Réseau muséal et patrimonial du Saguenay Lac-Saint-Jean Annie Perron

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1 Gestion de projet Ce document propose de bonnes pratiques en gestion de projet afin d améliorer la gestion et l efficience des activités de médiation culturelle. Sous forme de listes à cocher, vous pourrez suivre les grandes étapes d un projet en médiation culturelle. L analyse des parties prenantes, présentée sous la forme d un tableau à remplir, vous permettra de bien identifier des partenaires ou des collaborateurs potentiels et de définir votre type de communication avec ceux-ci dans le contexte du projet. La charte de projet se veut un aperçu détaillé d un projet, incluant l information de base pertinente. Elle permet à toutes les parties concernées d avoir un lieu commun qui décrit les principaux aspects du projet. Pouvant agir comme entente ou contrat, elle est souvent employée comme un outil de communication incontournable. 1. Les 5 grandes étapes de la médiation culturelle 2. Modèle de tableau d analyse des parties prenantes 3. Modèle de charte de projet Gestion de projet 26

2 1. Les 5 grandes étapes de la médiation culturelle 1 1 Inspiré de CRÉ MONTÉRÉGIE-EST (2013). Guide de bonnes pratiques en matière de médiation culturelle destinée aux personnes aînées, 39 p. Gestion de projet 27

3 Étape 1 : Diagnostic o Réaliser le portrait de votre institution relatif aux activités d animation et de médiation culturelle 2 o Définir clairement les objectifs d un projet potentiel en lien avec les grandes orientations de votre institution et votre public cible o Allouer le temps nécessaire à la conception et à la documentation regarder aussi ce qui se fait ailleurs (benchmark) o Dresser la liste des parties prenantes éventuelles voyez large 3 o Cibler les attentes et les besoins (de votre organisme et des partenaires ou parties prenantes) o Bien cibler votre public cible (âge, disponibilité, intérêts) o Définir des axes de solution o Rechercher de nouvelles sources de financement en lien avec le projet 4 o Réaliser un échéancier préliminaire o Déterminer les limites du projet o Réaliser la charte du projet préliminaire 5. Étape 2 : Mobilisation o Assurer un dialogue en continu avec les parties prenantes sélectionnées o Instaurer des partenariats avec des organismes ou des groupes dont l expertise est reconnue; agir avec un organisme social ou communautaire qui offre une connaissance plus fine du public cible o Rencontrer les partenaires pour établir les besoins des publics cibles afin de connaître le milieu, ses acteurs, leurs méthodes, leurs intérêts, leurs objectifs, leurs besoins, etc. o Ne pas hésiter à demander leur avis sur votre projet et même à leur demander de proposer un projet qui répondrait à leurs attentes et besoins o Rencontrer les publics cibles en lien avec le projet, connaître leur lien avec les institutions muséales, leurs attentes envers un projet culturel, etc. o Communiquer les limites du projet. 2 Voir le questionnaire Portrait de votre institution relatif aux activités d animation et de médiation culturelle. 3 Voir le document Analyser ses parties prenantes. 4 Voir le document Bottin des ressources. 5 Voir le document Charte de projet. Gestion de projet 28

