PAIEMENTS AUTOMATIQUES

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1 PAIEMENTS AUTOMATIQUES Principe de fonctionnement Ce programme vous permet de gérer des échéanciers fournisseurs et d effectuer des paiements automatiques en utilisant les virements à la norme SEPA. IDSOFT /05/06

2 Copyright 06 IDSOFT BP Laventie Auteur Avertissement aux lecteurs IDSOFT Toute reproduction, non effectuée dans le cadre d une utilisation au sein de l établissement ayant acquis une licence du logiciel IDGESTION est strictement interdite (loi du Mars 957, article 40, er alinéa). La loi du Mars 957 n autorise, aux termes des alinéas et 3 de l article 4, que des copies ou des reproductions qui seront réservées strictement à l usage privé de l acquéreur du dit logiciel. Les informations contenues dans cette documentation sont données afin de vous aider à utiliser le logiciel IDGESTION. Cependant, elles peuvent différer, suite à des aménagements du logiciel, de l utilisation réelle de celui-ci. Aussi, ces informations ne sauraient engager la responsabilité de la société IDSOFT. Contact IDSOFT ne pourra pas être tenu responsable de toute omission, erreur ou divergence qui auraient pu se glisser dans la rédaction de cette documentation IDSOFT BP Laventie Support technique : Mail : support@idsoftweb.fr Nous vous souhaitons une bonne lecture de cet ouvrage. Nous espérons qu il vous apportera toute l aide nécessaire afin d utiliser le plus rapidement possible le logiciel IDGESTION. Si vous avez des suggestions quant à sa rédaction, vous pouvez nous en faire part soit par mail. facturation

3 Avant-propos Nous vous remercions de la confiance que vous nous avez témoignée en nous achetant le logiciel de comptabilité. Nous avons élaboré une documentation qui retrace toutes les opérations nécessaires à l utilisation et à la mise en place des différents modules du système de paiements automatiques. Si toutefois des points vous semblent obscurs, nous vous remercions de bien vouloir nous en faire part. Pour une utilisation rapide et optimale du logiciel de paiements automatiques, nous vous recommandons de lire complètement la documentation. Normalisation de certains sigles Afin de faciliter la compréhension de l utilisation du logiciel, nous avons adopté les conventions graphiques suivantes : 3 Ce cercle orange, avec un numéro à l intérieur, vous renvoie sur un élément du dessin affiché sur la page en cours. 3 De temps en temps, vous pourrez trouver sur la même page des cercles vert et orange. Le vert fera référence à un autre croquis présent dans la même page. Ce bouton permet de valider les informations de la fenêtre en cours d affichage Ce bouton permet d activer le mode modification Ce bouton permet d ajouter un élément sur la fenêtre en cours. Bouton permettant de supprimer l élément affiché Ce bouton permet d imprimer des états Ce bouton permet de visualiser des états avant de les imprimer.

4 Table des matières 0 A) Paramétrage du système de paiements automatiques ) Paramétrage de l établissement... ) Paramétrage des comptes fournisseurs ) Paramétrage automatique des comptes fournisseurs ) Gestion des modes de règlements ) Gestion des banques... 8 B) Saisie des factures fournisseurs. 9 ) Echéancier automatique... 9 ) Echéancier manuel ) Suppression de l échéancier... C) Paiements automatiques... ) Contrôle des échéanciers.... Mise à jour des échéanciers.... Recalculer les soldes des échéanciers... ) Effectuer des paiements à partir de l échéancier... 3 a) Détail du premier plan (Liste des échéances)... 3 b) Calcul et répartition des paiements par banque... 5 c) Effectuer et enregistrer les règlements Virements SEPA : Génération des écritures :... 9 facturation

