Cher Exposant, Cher Eleveur, L équipe d Event See a spécialement conçu pour vous ce dossier afin de faciliter votre

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2 Cher Exposant, Cher Eleveur, L équipe d a spécialement conçu pour vous ce dossier afin de faciliter votre participation au Wallonie Equestre Event Vous y trouverez les principales informations relatives à la préparation et l installation de votre stand, les plans détaillés et horaires du salon, les mesures de sécurité à respecter, les détails concernant les assurances et les formulaires à retourner. N hésitez pas à nous contacter, nous sommes à votre disposition pour toute précision. Dans l attente de vous accueillir prochainement, Meilleures salutations, L Equipe Memo : - website : - Facebook page : 1

3 Sommaire 1. L équipe à votre service 3 2. Informations générales 4 a. Accès au WEX : 4 b. Planning de l évènement : 5 c. Paiement 5 d. Cartes d invitation 5 3. En pratique 6 a. Accueil exposants et aménagement des stands 6 b. Autres informations pratiques Gardiennage et sécurité 15 a. Mesures et règlement de sécurité 16 b. Sécurité et règlement sur les stands 16 c. Propreté dans l espace éleveur 19 d. Normes Afsca pour les chevaux Procédures pour participer 21 2

4 1. L équipe à votre service L équipe d : Personne de contact Téléphone Adresses Organisateur David Rossomme Responsables Exposants Charlène Defoy Eric Dancot Responsables Logistique Frédéric Deville Gérald Cuvellier Resp. éleveurs boxes et Bureau : / Sur place : / Bureau : / Charlène : / Eric : / Bureau : / Sur place : / info@eventsee.be charlene@eventsee.be eric@eventsee.be frederic@eventsee.be gerald@eventsee.be Sabot d Or : / isabelle@eventsee.be Isabelle Goos Responsable Jumping Jacques Frasel Responsable technique WEX : Jean Louis Sauvage / ghra@belgacom.net / Jean-louis@wex.be Resp. technique : Léopold Brilot Comptabilité : Anne-Sophie Poncelet / / anne-sophie@eventsee.be 3

5 2. Informations générales a. Accès au WEX : Adresse : Rue des Deux Provinces, 1 B Marche-en-Famenne En voiture : Accès direct par la N4 Namur - Arlon et la N63 Marche Liège Coordonnées GPS : , En train : Accès rapide TGV (Namur ou Liège), liaison train vers les gares de Marloie (5 km) ou Marche (2 km) puis bus (TEC) vers le rond-point du camp militaire. En bus : Ligne 1 ou 15. Voir site : En taxi : Taxi «Verrecas et fils» : (0)475/

6 b. Planning de l évènement : Horaire Démontage Accès aux Ouverture Montage Accès Boxes Accès Boxes secrétariat Stands / Halls pour du salon au Stands Intérieurs Extérieurs des Exp. / Remise des Exp. / Elv. public Elv. boxes Jeudi 02 avril 9h 19h 9h - 19h Vendredi 03 avril 9h 20h 9h 20h 16h 20h 9h - 20h Samedi 04 avril 8h30 20h 8h30 20h30 8h30 8h30-20h 10h 20h Dimanche 05 avril 8h30 20h 8h30-20h30 8h30 8h30-20h 10h 20h Lundi 06 avril 8h30 21h 8h30-20h30 8h30 8h30 18h 10h 18h 18h - 21h Mardi 07 9h - 18h avril c. Paiement Le paiement de toutes les factures est impératif avant le premier jour de montage, sans quoi les accès nécessaires au montage de votre stand ne vous seront pas délivrés d. Cartes d invitation Il est possible d acheter des cartes d invitation pour votre clientèle et votre entourage à 50% du tarif visiteur. Pour ce faire, veuillez passer votre commande via notre site internet ou via le responsable en charge de votre dossier maximum 15 jours avant le salon. Les cartes d invitation sont à retirer à l accueil administratif situé à l entrée du palais 6, à partir du jeudi à 9h, en même temps que vos bracelets. Elles ne sont envoyées que sur demande, avec participation aux frais d envoi. 5

