Guide d utilisation des principales fonctions de l INTRANET FRANCE LOTS ORGANISATION

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1 Guide d utilisation des principales fonctions de l INTRANET FRANCE LOTS ORGANISATION En quelques mots d Adhérents «Le TOP 20, enfin du partage d information pour être plus fort aussi face à nos propres clients.» «Des possibilités de trouver de la valeur ajoutée et de l équilibre de flux en partageant davantage de flux avec des Adhérents FLO.» «Nous pourrons enfin être présents en petits groupes sur des appels d offres et pour moi c est la clé pour que cela fonctionne.» «Si je perds un équilibre sur certains flux, il y a avec cet outil moyen de rebondir pour y trouver de quoi rééquilibrer.» «Un appel d offres ou une consultation commerciale qui tomberait dans les oubliettes, ce serait désastreux, il y a là un outil qui peut empêcher cela.» «Consulter le Top 20 avant de prospecter pour éviter d aller démarcher un des principaux clients d un Adhérent FLO, ce sera un réflexe qui devrait nous inciter tous à renseigner notre TOP 20 pour nous protéger aussi.» «Avec l Inside de France Lots Organisation je peux diffuser une consultation commerciale interne auprès des autres Adhérents FLO»

2 Principales rubriques de l arborescence S informer Le Groupement / Présentation / Fiches d aide / Règlement intérieur / Distribution inter-adhérents / Guide de l exploitant / Guide du conducteur Communiquer Newsletters / Contact Inside / Supports de communication / Commander des autocollants / Commander des logos / Charte graphique / Documentation Groupement (téléchargement) / Revue de presse Participer Le Planning FLO / Evènements FLO : Manifestations / Assemblées générales/ Universités d été / Enquêtes / Sessions de formation Réunions Flo : Réunions de Bureau et CA / Réunions contrôle et discipline / Réunions régionales / Autres réunions Qui? Quoi? Où? Qui est fournisseur référencé? / Qui est Adhérent? / Qui fait quel métier? / Avec qui travaille un chargeur?(top 20) Qui sont les membres du CA? / Qui sont les membres du Bureau?/ Qui sont les Flo Leaders?/ Quels sont les Flo Métiers? Qui sont les Flo Contacts? Mon Profil Ma Fiche Adhérent / Mes sites d exploitation / Mes Flo-métiers / Mes Flux : les flux que je sais faire / Mes flux avec disponibilité / Ma recherche de fret Appels d offres Fournisseurs Flo Métiers Les appels d offres (suivi) / Procédures / Documentation Les conventions fournisseurs / Les fiches fournisseurs / Les fournisseurs référencés Pour chaque métier : Tarifs / Protocoles / Statistiques / Cartes / Poster un message aux Adhérents d un métier / Documentation

3 ACCES INSIDE EN TOTALITE SOUS ACCES SECURISE EN MODE HTTPS > Liaison cryptée > Certificat de sécurité bloquant intrusion LA SECURITE INSIDE ACCES RESERVE AUX ADHERENTS PAR LOGIN ET MOT DE PASSE PERSONNEL TOP 20 PROTOCOLE DE SECURITE SPECIFIQUE pour le TOP 20 ACCES RESERVE EXCLUSIVEMENT AUX DIRIGEANTS FLO ACCES POSSIBLE (HORMIS AU TOP 20) POUR LES RESPONSABLES D EXPLOITATION PAR LOGIN ET MOT DE PASSE PERSONNEL (ACCES RESTREINT). AUCUN ACCES A TOUS LES FLUX D UN ADHERENT. FLUX MENTIONNES PAR PAYS/DEPARTEMENT > CODE D ACCES TRANSMIS PAR SMS, SUR LE TELEPHONE MOBILE DU DIRIGEANT, A CHAQUE SESSION > TRACABILITE DES CONSULTATIONS POUR CHACUN > PAS DE VISIBILITE DE L ENSEMBLE DES CLIENTS D UN ADHERENT > PAS D ACCES AU TOP 20 SI SON PROPRE TOP20 N EST PAS RENSEIGNE > ADMINISTRATION DES DROITS PAR LE SIEGE FLO PERMETTANT LA FERMETURE D UN ACCES A TOUT MOMENT L accès à l intranet INSIDE de France Lots Organisation se fait par la page d accueil du site de France Lots Organisation. Il vous suffit de saisir sur internet l adresse du site : puis de cliquer sur le lien Intranet mentionné sur cette page. Attention, pour des questions de sécurité, vous devez bénéficier d une adresse mail nominative pour accéder à cet intranet. C est cette adresse qui vous servira de login (nom d utilisateur). A réception de votre adresse mail nominative, le siège de France Lots Organisation affectera les droits associés à votre profil ( Dirigeant, membre du CA, ) et vous adressera votre mot de passe. Il en sera de même pour créer le profil de votre Responsable d exploitation par exemple. Il vous suffira de saisir le login et le mot de passe que vous aura transmis le siège de France Lots Organisation dans la page d accueil INSIDE.

