Recrutement d un consultant pour l assistance à la maîtrise d ouvrage en vue de l acquisition d un logiciel de gestion des activités métiers

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1 Union Monétaire Ouest Africaine Conseil Régional de l'epargne Publique et des Marchés Financiers Recrutement d un consultant pour l assistance à la maîtrise d ouvrage en vue de l acquisition d un logiciel de gestion des activités métiers Termes de Référence 1

2 1. Présentation et missions du CREPMF Le Conseil Régional de l'epargne Publique et des Marchés Financiers «CREPMF» est un organe de l'union Monétaire Ouest Africaine, créé le 3 juillet 1996 par décision du Conseil des Ministres de l'umoa, dans le cadre de la mise en place du marché financier régional de l'umoa dont il est chargé d assurer la tutelle. En tant qu organe de régulation du Marché Financier Régional de l UMOA, le Conseil Régional est chargé d'une mission générale de protection de l'épargne investie en valeurs mobilières et en tout autre placement donnant lieu à une procédure d'appel public à l'épargne dans l'ensemble des Etats membres de l'union Monétaire Ouest Africaine. A ce titre, il est seul habilité à : - Réglementer et à autoriser, par la délivrance d'un visa, les procédures d'appel public à l'épargne par lesquelles un agent économique émet des titres ou offre des produits de placement dans l'union, que ceux-ci fassent ou non l'objet d'une inscription à la cote de la Bourse Régionale ; - Formuler le cas échéant, un veto sur l'émission et sur le placement par appel public à l'épargne de nouveaux produits financiers susceptibles d'être négociés en bourse ; - Habiliter et contrôler l'ensemble des structures privées du marché. A cet effet, il agrée la Bourse Régionale et le Dépositaire Centrale/Banque de règlement ainsi que les intervenants commerciaux: les sociétés de gestion et d'intermédiation, les sociétés de gestion de patrimoine, les sociétés de conseils en valeurs mobilières~ les apporteurs d'affaires et les démarcheurs ; - Autoriser les agents des structures privées à exercer les métiers de la bourse, par la délivrance de cartes professionnelles. Dans le cadre de son plan stratégique , le Conseil a défini sa vision qui est de«faire du marché financier régional de l UMOA une place financière africaine attractive et sécurisée pour un financement durable des économies de l Union» à l horizon La mise en œuvre de ce plan stratégique nécessite une structure organisationnelle adaptée, des moyens humains et matériels, des processus métiers définis et optimisés et surtout, un système d information adéquat pour porter les processus métiers et permettre au CREPMF d assurer sa mission. Le CREPMF ambitionne ainsi de se doter d une solution applicative pour gérer ses activités. C est dans ce cadre qu il recherche un consultant qui sera chargé de l assister lors de l acquisition et le déploiement de ladite solution. 2. Description de la mission L'objet de la présente concerne une mission de maîtrise d ouvrage de conception et de déploiement concernant l acquisition d un logiciel de gestion des activités métiers du Conseil Régional de l Épargne Publique et des Marchés Financiers (CREPMF). L intervention du Consultant couvrira les domaines suivants : 2

3 a. Assistance au CREPMF pour le choix de la solution : Une fois que les TDR sont validés par le CREPMF, il assistera le CREPMF pour l'organisation d'une consultation d'entreprises (Appel d offres). A la réception des offres, le consultant participera (avec voix consultative) à l analyse offres reçues. Il assistera le CREPMF dans la conduite des négociations techniques et financières et, sur la base des offres ajustées. Enfin, il mettra au point un projet de contrat et préparera la notification du contrat. Livrable : - rapport d'analyse des offres ; - procès-verbaux de négociations ; - rapport d'analyse des offres suite à négociations et proposition de choix de l'entreprise lauréate. b. Préparation de conception et déploiement du logiciel: Dès notification du marché, il pilotera la ou les entreprise(s) lauréate(s) dans la phase de conception et déploiement du logiciel de gestion des activités métiers. Il s'agira de : s'assurer que les documents établis par les entreprises respectent les dispositions du projet et, dans ce cas, délivrer notre visa ; préparer le déploiement du logiciel et d assurer le suivi de son implémentation ; conseiller sur les choix techniques et architecturaux relatifs aux éventuelles variantes proposées par les entrepreneurs ; suivre la Fourniture et l installation de matériels informatiques. Livrables : - tableau de suivi des études d'exécution (validation fiches techniques et plans d'exécution) + mise à jour hebdomadaire ; c. Direction de l'exécution des contrats Il s'assure que les ouvrages en cours de réalisation respectent les cahiers de charges. Il s'agira également d'effectuer un suivi administratif, comptable et contractuel avec, par exemple : l'édition et la diffusion des ordres de service et procès-verbaux ; vérifier les projets de décomptes ; donner un avis au CREPMF sur les réserves éventuellement formulées par les entreprises et assister le CREPMF en cas de litige. 3

