GENERATION DES FLUX ORMC DANS VOS LOGICIELS FACTURATION WMAGNUS

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1 GENERATION DES FLUX ORMC DANS VOS LOGICIELS FACTURATION WMAGNUS Avril 2014 Etre en version ) Paramétrage de la remise du fichier de prélèvement MODULE PARAMETRAGE / Menu Paramétrage / Option Configuration du logiciel Votre fichier des prélèvements bancaires (ORMC) étant remis directement aux organismes bancaires par le Trésor, venir décocher la case Fichier remis par l ordonnateur

2 2) Paramétrage liaison trésorerie MODULE PARAMETRAGE / Menu Généralités / Option Paramétrage Liaison trésoreries Renseigner code recette, codique et code produit local principal donnés par trésorerie 2. Renseigner Application DDPAC, Type de rôle collectif 3. Renseigner codes collectivité et budget (cf. logiciel de comptabilité e.gestion financière, cadre organisation, option budgets) + SIRET Ces codes sont notamment repris dans votre note de cadrage signée dans le cadre du passage au PES

3 3) Calcul Facturation MODULE FACTURATION / Menu Facturation / Option Calcul-numérotation Il faut respecter un délai de 14 jours minimum entre la présentation de votre facture à l administré et le prélèvement. Il semble donc raisonnable de prévoir minimum 20 jours entre la date où vous faîtes votre facturation et la date de prélèvement. Jour J - 20 Jour J -14 Jour J 4 (ouvrés) Jour J Trésorerie Trésorerie Mise sous pli et envoi Envoi ordre de factures aux abonnés prélèvement à la (servant de notification Banque de France prélèvement) Collectivité Facturation Génération flux ORMC Envoi par portail Banque de France Prélèvement abonnés 4) Transfert trésorerie IMPORTANT : Si la trésorerie vous demande un test de flux ORMC, nous vous remercions d appeler impérativement le Centre de Gestion l Unité Berger Levrault avant toute génération. Nous effectuerons une sauvegarde au préalable qu il faudra probablement restaurer ensuite pour effacer le test de la mémoire de votre logiciel. MODULE FACTURATION / Menu Transfert / Option Perception, Option Liaison trésorerie Pour générer un flux PESV2/ORMC, 2 conditions sont requises : -Pratiquer le prélèvement via rolmre -Etre en production PES Si elles sont remplies, Il faut sélectionner le protocole PESV2/ORMC Attention : après le 30/04/2014, vos flux ROLMRE ne seront plus acceptés par la DGFIP. Si vous n êtes pas en mesure de produire un flux ORMC, vous devrez abandonner le prélèvement.

4 Si ce n est pas complété de la sorte, renseigner le cadre emplacement et type de fichier à générer comme ci-dessus). Puis cliquer sur bouton Transférer pour générer le flux. 5) Dépôt du flux ORMC sur le portail de la DGFP Aller sur le portail de la DGFIP. Votre flux est enregistré dans c:\dgfip.

5 Pour information : l émission de prélèvement SEPA s effectue selon des séquences, en distinguant pour un mandat donnée : -le premier prélèvement SEPA émis, appelé FIRST (code 02) -les suivants, appelés RECURRENT (code 03) -et éventuellement le dernier appelé FINAL (code 04) Exemples de contenu de flux ORMC :

6 BONNES PRATIQUES RENSEIGNER UN NOUVEAU PAYEUR a. Payant en espèces ou chèque MODULE FACTURATION / Menu Données / option abonné / créer Personne physique : renseigner la civilité, le nom et le prénom + la catégorie (01 Personne physique) et la nature juridique (01 Particulier ou 02 Artisan/commerçant/agriculteur) Personne morale : renseigner la désignation, le SIRET + la catégorie, nature juridique

7 b. Prélevé MODULE FACTURATION / Menu Données / option abonné / créer Cliquer sur l étiquette bleue IBAN Cliquer sur le bouton Créer Compléter la banque (le code BIC s auto renseignera), puis l IBAN et valider.

8 Dans le cadre Caractéristiques comptables, sélectionner Mode de règlement : Prélèvement Aller ensuite créer le mandat de Prélèvement SEPA MODULE FACTURATION / Menu Prélèvements / option Gestion des mandats de prélèvements SEPA / Créer

9 Cadre Payeur : double-cliquer sur l'étiquette bleue Abonné pour sélectionner le payeur concerné par le mandat de prélèvement. Les coordonnées bancaires (IBAN, BIC et Titulaire) et le Mode de règlement se renseigneront automatiquement. Cadre Créancier : sélectionner le nom du Créancier (collectivité). L'ICS, la RUM (Référence Unique du Mandat) et le Libellé des prélèvements s'afficheront automatiquement. Il faut ensuite adresser à l abonné un mandat de prélèvement à signer (ex autorisation de prélèvement). Cliquer sur Imprimer pour le sortir. Une fois le mandat de prélèvement signé par l abonné, revenir compléter la date de signature (cf. copie écran précédente) Rappel de ce qui change dans la gestion des mandats de prélèvement pour la collectivité a) A chaque nouveau débiteur (abonné/payeur) prélevé, le créancier (collectivité) doit lui émettre un mandat de prélèvement SEPA b) Ce mandat doit être signé et remis par le débiteur au créancier. C est une double autorisation (pour le créancier de présenter les prélèvements et pour la banque du débiteur de les payer). c) Ce mandat doit être conservé par le créancier/collectivité (ou sous sa responsabilité) qui doit l archiver afin de pouvoir le communiquer (ainsi que ses avenants) sur demande de la banque en cas de contestation du débiteur. Pour info : un mandat de prélèvement pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n a été présenté pendant une période de 36 mois devient caduc avec obligation de refaire signer au débiteur un mandat comportant une nouvelle RUM