Chargé de gestion administrative et d aide au pilotage

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1 Chargé de gestion administrative et d aide au pilotage J2C24 Administration et pilotage - IE Domaine d application - Support au pilotage des unités Il/elle réalise des études ou des analyses permettant de prendre les orientations et les décisions d'ordre administratif adaptées aux objectifs de l Institut. Il/elle peut conduire tout ou partie des projets qui lui sont délégués. Préparer et coordonner avec l'équipe les arbitrages des moyens humains et budgétaires Assurer le suivi des unités et des chercheurs relevant du portefeuille du directeur scientifique adjoint Rédiger des documents administratifs et juridiques Suivre la contractualisation des unités Mettre en place des tableaux de bords et des outils aidant à la prise de décision Formuler des propositions, préconiser des choix ou des solutions Rendre compte de ses observations et de ses travaux (rapports, notes de synthèse) Assurer la coordination avec d'autres interlocuteurs : Comité national, Délégations régionales, Direction des ressources humaines, Direction des partenariats, Direction des affaires juridiques... Connaître la réglementation, les procédures et les systèmes d'information du CNRS Connaissances générales en droit Analyser des informations disponibles autour d'une problématique Analyser et interpréter des résultats/des indicateurs statistiques Gérer les priorités de l'institut Savoir travailler en équipe Savoir réaliser une synthèse Maîtriser les outils bureautiques et les systèmes d information notamment de gestion Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale, savoir s'exprimer en public L'Institut a un rôle de pilotage et de coordination de la politique scientifique lié à son domaine de recherches. Il a un rôle décisionnel en matière de dotations budgétaires, gestion des chercheurs, suivi des unités, etc

2 Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage J2C24 Administration et pilotage - IE Domaine d application - Administration d unités Il/elle met en place et coordonne l'ensemble des activités de gestion, d'administration et de déploiement technique permettant d accompagner les projets scientifiques de l'institut en relation avec le directeur et le directeur-adjoint de l unité Impulser et coordonner les équipes administratives et de services de l'institut ; gérer les personnels et les moyens correspondants ; préparer les actes de gestion relatifs aux personnels relevant du responsable de l'institut et en assurer le suivi Préparer, organiser et suivre le fonctionnement des différentes instances de l'institut (comité de direction, conseil consultatif...) Représenter le responsable de l'institut pour les interventions relevant du domaine de l'administration et de la gestion, ainsi que pour les relations avec les services logistiques de l organisme hébergeur (gestion du bâtiment) Préparer le budget, organiser et contrôler son exécution ; établir des bilans financiers, analyser les dépenses Etablir des cahiers des charges et négocier avec les fournisseurs, piloter les procédures d'appel d'offres Coordonner la gestion des plateformes et services communs, assurer le suivi des opérations de maintenance et de logistique (équipements et bâtiment) Préparer des contrats et conventions de recherche en liaison avec les organismes Contribuer à la réalisation de rapports documentaires et réponses aux enquêtes : collecter, traiter et mettre en forme les données sur l'organisation, la production et les moyens de l'institut Assurer la diffusion interne des informations ; coordonner la mise à jour du site web de l'institut. Proposer une politique et des outils de communication externe en vue de valoriser l'institut et ses recherches Préparer et coordonner les opérations d'animation scientifique internes et externes (journées de l'institut, colloques, symposium internationaux, ateliers thématiques) Contrôler l'application des règles de sécurité Connaissances générales des réglementations financières, comptables et des marchés publics applicables aux moyens de l'unité Connaître le statut de la fonction publique, des EPST, des régimes particuliers Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires au bon fonctionnement de l'institut Connaître les techniques de management Conduire un projet Animer et rendre compte de réunions ; mener des négociations individuelles ou collectives Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de l'unité Elaborer des indicateurs pour suivre, analyser et prévoir les dépenses Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse et des actes administratifs Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion Avoir une bonne pratique de l'anglais écrit et oral L institut mène des activités de recherche pluridisciplinaire aux interfaces entre physique, chimie et biologie. Il comprend 230 personnes réparties dans 4 unités. Il est à l'origine de plusieurs collaborations nationales et internationales. Il/elle est membre du comité de direction de l'institut. Modalités spécifiques de travail Ponctuellement l agent peut-être amené à effectuer une surveillance sur site en dehors des heures d'ouverture.