4 Livrables : - Comptes-rendus de réunions ; - Ordres de service et procès-verbaux ; - Examens et visa des décomptes ; - Examen des demandes de frais supplémentaires ou modificatifs et formulation d'un avis au CREPMF. d. Assistance au CREPMF pour la réception du logiciel: A l'issue des travaux, le consultant organisera les opérations préalables à la réception afin de permettre au CREPMF de réceptionner les solutions en s'assurant que la conception et le déploiement du logiciel sont conformes et que les clauses contractuelles de garantie sont applicables. Il assurera également le suivi des réserves formulées lors de la réception du logiciel jusqu à leur levée. Livrables : - Procès-verbaux des opérations préalables à la réception ; - Procès-verbaux de levée des réserves ; - Proposition de réception des solutions; -Avis et proposition d'intervention en cas de désordres signalés par le maître d'ouvrage. 3. Profil indicatif du prestataire Le consultant qui sera retenu, doit disposer de moyens intellectuels, techniques, financiers et humains nécessaires à la réalisation de la mission envisagée. Il doit avoir une parfaite connaissance des questions relatives à la mission de maîtrise d'œuvre et d ouvrage de conception et de déploiement de solutions dans des organismes internationaux ou de rang similaire dans des environnements complexes. Par ailleurs, outre la nécessité de disposer d une expertise éprouvée dans la conduite de missions similaires, le Consultant doit être idéalement diplômé en management des systèmes d information ou ingénieur en conception des systèmes d information. Le candidat devra justifier d une bonne expertise dans la mise en œuvre de logiciels de gestion de processus métier Résultats à atteindre La mission devra en outre permettre d atteindre les résultats suivants : L installation, le paramétrage et l opérationnalisation du logiciel de gestion des activités métiers ; La fourniture et installations de matériels informatiques pour la solution métier ; Le transfert de compétence au personnel du CREPMF. 4

5 3.2. COMPOSITION DE L ÉQUIPE PROJET L équipe projet devra comprendre au minimum les profiles ci-après : Un spécialiste en gestion de projet ayant au moins 10 ans d expérience. Une certification PMP sera un atout. Il fera office de chef de projet. Un spécialiste des logiciels métier du type BPM ou ERP ayant au moins 5 ans expérience. Les CV des membres de l'équipe seront joints en annexe. Le Cabinet devra faire intervenir les experts qu il aura proposés dans le dossier technique. En cas de force majeure dument justifiée, il devra proposer en remplacement des experts de qualification et d expérience au moins équivalente. Le remplacement devra être autorisé au préalable par le CREPMF. 4. Lieu et Durée de la mission La mission se déroulera sur une durée minimale de douze (12) mois à compter de la date de signature du contrat et n excédant pas la durée de conception et du déploiement du logiciel de gestion des activités métiers. La mission se déroulera à Abidjan au Siège du Conseil Régional à Abidjan. Cependant dans le but de réduire les dépenses forfaitaires, l analyse des données recueillies ainsi que la rédaction des rapports pourra se faire en dehors des bureaux du CREPMF. 5. Invitation à soumissionner Le CREPMF invite les cabinets et /ou les consultants éligibles à soumettre, distinctement, une proposition technique et une proposition financière pour la réalisation de ladite mission. La demande de proposition est donc ouverte à toutes les entités ou personnes éligibles qui souhaitent soumissionner. Toutefois, il convient de noter que n est pas éligible à la présente consultation, toute entité ou personne ayant participé d une manière ou d une autre aux missions ayant abouti à la définition des spécifications et/ou des termes de référence. 6. CLAUSES GENERALES Toute proposition qui ne répondra pas explicitement aux exigences des présents Termes de référence pourra être rejetée pour non-conformité. 5

