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1 MARCHÉ PUBLIC DE SERVICES AYANT POUR OBJET LA MISE EN PLACE D UNE SOLUTION INFORMATIQUE DE GESTION ERP PROCÉDURE NÉGOCIÉE DIRECTE AVEC PUBLICITÉ CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES NUMÉRO CSW Pouvoir adjudicateur Centre Sportif de la Woluwe Avenue Emmanuel Mounier 87 à 1200 Woluwe-Saint- Lambert Quelques éléments généraux : Le présent marché est un accord-cadre : Le présent marché est lancé par le PA agissant comme centrale de marché : Non Non Renseignements administratifs Numéro du Cahier spécial des Charges : CSW Personne de contact (unique) pour toute question relative au présent Cahier spécial des Charges : Date et heure ultimes de dépôt des offres : Adresse de dépôt des offres papiers : Remise des offres électroniques : Mr Lacasse Jacques direction@lawoluwe.be 14/09/2013 à 12h00 Centre Sportif de la Woluwe Avenue Emmanuel Mounier 87 à 1200 Woluwe-Saint- Lambert Interdite Centre sportif de la Woluwe, asbl Cahier des charges Version 10 juin 2013 Page 1

2 Visite/ séance d information Date et heure : Sur prise de rendez-vous (avant le 30/08/2013) Adresse : Centre Sportif de la Woluwe Avenue Emmanuel Mounier 87 à 1200 Woluwe-Saint- Lambert LÉGENDE CSC : le présent cahier spécial des charges, comprenant, le cas échéant, toutes les parties et annexes de celui-ci. RGE : les règles générales d exécution contenues dans l A.R. du 14/01/2013. Fonctionnaire dirigeant (FD) : fonctionnaire ou toute autre personne chargée (en partie) de la direction et du contrôle de l exécution du marché Pouvoir Adjudicateur (PA) : l entité juridique qui lance le présent marché. Soumissionnaire : la personne physique ou morale (y compris le groupement sans personnalité juridique) qui remet offre. Adjudicataire : le soumissionnaire (y compris le groupement sans personnalité juridique) à qui est attribué le marché. 2

3 Table des Matières Quelques éléments généraux :... 1 Renseignements administratifs... 1 Visite/ séance d information... 2 PARTIE 1 : DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET CONTRACTUELLES... 5 Section 1. Informations générales relatives au marché... 5 Article 1. Dispositions applicables au marché... 5 Article 2. Dérogations au Cahier Général des charges (art. 9 4 A.R. 14/01/13)... 5 Article 3. Mode de passation (art. 26 L. 15/06/06 et art , art 39 et 105 AR 15/07/11)... 6 Article 4. Nature et objet du marché (art. 3 Loi 15/06/06)... 6 Article 5. Lieux des livraisons... 7 Article 6. Durée du marché... 7 Article 7. Délais d exécution des prestations... 7 Article 8. Emploi des langues lors de l exécution... 8 Article 9. Pouvoir adjudicateur (art. 11 AR 14/01/13)... 8 Article 10. Fonctionnaire dirigeant (FD) (art. 11 AR 14/01/13)... 8 Article 11. Modalités de contact Réunion d information... 9 Section 2. Informations relatives à la sélection qualitative Article 12. Critères de sélection qualitative Section 3. Informations relatives aux critères d attribution du marché Article 13. Critères d attribution Section 4. Informations relatives à l offre Article 14. Dépôt des offres Article 15. Etablissement de l offre (art. 80 AR 15/07/11) Article 16. Documents à joindre à l offre Article 17. Durée de validité des offres (art. 57 AR 15/07/11) Article 18. Sous-traitance et association momentanée Article 19. Mode de détermination des prix (art er al.2 AR 15/07/11) Article 20. Enoncé des prix dans l offre Eléments inclus dans le prix (art. 16 et suivants AR 15/07/11) Article 21. Vérification des prix (art. 21 AR 15/07/11) Article 22. Révision des prix (art. 6 1 er, al. 2 et 3 art. 20 AR 15/07/11) Section 5. Informations relatives àu cautionnement Article 23. Constitution du cautionnement (art. 25 et suivants AR 14/01/13) Article 24. Libération du cautionnement (art. 33 et 158 AR 14/01/13) Section 6. modalités de receptions Article 25.Réceptions techniques et provisoires (art. 41 à 43, art. 150 et 156 AR 14/01/13)

