INSCRIRE DANS AURORE Version pdf

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1 version 2.0 INSCRIRE DANS AURORE Version pdf Pour se connecter, entrer le même identifiant et le même mot de passe que pour l Annuaire de l UPMC ( En cas de problème avec le mot de passe, contactez assistance-annuaire@upmc.fr Menus dans le bandeau de gauche : Les informations dans Aurore : ouvre le guide pour lire et modifier les informations dans Aurore Inscrire dans Aurore : ouvre le guide pour inscrire dans Aurore. Inscriptions administratives Inscrits Antérieurs : permet de retrouver les dossiers administratifs des années universitaires antérieures, avec les données fournies par le Service Informatique de Gestion. Candidatures : donne accès aux dossiers de candidature créés dans l E-scol et permet de les gérer pour l inscription administrative : réception du dossier, avis de l EFU, puis choix affiché par l étudiant. Menu EFU : Liste : donne accès à la liste des Equipes Universitaires de Formation et à diverses informations dans chaque EFU. Contrats Type : permet de visualiser des exemples-type de contrats en Licence ou en Master. Ces ensembles d UE sont créés dans Aurore pour permettre un traitement plus rapide des dossiers. Pour vous aider, le guide «Inscrire dans Aurore» est divisé en 2 parties : 1. Visualiser candidats et inscrits 2. Gérer les candidatures 1

2 1. visualiser candidats et inscrits : a) Visualiser un (des) dossier(s) d étudiants inscrits administrativement dans les années précédentes : Cliquer dans Inscriptions administratives /Inscrits antérieurs, commencer par choisir une année universitaire. cliquer dans l onglet EFU (pour les années 2004 et suivantes), et faire un choix en cliquant dans Licence ou Master. Ou cliquer dans l onglet Nom Prénom et entrer le nom et le prénom de l étudiant. et faire.. Les informations obtenues dans chaque dossier de la liste affichée : o Informations d identification de l étudiant (nom, prénom, date de naissance ) o Baccalauréat o Historique de l étudiant dans l université. 2

3 b) Visualiser un (ou des) dossier(s) de candidat de l année universitaire en cours : Cliquer dans EFU / candidatures. entrer un numéro de dossier et faire.. on peut aussi retrouver les dossiers par les noms et prénoms ou par les vœux faits par les candidats, par les avis donnés par les EFU (avis EFU) ou encore par les réponses qu ils ont données à ces avis (choix étudiants). o Pour la recherche par vœu : Cliquer sur Vœu.Puis parcourir la liste et sélectionner la licence ou le master, puis la mention, éventuellement le niveau, le contrat-type ou la spécialité : la sélection apparaît en bas en orange, dans la rubrique Vos critères de recherche. Faire.. Dans la liste obtenue, on peut cliquer sur un nom, prénom ou numéro de dossier pour visualiser les informations saisies par le candidat. Un candidat peut apparaître plusieurs fois (mêmes noms, prénoms, numéros de dossier) s il a fait plusieurs vœux. Les candidats originaires de l UPMC apparaissent dans la couleur orangée, ce qui les distingue des autres (en noir). Les vœux en filières professionnelles ne sont pas visibles. 3

4 Pour obtenir le fichier Excel de la liste d étudiants recherchée, cliquer sur. On obtient une liste par numéros de dossier; dates de demande; noms; prénoms; dates de naissance. La liste est triée comme celle qui apparaît sous les critères de recherche (par défaut, par numéros de dossier croissants.) Attention! la génération de l export Excel peut être longue. o Pour visualiser les avis par EFU, cliquer sur l onglet Avis EFU, puis sélectionner Accepté ou Refusé. Enfin cliquer sur la licence ou le master, puis la mention, éventuellement le niveau, le contrat-type ou la spécialité : la sélection apparaît en bas en orange, dans la rubrique Vos critères de recherche. Faire S il existe des réponses, une liste apparaît en dessous des critères de recherche, triée par numéro de dossier. Pour avoir une liste par nom, cliquer sur l en-tête Nom. Pour les avis «refusé», on peut aussi obtenir la liste des candidats dont l ensemble dont tous les vœux ont été refusés, en cochant la case : Rechercher dossier(s) avec l'ensemble des voeux refusés. Puis faire. o pour la recherche par le choix final des étudiants, cliquer sur Choix étudiants et choisir : dossiers reçus, avis EFU acceptés, ou avis EFU refusés. La recherche requiert que l on fasse un choix dans la licence ou le master. Pour obtenir le fichier Excel de la liste des étudiants recherchés, cliquer sur (voir encadré ci-dessus). 4