6 Le CREPMF se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition et d'annuler toute la procédure en rejetant toutes les propositions, à tout moment, avant la signature du contrat. 1- Présentation des propositions Sous peine d'être considérées comme nulles, les propositions techniques et financières devront être fournies en quatre (4) exemplaires soit un (1) original et trois (3) copies sous enveloppes fermées et scellées, elles-mêmes rangées dans une enveloppe sur laquelle il devra être mentionné les éléments ci-après : Au coin supérieur gauche : SELECTION D UN CONSULTANT EN VUE DE L ASSISTANCE A LA MAITRISE D OUVRAGE POUR L ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION DES ACTIVITES METIERS DU CREPMF Au centre : Conseil Régional de l Epargne Publique et des Marchés Financiers Avenue Joseph ANOMA 01 BP 1878 Abidjan 01 Abidjan - COTE D IVOIRE Chaque exemplaire des propositions doit être présenté en quatre (4) parties distinctes : lettre de soumission ; présentation du cabinet et /ou des consultants ; proposition technique ; proposition financière. La proposition technique doit être séparée de la proposition financière et chaque partie doit être placée sous enveloppe fermée portant le titre de ladite partie. Chaque proposition technique ou financière doit mentionner le ou les lots concernés, sous peine de rejet. 2- Lettre de soumission Le cabinet doit adresser au CREPMF une lettre de soumission, conformément aux exigences des présents termes de références. 3- Présentation du Consultant Le consultant doit fournir les informations ci-après : présentation du cabinet et /ou des consultants ; principales références similaires à la présente mission ; 6

7 références financières (chiffres d'affaires et résultats des trois derniers exercices) ; 4- Proposition technique Les propositions techniques doivent être présentées, conformément aux dispositions ci - après : 1. Présentation synthétique de la proposition; 2. Approche méthodologique pour la conduite du Projet; 3. Chronogramme détaillé de réalisation ; 4. CV des professionnels clés proposés pour la mission ; 5. Liste des livrables ; 6. Plan de communication; 7. Plan de travail et chronogramme. Par ailleurs, les propositions techniques pourraient contenir tout autre document que le cabinet ou le consultant juge nécessaire à la bonne compréhension et à la qualité de sa proposition. 5- Proposition financière Le coût d'intervention global du consultant devra être libellé en francs CFA dans l'enveloppe financière et décomposé en une part comprenant les honoraires et, éventuellement, les frais de déplacement ainsi qu'en une autre part portant sur les divers autres frais. La proposition financière est libellée en francs CFA hors taxes hors douanes. Toutefois, pour des besoins d'évaluation, toutes les propositions seront converties en FCFA. Le contrat sera à prix forfaitaire sauf exception. Les prix seront fermes et non révisables. 7. DISPOSITIONS PARTICULIERES 1. Date et lieu de dépôt des propositions Les propositions devront parvenir au CREPMF au plus tard le 30 mai Les propositions devront être adressées à : Conseil Régional de l Epargne Publique et des Marchés Financiers Avenue Joseph ANOMA 01 BP 1878 Abidjan 01 Abidjan - COTE D IVOIRE 7