4 Section 7. garanties et reception definitive Article 26. Garantie (art. 156, dernier alinéa AR 14/01/13) Article 27. Réception définitive (art. 156, dernier alinéa AR 14/01/13) Section 8. Modalités de facturation et paiements Article 28. Facturation Article 29. Paiements (art. 66 et 160 AR 14/01/13) Section 9. Informations complémentaires relatives au marché Article 30. Publicité confidentialité Article 31. Responsabilité (art. 152, 153 et 24 AR 14/01/13) Article 32. Cession (art. 38 AR 14/01/13) Article 33. Droits de propriété intellectuelle (art. 19 à 23 AR 14/01/13) Article 34. Défaut d exécution (art. 44 et suivants, art. 154 et 155 AR 14/01/13) Article 35. Règlement des litiges (art. 73 AR 14/01/13) PARTIE 2 : DISPOSITIONS TECHNIQUES ET FONCTIONNELLES PARTIE 3 : FORMULAIRE D OFFRE ET INVENTAIRE

5 PARTIE 1 : DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET CONTRACTUELLES SECTION 1. INFORMATIONS GENERALES RELATIVES AU MARCHE Article 1. Dispositions applicables au marché Le présent marché est soumis à la réglementation belge relative aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services ainsi qu aux prescriptions du présent CSC. Tout soumissionnaire est censé connaître et accepter les dispositions reprises dans les textes suivants, y compris leurs éventuelles modifications en vigueur : la loi du relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, y compris ses modifications ultérieures (ci-après dénommée la loi du 15/06/06) ; l A.R. du relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses arrêtés modificatifs (ci-après dénommé l A.R. du 15/07/11) ; l A.R. du établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé l A.R. du 14/01/13) ; la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services (ci-après dénommée la la loi du 17/06/13) ; le présent cahier spécial des charges y compris ses modifications éventuelles et ses annexes; l avis de marché et ses éventuels avis rectificatif et autres documents (questions-réponses, ) publiés dans le cadre du présent marché. Du fait de la remise de son offre, le soumissionnaire est réputé avoir accepté les termes et conditions du présent CSC. En cas de divergence entre l offre et le présent CSC, ce dernier prévaudra. Le fait de remettre offre ne confère aucun droit au soumissionnaire aussi longtemps qu il n a pas reçu notification écrite du PA de la décision d attribution. L attention des soumissionnaires est attirée sur la remarque suivante : le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d exclure une offre qui rendrait applicables les conditions générales de vente du soumissionnaire (et/ou de ses éventuels soustraitants). Article 2. Dérogations au Cahier Général des charges (art. 9 4 A.R. 14/01/13) Le présent cahier spécial des charges déroge aux articles suivants de l arrêté royal du 14 janvier 2013 : art. 64. La réception définitive du marché se fera non pas uniquement à l expiration de la seule période de garantie, mais à l expiration de toutes les périodes de garanties et de maintenance commandées par le PA. Cette dérogation est nécessaire de par l existence dans le présent marché de périodes de maintenance qui seront exécutées après la période de garantie. Comme la réception définitive marque l achèvement complet du marché, elle ne peut donc avoir 5

6 lieu qu après que l ensemble des obligations de l adjudicataire ai été rempli inclus bien entendu lesdites périodes de maintenance. Article 3. Mode de passation (art. 26 L. 15/06/06 et art , art 39 et 105 AR 15/07/11) Le présent marché fait l objet d une procédure négociée directe avec publicité belge préalable en exécution des articles 3, 8 et 26 2, 1 d) de la loi du 15 juin 2006 et des articles et de l AR 15 juillet 2011, qui autorise le recours à cette procédure pour autant que la valeur estimée du marché n atteigne pas le seuil européen pour les marchés de services. Conformément à l article 26 précité, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d entamer, avec un ou plusieurs soumissionnaire(s) de son choix, des négociations sur tout point des offres reçues et/ou du présent CSC. Conformément à l article 35 de la loi du 15 juin 2006, le PA se réserve la faculté de renoncer à passer le marché (ou lot(s)) ou à refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. Article 4. Nature et objet du marché (art. 3 Loi 15/06/06) 4.1. Objet et type de marché Type de marché : Le présent marché est un marché public de services. Objet du marché : Le présent marché a pour objet la mise en place d une solution informatique de gestion ERP Structure du marché et remarques importantes Le présent marché comporte 4 postes : POSTE 1 : fourniture, installation, paramétrage et configuration du MATERIEL INFORMATIQUE nécessaire à l implémentation du progiciel E.R.P. POSTE 2 : fourniture, installation et configuration du PROGICIEL E.R.P., de ses modules et développements spécifiques POSTE 3 : MAINTENANCE : redevance, mises à jour, corrections de bogues sur base annuelle POSTE 4 : FORMATION du personnel Remarques importantes: - A l exception des éventuelles options facultatives nommément reprises comme telles dans le présent CSC, les soumissionnaires doivent remettre prix pour l ensemble du CSC, en ce compris pour les éventuelles options obligatoires qu il contient. - Le PA se réserve le droit de ne commander que les options obligatoires et/ou facultatives qui rencontrent le mieux ses besoins opérationnels et/ou logistiques et/ou ses moyens budgétaires. 6