4 MON PROFIL Cette rubrique est la 1 ère à renseigner par vous dès le lancement d INSIDE. Vous recevrez 2 fois/an des alertes/mail pour mettre à jour cette rubrique. ATTENTION CE PROFIL DOIT ETRE A CTUALISE ACCES DIRECT Vous y trouvez un raccourci rapide vers certaines rubriques du Qui? Quoi Où? A RETENIR Un agenda des dates clés FLO présentées de façon chronologique. DERNIERES PUBLICATIONS Ici tous les derniers fichiers mis à jour sur INSIDE. RECHERCHE Un moteur de recherche global sur INSIDE viendra compléter cette page pour rechercher un document par mot- clé. Page Accueil INTRANET INSIDE

5 Mon profil Vous trouvez ici les 5 parties qui sont à renseigner successivement par vous-même pour votre entreprise.

6 Dans MON PROFIL Vous devez saisir dans les différents champs mentionnés les informations présentant votre entreprise. Ces informations viendront compléter votre fiche visible pour le grand public par le site internet du Groupement. Les informations à caractère confidentiel ne seront pas visibles par le grand public. Seules les informations à caractère commercial et les Flo Métiers seront visibles par le Grand public. Les autres informations concernant votre entreprise serviront à partager cette information avec les autres Adhérents FLO. Ma fiche Adhérent

7 Pour Rappel LES 6 FLO METIERS MES FLO METIERS Cette rubrique est à renseigner avec précision pour votre entreprise. Les champs renseignés vous situant comme appartenant à tel ou tel FLO METIER conditionneront vos accès aux informations de la rubrique FLO METIERS accessible par la Home Page INSIDE. Cette classification plus rigoureuse permettra aux Adhérents de chaque FLO METIER de davantage communiquer entre eux pour augmenter les synergies commerciales au sein de chaque FLO METIER.. TRANSPORT. MESSAGERIE PALETTISEE. VRAC SOLIDE ET LIQUIDE. TEMPERATURE DIRIGEE. SERVICES SPECIALISES. PRESTATIONS LOGISTIQUES Nomenclature METIER Au sein de chaque métier la nomenclature utilisée de spécialités s appuie sur celle qui est utilisée par le SITL et la profession en général. Ma fiche Adhérent Mes FLO METIERS

8 Informations TOP 20 Il est important que vous renseignez rigoureusement les 3 niveaux d information : MON TOP 20 CLIENTS Rappel sécurité - Les informations renseignées dans cette rubrique ne seront visibles, de façon strictement confidentielle, que par les dirigeants des entreprises Adhérentes FLO. Un code vous sera transmis par SMS sur votre téléphone portable pour accéder à une recherche sur ce TOP 20. Ce code ne sera valable qu une fois. Aucun adhérent ne pourra voir le TOP 20 d un autre Adhérent de façon exhaustive. Vous ne pourrez consulter des informations sur ce TOP 20 que si vous avez-vous-même renseigné au minimum 20 clients de votre propre TOP 20.. Enseigne commerciale. Structure juridique facturée. Appartenance au Groupe Si ces informations sont sous la même appellation vous devrez saisir 3 fois la même information. Ces rubriques devant être obligatoirement renseignées. Les rubriques «Principales zones desservies» et «Flo Métiers concernés» sont facultatives. Les renseigner permettra de favoriser des synergies entre Adhérents. Mon profil - Mon Top 20 clients