5 A) PARAMETRAGE DU SYSTEME DE PAIEMENTS AUTOMATIQUES ) Paramétrage de l établissement Afin d utiliser les paiements automatiques, vous devez activer l option au niveau de la gestion de l établissement. Lancez le programme permettant de paramétrer le système de paiements à partir de l emplacement indiqué ci-dessous. Les informations qui seront saisies constituent la première étape à réaliser avant de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du système de paiements. Après avoir cliqué sur l option du menu ci-dessus, l écran suivant s affichera et choisissez l onglet Préférences. Cliquez sur le bouton modification afin de pouvoir saisir. 3 Tout d abord activez la gestion des échéanciers en cliquant sur l option Gestion d un échéancier (). Les deux informations qui vont suivre ne mettront pas en marche les paiements automatiques. Ces informations seront reportées automatiquement au niveau de la création des fiches fournisseurs. Ce sont les informations des fiches fournisseurs qui conditionnent l utilisation des échéanciers en saisie des écritures. Si vous le souhaitez, sur la partie fournisseurs, cochez l option Echéancier automatique en saisie (3). Dans ce cas-là le logiciel ne vous demandera absolument rien et alimentera automatiquement l échéancier. facturation

6 Si vous optez pour l option Echéancier en saisie (), le logiciel ouvrira une fenêtre qui vous permettra de contrôler et de paramétrer l échéancier pour la facture en cours de saisie. Pour enregistrer votre saisie, cliquez sur le bouton de validation F. ) Paramétrage des comptes fournisseurs Lancez le programme permettant de gérer les comptes auxiliaires afin de créer ou de modifier les informations relatives à vos fournisseurs en cliquant sur le programme Plan du volet Paramètres. Sur la fenêtre qui s affichera, cliquez sur le compte collectif () et ensuite sélectionnez un compte fournisseur dans la liste de droite en effectuant un double-clique sur celui-ci (). IDGESTION vous affiche les informations que vous avez déjà renseignées au niveau de la fiche fournisseur. 3 facturation

7 Afin de gérer les échéanciers ou de les stopper pour un fournisseur, cliquez sur l onglet Options en (). Maintenant vous avez le choix entre la gestion d un échéancier en saisie ou l utilisation d un échéancier automatique en saisie (). Pour les virements SEPA, il peut être intéressant de saisir sur l onglet Règlement votre numéro de compte chez le fournisseur (). En effet, le logiciel de paiement le reprend afin de le mettre dans le libellé de l intitulé du virement SEPA. IMPORTANT!! Si vous souhaitez effectuer des paiements par virement, pensez à renseigner l IBAN et le code BIC des fournisseurs (). Pour accepter votre saisie, validez avec le bouton F. 4 facturation

8 Note : Si vous décochez la gestion d un échéancier au niveau d un fournisseur, les prochaines échéances ne seront pas intégrées dans l échéancier. Par contre, les échéances en cours ne seront pas supprimées automatiquement. Il faudra intervenir au niveau de la gestion des échéanciers. Il est important de vérifier les modes de règlements. En effet, l échéance sera calculée en tenant compte de la date de la pièce et des informations que vous aurez saisies au niveau du mode de règlement du fournisseur. Vous pouvez bien sur ajouter des nouveaux modes de règlements. Il est aussi possible d utiliser le programme de paramétrage automatique des comptes fournisseurs afin d affecter un mode de règlement à tous vos fournisseurs. Ensuite vous pouvez intervenir individuellement sur les comptes fournisseurs pour effectuer des modifications. 5 facturation

9 3) Paramétrage automatique des comptes fournisseurs Si vous démarrez la gestion des paiements automatiques alors que vos comptes fournisseurs sont déjà créés, vous pouvez utiliser un utilitaire afin d effectuer une affectation automatique du mode d utilisation des échéanciers. Pour cela lancez le programme Options du volet Paramètres. () Cochez l action à exécuter. () Cochez Fournisseur (3) Prenez Echéancier en saisie ou Echéancier automatique en saisie. (4) Cochez Gestion d un échéancier Afin de déclencher le traitement, cliquez sur le bouton de validation F. Nous vous conseillons d effectuer ce traitement avant d intervenir manuellement au niveau du paramétrage de certains comptes fournisseurs. 6 facturation