4 Étape 3 : Définition du projet o Définir le porteur du projet, qui sera également le gardien de l échéancier et des communications ainsi que celui qui a la vue d ensemble o Déterminer une équipe d évaluation dès le départ qui sera responsable de recueillir les données (photos, témoignages, etc.) tout au long du processus et de les réunir dans le but d en faire l évaluation o Remplir la charte de projet définitive (incluant le plan de financement et l échéancier) et la partager avec les partenaires pertinents 6 o Bien évaluer les ressources humaines, financières et matérielles requises pour mener à bien le projet; définir les rôles et les responsabilités o Identifier les ressources professionnelles spécifiques du projet, un médiateur culturel ou médiatrice culturelle, les professionnels terrain (intervenants et intervenantes), les experts culturels (artistes professionnels ou travailleurs culturels et travailleuses culturelles) et autres experts complémentaires (techniciens et techniciennes, scientifiques) o Mettre en place un plan d action détaillé et assurer une bonne coordination des participants et intervenants sur le terrain o Prévoir dès le départ les indicateurs qualitatifs et quantitatifs qui serviront à l évaluation du projet, en vous basant sur les attentes des partenaires et des publics cibles, entre autres 7 o Préparer un plan de communication interne et externe 8 o Envisager une continuité au projet ou son implantation dans d autres milieux. Étape 4 : Mise en œuvre o Organiser l activité sous l angle technique et logistique o Recruter les participants et participantes en mettant à profit les organismes du milieu o Trouver une formule adaptée afin de communiquer clairement et adéquatement l information concernant le projet aux participants et participantes o Inviter les médias, si désiré o Préparer, accompagner, stimuler les participants et participantes, puis assurer le suivi o Faire preuve de flexibilité et, si nécessaire, s ajuster en cours de route o Documenter le projet (textes, photos, vidéos) afin d en conserver les résultats et les partager. 6 Voir le document Charte de projet. 7 Voir le document Typologies de la médiation culturelle en milieux muséal et patr i monial. 8 Voir le document Plan de communication. Gestion de projet 29

5 Étape 5 : Conclusion et rayonnement o Réunir les intervenants et intervenantes ainsi que les participants et participantes afin de faire un retour sur l expérience, remercier les partenaires, identifier les points à améliorer, envisager une phase 2, évaluer les impacts, etc. o Réaliser l évaluation (notamment en lien avec les objectifs) afin d en tirer des conclusions o Écrire le rapport du projet en y intégrant les captations photo et vidéo ainsi que des commentaires des participants et participantes, des intervenants et intervenantes, etc. 9 o Diffuser les résultats du projet dans vos réseaux, dans les réseaux du public cible et dans les médias par exemple dans une infolettre, à la télé communautaire, sur un site web, dans le bulletin du centre d accueil, etc. o Mettre en œuvre la continuité du projet et, s il y a lieu, son implantation dans d autres milieux. Porter une attention à la conclusion d un projet permet de reconnaître la participation et l engagement des intervenants et intervenantes. manière, la longévité et la mémoire du projet. Également, une clôture adéquate assure, d une 9 Voir le document Évaluation du projet. Gestion de projet 30

6 2. Modèle de tableau d analyse des parties prenantes Définition suggérée : Une partie prenante est une personne ou un groupe susceptible d avoir un impact sur les activités de l organisation, d en être affecté ou qui considère être concerné par l activité de l organisation. 10 Parties prenantes* Lien avec votre organisme Avantages (impacts positifs potentiels) Coûts (impacts négatifs potentiels) Motivation et intérêt pour le projet Relation avec les autres parties prenantes Choix du mode de dialogue (information / consultation / implication / partenariat / aucun) * Voir les exemples de parties prenantes à la page suivante. 10 Inspirée du Guide du dialogue avec les parties prenantes. Gestion de projet 31

7 Exemples de parties prenantes o Membres du public o Membres du personnel (employés et employées) o Bénévoles o Membres du conseil d administration o Membres du Réseau muséal et patrimonial du Saguenay Lac-Saint-Jean o Organismes travaillant avec les personnes aînées Utilisateurs aînés et utilisatrices aînées Table régionale de concertation des aînés du Saguenay Lac-Saint-Jean Organisateurs communautaires responsables des aînés des CLSC de La Baie, de Chicoutimi, de Jonquière, de Roberval, de Secteur-Centre, de Secteur-Nord, de Secteur-Sud, de Saint-Félicien et de Dolbeau-Mistassini Centre d hébergement de personnes aînées à proximité des membres o Organismes et artistes en arts visuels ou en métiers d art (experts et expertes) Artistes Artisans et artisanes Corporation des métiers d art CRC o Autres organismes culturels Réseau culturel du Réseau BIBLIO du Saguenay Lac-Saint-Jean IQ L'Atelier Centre d artistes / Langage + / Bang Musées du Québec Centres d interprétation du Québec Réseaux patrimoniaux du Québec o Subventionneurs Ville de Saguenay Réseau muséal et patrimonial du Saguenay Lac-Saint-Jean Ministère de la Culture et des Communications. Gestion de projet 32

