Mode d emploi Module de pré-encodage en ligne

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1 Mode d emploi Module de pré-encodage en ligne Afin de vous faciliter l étape du pré-encodage, voici un mode d emploi détaillé de chaque étape. Si vous souhaitez vous rendre directement à une étape spécifique, il suffit de cliquer sur le lien correspondant : 1. Créer un utilisateur Choix de votre formation Encodage de vos données personnelles «Onglet signalétique» Encodage de vos coordonnées - Onglet «adresses» Vos études secondaires Etudiant qui a réalisé ses études secondaires en Belgique Etudiant qui a réalisé ses études secondaires à l étranger Votre historique depuis la sortie des secondaires Activités scolaires (Haute Ecole, Université) en Belgique ou à l étranger Périodes de travail Voyage à l étranger Comment savoir si l historique est complet? Problèmes fréquents dans la partie «historique» Le logiciel indique qu il manque des périodes, pourtant vous avez encodez toutes vos activités 19 Le logiciel me dit que les dates sont incohérentes par rapport au reste de mon historique Vous avez modifié ou supprimé une ligne d activité et vous souhaitez en recréer une nouvelle mais sur l onglet «historique», le bouton «Ajouter une activité» a disparu Onglet «Parents» Onglet «Vie privée» Onglet «Accords» Onglet «Enquête» Validation de votre pré-encodage - onglet «Fin» Mon pré-encodage est fait. Et après?... 24

2 1. Créer un utilisateur Vous devez tout d abord créer votre fiche étudiant. Pour ce faire, nous avons besoin des informations suivantes : votre nom de famille, votre prénom et votre date de naissance. Attention, veillez à bien encoder ces données car elles ne sont plus modifiables par la suite, dans le module de pré-encodage. Afin de créer cette fiche, vous pouvez soit : Utiliser un lecteur de carte électronique ; Encoder vous-même vos coordonnées (procédure recommandée). Figure 1 - Création d'un nouvel étudiant

3 Une fois ces informations validées, vous parvenez sur l onglet suivant : Figure 2 - Onglet bienvenue Notez bien le code d accès qui vous est proposé. Celui-ci vous permettra de retourner sur votre session en cas de déconnexion inopinée (cf. Figure 1 Partie étudiant déjà pré-encodé).

4 2. Choix de votre formation Vous devez ensuite choisir la formation dans laquelle vous souhaitez vous inscrire. Tout d abord, vous devez sélectionner l Institut dans lequel vous souhaitez suivre cette formation. Cliquez sur «Choisir» : Vous arrivez alors sur la page suivante : Figure 3 - Choisir l'établissement Figure 4 - Choix de l'institut Vous choisissez «Marie Haps». Ensuite, dans le menu déroulant «Orientation», vous choisissez le type de Bachelier que vous souhaitez effectuer.

5 Figure 5 - Choix de l'orientation Attention! Pour les étudiants qui souhaitent s inscrire en 1 ère année de Bachelier en Assistant en Psychologie, il faut choisir «Bachelier Assistant en Psychologie» (cf. Figure 5). Les différentes options ne sont disponibles qu à partir du bloc 2 (= 2 ème année). Une fois l orientation choisie, vous sélectionnez le bloc (= l année dans laquelle vous souhaitez vous inscrire. Pour un étudiant qui commence ses études supérieures, il s agit du bloc 1. Figure 6 - Choix de l'année d'étude Pour passer à l onglet suivant, il vous suffit de cliquer sur «Sauvegarder». Veillez à bien sauvegarder chaque onglet avant de passer au suivant sinon vous risquez de perdre les données encodées.