10 4) Gestion des modes de règlements Les modes de règlements vous permettront de calculer les dates d échéances pour le paiement de vos factures. Pour les gérer, cliquez sur le bouton Règlement du volet Paramètres. Le logiciel vous affiche la liste des modes de règlements déjà créés (). Pour modifier un mode de règlement, effectuez un double-clique sur le nom de celui-ci. Pour ajouter un mode de règlement, cliquez sur le bouton Ajouter () Puis dans le bas de la fenêtre vous trouverez la liste des champs à renseigner () Choisissez le type de règlement. ATTENTION!! Pour effectuer des paiements par virements SEPA, cochez impérativement la case Virement. () Donnez un code à votre mode de règlement (3) Saisissez un libellé explicite pour ce mode de règlement (4) Eventuellement liez le mode de règlement à un code journal de saisie (5) A cocher si le résultat du calcul est toujours une fin de mois (6) Nombre de jours d échéance (7) Jour du mois si vous n avez pas coché fin de mois (8) Simulation de l échéance par rapport à la date du jour Après avoir saisi toutes les informations demandées et que le calcul de la date d échéance correspond à ce que vous attendez, validez avec la touche F. 7 facturation

11 5) Gestion des banques Afin d effectuer des paiements automatiques avec une banque, vous devez renseigner sur celle-ci son IBAN et son code BIC. L accès à la gestion des banques s effectue à partir du volet Paramètres et du bouton Journaux. Sur l écran qui s affichera, effectuez un double-clique sur le nom de la banque () et ensuite cliquez sur l onglet Trésorerie (). 3 Saisissez les coordonnées bancaires de votre banque dans la partie (3) de l écran et ensuite validez avec le bouton F. 8 facturation

12 B) SAISIE DES FACTURES FOURNISSEURS ) Echéancier automatique Lancez le programme permettant de saisir les factures fournisseurs en cliquant sur le bouton Saisie des pièces. Sur cette fenêtre démarrer la saisie de votre pièce en choisissant un journal d achats, le mois comptable, le jour de passation, puis les informations habituelles pour un en-tête de pièce (). En () saisissez votre compte fournisseur et en (3) le montant à payer. Après avoir appuyé sur la touche Entrée de votre clavier, le logiciel va alimenter automatiquement votre échéancier. Vous pourrez constater que la mise à jour a été faite par l apparition d une vignette jaune avec la lettre E à l intérieur. 9 facturation

13 Si vous souhaitez consulter l échéancier qui a été généré automatiquement, positionnez-vous sur la zone contenant la valeur et la vignette jaune et ensuite cliquez sur le bouton Echéance du volet Fonction. La fenêtre utilisée dans le mode manuel de la gestion des échéanciers s affichera afin de vous présenter les informations qui seront retenues pour votre échéancier fournisseur. Son fonctionnement est décrit dans le paragraphe suivant. Si vous modifiez des informations sur cette fenêtre, n oubliez pas de valider avec la touche F. ) Echéancier manuel Démarrer la saisie de votre facture comme nous vous l avons expliqué dans le paragraphe précédent. Par contre, suite à la saisie du montant à payer au fournisseur, le logiciel vous ouvrira automatiquement la fenêtre qui permet de modifier et de consulter l échéancier calculé. Sur celle-ci, vous pouvez changer le mode de règlement, la date d échéance et la répartition du montant sur plusieurs banques ou sur plusieurs échéances. 0 facturation