5 c) Pour visualiser les inscrits par niveau dans les mentions de Licence ou de Maîtrise : Faire Inscriptions pédagogiques / rechercher. Choisir l année universitaire et la période universitaire. Aller dans la mention de Licence ou de Maîtrise concernée. Quand les critères de recherche sont corrects, faire. Pour créer le fichier Excel de la liste des dossiers obtenue, cliquer sur. d) Pour visualiser les inscrits dans une UE : Faire Inscriptions pédagogiques / rechercher. Aller dans l onglet UE. Sélectionner l UE concernée en cliquant dans «Informations dans Aurore»). (vous pouvez vous reporter aux Pour créer le fichier Excel de la liste des dossiers obtenue, cliquer sur. On peut aussi chercher les inscrits dans plusieurs UE : et obtenir une liste globale des inscrits et / ou dans les UE concernées. 5

6 2. Gérer les candidatures : Aller dans Inscriptions administratives/candidatures et accéder au dossier du candidat (voir ci-dessus) Pour modifier le dossier d un candidat ou d un étudiant : cliquer non pas sur le nom ou numéro de dossier mais cliquer sur le bouton a) accuser réception du dossier-papier du candidat : 3 vœux peuvent avoir été saisis par l étudiant. Dans la fiche du candidat, faire pour le(s) vœu(x) concernant votre EFU. La date du jour s affiche automatiquement. Par sécurité, le logiciel vous demande de valider une 2 ème fois : cliquer sur la rubrique Valider vos modifications en bas de page. dans Attention : le candidat est averti automatiquement dans l e-scolarité de la date de réception de son dossier. En cas d erreur, cliquer sur l accusé de réception erroné. ramène à l écran précédent sans avoir pris en compte 6

7 b) saisir l avis de l EFU sur le(s) vœux concerné(s) : 3 vœux peuvent avoir été saisis par l étudiant. Pour un avis favorable, cliquer sur puis cliquer sur dans la rubrique Valider vos modifications en bas de page. Pour un avis défavorable, cliquer sur puis cliquer sur dans la rubrique Valider vos modifications en bas de page. L EFU doit transmettre le dossier-papier à la scolarité centrale. Attention : cette information du dossier accepté ou refusé, est transmise automatiquement au candidat dans l e-scolarité : la transmission des informations a lieu chaque soir. En cas d erreur, cliquer sur le choix erroné. Vous pouvez recommencer. ramène à l écran précédent sans avoir pris en compte 7

8 Pour une réorientation, cliquer sur Pour réorienter la candidature dans la même EFU, sélectionner le niveau ou la spécialité désirée et valider. Puis faire, e enfin, cliquer sur dans la rubrique Valider vos modifications en bas de page. En cas d erreur, cliquer sur les modifications. ramène à l écran précédent sans avoir pris en compte Pour réorienter dans une autre EFU, sélectionner le diplôme puis le niveau, le contrat-type ou la spécialité, et faire valider. Le dossier-papier du candidat doit être envoyé à l autre EFU. Attention : l information de la réorientation n est pas transmise au candidat. La nouvelle EFU peut alors accepter ou refuser le dossier ; elle peut aussi corriger le choix : un bouton lui offre de faire une nouvelle sélection dans les niveaux, contrat-type ou spécialités. Enfin, cliquer sur dans la rubrique Valider vos modifications en bas de page. En cas d erreur, cliquer sur la modification de l orientation. ramène à l écran précédent sans avoir pris en compte Attention : cette information du dossier accepté ou refusé, est transmise automatiquement au candidat dans l e-scolarité : la transmission des informations a lieu chaque soir. 8