6 3. Encodage de vos données personnelles «Onglet signalétique» L onglet signalétique est important puisque les données encodées nous permettront de vous reconnaître, une fois qu elles seront transférées dans notre système de gestion. Toutes les données précédées d un astérisque rouge (*) sont obligatoires. La signification de cet astérisque est identique dans tous les onglets du logiciel. Veuillez compléter chaque cadre manuellement. Figure 7 - Onglet signalétique Autres prénoms : n indiquez que les initiales de tous vos autres prénoms officiels (= ceux qui sont repris sur votre acte de naissance). Si vous n avez pas d autre prénom, insérez uniquement un point «.». Le prénom usuel : il s agit d un prénom que vous utilisez pour vos démarches administratives si votre prénom de naissance est très compliqué ou si vous ne possédez par de prénom. Exemple : votre prénom officiel de naissance est Ognjen mais pour plus de facilité, vous avez choisi de vous faire appeler Jonathan. Vous indiquez alors «Jonathan» dans le cadre «Prénom usuel». Attention, il ne s agit pas d un surnom ou de votre deuxième prénom. Candidats non belges : vous ne devez pas indiquer de n de registre national ou de n de carte d identité. Nous vous prions donc de laisser ces cases vides. En cas d erreur d encodage dans l une des cases, double-cliquez sur la donnée erronée puis retapez directement la donnée correcte. Vous pouvez également double-cliquer sur la donnée erronée puis faire un clic droit et sélectionner «supprimer».

7 Vous pouvez déjà fournir votre photo. Celle-ci sera alors utilisée pour la création de votre carte d étudiant et tous les documents associés à votre dossier sur lesquels une photo doit apparaître. Pour ce faire, cliquez sur «Modifier ma photo». Vous arrivez sur la page suivante. Figure 8 - Choix de la photo Appuyez sur «Parcourir» et sélectionnez, parmi vos dossiers personnels, une image qui corresponde aux conditions mentionnées sur la page. Dans le cas où vous sélectionneriez une photo qui ne correspondrait pas aux critères (ex. : une photo de vous, avec une autre personne, durant une soirée), nous vous photographierons le jour de l inscription. Il n est pas obligatoire d insérer une photo à partir du logiciel de pré-encodage. Cette étape pourra également être réalisée lors du rendez-vous individuel. La photo doit se trouver au format portrait, (= à la verticale), dans le cas contraire, le logiciel la refusera automatiquement. Une fois la photo sélectionnée, appuyez sur «Ok». N oubliez pas de sauvegarder avant de passer à l onglet suivant.

8 4. Encodage de vos coordonnées - Onglet «adresses» Les données que vous encodez dans cet onglet nous permettront de vous contacter, suite au préencodage, mais aussi durant votre scolarité à Marie Haps. Veillez donc à bien vérifier qu il n y ait pas d erreur dans les données encodées. Adresse du domicile légal : veuillez cocher la case supérieure si vous souhaitez que l adresse postale indiquée soit celle où nous enverrons votre courrier. Figure 9 - Adresse du domicile légal Rue : veuillez respecter le format tel que repris dans l exemple. Si votre maison/immeuble ne possède pas de n, indiquez uniquement la rue ou le lieu-dit. Localité : pour sélectionner la localité, cliquez sur «Choisir». Vous parvenez sur la page suivante : Figure 10 - Choix d'une localité Sélectionnez le pays et encodez uniquement le code postal puis cliquez sur «Rechercher». Vous obtenez alors le choix des villes correspondant au code indiqué : Figure 11 - Choix d'une localité sur base du code postal

9 Pour choisir la vôtre, cliquez sur le lien «Sélectionner» en regard de votre ville. Si vous ne connaissez pas le code postal de votre ville, sélectionnez le pays, laissez la case «code postal» vide et dans la case «Nom», indiquez le début du nom de votre localité : Figure 12 - Choix d'une localité sur base du nom Ensuite, pour choisir votre ville, cliquez sur le lien «Sélectionner» en regard de celle-ci. Autres coordonnées : Figure 13 - Autres coordonnées de contact Veuillez indiquer au moins votre n de GSM et votre adresse . Vérifiez bien l adresse indiquée car c est sur celle-ci que nous vous enverrons la suite de la procédure d inscription. En cas d adresse incorrecte, nous ne pourrons pas vous contacter. Attention : veuillez indiquer les coordonnées de contact de l étudiant qui s inscrit et non celles d un tiers.

