Extrait gratuit de la documentation Responsable & Gestionnaire Paie BTP

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1 EXEMPLE DE FICHE CONSEIL Extrait gratuit de la documentation Responsable & Gestionnaire Paie BTP Indemnisation des frais de transport Indemnisation du déplacement professionnel Référence Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée Lorsqu un salarié utilise son véhicule personnel pour se déplacer de son lieu de résidence directement vers un client ou vers un fournisseur ou pour se déplacer de son lieu de travail vers un autre lieu de travail, il expose des frais professionnels. L employeur doit indemniser le salarié des frais ainsi engagés. La bonne méthode Pour chaque sujet, vous êtes guidé étape par étape Comprendre le principe de l indemnisation Lorsqu un salarié est contraint d utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile ou de son lieu de travail habituel chez un client ou dans un chantier, l employeur doit indemniser les frais engendrés par ce déplacement professionnel. Pour cela, plusieurs possibilités existent : versement d indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal, plus remboursement des frais de péage et d autoroute. Cette possibilité n est offerte que si le salarié est personnellement propriétaire du véhicule concerné ou si ce véhicule appartient à un membre de son foyer fiscal. Les véhicules prêtés ou en location sont exclus du dispositif ; remboursement des frais réels. Les frais réels, déductibles fiscalement pour le salarié et exonérés de cotisations sur justification, ne peuvent alors excéder le montant qui serait admis en déduction en application du barème, à distance parcourue identique et pour un véhicule d une puissance fiscale maximale de 7 CV. Verser des indemnités kilométriques Si l employeur opte pour le versement kilométrique, l indemnité versée est calculée sur la base du barème annuel fiscal des indemnités kilométriques. Le calcul de l indemnité kilométrique fixée par l administration fiscale chaque année prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais d achat des casques et protections pour les deux-roues, les réparations et l entretien, les pneumatiques, le carburant (ou les frais de batterie pour les véhicules électriques) et les primes d assurance. Les frais de stationnement, de péage et les intérêts d emprunt du véhicule ne sont en revanche pas intégrés. Il existe trois barèmes : pour les voitures, pour les cyclomoteurs et pour les motos. Chaque barème comprend trois tranches. Il convient alors d appliquer le coefficient fixé par l administration fiscale (en fonction du kilométrage parcouru par le salarié à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule concerné) au kilométrage professionnel effectué par le salarié dans le cadre de l exercice de son activité. Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 1

2 Indemnisation du déplacement professionnel Rembourser les frais réels L employeur peut rembourser le salarié sur la base des frais réels qu il engage lors des déplacements professionnels. Ce remboursement des frais réels engagés par le salarié ne peut excéder le montant des indemnités kilométriques qui aurait été perçu par le salarié pour une distance parcourue identique et sur la base d un véhicule d une puissance fiscale maximale de 7 CV. Les frais de stationnement et de péage peuvent être remboursés sur la base des frais réels et peuvent s additionner alors au versement des indemnités kilométriques sur un même trajet. Établir le bulletin de paie Le versement d indemnités kilométriques ou le remboursement des frais réels bénéficient d une exonération de charges sociales et d impôt sur le revenu s ils respectent les conditions d exonération. Ils doivent alors figurer sur une ligne distincte au bas du bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer. ATTENTION Si l employeur indemnise le salarié en dépassant les limites d exonération, la fraction excédant cette limite doit être soumise à l impôt sur le revenu et assujettie à cotisations et contributions sociales. L indemnisation doit alors obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de paie. L indemnisation est mentionnée sur deux lignes, une dans les rubriques de brut portant mention de la fraction soumise à charges et une dans les rubriques venant s ajouter uniquement au net à payer portant mention de la fraction exonérée de charges et d impôt sur le revenu.! Évitez les erreurs Les points sur lesquels vous devez être particulièrement vigilant Attention à bien conserver les éléments de preuve Le remboursement des frais réels doit être conditionné par la présentation, par le salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé et des justificatifs des frais engagés. Le versement d indemnités kilométriques impose aussi la présentation, par le salarié bénéficiaire, de la carte grise du véhicule utilisé. L employeur doit aussi disposer d éléments justifiant de la réalité du déplacement et du nombre exact de kilomètres parcourus. Il doit ainsi demander au salarié d effectuer mensuellement une déclaration sur l honneur des kilomètres parcourus. 342 Responsable et Gestionnaire Paie BTP Éditions Tissot Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 2

