CAHIER DES CHARGES APPEL D'OFFRES OUTIL ONLINE DE VEILLE MEDIA, ANALYSE STATISTIQUE ET REDIFFUSION DE L INFORMATION

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1 CAHIER DES CHARGES APPEL D'OFFRES OUTIL ONLINE DE VEILLE MEDIA, ANALYSE STATISTIQUE ET REDIFFUSION DE L INFORMATION SOMMAIRE 1. Contexte 2. Objet de l'appel d'offres 3. Description de la prestation 4. Livrable 5. Modalités de réponse

2 CONTEXTE L'Agence universitaire de la Francophonie est une des plus importantes associations d'universités au monde, avec plus de 800 établissements membres dans une centaine de pays. Elle rassemble des institutions d'enseignement supérieur et de recherche des cinq continents utilisant le français comme langue d'enseignement et de recherche. Fondée en 1961 pour instituer entre les universités de langue française un lien de coopération permettant d'intensifier leurs échanges, elle a intégré la Francophonie institutionnelle en 1989 en devenant son opérateur pour l'enseignement supérieur et la recherche. L'Agence a pour mission de soutenir les universités francophones dans leur rôle d'appui au développement de leurs pays et de promouvoir la communauté scientifique francophone pour qu elle devienne une référence internationale et apporte sa contribution aux enjeux mondiaux (changement climatique, pauvreté, agriculture, sécurité alimentaire, santé, droit,...). Pour conduire ses actions, l AUF développe des partenariats avec différentes organisations (UNESCO, UE, ONG, entreprises du secteur privé...). Elle est financée par les cotisations de ses membres, des subventions des états francophones et des grands bailleurs de la coopération internationale. L'AUF est présente dans 40 pays avec 67 implantations régionales regroupant environ 400 personnels, dont 300 en région. Son siège est basé à Montréal, ses services centraux à Paris. Cette présence régionale permet à l'agence universitaire une meilleure adaptation aux contextes locaux. Dix bureaux régionaux pilotent ses interventions : - en Afrique centrale et des Grands Lacs (Bureau Régional au Cameroun) ; - en Afrique de l'ouest (Bureau Régional au Sénégal) ; - dans les Amériques (Bureau Régional au Canada) ; - en Asie-Pacifique (Bureau Régional au Vietnam) ; - dans l'océan Indien (Bureau Régional à Madagascar) ; - dans la Caraïbe (Bureau Régional en Haïti) ; - en Europe centrale et orientale (Bureau Régional en Roumanie); - en Europe de l'ouest (Bureau Régional en Belgique) ; - au Maghreb (Bureau Régional au Maroc) ; - au Moyen-Orient (Bureau au Liban).

3 Public : L'Agence universitaire de la Francophonie est au service de ses universités membres pour qui elle met en place des projets de coopération et des partenariats. De ce fait, son public est très vaste : - représentants des universités - organismes de la coopération - États et gouvernements (bailleurs de fonds) - entreprises et fondations - enseignants chercheurs - étudiants OBJET DE L'APPEL D'OFFRES Dans le cadre de ses missions, le Service Communication institutionnelle de l Agence universitaire de la Francophonie, en lien avec les chargés de communication des implantations mondiales de l'agence, gère les relations avec la presse internationale tout au long de l année et en situation de «crise». Le service de la communication informe par ailleurs ses différentes cibles, internes et externes, sur les actualités de l Agence parues dans la presse à l'international et effectue une veille sur l Agence, ses campus numériques francophones et les projets et événements menés partout dans le monde. L'AUF souhaite se doter d une plate-forme de veille en ligne unique permettant à la fois : d effectuer une veille média sur l'agence à l'international ; d'effecteur une veille Media Sociaux sur l'agence ; d'être alerté en continu des retombées sur l'agence à l'international ; de pouvoir exploiter des fils d information (ou revue de presse en ligne) sur le site de l Agence (flux.xml) ; de mettre en place une lettre d information électronique (revue de presse) permettant partage et rediffusion avec ses cibles ; d'évaluer les retombées.

4 Ces différents besoins sont détaillés ci-après. DESCRIPTION DE LA PRESTATION ➊ SURVEILLANCE DES MEDIA EN LIGNE 1. Veille presse quotidienne et envoi de revues de presse L outil retenu devra permettre de surveiller les média en ligne à l'international. Nous souhaitons une veille illimitée en termes de mots clés surveillés et notamment : Agence universitaire de la Francophonie Campus Numériques Francophones IFADEM Collèges doctoraux Instituts de l Francophonie IDNEUF IFIC ESFAM... L'Agence indique régulièrement au prestataire les autres mots clés sur lesquels elle souhaite une veille temporaire ou permanente. Dans un objectif d accompagnement, le prestataire émettra des recommandations et des préconisations quant à l écriture de la recherche afin que celle-ci soit la mieux ciblée possible. 2. Partage et exploitation des retombées Alertes revues de presse automatiques Des alertes et revues de presse automatiques seront envoyées à différents utilisateurs de la plate-forme. Les critères personnalisés pour les différents utilisateurs seront administrables via un «backoffice». Pourront être notamment paramétrés les agents retenus et la fréquence de réception des alertes (immédiate, quotidienne, hebdomadaire, ) ainsi que l heure de réception souhaitée.