8 3. Modèle de charte de projet Origine du projet [Qui a lancé l idée? Quelle lacune à combler? Dans quel contexte le besoin s est fait sentir? etc.] Partenaires [Voir le Tableau d analyse des parties prenantes.] Subventionneurs [Voir le Tableau d analyse des parties prenantes.] Gestion de projet 33

9 Situation désirée [État de la situation après livraison du projet] Objectifs [Grands objectifs à long terme voir les Typologies de la médiation culturelle en milieux muséal et patrimonial.] Buts [À court et moyen terme voir les Typologies de la médiation culturelle en milieux muséal et patrimonial.] Contraintes situationnelles [Y a-t-il un délai? Des conditions budgétaires? Dans quel cadre le projet doit-il avoir lieu? Quels sont les considérants incontournables? Certaines parties prenantes ont-elles des limites spécifiques?] Gestion de projet 34

10 FORMULATION DU PROJET Axes de solution [afin de répondre aux objectifs et aux buts] Dans un premier scénario, il s agirait de Dans un second scénario, le public cible serait invité à Dans le troisième scénario, il est possible de concentrer les efforts à la réalisation de Gestion de projet 35

11 Mandat, option choisie Considérant les besoins, les objectifs et les contraintes, le scénario X a été retenu : [Détailler les grandes lignes et les détails d importance. Pourquoi ce choix? Quels sont les avantages de cette option?] Livrables [C est-à-dire toute formation ou tout résultat, événement, document mesurable, tangible ou vérifiable qui résulte de l achèvement d une phase du projet ou de fin du projet.] Recommandations (sur le projet) [au besoin] Gestion de projet 36

12 Gestion de risques [Les risques font partie inhérente de tout projet. Il est nécessaire de les nommer, de les communiquer, d évaluer leur impact et de trouver des solutions de gestion de risques.) Voici un exemple de gestion de risques : Risque Niveau de probabilité faible/moyen/élevé Niveau d impact faible/moyen/élevé Solutions (Accepter, réduire, transférer la responsabilité, communiquer, éviter, etc.) Ordre de priorité Bas taux de participation Élevé Élevé Bon encadrement des responsables du Prioritaire «recrutement» Concevoir des cartons d invitation personnalisés Financement impossible par le Moyen Élevé Diversifier les partenariats Prioritaire partenaire x Prévoir où réduire les dépenses, le cas échéant Un autre événement dans le milieu culturel régional a lieu en même temps Faible Faible Accepter Non prioritaire Gestion de projet 37

13 Évaluation 11 [Inscrire les indicateurs d évaluation de projet ainsi que les méthodes (groupe de discussion, questionnaire, commentaires, etc.). Ne pas oublier de considérer les critères des subventionnaires et les attentes des participants.] Thèmes suggérés : Efficacité Efficience Pertinence Impact Nota bene : Les résultats (positifs) peuvent être utilisés pour la reddition de compte, pour des publications à la suite du projet et pour les archives de l institution. 11 Voir le document Évaluation. Gestion de projet 38

14 Échéancier Voici un exemple d échéancier : Diagnostic Réaliser le portrait de l institution 12 Définir les objectifs, les besoins, le public, les partenaires, etc. Mobilisation Liste des parties prenantes Faire des partenariats Définir le groupe cible Sem. 1 Sem. 2 Sem. 3 Sem. 4 Sem. 5 Sem. 6 Sem. 7 Sem. 8 Sem. 9 Sem. 10 Sem. 11 Sem. 12 Sem. 13 Sem. 14 Sem Voir le questionnaire Portrait de votre institution relatif aux activités d animation et de médiation culturelle. Gestion de projet 39

15 Conclusion [Reprendre les grandes lignes de la charte de projet afin de résumer, de synthétiser.] Gestion de projet 40

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