10 Coordonnées bancaires : Figure 14 - Coordonnées bancaires Vous pouvez indiquer les coordonnées bancaires de votre choix (parents ou étudiants). Sachez qu en cas de remboursement de notre part (par exemple, en cas d abandon ou si l étudiant obtient une bourse), le versement sera effectué sur le compte indiqué dans le pré-encodage. Il n est pas obligatoire de compléter ces informations lors du pré-encodage. Vous pourrez encore nous les donner lors du rendez-vous individuel. Adresse du kot : le kot est le logement dans lequel vivra l étudiant durant l année scolaire. Si l étudiant continue à vivre à son domicile légal, il ne faut pas compléter ces informations. Si vous ne connaissez pas encore l adresse de ce logement, ne les complétez pas. Il sera encore possible d ajouter ces informations lors du rendez-vous individuel ou après l inscription. Figure 15 - Adresse du kot Si vous souhaitez recevoir votre courrier au kot plutôt qu à votre domicile légal, cochez la case «adresse de correspondance». Attention, vous ne pouvez cocher qu une seule adresse de correspondance. Lorsque vous avez encodez toutes les informations nécessaires sur cette page, n oubliez pas de sauvegarder.

11 5. Vos études secondaires 5.1 Etudiant qui a réalisé ses études secondaires en Belgique Figure 16 - Année scolaire de sortie Belgique Si vous êtes actuellement en rhéto, vous sélectionnez « » comme année secondaire de sortie. Si vous êtes sorti(e) depuis plus d un an, veuillez sélectionner l année correspondant à votre année de rhéto. Type de diplôme : selon l enseignement que vous avez suivi, veuillez sélectionner le type de diplôme correspondant dans le menu déroulant. Type d enseignement Ecole secondaire belge de la communauté française ou de la communauté germanophone (plein exercice) N importe quelle école de la communauté flamande Jury central de la communauté française ou de la communauté germanophone Ecole secondaire belge de la communauté française ou de la communauté germanophone (promotion sociale) Examen d entrée d une université Type de diplôme à choisir 1 ère proposition du menu déroulant 5 ème proposition du menu déroulant 4 ème proposition du menu déroulant 3 ème proposition du menu déroulant 10 ème proposition du menu déroulant Etablissement : pour sélectionner l école dans laquelle vous avez obtenu ce diplôme, cliquez sur «Choisir». Vous obtenez la page suivante :

12 Laissez Belgique comme pays sélectionné. Figure 17 - Choix de l'établissement secondaire Belgique Si vous connaissez le code postal de la ville où se trouvait votre école, vous indiquez le code postal uniquement et laissez «%» dans le nom de l établissement. Cliquez sur «Rechercher». Vous obtenez ceci : Figure 18 - Choix de l'établissement secondaire Belgique - Code postal Vous cliquez alors sur le lien «Sélectionner» en regard de votre école secondaire.

13 Si vous ne connaissez pas le code postal, laissez les cases «code postal» et «localité» vides et indiquez une partie du nom de votre établissement dans «nom de l institut» puis cliquez sur «Rechercher», comme sous l exemple ci-dessous : Figure 19 - Choix de l'établissement secondaire Belgique - Partie du nom Vous cliquez alors sur le lien «Sélectionner» en regard de votre école secondaire.

14 Si vous ne trouvez pas votre établissement scolaire, veuillez suivre la procédure suivante : - Pays : Belgique - Code postal et localité : vides - Nom de l institut : tapez «indéterminé» Vous obtenez ceci : Figure 20 - Choix de l'établissement secondaire Belgique - Indéterminé Cliquez sur «Sélectionner» en regard de «Ecole secondaire indéterminée». Ensuite, continuez à compléter les données demandées ci-dessous : Figure 21 - Suite des informations école secondaire Si vous n avez pas encore reçu votre CESS, ne complétez pas la date.