7 3. En pratique a. Accueil exposants Accueil Exposants/Eleveurs Le secrétariat sera ouvert les jours selon l horaire spécifié point 2.B (page 5). Cet accueil sera situé à l entrée du Hall 6. C est à cet endroit que vous devez vous rendre dès votre arrivée pour récupérer vos bracelets et les documents utiles. Le personnel sera disponible pour répondre à vos questions durant toute la durée du salon. Documents & Bracelets exposants / éleveurs Les bracelets exposants/éleveurs et autres documents utiles sont à retirer à l accueil situé à l entrée du Hall 6 (voir plan ci-dessus), à partir du jeudi 02 avril à 9h. Un «Laissez passer» vous sera également distribué pour le montage et le démontage. Ceux-ci ne seront remis qu aux exposants/éleveurs en ordre de paiement. Merci de vous munir de la copie de l ordre du virement bancaire. Les bracelets doivent être portés en permanence de façon apparente pendant toute la durée du salon (hors montage et démontage). Pour éviter d être bloqué à l entrée, il est important de distribuer vos bracelets au personnel préposé au stand ou de nous prévenir de l arrivée «tardive» de l un de vos collaborateurs afin que nous gardions son bracelet à l accueil. Nous pouvons, à la demande, échanger votre ancien bracelet contre un nouveau si celui-ci est endommagé. 6

8 b. Montage stands / Aménagements boxes Montage et démontage Avant le montage, chaque exposant doit impérativement se présenter à l accueil exposants situé à l entrée du Hall 6 afin de recevoir ses bracelets. Nous vous rappelons qu un exposant qui n est pas en ordre de paiement ne sera pas autorisé à exposer lors de l évènement. Le montage et le démontage se feront pendant les périodes précisées dans le tableau au point 2.B. (page 5). Montage des structures importantes Les véhicules ou remorques exposés et les structures plus importantes sont priés d arriver le Mercredi entre 9h et 16h afin de faciliter leur installation. Attention : - L accès aux halls est interdit aux véhicules - Pour des raisons de sécurité, les véhicules doivent être garés à minimum 3 mètres du bardage (mur) - Nous vous prions de ne pas stationner devant les portes des halls pour faciliter l accès à chacun. Une fois le déchargement/chargement terminé, vous serez prié de déplacer votre véhicule afin d éviter de perturber le montage des autres exposants. - Nous vous rappelons que le démontage des stands n est pas autorisé avant la fermeture officielle du salon, soit le lundi 06 avril à partir de 17h30. Chaque exposant est responsable du transport de son matériel, de la réception et de la réexpédition de ses colis. La société organisatrice se décharge de toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de détérioration de marchandises entreposées. 7

9 Accès pour le montage/démontage & sens giratoire : Pour le montage et le démontage, 6 volets seront ouverts afin de vous garantir un accès optimal. Pour un bon déroulement, nous vous demandons de respecter le sens giratoire (voir plan ci-dessous). Réapprovisionnement des stands possible, plus d informations en page 12. Mise à disposition des boxes Boxes Copeaux : à étendre par vos soins, compris dans le forfait. Foin : Pour vous procurer du foin, des tickets sont disponibles au secrétariat moyennant paiement. Ceux-ci seront à échanger, dans l espace boxes extérieurs, auprès du responsable boxes. Accès à un point d eau : trois points d eau sont accessibles à l extérieur le long du bâtiment (voir plan) pour abreuver ou doucher votre cheval. 8

10 Formules d aménagement des stands EXPOSANT Espace sol nu : -Traçage et délimitation standard de la surface du stand par nos soins -Tapis obligatoire par vos soins Stand clé sur porte : -Traçage et délimitation de la surface du stand -Cloison de mitoyenneté (Hauteur : 2,50 m) -Tapis gris -Rail de 2 spots de 100W par 9m² -Boitier Mono 20 ampères -Mobilier non-compris (à apporter ou à louer) ELEVEUR Stand clé sur porte : - Traçage et délimitation de la surface du stand - Cloison de mitoyenneté (Hauteur : 2,50 m) - Tapis gris - Rail de 2 spots de 100W par 9m²Boitier Mono 20 ampères Boxes intérieurs : - Boxe de 9m² (3m x 3m) - Structure en bois - Grille 9