14 Comme vous pourrez le constater sur notre exemple, nous avons fait en sorte que la facture soit payée en fois avec une répartition de 50% par échéance. Vous pouvez soit modifier le taux ou soit modifier les montants. Dans tous les cas de figures, vous ne pourrez pas valider si la somme des montants ne correspond pas au montant de la facture. Si vous changez le mode de règlement, le logiciel vous demandera si vous souhaitez qu il recalcule l échéance de la ligne concernée. Toujours sur cette fenêtre, vous pouvez accéder au mode de fonctionnement de l échéancier du fournisseur et effectuer des modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton présent en () afin d ouvrir la fenêtre concernée. ATTENTION!! Ces modifications n agissent pas sur l échéancier en cours de saisie mais lors de la saisie des factures suivantes. 3) Suppression de l échéancier Si vous ne souhaitez pas, exceptionnellement, envoyer votre facture dans l échéancier, vous devez comme nous l avons décrit précédemment, ouvrir la gestion de l échéancier pour la facture concernée et ensuite cliquer sur le bouton () afin de le supprimer. Ensuite, cliquez sur F afin de valider votre suppression. Vous pourrez constater après fermeture de cette fenêtre que la vignette jaune n apparaît plus sur la ligne de la facture saisie. facturation

15 C) PAIEMENTS AUTOMATIQUES ) Contrôle des échéanciers Tous les modes de paiements sont concernés par les paiements automatiques. Cependant, vous pouvez ne les utiliser que pour effectuer des virements afin de produire des fichiers à la norme SEPA. Par contre l avantage d utiliser ce système, pour tous les types de règlements, c est de pouvoir bénéficier d une génération automatique des écritures de règlements. Si vous utilisez pour la première fois l échéancier, nous vous conseillons de lancer la procédure de mise à jour de l échéancier à partir des factures non soldées. Cet outil permettra aussi de supprimer de l échéancier les factures soldées. Le programme permettant d effectuer ce traitement se trouve sur le volet Financier. Cliquez sur le bouton Calcul. Le programme qui s affichera vous permettra d effectuer types de traitements.. Mise à jour des échéanciers En cliquant sur le bouton () le logiciel déclenche l effacement de l échéancier et lance une procédure permettant d analyser les factures fournisseurs afin de les intégrer dans l échéancier si celles-ci ne sont pas soldées et que vous avez prévu de gérer les échéanciers pour les fournisseurs concernés.. Recalculer les soldes des échéanciers Si vous constatez que les montants des échéances ne sont pas à jour, vous pouvez déclencher un recalcule des soldes en utilisant le bouton (). facturation

16 ) Effectuer des paiements à partir de l échéancier Pour gérer les paiements automatiques, lancez le programme Paiements du volet Financier. a) Détail du premier plan (Liste des échéances) Lors du lancement de ce programme, le logiciel vous affiche un échéancier reprenant toutes les factures non soldées. Vous pouvez le trier sur le compte bancaire et par échéance (Si vous avez déjà affecté des règlements sur des banques particulières) ou effectuer un tri uniquement sur les dates d échéances. Pour réaliser cette action utilisez le sélecteur présent en (). Quel que soit le tri retenu, l affichage est toujours réalisé par mode de règlement. Vous pouvez aussi limiter l affichage en saisissant une tranche de dates en (). Enfin, par défaut, le logiciel vous affiche les échéanciers non soldés. Cependant vous pouvez aussi réafficher les échéanciers soldés ou encore afficher un mixte des deux. Pour effectuer ces filtrages utilisez le sélecteur affiché en (3). 3 3 facturation

17 Pour consulter le détail d une échéance, cliquez sur le mode de règlement afin d afficher les échéances et ensuite effectuez un double-clique sur celle-ci. Le logiciel vous affiche la liste des factures qui sont rattachées à cette échéance. Cette liste permet aussi d accéder à la modification des échéances des factures affichées. Si vous souhaitez modifier l échéance de la facture présente en (), effectuez un double-clique sur celle-ci. Ensuite reportez-vous au chapitre B paragraphe afin de voir le fonctionnement de cette fenêtre. Sur le haut de l écran vous trouverez des boutons qui vous permettront d effectuer les traitements suivants : 3 4 Le bouton () permet de reconstruire un fichier de virements SEPA si celui-ci a été refusé par la banque ou détruit par inadvertance. Le bouton (3) vous affichera toutes les factures non réglées à ce jour. Le bouton (4) enclenche le processus des paiements automatiques. 4 facturation