7 Le descriptif complet quant aux objectifs et aux exigences techniques et fonctionnelles du marché à respecter figure dans les clauses techniques du présent CSC (partie 2 du présent CSC). Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire s engage à exécuter les fournitures et les prestations en conformité au présent CSC Quantités du marché Sauf mention contraire dans le présent CSC, les quantités sont fixes et sont mentionnées dans la partie 2 et dans l inventaire repris dans la partie 3 du présent CSC et ne peuvent en aucun cas être modifiées par le soumissionnaire sans l approbation écrite du PA.4.4. Mode de passation des commandes Chaque poste pourra faire l objet d un ou de plusieurs bon(s) de commande qui sera (seront) établi(s) selon les besoins du PA et la capacité de celui-ci à traiter les livraisons. Les bons de commande pourront être émis pendant toute la durée du marché Mode de passation des commandes Chaque poste pourra faire l objet d un ou de plusieurs bon(s) de commande qui sera (seront) établi(s) selon les besoins du PA et la capacité de celui-ci à traiter les livraisons. Les bons de commande pourront être émis pendant toute la durée du marché. Article 5. Lieux des livraisons Les services seront prestés au siège du PA, tel que mentionné à l article 9 du présent CSC. Les services de développement du logiciel ne nécessitant pas d être prestés au siège du PA le seront au siège du soumissionnaire. Les prestataires de services seront tenus de respecter les procédures de sécurité du PA lors des livraisons. Article 6. Durée du marché 6.1. Durée du marché La durée totale du marché est estimée à 5 ans à compter de la notification de l approbation de son offre au soumissionnaire retenu. Article 7. Délais d exécution des prestations Dans un délai de 40 jours calendrier suivant la date de notification de l attribution du marché : -Le matériel demandé est livré, installé et configuré ; -Le nouveau réseau est entièrement fonctionnel et interconnecté avec le réseau actuel ; -Les licences Microsoft SBS (Small Business Serveur) 2013 sont installées ; -Une version «démo» fonctionnelle du progiciel ERP est installée sur le nouveau serveur. Elle permet au Centre sportif de se familiariser avec les différents outils et modules du programme, de tester ensuite en situation les modules livrés au fur et à mesure de leur développement ; Dans un délai de 180 jours calendrier suivant la date de notification de l attribution du marché -La nouvelle application concernant la réservation des infrastructures sportives est entièrement fonctionnelle., 7

8 -Le site d e-commerce est opérationnel Important : La date ultime de demande de réception provisoire pourra, en aucun cas, dépasser la date du 31 mai Les soumissionnaires proposeront dans leur offre un plan de développement complet et détaillé permettant de suivre les différentes phases de l élaboration des nouvelles applications sur la période de référence (6 mois). Le plan de développement fait partie des critères d attribution du marché. Remarque importante en cas de dépassement des délais d exécution - Une fois le marché passé, toute modification du plan de développement sera motivée et soumise à l accord préalable du Centre. Le Centre se réserve le droit d appliquer une mesure d office dans le cas du non respect dudit plan de développement. Ces mesures d office peuvent notamment mener à une résiliation du marché public. Article 8. Emploi des langues lors de l exécution La langue qui sera utilisée pendant l exécution du marché sera le français. Tous les contacts entre l adjudicataire et le PA se feront en langue française. Les documents, courriels et courriers en charge de l adjudicataire seront rédigés exclusivement en français. En conséquence, le soumissionnaire veillera à désigner, aux fins de la gestion du dossier du PA, un correspondant attestant d une aptitude indubitable à travailler et à communiquer dans cette langue. Article 9. Pouvoir adjudicateur (art. 11 AR 14/01/13) Le PA est le Centre Sportif Woluwe, asbl, sis Avenue Emmanuel Mounier 87 à 1200 Woluwe-Saint-Lambert. Le PA est valablement représenté par son directeur, Monsieur LACASSE Jacques, lequel peut déléguer certains de ses pouvoirs. Le PA ou son délégué est la seule autorité compétente pour toute décision relative à l attribution du marché et pour trancher des problèmes qui se posent lors de l exécution de celui-ci, autres que ceux qui relèvent de la compétence du fonctionnaire dirigeant Article 10. Fonctionnaire dirigeant (FD) (art. 11 AR 14/01/13) Le fonctionnaire dirigeant chargé de la direction et du contrôle du marché est Monsieur LACASSE Jacques, Directeur du Centre sportif de la Woluwe. Ce dernier établira, entre autre, les bons de commande et les PV de réception. C est lui aussi qui est le seul habilité à fournir ordre pouvant mener à une modification du csc en cours d exécution. Téléphone : direction@lawoluwe.be 8

