Indemnités kilométriques annuelles

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1 Pégase 3 Indemnités kilométriques annuelles Dernière révision le 16/02/ pegase3@fr.adp.com

2 Sommaire Principe...4 Conditions requises...4 Barème fiscal...4 Exemples de calcul...6 Mise en place dans Pégase Constante 1 : barème pour moins de 5000 km...7 Constante 2 : barème de 5001 à km...8 Constante 3 : majoration barème de 5001 à km...10 Constante 4 : barème au-delà de km...12 Constante 5 : précalcul de l indemnité moins de 5000 km...14 Constante 6 : précalcul de l indemnité entre 5001 et km...16 Constante 7 : précalcul de l indemnité plus de km...17 Rubrique 1 : Saisie du nombre de kilomètres...19 Rubrique 2 : Saisie de la puissance du véhicule...19 Rubrique 3 : Calcul de l indemnité kilométrique...20 Pégase 3 Indemnités kilométriques 2/21

3 Suivi de la notice 15 mars 2007 Création de la notice 17 décembre 2008 Tableau des frais pour 2008 Page 5 16 février 2009 Publication du barème 2008 applicable en 2009 Page 5 Pégase 3 Indemnités kilométriques 3/21

4 Principe Les allocations versées sous la forme d indemnités kilométriques à un salarié contraint d utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, peuvent être exonérées de charges sociales dans la limite du barème kilométrique publié annuellement par l administration fiscale. Le barème fiscal des indemnités kilométriques pour 2007, a été publié au bulletin officiel des Impôts (Instruction fiscale No 5 F-5-07 No 15 du 30 janvier Attention : cette notice se base essentiellement sur le barème fiscal annuel et impose de régler les indemnités kilométriques une fois en fin d année. Mais il est possible de régler ces indemnités mensuellement. Voir pour cela, la notice «Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle». Conditions requises L exonération est possible sous réserve de pouvoir justifier : - du moyen de transport utilisé par le salarié ; - de la distance séparant le domicile du lieu de travail ; - de la puissance du véhicule ; - du nombre de trajets effectués chaque mois ; - que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. Par ailleurs, les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet, dans la limite des nouveaux barèmes figurant ciaprès. La fraction des indemnités kilométriques excédant les limites d exonération, constitue un complément de rémunération soumis à cotisations. Le barème fiscal ne peut pas, en revanche, être utilisé pour évaluer l avantage en nature à inclure dans l assiette des cotisations en cas de mise à disposition gratuite d une voiture par l employeur au titre de l utilisation privée de ce véhicule. Des règles spécifiques de calcul de cet avantage sont prévues en matière sociale. Barème fiscal Le barème ci-après prend en compte, notamment, les éléments suivants : - dépréciation du véhicule ; - frais de réparation et d entretien ; - dépenses de pneumatiques ; - frais de carburant et d assurance. Pégase 3 Indemnités kilométriques 4/21

5 Les frais de garage ou de box peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème suivant. Barème 2006 applicable en 2007 (DGI 30 janvier F-5-07) : Kilométrage parcouru à titre professionnel Puissance fiscale Jusqu à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 cv et moins d x 0,371 (d x 0,223) d x 0,260 4 cv d x 0,447 (d x 0,251) d x 0,300 5 cv d x 0,492 (d x 0,275) d x 0,329 6 cv d x 0,514 (d x 0,290) d x 0,346 7 cv d x 0,538 (d x 0,305) d x 0,363 8 cv d x 0,568 (d x 0,324) d x 0,385 9 cv d x 0,582 (d x 0,338) d x 0, cv d x 0,613 (d x 0,360) d x 0,423 11cv d x 0,625 (d x 0,376) d x 0,438 12cv d x 0,657 (d x 0,392) d x 0, cv et plus d x 0,668 (d x 0,407) d x 0,472 Avec d = distance parcourue à titre professionnel Barème 2007 applicable en 2008 (DGI 8 février F-2-08) : Kilométrage parcouru à titre professionnel Puissance fiscale Jusqu à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 cv et moins d x 0,376 (d x 0,225) d x 0,263 4 cv d x 0,453 (d x 0,254) d x 0,304 5 cv d x 0,498 (d x 0,278) d x 0,333 6 cv d x 0,521 (d x 0,293) d x 0,350 7 cv d x 0,545 (d x 0,309) d x 0,368 8 cv d x 0,575 (d x 0,328) d x 0,390 9 cv d x 0,590 (d x 0,342) d x 0, cv d x 0,621 (d x 0,364) d x 0,428 11cv d x 0,633 (d x 0,381) d x 0,444 12cv d x 0,666 (d x 0,397) d x 0, cv et plus d x 0,677 (d x 0,412) d x 0,478 Barème 2008 applicable en 2009 (DGI 12 février F-6-09) : Kilométrage parcouru à titre professionnel Puissance fiscale Jusqu à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 cv et moins d x 0,387 (d x 0,232) d x 0,271 4 cv d x 0,466 (d x 0,262) d x 0,313 5 cv d x 0,512 (d x 0,287) d x 0,343 6 cv d x 0,536 (d x 0,301) d x 0,360 7 cv d x 0,561 (d x 0,318) d x 0,379 8 cv d x 0,592 (d x 0,337) d x 0,401 9 cv d x 0,607 (d x 0,352) d x 0, cv d x 0,639 (d x 0,374) d x 0,440 11cv d x 0,651 (d x 0,392) d x 0,457 12cv d x 0,685 (d x 0,408) d x 0, cv et plus d x 0,697 (d x 0,424) d x 0,492 Le barème 2009 sera connu, en principe, en janvier Pégase 3 Indemnités kilométriques 5/21

