Utilitaires Ellipses / Analyse des Ventes Activités des Caisses

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1 Utilitaires Ellipses / Analyse des Ventes Activités des Caisses I Préambule Cet utilitaire est accessible dans Ellipses via le menu «Utilitaires» / «C Compléments» puis «Analyse des Ventes» Ce programme complémentaire à «Ellipses» contient deux menus : «Analyse des Ventes» ne comportant pour l instant que l option «Meilleures Ventes de Date à Date» «Activité des Caisses» ne comportant pour l instant que l option «Toutes par plage horaire pour un jour donné» Des développements complémentaires sont prévus, notamment dans le domaine des statistiques mensuelles ( Chiffres d affaires par rayons, secteurs et autres critères, Evolutions en valeurs et pourcentages, etc ) Page 1 / 17

2 II Analyse des Ventes / Option «Meilleures Ventes de Date à Date» II A - Spécificités Ce programme s appuie sur l extraction de toutes les lignes de ventes dans la période concernée, qu il s agisse d articles identifiés ou non ( ventes en valeur sur un rayon ). On entendra par article identifié un article existant dans la base article et possédant un code barres, qu il soit natif ou créé artificiellement par l utilisateur. La finalité principale de cette option est de classer les ouvrages vendus soit par Quantité vendue, soit par Chiffre d affaire HT réalisé. Des informations complémentaires sont accessibles dans les tableaux de présentation des ventes comme la valeur des achats, la marge réalisée, tant en valeur qu en pourcentage, le stock résiduel de l article au moment de l extraction, etc II B : Règles d extraction des informations Pour être prise en compte, une ligne de vente doit répondre à 2 critères, à savoir : La vente doit être fermée, qu elle soit ou non sortie sur un journal de caisse ( on peut donc travailler sur les ventes du jour ) La vente doit avoir été faite dans la période demandée II C : Informations prises en compte ( et accessoirement extraites de la base ) Date de vente : Date de fermeture de la vente ( et non date d insertion de l article dans la vente l article peut donc avoir été sorti du stock avant que la vente ait été fermée, dans le cas d une vente restée ouverte plusieurs jours ) Titre : Titre de l ouvrage à la date d insertion dans la vente Volumes : Somme des quantités vendues dans la période ( positives ou négatives dans le cas de reprises ) Ventes HT remisées : C.A. HT des lignes de ventes correspondantes, remises déduites Total Achat HT : Valorisation en Achat HT des articles vendus. Cette valorisation est calculée à partir des prix d achat constatés aux dates d insertions des articles dans les ventes ( il s agit donc des prix d achat mémorisés dans les lignes de vente et non les prix d achat dans les fiches articles à la date de la demande ) Marge HT : Différence entre Ventes HT remisées et Total Achat HT exprimée en valeur % Marge : Différence entre Ventes HT remisées et Total Achat HT exprimée en pourcentage Stock actuel : Stock résiduel de l article à la date de la demande Code barres : Code barres de l article à la date d insertion de l article dans la vente Auteur : Auteur référencé dans la fiche article, donc à la date de la demande Page 2 / 17