15 5.2 Etudiant qui a réalisé ses études secondaires à l étranger Figure 22 - Enseignement secondaire à l'étranger Si vous êtes actuellement dans l année du Baccalauréat, vous sélectionnez « » comme année secondaire de sortie. Si vous êtes sorti(e) depuis plus d un an, veuillez sélectionner l année correspondant à votre année de Bac. Type de diplôme : sélectionnez «Diplôme ou certificat d études étranger reconnu équivalent» (= 2 ème proposition du menu déroulant). Choix de l établissement : cliquez sur «Choisir». Vous obtenez la page suivante : Figure 23 - Choix d'un établissement d'enseignement secondaire à l'étranger

16 La plupart des écoles secondaires françaises et la totalité des écoles secondaires étrangères ne sont pas reprises dans notre base de données. Pour sélectionner un établissement, veuillez suivre la procédure suivante : - Pays : sélectionnez votre pays dans le menu déroulant (ex. : France) - Code postal et localité : laissez ces cases vides - Nom de l institut : encodez «indéterminé» (cf. exemple dans la Figure 23). Puis, cliquez sur «Rechercher». Vous recevrez les résultats tels qu ils sont indiqués sur la figure la figure 23. Cliquez sur sélectionner en regard de «Ecole secondaire (nationalité) indéterminée».

17 6. Votre historique depuis la sortie des secondaires Si vous êtes actuellement en secondaire, vous ne devez pas compléter cet onglet. Si vous n êtes plus en secondaire actuellement, vous devez compléter au maximum, les activités qui vous ont occupé(e) pendant les 5 dernières années. Dans notre exemple, l étudiante est sortie des secondaires en juin 2013 : elle doit donc compléter les activités pour les années , et Figure 24 - Ajouter une activité 6.1 Activités scolaires (Haute Ecole, Université) en Belgique ou à l étranger Cliquez sur «Ajouter une activité». Vous obtenez la page suivante, vide de toute information. Figure 25 - Historique pour activités scolaires Attention, vous ne pouvez pas encoder n importe quelle date! Pour la date de début et la date de fin, suivez les indications indiquées sur la page. Dans l exemple ci-dessus, l étudiant doit indiquer en date de début, le 14/09/2013 et en date de fin 13/09/2014 même si son année scolaire a effectivement commencé plus tard ou s est terminé plus tôt. Vous devez recommencer la même opération pour chaque année scolaire demandée.

18 Pour le type d activité, vous choisissez «Enseignement supérieur». Et complétez les autres informations suivant le cursus suivi. Si vous ne trouvez pas votre établissement scolaire : veuillez vous référer aux explications données au point Périodes de travail Imaginons que vous avez travaillez au cours des deux dernières années, du 10 octobre 2013 au 3 juin Attention, vous ne pouvez pas encoder n importe quelle date! Notre logiciel fonctionne par année académique, quelle que soit l activité encodée. Dans votre cas, vous devrez donc encoder vos activités de la manière suivante : Année : Cliquez sur «Sauvegarder». Figure 26 - Historique pour période de travail Recommencez la même opération pour Voyage à l étranger Si après vos études secondaires, vous êtes parti(e) un an à l étranger, cliquez sur «Ajouter une activité». Vous obtenez la page suivante, vide de toute information. Figure 27 - Historique voyage à l'étranger