3 Indemnisation du déplacement professionnel ATTENTION Les salariés qui bénéficient du versement d indemnités kilométriques doivent attester par écrit qu ils ne transportent pas dans leur véhicule des membres du personnel de l entreprise bénéficiant eux-mêmes d une prise en charge de leurs déplacements sous forme d indemnités forfaitaires. L employeur doit conserver copie de tous ces éléments afin de les présenter en cas de contrôle par les services de l URSSAF et conserver ainsi le régime social et fiscal favorable. Ne pas utiliser un autre mode de prise en charge En dehors du versement d indemnités kilométriques ou du remboursement de frais réels, l employeur utilisant un autre mode de prise en charge perd le régime social et fiscal favorable. Des exemples parlants pour mieux comprendre la situation Exemple Si l employeur verse une indemnité forfaitaire au salarié sans que cette indemnité soit indexée sur le barème kilométrique fiscal, alors cette indemnité doit être considérée comme un complément de salaire. Elle est soumise intégralement à cotisations et contributions sociales ainsi qu à l impôt sur le revenu. Attention au cas du personnel de chantier Pour le personnel de chantier, une indemnité de transport spécifique est prévue par les conventions collectives du BTP. Un doute, une question? Les réponses ci-dessous! Questions-réponses Est-ce que l employeur doit prendre en charge les coûts d assurance du véhicule personnel? Lorsque le salarié, avec l accord de l employeur, utilise son véhicule personnel dans l exercice de ses fonctions, l entreprise a l obligation de souscrire et de prendre en charge une assurance spécifique. Dans tous les cas, l employeur doit s assurer que le salarié est bien titulaire des documents nécessaires à la conduite du véhicule (permis de conduire, carte grise du véhicule). Comment doivent être pris en charge les frais liés à l achat de billets de train ou d avion? Lorsque le salarié est amené à prendre le train ou l avion dans le cadre d un déplacement professionnel, les frais d achat du billet doivent être pris en charge directement par l employeur ou faire l objet d un remboursement sur présentation d une note de frais et des titres de transport. Responsable et Gestionnaire Paie BTP Éditions Tissot 343 Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 3

4 Indemnisation du déplacement professionnel Ils ne constituent pas des remboursements de frais professionnels mais des frais d entreprise. Ils ne sont donc pas soumis à charges sociales ou impôt sur le revenu. Les entreprises doivent également assurer à leurs cadres amenés à se déplacer hors de France métropolitaine, quelle que soit la durée de leur déplacement, une garantie couvrant les frais d accidents, le rapatriement, le décès et l invalidité du salarié. 4 Notez-le En cas de déplacement d un ETAM ou d un cadre, le moyen de transport utilisé par le salarié et les conditions d assurance afférents doivent être préalablement fixés en accord avec l entreprise, dans des conditions de confort normales. Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée ainsi qu aux rubriques suivantes : Outils à télécharger MOD Barème fiscal des indemnités kilométriques Pour aller plus loin Bulletin(s) de paie commenté(s) BULL Bulletin d un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilométriques pendant un déplacement professionnel Fiche(s) conseil(s) PBF Indemnisation des repas pris en déplacement PBF Indemnisation des coûts d hébergement suite à déplacement exceptionnel PBF Indemnisation des frais d hébergement dans le cade de déplacements de longue durée Références aux textes officiels sur Retrouvez les outils pratiques à télécharger dans le cadre de l abonnement Voir ce bulletin page suivante 344 Responsable et Gestionnaire Paie BTP Éditions Tissot Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 4