9 Le fonctionnaire dirigeant peut déléguer une partie ou toutes ses compétences. Article 11. Modalités de contact Réunion d information Modalités de contact Pour toutes questions relatives au présent marché, les seuls contacts autorisés le sont auprès de : Monsieur LACASSE Jacques : Téléphone : direction@lawoluwe.be Les questions que les soumissionnaires veulent poser devront impérativement être adressées par écrit le plus rapidement possible et au plus tard 15 jours de calendrier avant la date limite de réception des offres. Passé ce délai, le PA ne peut assurer d y répondre en temps utiles Démonstration du logiciel de gestion existant et visite des lieux obligatoire Le soumissionnaire est tenu de participer à une démonstration du logiciel de gestion existant actuellement utilisé par le centre sportif de la Woluwe pour gérer ses installations. Par la même occasion, une brève visite des infrastructures est prévue. L objectif de cette présentation est de permettre au soumissionnaire de connaître le cadre exact de sa mission et de prendre connaissance des fonctionnalités qui devront, au strict minimum, sous une forme ou sous une autre, se retrouver dans la nouvelle application. En outre, cette présentation doit permettre au soumissionnaire de calculer son offre en tenant compte de cette connaissance du marché et des moyens à mettre en œuvre pour assurer sa parfaite exécution dans les délais prévus. Une attestation de la présence du soumissionnaire à cette démonstration accompagnera la remise de l offre, du soumissionnaire. L absence du soumissionnaire à cette présentation pourra mener le PA à considérer son offre comme irrégulière et entacherait cette dernière de nullité absolue. Pour ce faire, le soumissionnaire prendra rendez-vous avec le PA, et ce, au plus tard le 30 août

10 SECTION 2. INFORMATIONS RELATIVES A LA SELECTION QUALITATIVE Article 12. Critères de sélection qualitative Préalablement à l examen des offres, le PA procédera à une sélection qualitative des soumissionnaires sur la base des documents et renseignements repris ci-dessous, que le soumissionnaire joindra à son offre. Les différentes déclarations sur l honneur doivent être signées par le mandataire du soumissionnaire. Le PA se réserve le droit d écarter l offre des soumissionnaires ne satisfaisant pas à un des critères repris ci-dessous. Le Pouvoir adjudicateur se réserve par ailleurs le droit de vérifier la réalité des informations transmises dans le cadre du présent article. Toute information qui différerait de celles reprises dans l offre du soumissionnaire pourra mener à l écartement de celle-ci pour cause de fausse déclaration au sens de l article 61, 2, 7 de l AR du 15/07/11. A) Droits d accès 1. Pièce justificative à fournir afin de vérifier que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas d exclusion de l accès au marché visé par l article 61, 1 er de l arrêté royal du 15/07/11 Pièce justificative N 1 : Déclaration sur l honneur : conditions d accès. Seuls les soumissionnaires ne se trouvant pas dans un des cas d exclusion de l accès au marché visés par l article 61, 1 er peuvent avoir accès au présent marché. A cette fin, le soumissionnaire fournira une déclaration sur l honneur, de moins de 6 mois, mentionnant qu il n a pas fait l objet d un jugement ayant force de chose jugée pour : 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324bis du Code pénal 2 corruption, telle que définie à l article 246 du Code pénal 3 fraude au sens de l article 1 er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février blanchiment de capitaux tel que défini à l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Un exemple de déclaration sur l honneur figure en annexe du présent CSC. En cas de groupement sans personnalité juridique, chaque soumissionnaire, membre du groupement sans personnalité juridique, doit satisfaire individuellement à ces conditions d accès et en fournir individuellement la déclaration sur l honneur. 2. Pièce(s) justificative(s) à fournir afin de vérifier que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas d exclusion visés par les articles 61 2, 62 et 63 de l arrêté royal du 15/07/11 En cas de groupement sans personnalité juridique, chaque soumissionnaire, membre du groupement sans personnalité juridique, doit satisfaire individuellement aux critères énumérés sous le présent point et fournir les pièces justificatives y relatives. 10