19 Attention, vous ne pouvez pas encoder n importe quelle date! Notre logiciel fonctionne par année académique, quelle que soit l activité encodée. Dans votre cas, vous devrez donc encoder vos activités de la manière suivante : - Date de début : 14/09/20** - Date de fin : 13/09/20** Et ce, même si ces dates ne correspondent pas exactement à celles de votre voyage. Dans type d activité, sélectionnez «indéterminé. 6.4 Comment savoir si l historique est complet? Une fois que vous avez encodez toutes les années, vous obtenez la page suivante : Figure 28 - Historique bien complété En cas de périodes manquantes, vous obtenez l information suivante : Figure 29- Historique avec périodes manquantes 6.5 Problèmes fréquents dans la partie «historique» Le logiciel indique qu il manque des périodes, pourtant vous avez encodez toutes vos activités : vérifiez que, pour chaque année académique, vous avez respectez les dates suivantes : du 14/09/20** au 13/09/20**. Si ce n est pas le cas, vous devez modifier les dates. Le logiciel me dit que les dates sont incohérentes par rapport au reste de mon historique : si l ensemble des dates indiquées dans votre partie «Historique» est cohérent et correct, il est possible que le problème vienne de l onglet «Secondaire». Vous devez donc quitter l onglet «Historique» et vérifier que vous avez bien encodé la bonne année de fin de secondaire. Une fois le changement effectué et sauvegardé dans «Secondaire», vous pouvez revenir à la partie «Historique». Il est possible que vous soyez obligé(e) de ré-encoder toutes les informations.

20 Vous avez modifié ou supprimé une ligne d activité et vous souhaitez en recréer une nouvelle mais sur l onglet «Historique», le bouton «Ajouter une activité» a disparu : il s agit d un bug aléatoire du programme contre lequel nous ne pouvons actuellement rien faire. Vous devez donc supprimer toutes les activités, aller sur un autre onglet (ex. : «Secondaire»), puis recliquer sur «Historique» et recommencer l encodage de vos activités. 7. Onglet «Parents» Figure 30 - Onglet Parents Il n est pas obligatoire de compléter cet onglet. Il est présent à titre informatif, si vous désirez nous fournir les coordonnées de contact de vos parents ou de votre conjoint(e).

21 8. Onglet «Vie privée» La question du respect de la vie privée est une question légale. Vous devez autoriser ou non l institut à diffuser vos données personnelles, selon certains contextes. C est à cela que sert cette page : vous devez simplement cliquer sur «oui» ou «non» selon que vous autorisez ou non l institut. Figure 31 - Onglet vie privée

22 9. Onglet «Accords» Lors de votre demande d inscription, vous devez vous engager à avoir pris connaissance de certains documents ou règles de fonctionnement de l enseignement supérieur. Cette page sert à marquer votre accord pour ces différents points. Figure 32 - Accords 10. Onglet «Enquête» Afin de mieux connaître les raisons qui vous ont menées à vous pré-encoder au sein de notre institut, nous vous demandons de répondre à cette petite enquête. Il suffit de cliquer devant les cases correspondantes.

23 11. Validation de votre pré-encodage - onglet «Fin» Vous êtes arrivé(e) à la dernière étape de votre pré-encodage. Si celui-ci n est pas complet, les éléments à compléter apparaissent sous forme de liste à puces. Dans le cas présent, il faut compléter l onglet «Historique» ainsi que l onglet «Enquête». Figure 33 - Onglet fin Pré-encodage incomplet Si votre pré-encodage est bien complet, vous recevrez le message suivant : «votre dossier est en ordre». Vous pouvez alors quitter le pré-encodage en toute sérénité. Figure 34 - Pré-encodage complet

24 Mon pré-encodage est fait. Et après? Comme indiqué précédemment, une fois votre pré-encodage effectué, la prochaine étape est de prendre rendez-vous en ligne (étape 2). Le lien vers le logiciel de calendrier en ligne sera disponible à partir du 19 mai Avant cette date, il vous sera impossible de prendre rendez-vous. Vous trouverez l ensemble des informations concernant la suite de la procédure d inscription sur les pages «Inscriptions» de notre site internet : Inscriptions.aspx#formalites Il vous suffit de sélectionner la section qui vous intéresse.

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