3 Chargé du contrôle de gestion et/ou d'études J2C25 Administration et pilotage - IE Spécialité - Finances Domaine d application - Administration d unités Il/elle assurera l'animation du service gestion du laboratoire et garantira la qualité des procédures budgétaires et de la gestion de l'ensemble des crédits. Diriger et animer une équipe Organiser, planifier et coordonner toute la production comptable et financière Proposer des outils et des indicateurs pour la gestion Aider au montage financier des contrats, au service des équipes de recherche. Assister et conseiller la direction Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Assurer le suivi et l'analyse des dépenses. Identifier et analyser les causes et les effets des écarts entre les objectifs et les réalisations Proposer à la direction des actions ou des solutions correctives à mettre en oeuvre Contrôler l'application des règles et procédures administratives Mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre Contribuer à la réalisation d'études, rapports, enquêtes, audits ou évaluation Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence. Assurer ou contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités Connaissance approfondie des règles de la finance publique et des principes du contrôle de gestion Connaître la réglementation des marchés publics et les procédures d appels d offres Elaborer les indicateurs pour le suivi et l'analyse de la production comptable et financière Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse Manager et animer une équipe ; gérer des conflits Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques Le laboratoire dont l activité s exerce dans les sciences de la vie comprend près de 170 personnes.

4 Qualiticien J2C26 Administration et pilotage - IE Domaine d application - Biologie Il/elle définit et propose les choix techniques et les actions à entreprendre pour mettre en œuvre la démarche qualité. Il/elle élabore, met en place, anime et adapte sous l autorité de la direction de l unité, le projet qualité en recherche Elaborer, rédiger, mettre à jour diffuser et gérer les documents qualités (manuels, procédures ). Mettre en place et gérer la traçabilité de la recherche (enregistrement, cahier de laboratoire, suivi métrologique ). Organiser et animer les actions de formations et de sensibilisation à la qualité auprès des personnels de l unité. Engager et planifier des actions et projets visant à améliorer le fonctionnement général de l unité. Conseiller et accompagner les responsables d équipe et les partenaires de l unité dans la mise en œuvre du système qualité. Animer le réseau de correspondant qualité, et le comité de pilotage qualité. Communiquer auprès des personnels les actions et l état d avancement de la démarche. Interagir avec les partenaires extérieurs développant aussi une politique qualité en recherche. Connaître et maîtriser les outils, méthodes, référentiels/normes de la qualité. Etre capable d expliciter, transmettre les méthodes et concepts qualité et savoir conseiller les personnels dans la mise en œuvre de la démarche qualité. Maîtriser les techniques d animation de réunion, de groupe de travail et de formation. Etre capable d analyser et de synthétiser des informations techniques et organisationnelles. Avoir un bon niveau de culture scientifique. Connaître le fonctionnement, l organisation, les domaines d activités de l unité et des organismes partenaires Le poste est affecté à une unité de recherche en biologie. Localisation sur le site de la faculté de pharmacie. Déplacements à prévoir.

5 Secrétaire de médecine de prévention Gestion et pilotage - T 1/2 Mission Le secrétaire du service de médecine de prévention a pour mission principale d assurer une fonction administrative et d apporter un appui organisationnel, gestionnaire et relationnel aux personnels médicaux et paramédicaux. Il apporte son concours au médecin de prévention pour la réalisation de ses missions. Il est soumis au secret professionnel. Participer à l organisation d actions de santé publique : calendrier, logistique des salles, mise en forme des supports de communication, diffusion de l information, gestion et synthèse des feuilles d évaluation. Participer à des groupes de travail thématiques locaux, régionaux ou nationaux. Activités principales Accueillir les agents (physiquement et téléphoniquement) et contribuer au recueil des données (fiches ) Assurer la gestion administrative du service médical : création et actualisation des données administratives des dossiers médicaux, planification et gestion des convocations, classement, transmission et archivage des dossiers médicaux, commande et gestion des stocks de fournitures diverses, informatiques et de bureau. Alimenter et exploiter les bases de données d information et de suivi médical (fiches de risques professionnels, arrêts maladie, agendas ), créer ou mettre à jour le dossier médical. Assurer le secrétariat administratif : rédaction de courriers, rapports, attestations du médecin de prévention, envoi et suivi de ces documents, préparation de dossiers soumis aux instances locales ou nationales (comités médicaux, Mission Insertion Handicap ). Suivre les arrêts maladie et les accidents du travail et alerter le médecin en cas d arrêts prolongés. Participer à l optimisation des missions en milieu de travail du médecin : agenda, déplacements, suivi des travaux des groupes de travail, conception et mise en forme des supports d intervention, contribution à la rédaction des rapports règlementaires des médecins (rapport d activité annuel de la médecine de prévention, fiches collectives de risques ). Assurer les contacts avec les autres médecins de la délégation et avec les autres MPAR (médecins de prévention animateurs régionaux). Assurer l interface entre les professionnels de santé et les interlocuteurs externes (délégations, unités, prestataires divers ). Activités associées Préparer l agent et son dossier pour la visite médicale. Gérer et suivre les commandes de pharmacie et de matériel médical. Assurer dans certains cas la gestion budgétaire du service. En l absence d infirmier, participer à l aide et au soutien psychologique des agents, voire réaliser des examens complémentaires simples de pré-visites, tenir le registre des accidents de service. Eventuellement si le secrétaire est habilité, dispenser des soins de niveau Sauveteur Secouriste du Travail. Encadrer des stagiaires en secrétariat médico-social voire les auditionner pour l obtention du diplôme de secrétaire médico-social(e). Travailler en partenariat avec les correspondants naturels et les autres membres de l équipe pluridisciplinaire (RRH, IRPS, assistant de service social ). Veiller au bon fonctionnement des équipements dédiés au travail administratif. Compétences principales Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative Savoirs sur l'environnement professionnel L organisation et le fonctionnement du CNRS. Les partenaires médico-sociaux locaux et leurs champs d intervention respectifs. Les règles et usages administratifs de traitement des dossiers médicaux des agents.