11 1. Pièce justificative N 1 : Sécurité sociale (art. 61, 2, 5 et art. 62 AR 15/07/11) : Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations en matière de paiement de la sécurité sociale. Pour les soumissionnaires établis en Belgique : Le soumissionnaire employant du personnel assujetti à la sécurité sociale belge joint à son offre une attestation émanant de l ONSS (et munie du cachet sec de l ONSS) dont il résulte qu il est en règle en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale jusqu à l'avant-dernier trimestre écoulé par rapport à la date ultime de réception des offres. Si le soumissionnaire n emploie pas de personnel assujetti à la sécurité sociale belge, il transmet au PA une attestation délivrée par l ONSS qui atteste de ce fait. Pour les soumissionnaires établis dans un autre pays que la Belgique : Le soumissionnaire employant du personnel relevant d'un autre Etat membre de l'union européenne et qui n'est pas visé au paragraphe précédent, joint à son offre une attestation de moins de 6 mois délivrée par l'autorité compétente certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard à la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi. Si le soumissionnaire n emploie pas de personnel assujetti à la sécurité sociale de son pays, il transmet au PA une attestation délivrée par l organisme compétent en la matière qui atteste de ce fait. 2. Pièce justificative n 2 : Obligations fiscales professionnelles (art. 61, 2, 6 et 63 AR 15/07/11) Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays où il est établi. A cette fin, le soumissionnaire doit prouver qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts directs selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi. Le soumissionnaire doit également prouver qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de la TVA selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi. Pour les soumissionnaires établis en Belgique ou non : Le soumissionnaire joindra pour cela à son offre, une bonne copie d une attestation, datant de moins de 6 mois par rapport à la date ultime de remise des offres attestant qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts directs concernant son dernier exercice accompli (IPP si le soumissionnaire est un indépendant ou ISOC si le soumissionnaire est une personne morale). De plus, le soumissionnaire joindra à son offre, une bonne copie d une attestation, datant de moins de 6 mois par rapport à la 11

12 date ultime de remise des offres, attestant qu il est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses taxes sur la valeur ajoutée (T.V.A.). B) Sélection qualitative 1. Pièce(s) justificative(s) à fournir en vue d évaluer la capacité financière et économique du soumissionnaire au regard de l exécution de l objet du marché et conformément à l article 67 de l arrêté royal du 15/07/11 1. Pièce justificative N 1 : Chiffres d'affaires (art. 67, 2, 3 AR 15/07/11) Le soumissionnaire joindra à son offre une déclaration sur l'honneur, de moins de 6 mois, signée par le mandataire de la société et reprenant pour les trois derniers exercices de sa société, son chiffre d'affaires global. La moyenne des montants annuels du chiffre d'affaire globale, doit être supérieure ou égale à un montant de euros HTVA. 2. Pièce(s) justificative(s) à fournir en vue de l évaluation de la capacité technique et professionnelle du soumissionnaire au regard de l exécution de l objet du marché et conformément à l article 72 de l arrêté royal du 15/07/11 2. Pièce justificative N 1 : services effectuées (art. 72, 7 AR 15/07/11) Le soumissionnaire fournira une déclaration sur l honneur de moins de 6 mois reprenant la liste des principaux services similaires à l objet du présent marché et qu il a effectué au cours des trois dernières années, en mentionnant au minimum : - leur montant ; - les dates de début et de fin du marché ; - une description suffisante de la mission exécutée - les coordonnées complètes (nom de contact, adresse, numéro de téléphone, adresse et numéro de fax) de leurs destinataires publics ou privés. Cette liste devra contenir au minimum 2 références de nature et d ampleur correspondantes ou supérieures au présent marché. Pour chacune des références dont il est question ci-dessus, le soumissionnaire joindra à son offre un certificat de bonne exécution soit : - établi ou visé par l'autorité compétente s il s agit de livraisons à des autorités publiques ; - établi ou visé par l'acheteur de la personne privée ou à défaut déclaré sur l honneur avoir été effectués par le soumissionnaire, s il s agit de services à des personnes privées. 12