11 Mobilier : Du matériel peut également être loué auprès d. Votre demande devra être spécifiée dans le formulaire d inscription sur le site internet ou auprès du responsable exposants en cas d ajout de dernière minute. Pour rappel, il est interdit de clouer, agrafer, visser, coller, percer, sceller, découper ou peindre sur les sols, parois et piliers des halls ou cloisons. Liste des biens et services disponibles sur place : Electricité Chaque exposant dispose d une quantité d électricité «de base» de 4000W. Si vous avez besoin d une quantité supérieure, vous êtes prié d en informer l organisation. Pour des raisons de sécurité, chaque branchement électrique fourni par le WEX ne pourra alimenter qu un seul stand. Tapis La pose d un tapis est obligatoire pour tous. Les exposants ayant réservé un espace sol nu peuvent commander du tapis via notre site, dans le formulaire exposant. La couleur du tapis sera grise. La formule de stand clé sur porte comporte automatiquement un tapis. Nettoyage Il est possible de réserver une prestation nettoyage du stand via le site internet dans le formulaire exposant. La prestation comprend : - la remise en état de votre stand la veille de l ouverture (évacuation des déchets de montage et aspiration du tapis) - le nettoyage quotidien (effectué la nuit : aspiration du sol, vidage des poubelles, remise d un nouveau sac poubelle). 10

12 Par ailleurs, deux containers sont à votre disposition tout au long du salon pour évacuer vos déchets. Vous êtes priés de respecter la propreté du site. Ces deux containeurs sont situés à l arrière du WEX, à l extérieur, à proximité du paddock. Internet L accès à internet est gratuit pendant 4 heures. Pour vous connectez, vous devez encoder votre adresse . Electricité sur les stands Chaque stand est desservi à partir du réseau des tableaux, coffrets de branchement ou armoires électriques de l établissement (installations fixes et semi-permanentes). Un coffret protégé dans sa partie supérieure est mis à disposition de chaque stand ou exposant. Il est rigoureusement interdit de faire sauter le plombage de ce coffret. Le coffret doit à tout moment rester accessible au personnel agréé du WEX, mais demeurer hors de portée immédiate du public. Si vous rencontrez des problèmes durant le montage du stand, faites appel au responsable technique sur place. Les installations électriques particulières des stands, notamment l éclairage, doivent être réalisées, sous la responsabilité des exposants, par des personnes particulièrement averties des risques de la manifestation et possédant les connaissances leur permettant de concevoir et de faire exécuter les travaux en conformité avec la réglementation. Pendant la période de mise sous-tension, une surveillance permanente est mise en place par du personnel qualifié et connaissant les installations. 11

13 Concernant votre raccordement électrique de 220v, un adaptateur CEE sera disponible sur simple demande à l accueil exposants moyennant une caution de 10. c. Autres informations pratiques Réapprovisionnement des stands Possibilité de réapprovisionner votre stand samedi, dimanche et lundi entre 8h30 et 9h30 moyennant une caution de 50 et le dépôt de votre carte d identité (rendu dès que vous quittez la zone de déchargement). Au-delà de 9h30, les 50@ ne seront pas restitués. Les deux volets côté parking seront ouverts. Parking exposants et éleveurs Le parking exposant et éleveur est gratuit. Il n est pas surveillé, seul l accès est contrôlé sur présentation de votre bracelet exposant. Le stationnement a lieu aux risques et périls des propriétaires des véhicules. 12

14 Horeca Bar Hall 3 ; Hall 4 ; Hall 6 Brasserie Hall 3 ; Hall 6 (le long des pistes) Tex-Mex Hall 4 (J11, J12) Crêpes Bretonnes Hall 4 (I13, I14) Friterie (près de la sortie publique) 13

15 Drink exposant / éleveurs Quand? Le samedi 4 avril 2015 à partir de 19h jusque 20h, dès que le salon ferme ses portes Où? Dans l espace «Prestige», Hall 3, à côté de l espace restaurant (voir schéma ci-dessous) Qui? Les exposants & éleveurs uniquement Comment? Sur présentation de votre bracelet exposant/éleveur au bar entre 19h et 20h. Remarque : Vous aurez également la possibilité d assister au Cabaret Equestre qui se déroulera au même moment. Hôtellerie Pour de plus amples informations sur les services hôteliers des environs, veuillez vous adresser à la Maison du Tourisme de Marche et de Nassogne au 0032 (0) ou via l adresse mail infotourisme@marche.be 14

