Gestion de Projets partie 3

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1 Gestion de Projets partie 3 Jean-Louis Lefèvre jean-louis.lefevre@univ-lyon1.fr Polytech Lyon GESPRO JL LEFEVRE Page 1

2 La gestion de Projets La planification consiste à définir l enchaînement des tâches les unes par rapport aux autres et à placer celles-ci en fonction du calendrier pour définir les instants où ces tâches pourront être réalisées Il y a deux types de contraintes dans la planification: Les contraintes de logiques d enchaînement Les contraintes de disponibilité des ressources GESPRO JL LEFEVRE Page 2

3 Systèmes de représentation de suivi de projet PERT (Program Evaluation and Review Technic) représentation selon une logique d enchaînement des tâches GANTT représentation des tâches selon un calendrier MILESTONES (jalons) représentation d événements dans un calendrier GESPRO JL LEFEVRE Page 3

4 Représentation de PERT GESPRO JL LEFEVRE Page 4

5 Représentation de GANTT GESPRO JL LEFEVRE Page 5

6 Délai et charge Attention de ne pas confondre DELAI et CHARGE Délai: durée de la tâche pour passer de l état «nondébuté» à l état «terminé» Charge: quantité de travail pour exécuter la tâche Attention aux interruptions: le travail n est pas toujours réalisé de manière continue, car il faut tenir compte: Des temps techniques d attente (par exemple: séchage de peinture, réception de pièces,..) De la disponibilité des ressources (temps plein, temps partiel,..) GESPRO JL LEFEVRE Page 6

7 Représentation réseau de PERT GESPRO JL LEFEVRE Page 7

8 Représentation normale de PERT GESPRO JL LEFEVRE Page 8

9 Définitions de PERT TACHE: travail ou fonction élémentaire ayant un début et une fin NŒUD / ETAPE: point logique de rassemblement de tâches CONTRAINTE: condition logique nécessaire au démarrage d une tâche CONDITION D ENTREE D UNE TACHE: réalisation de toutes les conditions appliquées au nœud où débute la tâche (fin des tâches précédentes) MAILLE: suite de tâches entre deux nœuds considérés GESPRO JL LEFEVRE Page 9

10 Définitions de PERT DATE «AU PLUS TOT»: la plus «tôt» possible qui permet de débuter les tâches suivantes en respectant toutes leurs conditions de démarrage DATE «AU PLUS TARD»: date la plus «tardive» possible qui permet de démarrer les tâches suivantes sans faire reculer le délai final défini par le chemin critique CHEMIN CRITIQUE: trajet constitué des mailles de durées les plus longues permettant de satisfaire toutes les conditions de réalisation de toutes les tâches pour atteindre l objectif final «au plus tôt» GESPRO JL LEFEVRE Page 10

11 Comment réaliser un planning PERT 1. Dessiner l ENCHAÎNEMENT des tâches 2. Affecter à chaque tâche une DUREE 3. Calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TOT» en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes 4. Reculer à partir de la date finale et calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TARD» en remontant le temps 5. Définir le CHEMIN CRITIQUE: trajet pour lequel la «date au plus tard» est égale à la «date au plus tôt» par les chemins les plus longs 6. Définir pour toutes les tâches «non critiques» les MARGES DE TEMPS GESPRO JL LEFEVRE Page 11

12 Exemple de calcul PERT Exercice: Pour simplifier, on prend pour chaque tâche une durée égale à son numéro Cette durée peut être représentée en heures, jours, semaines. Mais il faut bien sûr garder la même unité pour toutes les tâches Le calcul part de t0, point de départ du graphe On donne à chaque NŒUD une étiquette dans laquelle on inscrit la date au plus tôt et la date au plus tard GESPRO JL LEFEVRE Page 12

13 1. Calcul de la date au plus tôt Calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TOT» en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes GESPRO JL LEFEVRE Page 13

14 2. Calcul de la «date au plus tard» Reculer à partir de la date finale et calculer pour chaque nœud la «DATE AU PLUS TARD» en remontant le temps 5 /7 22/22 13/13 0/0 2/2 6/6 6/6 7/14 GESPRO JL LEFEVRE Page 14