8 Les propositions devront être déposées sous peine de rejet, au Siège du CREPMF, sis à Abidjan, l'adresse suivante : Conseil Régional de l Epargne Publique et des Marchés Financiers Avenue Joseph ANOMA 01 BP 1878 Abidjan 01 Abidjan - COTE D IVOIRE Les propositions transmises par voie électronique ne seront pas acceptées. 2. Ouverture des plis Après la réception des propositions, une Commission de dépouillement procédera à l'ouverture des plis. L'étude des propositions se fera suivant les critères définis par la Commission de dépouillement, dans le but d'assurer une bonne prestation dans les conditions financières les plus avantageuses pour le CREPMF. En cas de différence entre les originaux et les photocopies des propositions, les originaux feront foi. L'original et chacune des copies des propositions doivent être imprimés à l'encre indélébile et signés. Les prix seront fermes et non révisables. 3. Durée de validité des propositions La durée de validité des propositions sera de quatre-vingt-dix (90) jours après la date limite de réception. Le cabinet reste engagé par ses propositions pendant toute cette durée. 4. Notification de l'attribution du marché Le CREPMF notifiera par écrit au consultant, l'attribution du marché avant l'expiration de la période de validité des propositions. Il engagera des négociations avec ce dernier, en vue de parvenir à un accord sur les points commerciaux, juridiques et financiers, et signer le contrat de marché; au cas où l'évaluation n'a pas pu être achevée avant l'expiration du délai de validité des propositions, une lettre de confirmation de validité des propositions sera adressée au prestataire. 5. Informations complémentaires Toute demande de renseignements sera notifiée au CREPMF par courriel au moins dix (10) jours avant la date limite de remise des propositions à l'adresse : 8

9 Conseil Régional de l Epargne Publique et des Marchés Financiers Avenue Joseph ANOMA 01 BP 1878 Abidjan 01 Abidjan - COTE D IVOIRE. Toute demande de renseignements parvenue au-delà du délai précité ne sera pas prise en compte. 8. METHODOLOGIE D EVALUATION DES OFFRES L'évaluation des propositions se fera en deux temps. D'abord l'analyse technique des propositions sera effectuée sur la base de la grille de sélection. A l'issue de cette évaluation, seuls les cabinets dont les propositions ont recueilli un score minimal de 70 points sur 100 seront qualifiés pour l'étape de l'évaluation financière. Les propositions financières des cabinets disqualifiés seront placées sous scellés et ne seront pas ouvertes. Ensuite l'évaluation financière et combinée suivront à travers les phases suivantes (i) correction des erreurs, (ii) conversion de toutes les propositions en une seule monnaie, (iii) pondération des propositions, (iv) combinaison des scores, (v) classement par ordre croissant, (vi) évaluation en poste qualification, (vii) analyse des prix au besoin et (viii) recommandation d attribution de contrat. La proposition financière ne sera évaluée que si le cabinet a satisfait aux exigences techniques. 9. CRITERES D EVALUATIONS DES OFFRES Première phase : Evaluation technique Une note technique (NT) sera attribuée à chaque offre en se basant sur les éléments indiqués comme suit : Démarche méthodologique et plan de travail : (40 points) ; Qualification de l équipe proposée pour la mission (35 points) ; Expérience spécifique du consultant : (25 points). Une note technique inférieure à 70 est éliminatoire. Deuxième phase : Evaluation financière L offre financière sera fournie en même temps que l offre technique mais ne sera ouverte que si la société est qualifiée techniquement. Une note financière (NF) sera attribuée à chaque offre selon la formule ci-après : NF = (Pfm* 100) / pf NF = Note financière 9

10 pf = Proposition financière pfm = Proposition financière la moins disante Classement des offres Les offres présélectionnées sont ensuite classées à l aide de la formule suivante : N = 0,80 x NT + 0,20 x NF. La meilleure proposition sera celle qui aura la note N la plus élevée. 10. DEPOT DES DOSSIERS DES OFFRES Le dossier de soumission doit comprendre les offres technique et financière contenues dans deux enveloppes distinctes et fermées. Ces deux enveloppes seront mises dans une autre enveloppe fermée ; celle-ci portera au verso la mention «Recrutement d un Consultant pour l assistance à la maîtrise d ouvrage en vue de l acquisition d un logiciel de gestion des activités métiers du CREPMF» et au recto l adresse ci-après : Conseil Régional de l Epargne Publique et des Marchés Financiers Avenue Joseph ANOMA 01 BP 1878 Abidjan 01 Abidjan - COTE D IVOIRE 10