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14 SECTION 3. INFORMATIONS RELATIVES AUX CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE Article 13. Critères d attribution Le pouvoir adjudicateur pourra écarter les offres non conformes au cahier spécial des charges. Ainsi, toute offre qui ne comprendrait pas l ensemble des documents ou des informations requises pourra être considérée comme irrégulière et sera exclue. Toute offre qui dérogerait aux prescriptions essentielles du présent CSC (voir art. 95 de l A.R. du 15/07/2011) pourra être considérée comme non conforme et être écartée. Ainsi, toute offre qui ne répondrait pas aux exigences essentielles du CSC, ne respecterait pas les délais, contiendrait des fausses déclarations, etc. pourra ne pas être prise en considération. En outre, le PA pourra considérer comme non conformes les offres qui exprimeraient des réserves sur des points nonessentiels ou dont les éléments ne concorderaient pas avec la réalité. Il déterminera ensuite, l offre régulière, qui est économiquement la plus avantageuse, en tenant compte des critères énumérés ci-après et de leur pondération respective. Cette offre remportera le marché. Enoncé des critères CRITÈRE 1 : le prix total du marché (45 points) Par prix total, il y a lieu de cumuler les prix totaux des tableaux B1 B2 et B4, repris à l inventaire. CRITÈRE 2 : le coût récurrent de l utilisation du matériel et des logiciels (20 points) Par coût récurrent, il y lieu d entendre : - Les mises à jour des logiciels (pour le logiciel ERP et ses modules annexes ainsi que et leurs installations). - La maintenance corrective des modules développés (Bugs, dysfonctionnements, etc) - La maintenance du serveur et de ses périphériques (matériel et logiciels ainsi que leur installation, à l exception des PCs et des moniteurs.) Le coût total récurrent d utilisation sera évalué sur la base du montant total repris au tableau B.3. de l inventaire. CRITÈRE 3 : La valeur technique et documentaire de l offre (20 points) Par valeur technique et documentaire, il y a lieu d entendre : La maquette du logiciel ; La description claire de la solution trouvée ; La description des outils utilisés. 14

15 CRITÈRE 4 : La convivialité du logiciel (15 points) -Le soumissionnaire précise les apports et les améliorations qu il pourrait apporter au logiciel présenté par rapport aux besoins du logiciel à développer, L objectif est de rendre l utilisation du logiciel à développer aussi fluide et aussi intuitive que possible, le logiciel actuellement utilisé par le PA pouvant servir de balise en la matière. Ces apports doivent être réels et convaincants. Ils sont repris dans une note de proposition qui fait partie de l offre du soumissionnaire. -Le soumissionnaire réalisera, dans un second temps, une courte démonstration d un logiciel développé par lui à partir de l ERP qu il propose d utiliser dans le présent projet. Cette démonstration permettra d évaluer la convivialité de l application déjà développée. Celle-ci comportera si possible un volet e-commerce. La présentation, en français, se fera au cours de la semaine qui suit la remise des offres (du 16 au 20/09 compris). Les soumissionnaires sont tenus de prendre RDV avec Monsieur Lacasse Jacques, fonctionnaire dirigeant (ses coordonnés figurent à l article 10 du présent CSC). Elle a lieu sur place au Centre sportif et sa durée est de 90 minutes maximum. Par convivialité, il y a lieu d entendre la fluidité, la facilité de navigation, la qualité du design et les facilités d export. La démonstration et la note de proposition constituent les éléments clés du critère 4. Méthode d évaluation des critères - Les critères 1 et 2 seront évalués sur base de la règle de proportionnalité suivante : B = [P(+bas) / P(offre)] x Z B = le nombre de points obtenus par l offre examinée P(+bas) = le montant de l offre régulière la plus basse P(offre) = le montant de l offre examinée Z = la pondération pour le critère prix. L offre présentant le(s) prix le(s) plus bas obtient le maximum de points pour ce(s) critère(s). Les cotations obtenues pour chaque critère d attribution par le soumissionnaire seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée. Les éventuelles options obligatoires feront l objet d une évaluation et participeront ainsi au classement des offres. La notification de l approbation de l offre sera effectuée par l envoi d une lettre d attribution du marché adressée au soumissionnaire retenu. Les soumissionnaires dont l offre n pas été sélectionnée, est irrégulière, n a pas été retenue en seront avertis par courrier motivé. 15