5 EXEMPLE DE BULLETIN DE PAIE COMMENTÉ Bulletin d un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilométriques pendant un déplacement professionnel Indemnisation des frais de transport Référence Internet BULL.044 Saisissez la Référence Internet BULL.044 dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée BULL.044 Les commentaires page suivante Responsable et Gestionnaire Paie BTP Éditions Tissot 345 Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 5

6 Bulletin d un salarié hors chantiers percevant des indemnités kilométriques pendant un déplacement professionnel Le contexte Une ETAM du Bâtiment occupe un poste de métreur. Elle est amenée à se déplacer de façon exceptionnelle sur les chantiers de l entreprise. Sur le mois de janvier, elle se déplace à deux reprises sur des chantiers. Elle se rend du siège de l entreprise aux chantiers en utilisant un véhicule dont elle est le propriétaire. La salariée n expose pas de frais de péage et de parking pour se rendre sur les chantiers. L employeur opte pour le versement d indemnités kilométriques pour indemniser les frais professionnels de la salariée. La salariée n est pas soumise à la déduction forfaitaire spécifique. Les points de vigilance! 1. La salariée travaille à temps complet du lundi au vendredi, 8 heures par jour du lundi au jeudi et 7 heures le vendredi. Son contrat prévoit un temps de travail hebdomadaire de 39 heures. Elle bénéficie d un maintien de salaire pour le 1 er janvier férié chômé dans l entreprise. Elle est absente pour raisons personnelles le 25 janvier toute la journée, journée correspondant à 8 heures de travail effectif. Cette absence n est pas rémunérée par l employeur et donne donc lieu à déduction sur la base d un taux horaire prenant en compte le salaire de base et les heures supplémentaires structurelles, et sur la base des heures théoriquement travaillées sur le mois par la salariée, jour férié chômé indemnisé compris. Soit une déduction égale à 8 x [( ,22)/163] = 111,62 euros. BULL L employeur attribue à la salariée des indemnités kilométriques pour les deux déplacements professionnels. La salariée accomplit en tout 450 kilomètres sur le mois, trajets allers-retours du siège aux deux chantiers. Les indemnités kilométriques versées par l employeur sont calculées en fonction du barème fiscal. La puissance fiscale du véhicule de la salariée étant de 6 CV fiscaux et les kilomètres accomplis pour les déplacements professionnels en 2016 ne dépassant pas 5000 kilomètres, les indemnités kilométriques à verser à la salariée sont égales sur le mois à 450 x 0,568 = 255,60 euros. Le montant versé par l entreprise au titre du remboursement des frais professionnels liés à l usage du véhicule personnel ne dépassant pas la limite d exonération correspondant au barème fiscal, les indemnités kilométriques sont exonérées de charges sociales et d impôt sur le revenu. Elles doivent donc figurer dans une ligne du bulletin venant s additionner au net à payer uniquement. Saisissez la Référence Internet BULL.044 dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée ainsi qu aux rubriques suivantes : Pour aller plus loin Fiche(s) conseil(s) - Indemnisation du déplacement professionnel 346 Responsable et Gestionnaire Paie BTP Éditions Tissot Responsable et Gestionnaire Paie BTP 2016/2017 Éditions Tissot 6

7 Les services inclus (exclusivement sur Internet) Pour une solution encore plus complète Les dossiers thématiques Pour aller plus loin sur les thématiques traitées dans les bulletins de paie commentés et les fiches conseils, des dossiers complets sont consacrés à des sujets clés. Les informations sont illustrées par des exemples concrets et des mises en garde. Liste des dossiers : Le temps partiel Les déplacements, traitements en paie Le traitement des absences pour maladie, accident ou maternité Le traitement des absences pour congés payés et congés intempéries Les contrôles administratifs sur les paies (URSSAF ) Les indemnités de fin de contrat Votre convention collective Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales (dont 34 sur le Bâtiment et les Travaux publics). Les salaires minimaux du BTP Retrouvez les données indispensables dont vous avez besoin tous les mois : salaires minimaux, valeurs de point, indemnités de repas et de petits déplacements pour les ouvriers, les ETAM et les cadres. Le Code du travail Bénéficiez d un accès illimité à l intégralité du Code du travail. Grâce aux mises à jour permanentes, vous êtes certain(e) d appliquer la réglementation en vigueur. Au sein de chaque article, toutes les références à d autres articles sont en lien hypertexte pour faciliter la navigation à l intérieur du Code. Les modèles personnalisables Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check-lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt!