5 Exemple : l'attachée de presse reçoit des alertes sur tous les agents de recherche de manière immédiate, la responsable communication une revue de presse sur l agent «IFADEM», chaque matin à 8h00, le directeur reçoit tous les articles le citant une fois par semaine. Revue de presse manuelle personnalisée Ce système permettrait de faire une sélection d articles personnalisée, exportable en pdf, excel ou mise en forme directement dans un mail ou en html, avec une personnalisation possible du masque selon la charte graphique de l'auf. Des articles identifiés par nos services et qui n auraient pas été scannés par l outil de veille (ce qui est fréquent d expérience avec nos médias locaux) doivent pouvoir y être intégrés. Le prestataire devra fournir une interface pour l administration des critères par utilisateur pour les revues de presse. Cette revue de presse doit être communiquée à un nombre illimité de personnes. Analyses quantitatives et qualitatives Un outil d analyse permettra d étudier la répartition des articles suivant différents critères (régions, type de médias, date, mots clés, ) et d éditer des rapports automatiques. L outil retenu permettra également l archivage et la mise en place de marqueurs automatiques (Tags) et permettra d évaluer la tonalité des articles (le poids des jugements positifs / négatifs / neutres) via un indicateur automatique. ➋ FIL D INFORMATION Nous souhaitons diffuser une sélection d articles de presse sur certains de nos sites en interne et externe via un fil d information. Pour cela nous avons besoin de flux xml. La solution logicielle retenue devra nous permettre de sélectionner et archiver les articles que nous souhaiterions publier suivant le support.

6 Actuellement nous disposons d un flux sur le site internet de l'auf. A l avenir, nous souhaiterions pouvoir paramétrer et créer des flux dédiés (par exemple selon le sujet, selon le média de diffusion, etc.). L'outil devra être ergonomique et facile à utiliser. Le prestataire devra fournir une interface de création et de gestion de ces flux (exemple de flux xml). Sur les sites concernés, les informations suivantes devront apparaître à minima : Nom du média, date, extrait de l article avec un lien actif vers la page du média, visuel (s il y a lieu). Le prestataire devra fournir un fil d information. ➌ GESTION DE PROJET ET BESOIN TECHNIQUE 1. Définition du périmètre d'intervention : Le prestataire devra : paramétrer intégralement l outil faciliter la prise en main et l'intégration des données former les utilisateurs (environ 4 ou 5 personnes) mettre l'outil en service assurer maintenance de l'outil et assistance aux utilisateurs Les livrables incluront nécessairement un guide utilisateur. 2. Conduite de projet Ces prestations sont assurées par un Chef de projet du prestataire chargé de la coordination des actions à conduire en liaison avec les personnes AUF responsables du projet.

7 3. Infrastructure Technique La solution retenue devra être une solution en mode Saas. Cette solution devra être sécurisée par un certificat SSL. Le prestataire s engage à mettre toute la sécurité nécessaire pour protéger les données de l AUF. Surveillance informatique Le prestataire s engage à surveiller son infrastructure afin que le site soit disponible H24. Sauvegardes Le prestataire s engage à sauvegarder les données et le paramétrage spécifique de l AUF afin que ces données puissent être restaurées en cas de dysfonctionnement. LIVRABLE Le prestataire livrera un outil pédagogique, clair et simple d'utilisation Caractéristiques générales de l outil Base de données internationale (couverture presse : supérieur à sources et plus, dans plus de 100 pays) Retombées et mots clés illimités (ajout d'un événement précis, d un projet) Modifications des recherches en illimité et à tout moment Consultation en illimité Rediffusion des retombées en illimité via : - une revue de presse personnalisable à la charte graphique de l 'AUF ou un fil d information via le site internet. Envoi à des listes de destinataires personnalisées - un fil d information pour faire remonter les informations sur le site internet ou intranet de l'auf Accès à des statistiques de lecture pour la revue de presse et le fil d information Pas de frais de droits d auteur Outil statistique disponible via des tableaux de bord personnalisables

8 MODALITES DE REPONSE ➊ Calendrier : Date limite de réception des offres : vendredi 15 juin 2016 Début du contrat : vendredi 1er juillet 2016 Le contrat est signé pour une période de deux ans. ➋ Références Les candidats fourniront les informations et références suivantes : Présentation de la société : métiers, stratégie, chiffre d affaires... Références sur des prestations comparables à celles de l objet du présent cahier des charges Exemples illustrant la capacité du prestataire à fournir les prestations demandées : interface pour l'administration des critères par utilisateur pour les revues de presse, interface de création et gestion des flux dédiés, exemple de présentation de fil d'information... ➌ Critères et sélection des offres La sélection de l offre portera à : 50% sur le critère technique, décomposé en Capacité du candidat sur examen des références ET Compréhension de la demande évaluée sur les pré-projets fournis. 50% sur le critère de prix L Agence universitaire de la Francophonie se réserve la possibilité d engager des négociations avec les 5 candidats ayant présenté la meilleure offre. ➍ Adresse de réponse Les offres doivent être envoyées à Olivia AUBERTIN olivia.aubertin@auf.org Pour toute question :

9 ➎ Modalités de facturation et de paiement Le paiement sera effectué au candidat retenu sur présentation de facture. Le délai global de paiement est de 30 jours à compter de la réception de facture. Si le prestataire retenu souhaite le versement d acomptes, il devra le prévoir dans le devis.