3 Editeur : Editeur de l ouvrage à la date de la demande ( l éditeur pouvait être différent au moment de la vente et avoir été modifié depuis ) P.U. HT Moy. Pondéré : Prix de vente HT moyen pondéré = Ventes HT remisées / Volumes Secteur : Secteur d appartenance du rayon à la date de la demande ( le rayon a pu changer de secteur depuis la date de la vente ) Rayon : Rayon d appartenance de l article au moment de la vente ( l article a pu changer de rayon depuis cette date ) Collection : Nom de la collection à la date de la demande ( l article peut n appartenir à aucune collection ) II D : Menu et Présentation Options Lors de la première utilisation, il est préférable de spécifier vos choix d utilisation. Pour ce faire, à partir du menu général de la fenêtre des «Meilleures Ventes», cliquer sur «Options» dans le menu principal Vous pourrez alors préciser : Le type de lignes de ventes sur lesquelles vous voulez travailler, à savoir Articles identifiés uniquement Ventes en valeur ( par F2 ) uniquement Toutes les lignes de ventes ( articles identifiés ET ventes en valeur ) Le pourcentage de marge à appliquer aux ventes en valeur pour calculer le prix d achat HT approximatif Les ventes en valeur n étant pas référencées dans la base «Articles», ce pourcentage de marge servira à estimer approximativement le prix d achat des articles vendus par F2, ceci afin de ne pas fausser exagérément le calcul des marges, tant en valeur qu en pourcentage. Le nombre maximum de lignes que vous voulez faire apparaître dans les tableaux statistiques Vous pouvez ne demander à voir que les «X» premières lignes de ventes réalisées pendant la période Le seuil de stock à partir duquel celui-ci sera affiché en rouge ( Alerte Stock Actuel ) si la case «Activer les Alertes» a été cochée ( voir plus loin ) Le seuil de % de marge à partir duquel celui-ci sera affiché en rouge ( Alerte Marge Minimum ) si la case «Activer les Alertes» a été cochée. Le nombre maximum de barres à afficher dans les différents graphes Si le nombre de barres dans le graphe est trop important, les libellés correspondants ne deviennent plus lisibles Les différents types de vente que vous voulez traiter Tickets de Caisse et/ou Factures Comptant et/ou Factures Différées et/ou Bons de Livraison Le répertoire de dépôt des fichiers d export des informations A tout moment vous pourrez exporter le contenu du tableau présenté à l écran dans un fichier que vous pourrez transférer dans Excel, Word ou autre Page 3 / 17

4 Important : Quand vous travaillez sur un nombre de lignes de ventes très important ( période couvrant une année par exemple ), le temps de mise en forme des données peut être conséquent ( Alertes sur stock et sur marges ) si vous avez demandé à afficher toutes les lignes. En effet, le programme doit comparer chaque valeur de stock ou de marge avec les minimums indiqués pour ensuite en déterminer la couleur d affichage. C est la partie la plus longue de la phase de présentation des données. Pour supprimer ce temps de mise en forme, il vous suffira de décocher la case «Activer les Alertes» pour obtenir un affichage «normal» et donc considérablement plus rapide. Par contre, vous pouvez travailler sur un nombre de lignes de ventes très important mais ne demander à afficher que les 1000 premiers articles classés par exemple. Dans ce cas, la mise en forme des données avec «Alertes» est très rapide. Par défaut, cette case est «décochée». Pensez à l activer si vous voulez contrôler visuellement les stocks résiduels et les marges anormales Pour modifier une option, saisissez une nouvelle valeur ( à cet instant, le bouton «Appliquer» devient actif ) et cliquez sur le bouton «Appliquer». La nouvelle valeur est prise en compte et sera conservée lors des prochaines utilisations du programme. L écran ci-dessous vous indique les valeurs par défaut de toutes les options. Le répertoire «C:\Export» est créé automatiquement lors de la première utilisation du programme. Composition du menu La fenêtre principale vous invite d abord à préciser la période d extraction et le type de classement voulu ( par volumes ou par CA HT ). Les «Alertes» sont désactivées par défaut, pensez à cocher la case si vous voulez un contrôle visuel des marges et des stocks résiduels. Validez en cliquant sur «OK» Le programme va alors effectuer les opérations suivantes : Extraction des lignes de ventes du type choisi et correspondantes à la période demandée Regroupement par article Classement et repérages des alertes sur stocks et sur marges. Cette opération étant la plus longue, un état d avancement s affiche pour vous permettre de suivre la progression du traitement Page 4 / 17

5 Affichage sous forme de tableau Le menu supérieur devient alors actif Les trois images écran suivantes vous présentent l ensemble des colonnes présentes dans le tableau Nota : Les titres correspondant à des lignes de ventes en valeur sont affichés en «grisé» pour les démarquer des ventes d articles identifiés. Il n y a évidemment aucun contrôle sur le stock résiduel puisque ces articles ne sont pas référencés dans la base «Articles» Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous trouverez les informations suivantes : Total des ventes HT pour la période / Total des achats HT pour la période Marge HT dégagée / % de marge dégagé Nombre de titres différents vendus dans la période / Nombre total de volumes vendus dans la période Page 5 / 17