15 3. Calcul du chemin critique Définir le CHEMIN CRITIQUE: trajet pour lequel la «date au plus tard» est égale à la «date au plus tôt» par les plus longues tâches 5 /7 GESPRO JL LEFEVRE Page 15

16 Chaque TACHE du graphe PERT est définie par 5 durées: Date de début «AU PLUS TOT» Date de début «AU PLUS TARD» Durée de la tâche Date de fin «AU PLUS TOT» Date de fin «AU PLUS TARD» Les marges GESPRO JL LEFEVRE Page 16

17 Les marges Ces 5 durées définissent les marges: MARGE TOTALE: correspond à la durée dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans augmenter la durée totale du projet. Quand cette marge s annule, la tâche devient critique MARGE LIBRE: correspond à la durée dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans déplacer aucune autre tâche du projet. C est la réserve de sécurité attachée à la tâche MARGE CERTAINE (pas utilisée) correspond à la durée entre la fin d une tâche débutée au plus tard et le besoin au plus tôt des tâches suivantes GESPRO JL LEFEVRE Page 17

18 Représentation PERT (exemple) GESPRO JL LEFEVRE Page 18

19 Représentation PERT (exemple): date au plus tôt GESPRO JL LEFEVRE Page 19

20 Représentation PERT (exemple): date au plus tard GESPRO JL LEFEVRE Page 20

21 Représentation GANTT (exemple) GESPRO JL LEFEVRE Page 21

22 Conclusion PERT reste le meilleur outil de réflexion préalable pour mener un projet car il oblige à se poser pour chaque tâche les questions essentielles, à savoir: Quelles sont les conditions pour que la tâche puisse débuter (Amont)? Qu est ce que cette tâche permet de faire (Aval)? Le PERT peut se dessiner de façon très simple à l aide de traits sur un support permettant le travail en équipe, par exemple sur un tableau Il est facile de calculer les dates pour chaque nœud en se limitant au «dates au plus court», ce qui permet immédiatement d avoir une idée globale de la faisabilité et de modifier les logiques au fil de la réflexion Quand on a une bonne idée du planning, on peut alors utiliser un logiciel de Gestion de projet qui permettra la représentation sous forme de PERT (réseau) et GANTT (graphique) GESPRO JL LEFEVRE Page 22

23 Méthode de travail de gestion du projet Découper le projet en PHASES Découper les phases en TACHES Définir la LOGIQUE D ENCHAINEMENT des tâches en utilisant PERT Analyser les RESULTATS du PERT: délai final chemin critique marges OPTIMISER le planning: Changer certains enchaînements critiques Modifier la durée de certaines tâches (évolution des moyens) EDITER le planning sous une forme temporelle claire et bien adaptée aux divers utilisateurs: GANTT (détails adaptés dates essentielles événements majeurs) GESPRO JL LEFEVRE Page 23

24 Aspects psychologiques du planning 1. Existence et Suivi du Planning il donne un cadre de travail: des tâches à réaliser avec un cheminement logique pour atteindre des objectifs avec une vision globale une vision d avenir Plus qu un moyen de suivi, il est le fil conducteur du projet Il permet à tous les participants au projet de se situer dans un travail commun avec une perspective globale Il permet de matérialiser l avancement du projet (dynamique) et s il est bien géré c est un facteur de motivation des équipes GESPRO JL LEFEVRE Page 24

25 Aspects psychologiques du planning 2. Les DELAIS Les délais trop longs ont un effet démotivant: «on a le temps d y penser!» «j aurai changé de poste avant d y arriver!» Les délais trop courts ont aussi un effet démotivant: «c est stupide, on n y arrivera jamais!» «on est déjà en retard, alors un peu plus ou un peu moins..!» Le délai l objectif- doit être tenable mais doit être aussi un «challenge» et demander un effort évident GESPRO JL LEFEVRE Page 25

