Identification : On accède au module administratif en cliquant sur le logo LIONS de la page d accueil du site internet du District.

Transcription

1 Introduction : Le système de gestion d un district des Clubs Lions International GesLions a pour but de faciliter les tâches administratives à différents niveaux pour les membres du cabinet d un district. Les règles en vigueur sont celles préconisées pour l administration des districts par le gouverneur en poste assisté de son équipe du cabinet. L information originale pour chacun des clubs est récoltée chaque année par le gouverneur-élu vers la fin de l année de lionisme par les fameux formulaires PU-101. Il est de la responsabilité de chaque club Lions de faire parvenir ce formulaire. Il s agit des informations de base avec lesquelles GesLions travaille. Le responsable du site internet collecte ces informations dans un fichier EXCEL sur son ordinateur personnel. Ce fichier EXCEL contient aussi un onglet contenant les informations des membres du cabinet du gouverneur avec leurs coordonnées personnelles. Une fois transféré sur le serveur en format CSV (Comma Separated Value), ce fichier EXCEL constitue la base de données maitresse de GesLions. Au cours de l année, les changements de personnes ou d adresses se feront dans ce fichier EXCEL avant de le transférer à nouveau sur le serveur internet dans son format CSV. Tout le reste du travail se fait sur le serveur Internet avec plusieurs options du menu administratif de GesLions. Vous trouverez ce menu plus loin dans ce document.

2 Identification : Chaque membre du cabinet possède un code d usager et un mot de passe. Chacun possède aussi son niveau d accès lui permettant d utiliser les options du logiciel relatives à son poste. Les codes d usager sont formés de la première lettre du prénom suivi du nom de famille, le tout SANS accent ni caractères spéciaux tels l apostrophe, le tiret ou autre. Ces codes d usager sont assignés automatiquement lors de l initialisation de l année de lionisme ou manuellement par le responsable du site internet du district durant l année de lionisme. Les mots de passe, lors de la création des codes d usager, sont assignés automatiquement par le logiciel. Le mot de passe est formé des trois premiers caractères du code postal suivis des quatre derniers chiffres u numéro de téléphone. Ainsi, pour moi, mon numéro de téléphone est (450) et mon code postal J2K 2N7, alors mon mot de passe est donc j2k7767 en minuscule. Lors de la première utilisation de ce code d usager, il est possible de changer le mot de passe en cliquant sur un lien approprié. Ainsi, le mot de passe de chacun reste personnel et privé. On accède au module administratif en cliquant sur le logo LIONS de la page d accueil du site internet du District. GesLions de 6

3 Logiciel : Les différents modules du logiciel de gestion d un district des Clubs Lions International GesLions se veulent facile d utilisation et très conviviaux. Peu importe où vous serez situé dans le logiciel, il y aura toujours un lien pour revenir au menu général d administration et ce, SANS altérer l information de base. La permission vous sera toujours demandée pour les changements définitifs. Voici ce menu général complet d administration : Les options sont regroupées par niveau de permission et sont décrits dans les pages qui suivent. La section «Privilèges» varie selon le niveau de permission. Les documents transférés sont accessibles à tous dans une des sections de la «Bibliothèque». GesLions de 6

4 Opérations du menu administratif : 5.0 Envois de courriels Les membres de l exécutif du Cabinet ont souvent l occasion d envoyer de l information par courriel aux différents clubs ou aux différents membres du Cabinet. Il y a deux options du menu administratif à ce sujet et les deux fonctionnent de la même façon. Une copie de courriel est toujours envoyée au gouverneur ainsi qu à l envoyeur. Vous devez absolument joindre un fichier PDF avec cet envoi. Le fichier est transféré sur le serveur et le message du courriel y fait référence en lien cliquable. 5.1 Officiers de clubs En exécutant cette option, on demande si les courriels iront aux présidents, aux secrétaires ou aux présidents de la commission des effectifs du club. Pour ne pas surcharger le réseau, on ne peut pas envoyer de courriels aux trois. Pour la suite, vous n avez qu à répondre aux questions. Vous pouvez visualiser votre courriel avant de l envoyer à vos destinataires, mais si vous faites des changements, vous devrez choisir le fichier à nouveau. 5.2 Membres du Cabinet En exécutant cette option, on demande si les courriels iront aux présidents de zone, aux présidents de commissions ou bien à tous les membres du Cabinet. Pour la suite, vous n avez qu à répondre aux questions. Vous pouvez visualiser votre courriel avant de l envoyer à vos destinataires, mais si vous faites des changements, vous devrez choisir le fichier à nouveau. GesLions de 6

5 6.0 Rapports du Cabinet Cette option est l une des plus importantes du menu administratif. Elle permet au secrétaire du Cabinet de gérer ses rapports et les rapports de chacun des membres du Cabinet et elle permet aussi aux autres membres du Cabinet de transférer leur rapport personnel avant chacune des réunions. L exécution de cette option varie selon le poste occupé par la personne qui s en sert. Le secrétaire a accès à des moyens qui ne servent pas aux autres membres du Cabinet. Les présidents de commissions et de zones ne peuvent qu envoyer leur rapport et les relire. Les personnes qui occupent plusieurs postes doivent choisir avec lequel ils veulent poursuivre l exécution du module. 6.1 Envoi de rapports par un membre du Cabinet La date de réunion du Cabinet présentée est toujours la prochaine avec l endroit où elle aura lieu. Les liens de la Convocation et de l Ordre du jour sont inactifs tant que ceux-ci ne seront pas transférés par le secrétaire. L écran suivant apparait : Pour envoyer un rapport associé à votre poste, il faut cocher le premier bouton pour afficher l écran de transfert, cliquez sur le bouton «Parcourir» pour localiser le fichier désiré et cliquez sur le bouton «Transférer». Un message vous avisera de la fin du transfert. Vous devez revenir au menu d administration par la suite. GesLions de 6

6 Par contre, si vous cochez le second bouton, vous verrez apparaitre la liste de tous les rapports qui ont été soumis VIA la procédure du paragraphe précédent. Puisque ces fichiers sont en format PDF, vous n avez qu à sélectionner celui que vous voulez pour l ouvrir dans une fenêtre. GesLions de 6