GESTION DE L INVENTAIRE PR

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1 GESTION DE L INVENTAIRE PR Ce document décrit la mise en œuvre d un inventaire dans WINmotor. Deux méthodes d inventaires sont possibles, suivant si le garage est fermé ou non durant la période de comptage et de saisie de l inventaire. Choisir la plus adaptée au garage. Avant tout démarrage d inventaire dans WINmotor faire une Sauvegarde. 1- Inventaire Garage Fermé : Ce type d inventaire est possible uniquement si le Garage est fermé lors de l inventaire et sa saisie. Aucune Activité de type Facturation ou Mouvement de Stock (Gestion de Commandes, Régularisations de stock, Entrée des Achats) ne doit être réalisé durant cette phase. Deux possibilités de fonctionnement existent. a- Première possibilité : Editer une liste de comptage : Menu Stock / Etat de Gestion / Liste de comptage (les critères avancées permettent de filtrer si besoin la sélection par casier, code constructeur, code interne ). Procéder au comptage physique. Saisir les quantités comptées lors de l inventaire à l aide de la liste de comptage par l entrée des achats (Menu Stock / Entrée des Achats) ou par une régularisation de Stock (Menu Stock / Régularisation de Stock) b- Deuxième possibilité : Faire une remise à zéro du stock (voir annexe 1). (Attention cela efface tout le stock) Procéder à votre comptage physique. Puis saisir votre inventaire par une Entrée des achats ou par une Régularisation de Stock. Inventaire des PR WINmotor2 Page 1 sur 6

2 2- Inventaire Garage ouvert : GESTION DE L INVENTAIRE PR (suite) Ce type d inventaire est possible si le Garage est ouvert lors de l inventaire et sa saisie. Faire une sauvegarde préalable avant toute ouverture d inventaire! Impératif! Ouvrir l inventaire avant de procéder au comptage physique a- Ouverture de l inventaire : (A réaliser avant l inventaire physique) Aller dans le Menu Stock / inventaire / Début d inventaire. La sélection par code constructeur, code interne, casier etc. permet de faire des inventaires partiels. Après avoir validé l ouverture d inventaire, donner un nom à l inventaire. La liste de comptage papier s imprime, proposant un saut de page par casier (optionnel). b- Comptage physique : A l aide de la liste de comptage papier procéder au comptage physique du Stock. Préciser sur la liste de comptage le jour et l heure du comptage physique si l inventaire est réalisé sur une large période (afin de régulariser au mieux les ventes réalisées durant l inventaire). Inventaire des PR WINmotor2 Page 2 sur 6

3 GESTION DE L INVENTAIRE PR (suite) c- Saisie des quantités Comptées : A l aide de la liste de comptage papier remplie, saisir les quantités comptées. Menu Stock / Inventaire / Saisie des quantités Comptées. La saisie des quantités comptées n est pas obligatoire pour les références physiquement à zéro dans le stock lors de l inventaire. La régularisation de ces références non saisies pourra être forcée à la fermeture d inventaire. La saisie de la date et l heure de comptage physique n est pas obligatoire mais vivement conseillée si le comptage physique est réalisé sur une large période et que l activité nécessite une continuité dans la facturation. Exemple de Saisie : Ref X quantité compte le 25/12/2014 a 10h00 = 3 Ref Y quantité compte le 26/12/2014 a 18h00 = 1 Ref Z quantité compte le 30/12/2014 a 9h00 = 2 Les dates et heures vides pourront être forcées durant le traitement de fin d inventaire. (WINmotor considérera que le comptage physique a été réalisé à Date Début Inventaire + 1 Minute) Des références non présentes sur la liste de comptage papier peuvent être rajoutées lors de la saisie des quantités comptées. Inventaire des PR WINmotor2 Page 3 sur 6

4 d- Fermeture d inventaire : GESTION DE L INVENTAIRE PR (fin) Aller dans le menu Stock / Inventaire / Fin d inventaire. Cocher la case Forcer les références non comptées et non datées. (Cela permet d initialiser les dates et heures pour les pièces où cela n a pas été saisi). Rappel des règles de fonctionnement dans WINmotor : Quantité comptée non saisie : Il est considéré que le stock réel est égal à zéro. Date et heure non saisie : Il est considéré que le comptage physique à été réalisé le jour et heure de début d inventaire + 1 Minute. A l issu de la fin d inventaire un journal de régularisations d inventaire s imprime automatiquement. 4- Chiffrage du stock : Plusieurs états de stock sont disponibles dans le stock. Edition de la Valorisation de Stock : Menu Stock / Etats de gestion / Quantités en Stock (Faire la sélection si besoin par code constructeur, code interne, casier etc.) Edition de la liste d inventaire : Menu Stock / Etats de gestion / Liste d inventaire (Il est possible dans cet état de ne pas imprimer les quantités à 0) Nota : Les pièces de l inventaire sont valorisées avec Le dernier Prix d Achat Le PAMP (la moyenne des prix d achat) Le Prix d Achat Constructeur (ou valeur de remplacement) Inventaire des PR WINmotor2 Page 4 sur 6

5 Annexe 1: Traitement optionnel du stock Remise à zéro des quantités en stock : Attention! Traitement irréversible! Nécessite une restitution de sauvegarde en cas de problème. (Faire une sauvegarde au préalable) (Attention vous ne devez avoir aucune régularisation de stock en cours) Aller dans le menu Stock / Fichier Stock / Remise à zéro du stock. Cliquer sur le bouton remise à 0. Ce traitement remettra toutes les quantités des pièces à 0. Le traitement de remise à zéro des quantités du stock génère des régularisations de stock. Ces régularisations de stock sont à intégrer dans le menu : Stock / Mise à jour du stock / Intégration des régularisations. Inventaire des PR WINmotor2 Page 5 sur 6

6 Annexe 2: Traitement optionnel du stock Purge des références non mouvementées : Attention! Traitement irréversible! Nécessite une restitution de sauvegarde en cas de problème. (Faire une sauvegarde au préalable) Ce traitement permet de supprimer les références du stock dont leur quantité est à zéro selon les critères établis ci-dessous (Cela supprime par la même occasion l historique des mouvements de stock). Cliquer dans le menu Stock / Fichiers de Stock / Purge du Stock Critères de sélection : Liste déroulante du stock de référence (si multi-stock activé) Case à cocher / Pièce en stock sans casier Date de dernier mouvement (Pièces non mouvementées depuis plus de 2 ans par exemple) Case à cocher / Purge de l ensemble du stock Inventaire des PR WINmotor2 Page 6 sur 6