Guide pratique des 5S pour les managers et les encadrants

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1 Carnet de route vers l excellence > Une pratique qui s applique aussi bien dans les usines que dans les bureaux Conception : Nord-Compo > Un outil efficace qui ne nécessite ni connaissance particulière ni moyen important Les 5S font partie des meilleures pratiques fondamentales que doivent maîtriser les entreprises du 21e siècle. Le principe des 5S est facile à comprendre et sa mise en œuvre ne requiert ni savoir-faire particulier ni investissement financier important. Pourtant, derrière cette apparente simplicité, se cache un outil puissant et multifonctionnel que peu d entreprises ont réussi à appliquer pleinement pour en tirer tout le bénéfice possible. Les principes des 5S sont universels et s appliquent aussi bien dans une usine ou un atelier, que dans une boutique, un entrepôt, un bureau, la cuisine d un restaurant, et même chez soi! Pédagogique et opérationnel, ponctué de nombreuses anecdotes, l ouvrage fournit des exemples concrets et des illustrations pour différents secteurs d activités. Il invite le lecteur à s intéresser également aux exemples qui ne relèvent pas de son secteur d activité, pour y puiser des idées à transposer dans le sien. 9 AGAMUS Consult est un groupe européen de conseil opérationnel spécialisé dans la mise en place de programmes d amélioration des performances des entreprises. Son équipe de 160 professionnels de 10 nationalités intervient au niveau national et international dans des environnements industriels aussi bien que tertiaires. Les programmes d actions sont systématiquement déployés dans un esprit lean par des équipes mixtes client-consultant. Code éditeur : G53433 ISBN 10 : ISBN 13 : Christian HOHMANN est manager au sein du cabinet Agamus Consult et expert en performance opérationnelle. Avant de conseiller, former et suivre de nombreux cadres et personnels opérationnels de grands groupes ou de PME dans des divers secteurs, il a accumulé une expérience significative au sein d Alcatel puis de Yamaha > Le préalable indispensable à toutes les méthodes de performance et de qualité (lean, Six Sigma...) 29 Guide pratique des 5S pour les managers et les encadrants Christian Hohmann PERFORMANCE / QUALITÉ Christian Hohmann 5S Guide pratique des pour les managers et les encadrants Supprimer l inutile Situer les choses faire Scintiller Standardiser les règles Suivre et progresser L outil de base de la performance

2 Carnet de route vers l excellence > Une pratique qui s applique aussi bien dans les usines que dans les bureaux Conception : Nord-Compo > Un outil efficace qui ne nécessite ni connaissance particulière ni moyen important Les 5S font partie des meilleures pratiques fondamentales que doivent maîtriser les entreprises du 21e siècle. Le principe des 5S est facile à comprendre et sa mise en œuvre ne requiert ni savoir-faire particulier ni investissement financier important. Pourtant, derrière cette apparente simplicité, se cache un outil puissant et multifonctionnel que peu d entreprises ont réussi à appliquer pleinement pour en tirer tout le bénéfice possible. Les principes des 5S sont universels et s appliquent aussi bien dans une usine ou un atelier, que dans une boutique, un entrepôt, un bureau, la cuisine d un restaurant, et même chez soi! Pédagogique et opérationnel, ponctué de nombreuses anecdotes, l ouvrage fournit des exemples concrets et des illustrations pour différents secteurs d activités. Il invite le lecteur à s intéresser également aux exemples qui ne relèvent pas de son secteur d activité, pour y puiser des idées à transposer dans le sien. 9 AGAMUS Consult est un groupe européen de conseil opérationnel spécialisé dans la mise en place de programmes d amélioration des performances des entreprises. Son équipe de 160 professionnels de 10 nationalités intervient au niveau national et international dans des environnements industriels aussi bien que tertiaires. Les programmes d actions sont systématiquement déployés dans un esprit lean par des équipes mixtes client-consultant. Code éditeur : G53433 ISBN 10 : ISBN 13 : Christian HOHMANN est manager au sein du cabinet Agamus Consult et expert en performance opérationnelle. Avant de conseiller, former et suivre de nombreux cadres et personnels opérationnels de grands groupes ou de PME dans des divers secteurs, il a accumulé une expérience significative au sein d Alcatel puis de Yamaha > Le préalable indispensable à toutes les méthodes de performance et de qualité (lean, Six Sigma...) 29 Guide pratique des 5S pour les managers et les encadrants Christian Hohmann PERFORMANCE / QUALITÉ Christian Hohmann 5S Guide pratique des pour les managers et les encadrants Supprimer l inutile Situer les choses faire Scintiller Standardiser les règles Suivre et progresser L outil de base de la performance