6 Secrétaire de médecine de prévention Gestion et pilotage - T 2/2 Savoir-faire opérationnels Techniques d accueil. Rigueur, méthode, bonne organisation pour gérer plusieurs tâches en même temps. Connaissance et respect du secret professionnel, discrétion et neutralité. Connaissance des techniques et du vocabulaire médicaux. Logiciels propres à la gestion des dossiers médicaux, de bureautique courants (tableur, traitement de textes, courriels, ppt ) et internes au CNRS. Internet Notions de base en gestion budgétaire et comptable Formations et expérience professionnelle souhaitables Secrétariat médical. Habilitation de Sauveteur Secouriste du Travail. Langues étrangères Anglais usuel écrit et oral, niveau élémentaire. Compétences associées Savoir-faire opérationnels Utiliser les techniques de classement et d archivage Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Environnement professionnel Lieu d'exercice L'activité s'exerce dans le service de médecine de prévention d'un établissement de recherche. Le lieu est adapté au respect du secret professionnel. Diplôme réglementaire exigé Baccalauréat

7 Technicien en gestion administrative J4X21 Emploi multi-familles - T Domaine d application - Administration d unités Il/elle assure le secrétariat et exécute des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants de 2 fédérations de recherche. Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure Organiser et alimenter les bases de données pour la gestion Rédiger du courrier, gérer la messagerie Gérer la liste de diffusion des fédérations Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues Organiser et suivre le budget des fédérations (mettre en place les crédits, suivre les dépenses) Organiser les Comités de direction, les Conseils de fédérations Gérer les aspects logistiques : salle de réunion, matériels, fournitures Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Participer à l'organisation de colloques, manifestations, conférences Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Organiser le classement d'un fond documentaire Procéder à l'archivage des pièces administratives Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative Connaissance de base de la réglementation financière et comptable des EPST Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement Savoir informer et rendre compte Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer Utiliser les logiciels de gestion et des logiciels de bureautique (Word, Excel) Savoir planifier son activité Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service Utiliser les techniques de classement et d'archivage Rendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée L agent est sous la responsabilité d'une secrétaire générale et travaille pour deux fédérations de recherche situées sur le même site

8 Adjoint en gestion administrative J5X21 Emploi multi-familles - AJT Spécialité - Accueil Domaine d application - Administration d unités Il/elle assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs du laboratoire et assistera l'équipe administrative du laboratoire. Tenir le standard téléphonique du site, orienter les correspondants et prendre les messages téléphoniques Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, gérer leurs badges et contrôler leur accès au site Réceptionner, trier le courrier et les colis à l'arrivée ; affranchir le courrier au départ ; organiser et contrôler le retrait des colis en instance ; enregistrer les livraisons dans le système d information de gestion Gérer les contacts avec la Poste, les transporteurs de colis express, et suivre leurs prestations - Trier les factures des prestataires externes par laboratoire et saisir dans le système d information de gestion les factures de prestations internes Saisir les demandes d'achat d'une unité du site dans le système d information de gestion Tenir le planning des visites médicales pour l'ensemble des personnels du site (environ 240 personnes) Mettre à jour l'annuaire téléphonique interne et les adresses électroniques des agents à l'aide des outils Excel, Acrobat et FTP Connaissance de bases des techniques d'accueil et de communication orale et savoir les mettre en oeuvre Maîtriser l'outil informatique et les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Acrobat,...) - Maîtriser les outils de communication électronique Savoir utiliser un logiciel de gestion Savoir communiquer et renseigner Savoir accueillir oralement une communication ou un visiteur en anglais Le site comprend près de 250 personnes intégrées dans plusieurs laboratoires et dont les activités s exercent dans l environnement et le développement durable.