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17 SECTION 4. INFORMATIONS RELATIVES A L OFFRE Article 14. Dépôt des offres La responsabilité de la remise dans les temps de son offre incombe exclusivement au soumissionnaire Date et heure limite du dépôt des offres Les offres doivent parvenir au PA selon l une des deux méthodes reprises ci-dessous au plus tard pour le 14/09/2013 à 12 :00 (heure limite de dépôt) : A. Méthode 1 : remise en mains propres contre récépissé Les offres seront exclusivement déposées, contre récépissé à l'adresse suivante pour le 14 septembre 2013 avant 12 :00 A l attention de Monsieur Jacques Lacasse Centre Sportif Woluwe 87, avenue Mounier 1200 Bruxelles B. Méthode 2 : par la poste En cas d envoi par la poste, cette enveloppe scellée (cf. ci-dessus) sera glissée dans une seconde enveloppe fermée portant comme seules indications l adresse du Centre Sportif Woluwe indiquée ci-dessus et la mention «OFFRE». Une offre tardive envoyée par la poste sera acceptée pour autant que le marché n ai pas encore été attribué et qu elle ai été postée au plus tard la veille de la date ultime de remise des offres. Le cachet de la poste faisant foi. C. Méthode 3 : remise électronique des offres (art. 52 AR 15/07/11) La remise d offre électronique est interdite dans le cadre du présent marché Forme (art. 80 AR 15/07/11) Le soumissionnaire utilise lui-même des enveloppes standards adaptées au format de son offre. Il est seul responsable de la justesse des informations qu il y mentionnera. L offre et les documents qui l accompagnent seront placés dans une première enveloppe scellée mentionnant: Centre sportif de la Woluwe; l objet du marché, de manière succincte; la date et l heure de la date ultime de dépôt des offres; la référence au numéro du cahier spécial des charges CSW 2013/12 NE PAS OUVRIR 17

18 En cas d envoi par la poste sous pli recommandé, ce pli scellé sera placé dans une seconde enveloppe fermée portant l adresse du centre sportif de la Woluwe et la mention «offre pour centre sportif de la Woluwe CSC N 2013/12». Article 15. Etablissement de l offre (art. 80 AR 15/07/11) L'offre est établie sur les documents prévus à cet effet dans le cahier spécial des charges. Si le soumissionnaire l'établit sur d'autres documents, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire. Il appartient au soumissionnaire d établir son offre suivant ses propres constations, opérations, calculs et estimations (art AR 15/07/11). Le dossier de soumission est fourni en 2 exemplaires papiers non reliés et placés dans une farde, permettant une reproduction aisée. Un exemplaire porte d'une manière apparente, la mention "ORIGINAL", inscrite dans le coin supérieur droit. L autre exemplaire est la copie de l original et porte sur la première page la mention "COPIE". En cas de discordance entre les exemplaires, seul celui portant la mention "ORIGINAL" fait foi. Tous les documents à remettre ainsi que le formulaire d offre sont numérotés, datés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Le soumissionnaire établit son offre par écrit en français. Pour rappel : lorsque le soumissionnaire est un groupement sans personnalité juridique formée entre plusieurs personnes physiques ou morales, l offre est signée par chacune d entre elles. Celle-ci s engagent solidairement et désignent celle d entre elles qui sera chargée de représenter le groupement sans personnalité juridique vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Article 16. Documents à joindre à l offre Outre les documents exigés pour la sélection qualitative des offres, le soumissionnaire joindra à celle-ci les documents suivants: L attestation de présence remise lors de la démonstration du logiciel existant et de la visite des lieux (article 11 du présent CSC) Le formulaire d offre, les documents et l inventaire annexé au présent CSC dûment complété et signé par le mandataire. Le soumissionnaire personne morale- fournira les justificatifs du mandat du signataire de l offre. Pour ce faire, il joindra à son offre une copie reprenant un extrait de ses statuts mentionnant le nom de la personne habilitée à engager ladite société et donc à signer l offre qu il remet. Si le signataire de l offre est une autre personne que celle habilitée à engager cette société, ces documents seront en plus accompagnés de la procuration adéquate signée par le mandataire. En cas de groupement sans personnalité juridique, la désignation du représentant du groupement vis-à-vis du pouvoir adjudicateur (voir annexe). 18