9 Mes Flux Les flux sont à renseigner par département de départ et d arrivée. Lorsqu il s agit de flux concernant des pays étrangers, un champ libre vous permet de renseigner plus précisément une région du pays. Fréquence La fréquence de flux est indiquée en fréquence par semaine. S il s agit d un flux à fréquence d une fois toutes les 2 semaines, il vous suffit d indiquer 0,5. Flo Métier N apparaissent ici que les métiers dans lesquels vous vous êtes enregistré dans «Mon Profil». Mon Profil - Mes Flux Définir le type de flux Pour chaque flux vous devez préciser s il s agit d un des 3 types de flux suivants :. Les flux que je sais faire : ce sont ceux que vous faites couramment et sur lesquels vous n avez pas couramment du fret possible. Les flux avec fret disponible : Ce sont les flux sur lesquels vous pouvez prendre du fret. Les flux recherche de fret : il s agit des flux sur lesquels vous recherchez des véhicules disponibles

10 «Avec qui travaille un chargeur?» correspond à la recherche sur le TOP 20 Attention elle est strictement réservée aux Dirigeants des entreprises Adhérentes FLO : QUI? QUOI? OU? Cette rubrique d INSIDE est celle qui vous permet de faire vos recherches, notamment sur les flux et le TOP 20. Aucun collaborateur d un Adhérent n aura accès à la rubrique TOP 20 «Avec qui travaille un chargeur?» QUI? QUOI? OU? Moteur de recherches INSIDE. qui ont renseigné leur propre TOP 20. qui ont transmis au siège FLO leur N de portable et une adresse mail nominative. A chaque connexion sur des informations concernant un chargeur, les Adhérents travaillant avec ce chargeur sont informés de l Adhérent consultant. Tout Adhérent concerné reçoit 1 fois/mois l état de ces connexions. Il peut consulter à tout moment dans «son profil» les Adhérents qui ont consulté un des noms de son Top 20.

11 Sélection des flux recherchés. Vous pouvez réaliser une recherche en sélectionnant un département de départ et un département d arrivée. Le moteur de recherches vous délivrera un tableau de l ensemble des flux entre ces 2 départements ainsi que l ensemble des flux entre les départements limitrophes de ces 2 départements. Sélection des flux recherchés toute France Si vous sélectionnez les flux de «Tous les départements» en zone de départ et «Tous les départements» en zone d arrivée, vous accéderez à un tableau de l ensemble des flux déclarés au sein du Groupement Flo. Une sélection par métier peut vous permettre d affiner votre recherche. Il vous suffit alors de cliquer sur le chiffre trouvé dans le tableau pour bénéficier de la liste des Adhérents assurant ces flux ou les recherchant en fret (voir page suivante) Vous pourrez parcourir alors l important tableau obtenu, et accéder aux informations par un clic sur la case qui vous intéresse. QUI? QUOI? OU? Qui fait quel flux?

12 Affichage des flux Vous identifiez ici s il s agit d un flux existant, avec fret disponible ou correspondant à une recherche de fret. Et vous pouvez accéder directement au profil de l Adhérent concerné. Résultat affichage après clic sur une des cases du tableau indiquant un quantitatif de flux QUI? QUOI? OU? Qui fait quel flux? > Résultat après clic sur le chiffre affiché dans une des cases du tableau précédent

13 AUTRE FONCTION : GESTION DES APPELS D OFFRES 1 - INSIDE vous permettra sous le contrôle de la Cellule Marketing & Commerce de participer à des appels d offres et consultations commerciales.. Une fonction «Appels d offres» sera mise en avant sur la Home page du site internet de France Lots Organisation permettant à tout chargeur de diffuser aux Adhérents une consultation. 2 - Vous pourrez vous-même déposer une consultation commerciale à l attention des Adhérents FLO via INSIDE. Cet outil de gestion des Appels d offres assurera un suivi des dates de réponses et des groupes constitués pour répondre à ces appels d offres. Il aura une vocation à faciliter la mise en œuvre des réponses.. Une alerte automatique permettra de prévenir en priorité tout Adhérent Flo qu un chargeur cité dans son TOP 20 consulte le Groupement FLO. Ceci permettant à l Adhérent FLO de se positionner en priorité en porteur de projet éventuel de la réponse à cet appel d offres ou consultation commerciale. > Un guide spécifique définissant les procédures de fonctionnement de la gestion des appels d offres vous sera adressé ultérieurement. Pour toute remarque sur l amélioration des fonctionnalités de cet outil INSIDE, ou si vous avez des suggestions ou corrections, vous pouvez vous adresser à :. Christian Seillier et à son équipe > au siège de France Lots Organisation. Christophe Provost Agence Green And White - cprovost@greenandwhite.fr Mob : Tel :