6 Exemples de calcul Les exemples fournis ci-après sont extraits du Guide Permanent Paie Page 158. Ils sont certifiés (valeurs issues du barème des revenus 2008 pour la déclaration 2009). Pour 4000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 6 cv, le montant des frais correspondant est égal à : 4000 x 0,536 = euros Pour 6000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 cv, le montant des frais correspondant est égal à : (6000 x 0,287) = euros Pour km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 7 cv, le montant des frais correspondant est égal à : x 0,379 = euros Mise en place dans Pégase 3 Mettre en place le calcul des indemnités kilométriques sur le barème fiscal dans Pégase 3, nécessite la création de 7 constantes utilisateur et de trois rubriques : - une rubrique pour saisir le nombre de kilomètres effectué annuellement ; - une rubrique pour saisir la puissance du véhicule en nombre de chevaux fiscaux ; - et une rubrique pour calculer le montant de l indemnité. Remarque : les numéros de ces 3 rubriques sont donnés ici à titre d exemple. Utilisez des numéros en fonction de vos propres disponibilités. Attention : pour le cas où vous utiliserez d autres numéros de rubriques, n oubliez pas de rectifier également ces numéros dans les formules des constantes décrites ci-dessous. Pégase 3 Indemnités kilométriques 6/21

7 Constante 1 : barème pour moins de 5000 km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est inférieur ou égal à 5000 km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur une constante existante, puis cliquer sur le bouton «Créer». Code : INDKIL5000 Libellé : Indem. Kilom. : barème 5000 km annuel Profil de la constante : type «intervalle» Date de validité : 01/01/2007 Type de retour : Montant Puis, sur la page suivante, saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une Pégase 3 Indemnités kilométriques 7/21

8 astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Attention : les valeurs ci-dessus correspondent au barème Il vous faut adapter ce tableau avec les valeurs en vigueur. La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la constante. Constante 2 : barème de 5001 à km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est compris entre 5001 et km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Pégase 3 Indemnités kilométriques 8/21

9 Se positionner sur la constante INDKIL5000 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKIL5001 Indem. Kilom. : Barème 5001 à km annuel Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Attention : les valeurs ci-dessus correspondent au barème Il vous faut adapter ce tableau avec les valeurs en vigueur. Pégase 3 Indemnités kilométriques 9/21

10 La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Constante 3 : majoration barème de 5001 à km Cette constante de type intervalle, complète le calcul de la l indemnité kilométrique lorsque la distance parcourue est comprise entre 5001 et km. Elle permet de mémoriser le complément de calcul, appelé aussi majoration. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur la constante INDKIL5001 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKILMJ5001 Indem. Kilom. : Majoration barème 5001 à km annuel Pégase 3 Indemnités kilométriques 10/21

11 Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. Attention : les valeurs ci-dessus correspondent au barème Il vous faut adapter ce tableau avec les valeurs en vigueur. La fenêtre doit être renseignée comme suit : Pégase 3 Indemnités kilométriques 11/21

12 Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Constante 4 : barème au-delà de km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est supérieur à km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur la constante INDKIL5000 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKIL20000 Indem. Kilom. : Barème plus de km annuel Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Pégase 3 Indemnités kilométriques 12/21

13 Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Attention : les valeurs ci-dessus correspondent au barème Il vous faut adapter ce tableau avec les valeurs en vigueur. La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Pégase 3 Indemnités kilométriques 13/21

14 Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Constante 5 : précalcul de l indemnité moins de 5000 km Cette constante de type formule, sert à calculer le montant de l indemnité si le kilométrage annuel est inférieur à 5000 km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur une constante existante, puis cliquer sur le bouton «Créer». Code : INDKILMT5000 Libellé : Indem. Kilom km Profil de la constante : type «formule» Date de validité : 01/01/2007 Type de retour : Montant Puis, sur la page suivante, saisir la formule comme suit : Pégase 3 Indemnités kilométriques 14/21