8 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Responsable et Gestionnaire Paie BTP Toutes les informations pratiques intégrant les spécificités du secteur, pour gérer facilement la paie du BTP. Les fiches conseils et bulletins de paie commentés Les fiches conseils Toutes les situations précises avec la procédure à suivre étape par étape (la bonne méthode, les erreurs à éviter, les cas particuliers ). Les bulletins de paie commentés Les situations générales et particulières du BTP avec des explications simples et détaillés. Recherches par accès thématique, index détaillé et moteur de recherche Sur Internet, les fiches et bulletins de paie sont mis à jour et enrichis chaque mois (Inclus : Bulletins de veille) Les dossiers thématiques Pour aller plus loin retrouvez des dossiers complets consacrés à des sujets-clés et rédigés en langage clair avec des informations précises et détaillées. Pour faciliter vos recherches, un moteur de recherche est à votre disposition Les dossiers sont mis à jour et enrichis chaque mois Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi près de 430 conventions nationales, régionales et départementales. Inclus:Alertes actualité de votre convention collective par Les salaires minimaux sur Internet Retrouvez les données indispensables tous les mois : salaires minimaux, valeurs de point, indemnités de repas et de petitsdéplacements pour les ouvriers, les ETAM et les cadres. Le Code du travail sur Internet Accédez rapidement et simplement à tous les articles du Code du travail. Inclus : Bulletins de veille. Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check-lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final: c est prêt! Offres d'abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier 339 HT Internet 309 HT VOS AVANTAGES 1. Tout-en-un : pour chaque cas concret, vous disposez d une fiche conseil avec la marche à suivre et les erreurs à éviter, ainsi que de bulletins de salaires illustrant les conseils donnés avec l explication des calculs % BTP : basées sur des situations réelles propres au secteur du Bâtiment et des Travaux publics, les informations et données intègrent les dispositions conventionnelles pour chaque catégorie de salariés. 3.Fiable : vous évitez les erreurs en disposant des bonnes informations au bon moment (veille juridique, mises à jour mensuelles ). Support papier Support internet

9 Service client Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne Bon de commande PB0 : /73/WQ/X Votre commande : Responsable et Gestionnaire Paie BTP Cochez votre choix Offre de lancement -10 % Référence Frais de port HT** Prix HT Valable du 15/06/2016 au 30/09/ Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : les bulletins de paie commentés et les fiches conseils, les dossiers thématiques, votre convention collective, les salaires minimaux, le Code du travail et les services inclus. PB0A Offre Internet Frais d'ouverture d'abonnement HT L abonnement d 1 an comprend : les bulletins de paie commentés et les fiches conseils, les dossiers thématiques, votre convention collective, les salaires minimaux, le Code du travail et les services inclus. PB0W Total HT Total TTC VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier - RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des Éditions Tissot) (*Champs obligatoires) VOS COORDONNEES Raison sociale* Nom* * Adresse de facturation Code postal* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Téléphone* Effectif : Salariés SIRET Commentaires Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Prénom* Fonction, mandat* Ville* Ville* Fax Code APE/NAF Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu'au 31/12/2016. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L'abonnement couvre une période d'un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM-COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Le fait de passer commande implique votre adhésion entière et sans réserve aux Conditions générales de vente des Editions Tissot (disponibles surwww.editions-tissot.fr). Vous reconnaissez que vous avez bénéficié des informations suffisantes pour vous assurer de l adéquation de l offre à vos besoins. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy-le-Vieux CEDEX Fax Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/

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