26 Aspects psychologiques du planning 3. La Tenue des Délais L homme s intéresse au court terme Il faut donc définir des jalons qui sont des objectifs intermédiaires Pour tenir l objectif final, il faut «se donner du mou»: méthode: minimiser la durée des tâches initiales maximiser la durée tâches finales réduire si besoin à la fin du projet Ne jamais accepter de glissement sans réagir, même si les retards sont justifiés! Il faut toujours chercher des solutions pour rattraper les retards, pour sensibiliser les acteurs du projet à l importance de la tenue des délais. Sinon, une succession de glissements de délais enlève toute crédibilité au planning que plus personne ne respecte.. GESPRO JL LEFEVRE Page 26

27 Le planning et les ressources Lorsqu on a défini les logiques d enchaînements, on se rend compte des besoins («1000 hommes.année = 2000 hommes pendant 6 mois) Une bonne méthode est la suivante: Etablir la liste des ressources et la disponibilité de chaque ressource Tracer le PERT à ressources infinies, sans prendre en compte les contraintes de disponibilité des ressources. On obtient le délai minimum possible. Affecter les ressources nécessaires à chaque tâche Effectuer le Nivellement des ressources : reculer certaines tâches afin que les ressources (personnel ou matériel) soient disponibles. De cette façon, on «lisse» les pointes de surcharge GESPRO JL LEFEVRE Page 27

28 Exemple de planification des ressources Projet d étude et d implantation de 4 cartes électroniques pour un système embarqué. Déterminer la durée totale entre le début des études - qui peuvent simultanées- et la fourniture finale des 4 cartes fonctionnelles avec les dossiers. Les durées des travaux sont estimés à: Carte A Durée étude: 2 semaines Durée implantation: 3 semaines Carte B Durée étude: 3 semaines Durée implantation: 5 semaines Carte C Durée étude: 4 semaines Durée implantation: 4 semaines Carte D Durée étude: 5 semaines Durée implantation: 6 semaines Ressources (pour toutes les cartes): étude=ingénieur implantation= technicien Chaque tâche commencée se poursuit sans interruption jusqu à la fin GESPRO JL LEFEVRE Page 28

29 Exemple de planification des ressources Chercher la durée minimale de l ensemble du projet pour les 3 planifications de ressources suivantes: 1. Cas n 1: PERT à ressources infinies 2. Cas n 2: 2 Ingénieurs d étude (I) et 3 Techniciens d implantation (T) 1. Cas n 3: 2 Ingénieurs d étude (I) et 2 Techniciens d implantation (T) GESPRO JL LEFEVRE Page 29

30 Cas n 1: Ressources Infinies: PERT../.. 2 A 3../.. Début 3 4 B../ /.. Fin 5 C 6../.. D GESPRO JL LEFEVRE Page 30

31 Cas n 1: Ressources Infinies: PERT 2/8 2 A 3 3/6 Début 3 4 B 4/ /11 Fin 5 C 6 5/5 D GESPRO JL LEFEVRE Page 31

32 Cas n 1: Ressources Infinies: GANTT GESPRO JL LEFEVRE Page 32

33 Cas n 2: 2 I + 3 T: Surcharge Ingénieurs GESPRO JL LEFEVRE Page 33

34 Cas n 2 :2 I + 3 T(suite) : mais charge des techniciens suffisante GESPRO JL LEFEVRE Page 34

35 Cas n 2 :2 I + 3 T : nivellement automatique des charges de travail GESPRO JL LEFEVRE Page 35

36 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement automatique GESPRO JL LEFEVRE Page 36

37 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement manuel n 1 GESPRO JL LEFEVRE Page 37

38 Cas N 3: 2 I + 2 T : nivellement manuel n 2 GESPRO JL LEFEVRE Page 38

39 Conclusion planification et nivellement des ressources Le nivellement automatique par logiciel permet d avoir rapidement une première solution assurant la faisabilité du projet Le logiciel assure alors la faisabilité de toutes les tâches en considérant toutes les ressources mais sans prendre en compte toutes les solutions possibles (calculs optimisés et donc limités). C est pourquoi il est parfois possible de trouver manuellement des solutions ponctuelles plus optimisées. GESPRO JL LEFEVRE Page 39