15 Formule de calcul : =BASE(8900)*INDKIL5000/1000 Remarques : - La formule ci-dessus fait allusion à la base de la rubrique Cette rubrique permet de saisir le nombre de kilomètres parcourus. Voir description de cette rubrique ci-après. - Le montant obtenu est divisé par 1000 afin d obtenir un résultat qui compense la suppression des 3 décimales du barème (voir description de la constante INDKIL5000). Puis cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la constante. Pégase 3 Indemnités kilométriques 15/21

16 Constante 6 : précalcul de l indemnité entre 5001 et km Cette constante de type formule, sert à calculer le montant de l indemnité si le kilométrage annuel est compris entre 5001 et km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur une constante existante, puis cliquer sur le bouton «Créer». Code : INDKILMT5001 Libellé : Indem. Kilom. de 5001 à km Profil de la constante : type «formule» Date de validité : 01/01/2007 Type de retour : Montant Puis, sur la page suivante, saisir la formule comme suit : Pégase 3 Indemnités kilométriques 16/21

17 Formule de calcul : =(BASE(8900)*INDKIL5001/1000)+INDKILMJ5001 Remarques : - La formule ci-dessus fait allusion à la base de la rubrique Cette rubrique permet de saisir le nombre de kilomètres parcourus. Voir description de cette rubrique ci-après. - Le montant obtenu est divisé par 1000 afin d obtenir un résultat qui compense la suppression des 3 décimales du barème (voir description de la constante INDKIL5001). - Par ailleurs, toujours dans la formule, comme décrit ci-dessus, on ne manquera pas de rajouter la majoration propre à cette tranche entre 5001 et km par an, majoration exprimée dans la constante INDKILMJ5001. Puis cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la constante. Constante 7 : précalcul de l indemnité plus de km Cette constante de type formule, sert à calculer le montant de l indemnité si le kilométrage annuel est supérieur à km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur une constante existante, puis cliquer sur le bouton «Créer». Code : INDKILMT20000 Libellé : Indem. Kilom. Plus de km Profil de la constante : type «formule» Date de validité : 01/01/2007 Type de retour : Montant Pégase 3 Indemnités kilométriques 17/21

18 Puis, sur la page suivante, saisir la formule comme suit : Formule de calcul : =BASE(8900)*INDKIL20000/1000 Remarques : - La formule ci-dessus fait allusion à la base de la rubrique Cette rubrique permet de saisir le nombre de kilomètres parcourus. Voir description de cette rubrique ci-après. - Le montant obtenu est divisé par 1000 afin d obtenir un résultat qui compense la suppression des 3 décimales du barème (voir description de la constante INDKIL20000). Puis cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la constante. Pégase 3 Indemnités kilométriques 18/21

19 Rubrique 1 : Saisie du nombre de kilomètres Cette rubrique permet de saisir le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, par le salarié avec son véhicule personnel. Code rubrique : 8900 Formule : INFOS Libellé : Indemn. Kilom. Nombre de km annuels Début validité : 01/01/2007 Dans la page Options de cette rubrique 8900, pour ne pas faire apparaître cette rubrique sur le bulletin papier, dans la zone «Mode d impression», renseigner : Ne jamais imprimer Dans cette même page : Zone de saisie principale : Base Mode d insertion par défaut : Remise à zéro Rubrique 2 : Saisie de la puissance du véhicule Cette rubrique permet de saisir le nombre de chevaux fiscaux du véhicule personnel du salarié. Code rubrique : 8901 Formule : INFOS Libellé : Indemn. Kilom. Nombre de cv du véhicule Début validité : 01/01/2007 Pégase 3 Indemnités kilométriques 19/21

20 Dans la page Options de cette rubrique 8901, pour ne pas faire apparaître cette rubrique sur le bulletin papier, dans la zone «Mode d impression», renseigner : Ne jamais imprimer Dans cette même page : Zone de saisie principale : Base Mode d insertion par défaut : Fixe Rubrique 3 : Calcul de l indemnité kilométrique Cette rubrique calcule et affiche le montant de l indemnité kilométrique à régler au salarié. Code rubrique : 8902 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Début validité : 01/01/2007 Montant salarial : =BORNE( <=BASE(8900)< ;INDKILMT5000; INDKILMT5001;INDKILMT20000) Pégase 3 Indemnités kilométriques 20/21

21 Lors du règlement des indemnités kilométriques, insérer les 3 rubriques commentées ci-dessus dans le bulletin. Préciser en base de la première, le nombre de kilomètres annuels parcourus à titre professionnel. Puis, dans la deuxième, renseigner toujours en base, la puissance du véhicule du salarié, en nombre de chevaux fiscaux. Ne rien renseigner dans la troisième. Seule cette dernière apparaîtra sur le bulletin de paie avec le montant de l indemnité. Pégase 3 Indemnités kilométriques 21/21