19 L adjudicataire met à la disposition du PA les manuels ou toute autre documentation qui s avèrent nécessaires à l utilisation adéquate des fournitures faisant partie du marché. Ces manuels et documentations seront rédigés en français ; ils pourront toutefois être fournis en anglais s il s avère qu ils n existent pas en français. Si tel est le cas, le soumissionnaire en fera expressément mention dans son offre. Dans l hypothèse où ces documents ne seraient pas gratuits, le soumissionnaire en précisera clairement le coût (HTVA et TVAC) dans son offre.] Le soumissionnaire doit fournir avec son offre tous les renseignements demandés. L absence des documents précités pourra entrainer le rejet de l offre. Par ailleurs, la documentation sera suffisamment détaillée pour pouvoir se faire une idée précise des fournitures proposées. Article 17. Durée de validité des offres (art. 57 AR 15/07/11), Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pour une durée de 90 jours de calendrier, à compter de la date ultime de remise des offres. Article 18. Sous-traitance et association momentanée La sous-traitance et/ou la remise d offre par un groupement sans personnalité juridique n est pas interdite. Cependant, le soumissionnaire est tenu d indiquer dans son offre la part du marché qu il a l intention de sous-traiter à des tiers ainsi que les sous-traitants proposés, conformément à l article 12 de l AR 15/07/ Sous-traitance (art. 12 AR 15/07/11) Pour l exécution pratique du marché, l adjudicataire peut conclure des contrats de sous-traitance avec un ou plusieurs tiers. Le soumissionnaire communiquera cependant, dans son offre (cfr annexe A), la liste de ses sous-traitants accompagnée de leurs coordonnées, de leurs capacités techniques et des compétences propres qui leur permettraient d intervenir avec pertinence lors de l exécution du présent marché. Cette liste doit être approuvée par le pouvoir adjudicateur. En cours d exécution, l adjudicataire ne pourra modifier cette liste ou y ajouter de nouveaux sous-traitants qu avec l accord préalable et écrit du PA. L approbation par le pouvoir adjudicateur d un ou plusieurs sous-traitants ne dégage en rien l adjudicataire de ses responsabilités telles qu établies dans le présent cahier spécial des charges. Le PA ne se reconnaît aucun lien avec des tiers au cas où le soumissionnaire leur confierait une partie des prestations ou livraisons faisant l objet du présent cahier spécial des charges Groupement sans personnalité juridique En cas de Groupement sans personnalité juridique (anciennement association momentanée/société momentanée), l'offre est signée par chaque membre (personnes physiques ou morales) formant ce groupement. 19

20 Chaque membre est tenu solidairement responsable pour la bonne exécution du marché. Les moyens d action (pénalités, amendes, mesures d offices ) peuvent être appliqués à chaque membre de la société en cas de manquement constaté lors de l exécution du marché. L association désigne une personne qui représentera le groupement à l égard du PA et le mentionne dans le modèle d offre annexé au présent cahier spécial des charges. Cette personne devra disposer des mandats nécessaires pour le faire. D autre part, l offre fournira les justificatifs du mandat de tous les signataires de l offre. Chaque membre du groupement devra satisfaire individuellement aux conditions d accès du marché tels que repris dans le présent CSC. Article 19. Mode de détermination des prix (art er al.2 AR 15/07/11) Le marché est considéré mixte. Les postes 1, 2 et 4 font l objet d un prix forfaitaire. Le poste 3 est à bordereau de prix. Pour rappel, les soumissionnaires doivent remettre prix pour l ensemble du CSC. Toute mention de prix total du marché sera effectuée en chiffres et en toutes lettres. Article 20. Enoncé des prix dans l offre Eléments inclus dans le prix (art. 16 et suivants AR 15/07/11) Les prix seront énoncés dans l'offre en Euros (EUR) avec deux chiffres après la virgule. Ils comprendront tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les fournitures, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Sont notamment compris dans le prix remis par le soumissionnaire (tant unitaires que globaux) (art. 19 AR 15/07/11) : La gestion administrative et le secrétariat ; Le déplacement, le transport et l assurance ; La documentation relative aux services ; La livraison des documents ou de pièces liées à l exécution ; les emballages ; la formation nécessaire à l'usage ; les frais de réception. Les prix incluant la TVA devront être également communiqués dans le modèle d offre, avec mention expresse du ou des taux appliqués. Le soumissionnaire sera censé avoir inclus dans son/ses prix total ou unitaire(s), toutes les fournitures et prestations nécessaires à ses missions de façon à réaliser un travail complet, rien excepté, ni réservé. Sauf mention contraire dans le présent CSC, les coûts générés par les réceptions techniques, provisoires et définitives sont à charge de l adjudicataire. 20