18 b) Calcul et répartition des paiements par banque Préparation des paiements : () Saisissez la période d échéances que vous souhaitez régler. () Cette table reprend la liste de vos banques ainsi que les soldes actuels de celles-ci. Dans la colonne Montant autorisé, vous pouvez saisir le montant que l on peut utiliser sur la banque afin de payer les factures. Si vous avez plusieurs banques le logiciel pourra puiser dans les différentes banques afin de régler vos factures. Il donnera la priorité aux factures pour lesquelles vous avez saisi un code banque au niveau de l échéancier et ensuite en fonction du solde des banques, il orientera le paiement des factures restantes. 5 facturation

19 (3) Dans cette table on retrouvera la liste des modes de règlements pour lesquels vous souhaitez effectuer des règlements. 3 Vous devez cocher les modes de règlements pour lesquels le logiciel doit vous faire une proposition de paiements. Effectuez des double-cliques afin de cocher ou de décocher les modes de règlements. (4) Lorsque vous avez vérifié les 3 points précédents, vous pouvez cliquer sur ce bouton afin de déclencher la préparation des règlements. (5) Dans cette partie de l écran le logiciel vous affichera la répartition des règlements à effectuer par banque et par mode de règlement. 5 Si vous cliquez sur une ligne de cette table dans une colonne contenant une valeur, le détail des factures à régler apparaîtra dans la table (6). Si vous ne souhaitez pas déclencher le paiement des factures associées à un mode de règlement, il suffit de décocher la ligne concernée. Pour réactiver la prise en compte d une ligne, vous devez la cocher. Ensuite cliquez sur la tête de la table. 6 facturation

20 (6) Cette dernière table contient la liste des factures à payer. Cependant à ce stade du traitement vous pouvez encore modifier des montants à régler ou supprimer des règlements. Si vous ne souhaitez pas régler la facture affichée, vous devez décocher la ligne. Le logiciel vous demandera si vous souhaitez enlever le règlement de la proposition de paiement. Si vous répondez Oui le logiciel supprimera définitivement de la proposition la facture concernée. Pour passer à l étape suivante cliquez sur le bouton Préparer les règlements en (). c) Effectuer et enregistrer les règlements A ce stade vous pouvez encore supprimer des factures à régler. Pour cela, décochez les factures concernées (Vue de la page suivante). Cette avant dernière étape vous permettra de générer : votre fichier de virements à la norme SEPA () d imprimer les bordereaux de règlements (3) d imprimer des chèques ou des lettres chèques (4) D imprimer les courriers à destinations des fournisseurs (5) De préparer la génération des écritures de règlements (6) 7 facturation

21 Virements SEPA : Cliquez sur le bouton () et saisissez à la demande du logiciel la date de paiement de ces factures. Maintenant cliquez sur le bouton de validation. Un état reprenant la liste des virements s affichera. Après l impression de celui-ci une fenêtre vous présentera la liste des factures qui seront injectées dans les fichiers SEPA de virements par banque. En effet, le logiciel va créer autant de fichiers que de comptes bancaires qui auront servi aux règlements des factures. En () le logiciel crée un libellé qui sera repris dans le fichier SEPA et qui sera ensuite imprimé sur le relevé bancaire du fournisseur. Vous pouvez aussi le modifier. Pour terminer cette opération, vous devez valider en utilisant le bouton F. A la fin du traitement un message vous indiquera les noms des fichiers de virements. 8 facturation

22 -Génération des écritures : Cette dernière étape vous permettra de préparer les écritures de règlements à passer en comptabilité. Si des règlements soldent des factures, le logiciel effectuera les lettrages des pièces. Pour valider cette dernière étape, cliquez sur le bouton de validation F. A la fin de ce traitement le logiciel affiche un message clignotant en haut et à gauche de la fenêtre Ecritures générées. 9 facturation