16 Espace de stationnement pour mobil-homes/caravanes Un espace de stationnement pour les mobile-homes est disponible sur le parking du WEX. Des bornes électriques seront également accessibles moyennant un paiement de 15 /jour (tickets à acheter au secrétariat). L accès à l eau n est cependant pas fourni. 4. Gardiennage et sécurité prend en charge le gardiennage de l événement dans les meilleures conditions mais il s agit là d une obligation de moyen et non de résultat. Il appartient donc à chaque exposant de surveiller son stand pendant les heures d ouverture au public. Quelques conseils : - Respecter les horaires d ouverture aux exposants et ne pas laisser les stands sans surveillance durant l ouverture du salon - Ne laisser aucun objet de valeur sur les stands en dehors des heures d ouverture - A la fermeture, recouvrir votre stand d un filet ou d une bâche, ou fermer l accès au stand Planning gardiennage de nuit : Nuit du vendredi 03/04 au samedi 04/04-20h 8h Nuit du samedi 04/04 au dimanche 05/04-21h 8h Nuit du dimanche 05/04 au lundi 06/04-21h 8h Nuit du lundi 06/04 au mardi 07/04-20h 8h 15

17 a. Mesures et règlement de sécurité Par la signature de la demande de participation, l exposant s est engagé à respecter toutes les clauses du présent cahier ainsi que celles du règlement général inhérent au salon, dont il conserve un double dans son dossier. Toute infraction aux dispositions du règlement éditées dans ce cahier ou auxquelles il se réfère, peut entraîner l exclusion immédiate de toute personne ou de toute société exposante contrevenante et ce, à la seule volonté de l organisateur du salon. Il en est ainsi en particulier pour le défaut d assurance, la non-conformité de l agencement, non-respect des règles de sécurité et de «l échéancier des règlements», la non-occupation des stands, etc. L Equipe dispose à cet égard d un droit de rétention sur les articles exposés et les éléments de mobilier ou décoratifs appartenant à la société exposante. En cas de contestation, le tribunal de Commerce de Dinant est seul compétent, le texte du présent règlement en français en faisant foi. b. Sécurité et règlement sur les stands Pour toute installation électrique, de sonorisation, de pont lumière, d infrastructure aérienne, d estrade, de gradins et quel que soit leur mode de montage, d accrochage ou de fixation, il impératif que : - L exposant fasse une demande d autorisation préalable à - L installation fasse l objet d un contrôle de l organisme ou d un technicien agréé avant l ouverture au public - L exposant fournisse une attestation de vérification au chargé de sécurité 16

18 Il est interdit de percer, sceller, découper ou de peindre sur les sols, parois et piliers des halls. Les exposants sont responsables des dommages qu ils pourraient occasionner aux cloisons de stands et aux bâtiments lors du montage ou du démontage de leur stand. Ils ne doivent en aucun cas faire obstacle au bon fonctionnement des installations de sécurité incendie (extincteurs, commande de désenfumage), ni à la circulation des personnes. Il est impératif d utiliser un double face ou collant spécifique pour placer votre tapis ou tout autre élément au sol. Ce-dernier devra être non-traçant. Un état des lieux sera réalisé en fin de salon et, au cas où cette mesure n aurait pas été respectée, les frais de nettoyage seront attribués à l exposant. Le matériel exposé ne doit dépasser ni la hauteur des cloisons des stands, ni la surface louée. Tous les matériaux utilisés pour l aménagement et la décoration doivent impérativement présenter les caractéristiques conformes aux normes données par le règlement de sécurité. L emploi d enseignes ou panneaux publicitaires en lettres blanches sur fond vert est interdit, ces couleurs étant exclusivement réservées à l indication des sorties et sorties de secours. Les organes en mouvement, les surfaces chaudes, les pointes et les tranchants doivent être, soit protégés par un écran rigide, soit placés en retrait d au moins un mètre des allées. Les sécurités hydrauliques des engins présentés en position haute statique doivent être complétées par un dispositif mécanique s opposant aux repliements intempestifs. 17

