport et l opinion émise sont conformes

57 Rapport sur les comptes annuels

58 Mais aussi des questionnaires sur Lutte contre le blanchiment Contrôle interne dans les PME Risque d anomalies significatives Utilisation des travaux de l expert-comptable Validation de l annexe comptable Rapport sur les conventions réglementées Vérification et informations spécifiques Bouclage du dossier

59 Comment accéder à tous ces outils? A partir du portail performance : Ou directement sur les sites dédiés :

60 Cap Performance : la performance en actions!