3 Guide pratique des 5S

4 Chez le même éditeur : Daniel Bachelier, Contrats de maintenance Philippe Détrie, Les réclamations clients John Drew, Blair McCallum et Stefan Roggenhofer, Objectif Lean Caroline Fréchet, Mettre en œuvre le Six Sigma René Gaussen, Kit d élaboration du Document Unique Christian Hohmann, Audit combiné Qualité/Supply Chain Jean-Luc Viruéga, Traçabilité

5 CHRISTIAN HOHMANN Guide pratique des 5S Pour les managers et les encadrants

6 Éditions d Organisation 1, rue Thénard Paris Cedex 05 Consultez notre site : www. editions-organisation.com LE PHOTOCOPILLAGE TUE LE LIVRE Le code de la propriété intellectuelle du 1 er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s est généralisée notamment dans l enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l Éditeur ou du Centre Français d Exploitation du Droit de copie, 20, rue des Grands Augustins, Paris. Éditions d Organisation, 2006 ISBN :

7 Sommaire Avant-propos... XI PREMIÈRE PARTIE LES BASES CHAPITRE 1 : Les basiques des 5S... 3 La signification des 5S 3 Les origines des 5S 21 Les 5S, à quoi bon? 28 Ce que les 5S ne sont pas 36 CHAPITRE 2 : 5S d atelier et 5S de bureaux Éditions d Organisation CHAPITRE 3 : Vingt ans après, où en sont les 5S? La brocante 42

8 VI GUIDE PRATIQUE DES 5S DEUXIÈME PARTIE LA MISE EN ŒUVRE CHAPITRE 4 : Préparation du chantier 5S Les prérequis 46 Fixer le but et les objectifs 57 Prendre conscience du rythme et de l intensité possibles 60 5S secs ou doux? Une question de style et de culture 61 L accompagnement par un consultant 68 CHAPITRE 5 : La mise en œuvre des 5S Passer un contrat 71 La formation 72 Choisir le chantier pilote 79 Conduire les premières actions 81 Communiquer autour des premiers succès 144 Répliquer l expérience du chantier pilote 148 CHAPITRE 6 : Mesure, évaluation et tableau de bord 153 La matrice de maturité 154 Le tableau de bord 155 La mesure, indispensable au progrès 156 Auto-évaluation et audits 5S 161 CHAPITRE 7 : Ancrer les 5S dans la durée Passer le seuil du 3 e S 176 Multiplier les défis 178 Un itinéraire fait de petites étapes 179 Éditions d Organisation

9 SOMMAIRE VII L indispensable communication 180 L endurance du chef de projet 188 CHAPITRE 8 : Facteurs de risques et pièges La résistance au changement 190 Impulsion, inertie et force de rappel 206 Le détournement de 5S 208 En faire trop 209 Le triangle infernal 209 Le problème des pyramides 212 Seuls les acteurs savent! 217 Les entorses aux règles 218 Les stagiaires et le projet 5S 219 TROISIÈME PARTIE ALLER PLUS LOIN CHAPITRE 9 : Pour aller plus loin grâce aux 5S Recueillir idées et suggestions 223 Résolution de problèmes et activités en petits groupes 224 5S et progrès permanent 225 Éditions d Organisation CHAPITRE 10 : Les 5S, levier du management Piloter le changement 230 Une pratique participative 230

10 VIII GUIDE PRATIQUE DES 5S Promouvoir l autonomie des exécutants 231 Un modèle pour le management de proximité 237 CHAPITRE 11 : Les 5S, fondement du Lean Manufacturing Lean Manufacturing 240 Transposition dans les bureaux : Lean Office 241 La complémentarité ateliers/bureaux 242 Faire le 5S d un processus avec le Value Stream Mapping 243 Les 5S comme prérequis d autres méthodes de la performance 246 CHAPITRE 12 : Du curatif au préventif Conclusion ANNEXES ANNEXE 1 : Animation de groupes ANNEXE 2 : Diagramme de Pareto et Méthode ABC Construire un diagramme de Pareto 261 Analyse du diagramme, loi des 20/ La méthode ABC 264 Éditions d Organisation

11 SOMMAIRE IX ANNEXE 3 : Méthodes des étiquettes Méthode des étiquettes rouges 267 Étiquettes de mesure de fréquence d utilisation 268 Les étiquettes d intervention 271 ANNEXE 4 : Le diagramme causes/effet Construire un diagramme causes/effet 273 ANNEXE 5 : Matrice de décision et vote pondéré Analyse multicritère 278 ANNEXE 6 : Le plan d action Bibliographie et sitographie Index Éditions d Organisation