19 Tous les matériaux présentés doivent être correctement stabilisés pour éviter tout risque de renversement. Les aménagements de stand doivent être achevés lors du passage de la Commission de sécurité, une heure avant l ouverture des portes au public. Sur chaque stand, l exposant ou son représentant doit être présent lors de ce contrôle. Il doit être en mesure de fournir les procès verbaux et réaction au feu (en cours de validité) de tous les matériaux utilisés. et le WEX déclinent toute responsabilité en cas de fermeture d un stand ordonnée par la Commission de sécurité pour inobservation des règlements. Le chargé de sécurité doit veiller au respect des mesures de sécurité décrites dans le présent document. En matière de sécurité incendie, il est votre interlocuteur unique. Vis-à-vis des exposants, le chargé de sécurité a pour mission : - de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs aménagements - d examiner les déclarations et demandes d autorisation des machines de fonctionnement et de détenir la liste des stands dans lesquels se situent ces machines - de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu à la fin de l ouverture au public, l application des mesures de sécurité - de s assurer que les équipements de sécurité de l établissement ne soient pas neutralisés par les installations de la manifestation en cours 18

20 Tous les éléments de ce type, quel que soit leur mode de montage, d accrochage ou de fixation, doivent obligatoirement faire l objet d un contrôle par un organisme ou une personne agréée avant l ouverture au public. Pour les ponts lumières autoportés, seule une vérification électrique par un organisme agréé doit être faite après le montage. Pour les ponts lumières suspendus, une vérification électrique et de solidité doit être faite après le montage. c. Propreté dans l espace éleveur Nous attirons tout particulièrement votre attention sur la propreté des allées dans l espace éleveur. Notre objectif est que vous puissiez rencontrer, échanger et partager votre passion avec nos visiteurs dans les conditions les plus optimales possibles. Un steward sera donc présent dans le palais durant tout l évènement et aura comme mission de maintenir l espace propre et agréable (enlèvement des crottins dans les allées, balayage régulier des sols, rangement du foin, et autre matériel, ) Merci de lui accorder votre attention et de faciliter autant que faire se peut son travail. c. Interdictions Sont rigoureusement interdits dans l enceinte du WEX : - L emploi de liquide inflammable - La distribution d échantillons ou produits contenant un gaz inflammable - Les ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique - Les ballons gonflés avec un gaz plus léger que l air, quelle qu en soit sa nature - Les articles en celluloïd - Les artifices pyrotechniques et explosifs 19

21 - La présence d oxyde d éthylène, de sulfure, de carbone, d éther sulfurique et d acétone d. Normes Afsca pour les chevaux De suite à la mise en place de nouvelles réglementations imposées par l Afsca, il est obligatoire de se munir du carnet en ordre de vaccination et d identification (puce) de votre cheval. 3. Assurances ne propose pas d assurance aux exposants. Chaque exposant doit donc prendre ses dispositions pour assurer son stand et son contenu. Obligations à respecter par l exposant : - Les biens assurés doivent demeurer sous surveillance permanente de l exposant ou de ses préposés y compris pendant les heures de montage et de démontage. La nuit, un gardiennage professionnel est mis en place par l organisateur. - Les écrans plats ainsi que les ordinateurs doivent, pendant les heures d ouverture de la manifestation, être fixés au stand par des filins de sécurité ou protégés par un système antivol ; pendant les heures de fermeture (au public et/ou professionnels), ils doivent être entreposés dans un meuble ou un local fermé à clé. - Les vêtements en fourrure, cuir ou en peau doivent être exposés enchaînés ou fixés avec un système antivol. 20

22 5. Procédures pour participer Récapitulatif des procédures pour participer au Wallonie Equestre Event : - Remplir l inscription en ligne sur le site dans l onglet «Exposant» puis «Devenir exposant» avec le mot de passe wee Payer un premier acompte de 30% du total de votre facture dans les 15 jours après réception de la facture et finaliser le paiement du stand à la date limite indiquée sur votre facture. 21

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