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13 Avant-propos Éditions d Organisation Parmi les meilleures pratiques reconnues et mises en œuvre par les entreprises, particulièrement par les industriels, les «5S» occupent une place de choix. Ce sigle désigne à la fois une démarche, une méthode et les cinq actions fondamentales à mener. Le principe des 5S est très simple et leur mise en œuvre ne nécessite ni connaissances particulières ni moyens importants. Pourtant, derrière cette apparente simplicité se cache un outil puissant et multifonctionnel que peu d entreprises ont réussi à mettre pleinement en œuvre. Si beaucoup de personnes savent ce que signifient et ce que recouvrent les 5S, elles peinent généralement à en donner une explication simple. Peu savent les mettre en œuvre au-delà des toutes premières étapes, les plus simples. Moins nombreuses encore sont les personnes ayant réellement compris ce que l on pouvait en tirer et pourquoi il faut persévérer dans leur déploiement. Paradoxalement, si les 5S sont populaires, dans le sens où de nombreux individus les connaissent, force est de reconnaître qu ils ne sont pas aussi populaires quant à leur mise en œuvre. Un autre paradoxe est celui du peu de littérature (francophone) disponible sur le sujet, alors que les offres de stages et d accompagnement par des cabinets conseils sont nombreuses, reflet de l intérêt et de la demande des entreprises. Vingt ans après leur arrivée en Occident dans la boîte à outils des firmes japonaises, les 5S gardent non seulement toute leur actualité, mais trouvent leur intérêt renforcé par les évolutions et changements intervenus dans le monde du travail et les entreprises depuis les années 1980.

14 XII GUIDE PRATIQUE DES 5S Cet ouvrage a pour ambition de présenter la mise en œuvre des 5S de manière très opérationnelle, en donnant des exemples et conseils issus de l expérience du terrain et en prenant en compte les changements et défis auxquels sont confrontées les entreprises du XXI e siècle. Il s adresse aux chefs de projet 5S, chargés de leur déploiement et aux responsables hiérarchiques qui initient et/ou supportent le projet. Chacun d eux ayant un rôle à jouer et le succès de la démarche reposant sur leur implication et leur bonne compréhension. Les acteurs du terrain ou les lecteurs cherchant à compléter leur savoir y trouveront eux aussi matière à améliorer leur environnement de travail. La première partie de cet ouvrage présente les bases fondamentales des 5S, ce qu il est indispensable de savoir, ainsi qu un point sur leur origine et le degré de transposition que l on peut en attendre dans les entreprises de tout secteur. La deuxième partie donne une trame de mise en œuvre détaillée, avec de nombreux conseils pratiques et opérationnels. Elle traite des facteurs de risque et des clés du succès, afin de conduire un projet durable et qui aboutit. La troisième partie livre une réflexion sur ce que les 5S, qui ne sont qu un levier, permettent d atteindre et comment les utiliser pour aller plus loin. L industrie est la grande pourvoyeuse de méthodes formalisée depuis ses débuts avec l Organisation Scientifique du Travail (OST) 1. Les 5S, comme beaucoup d autres concepts, méthodes et outils sont «nés» dans les ateliers industriels. Leurs succès et leur compatibilité avec d autres types d activités leur permettent de conquérir les bureaux des services connexes à la production, avant de se diffuser plus largement. Ces principes sont en fait universels et s appliquent aussi bien dans une usine ou un atelier, que dans une boutique, un entrepôt, un bureau, la cuisine d un restaurant, et même chez soi, dans son univers privé! Nous donnerons des exemples et illustrations pour différents secteurs d activités au fil des chapitres et invitons le lecteur à s intéresser également aux exemples qui ne relèvent pas de son secteur d activité, pour y puiser des idées à transposer dans le sien. 1. Frederic W. Taylor ( ) en a été l initiateur et la figure emblématique vers Éditions d Organisation

15 Première partie LES BASES Bien que la connaissance des 5S soit relativement répandue, on ne peut faire l économie d un retour sur les notions de base. Le lecteur découvrant les 5S en aura le plein bénéfice, tout comme celui qui déjà initié, aimerait réviser les fondamentaux et remettre ses connaissances en perspective. Commençons classiquement, comme la plupart des explications concernant les 5S, par le décryptage du sigle. Ces cinq lettres, avec les mots et les concepts qui y sont associés, forment à la fois une explication globale et de détail. Expliquer cette démarche simple est paradoxalement compliqué! En effet, comment résumer les 5S sans les dénaturer ni en réduire la portée? Si traditionnellement on a tendance à résumer le principe de la démarche par «c est faire de l ordre, ranger et tenir propre», c est plutôt maladroit, car cette définition n est que partielle et très réductrice. Par ailleurs, comment pourrait-on stimuler l intérêt des futurs acteurs avec un programme aussi peu alléchant?