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7 II E : Meilleures ventes par Editeur / Secteur / Rayon / Collection / Serveur / Serveur d appoint n 1 / Auteur / Client livré / Client facturé / Grille de Remise Les différents regroupements sont accessibles via le menu principal de la fenêtre des meilleures ventes Les différentes options possibles sont : Meilleures ventes pour un Editeur Classement des ventes cumulées par Editeur Meilleures ventes pour un Secteur Classement des ventes cumulées par Secteur Meilleures ventes pour un Rayon Classement des ventes cumulées par Rayon / Tous Secteurs confondus Classement des ventes cumulées par Rayon / Pour un Secteur Meilleures ventes pour une Collection Classement des ventes cumulées par Collection Meilleures ventes pour un Serveur principal Classement des ventes cumulées par Serveur principal Meilleures ventes pour un Serveur d appoint n 1 Classement des ventes cumulées par Serveur d appoint n 1 Meilleures ventes pour un Auteur ( ) Classement des ventes cumulées par Auteur ( ) Cumul des ventes par Auteur et par ordre alphabétique ( ) Meilleures ventes pour un Client Livré ( ) Classement des ventes cumulées par Client Livré ( ) Meilleures ventes pour un Client Facturé ( ) Classement des ventes cumulées par Client Facturé ( ) Meilleures ventes pour une Grille de remise Classement des ventes cumulées par Grille de Remise ( ) ( ) Nota : Ces options ont été développées plus spécifiquement dans une optique «Salons» ( ) Nota : Ces options ont été développées plus spécifiquement dans une optique «Marchés» Pour chaque option, les deux types de classement proposés sont : Classement par nombre de volumes vendus Classement par Chiffre d Affaire réalisé ( ) Nota : Seule cette option ne propose qu un classement par ordre alphabétique des Auteurs Ces différentes options fonctionnant de manière sensiblement similaires, voici donc à titre d exemple le regroupement par Editeur Cliquez sur le menu «Editeurs» Deux options sont disponibles ( pour chaque type de regroupement ) : Extraction des ventes pour un éditeur donné Cumul des ventes par Editeur Page 7 / 17

8 Cliquez sur l option «Ventes pour un Editeur». Le programme va alors extraire l ensemble des éditeurs pour lesquels au moins 1 titre a été vendu dans la période traitée.. Sélectionnez l éditeur de votre choix et le mode de classement voulu ( par CA Total HT ) puis cliquez sur «OK» Toutes les ventes relatives à l éditeur choisi sont alors présentées sous forme de tableau de structure identique au tableau général vu précédemment La barre de titre rappelle la période traitée et l éditeur sélectionné Page 8 / 17

9 Cliquez sur «Fermer» pour revenir à la fenêtre principale des meilleures ventes et dans le même menu «Editeurs», sélectionnez l option «Cumul des ventes par Editeur» Le tableau généré vous présente alors l ensemble des ventes de la période cumulées par éditeur. La colonne «Titre» disparaît pour être remplacée par la colonne «Editeur» Deux nouvelles options sont disponibles dans les écrans de «cumuls». Graphe représentant les éditeurs classés par nombre de volumes vendus Graphe représentant les éditeurs classés par CA HT réalisé Comme vu précédemment, le nombre de barres ( cf nombre d éditeurs ) est modifiable dans via «Options» dans la fenêtre principale des «meilleures ventes». Il est à noter qu à partir d un certain nombre de barres, les libellés des éditeurs ne s affichent plus correctement Chaque graphe peut être envoyé sur l imprimante par défaut associé au poste de travail. Les deux écrans suivants vous présentent les deux types de graphes possibles. La barre de titre rappelle le type de regroupement et la période traitée.. Page 9 / 17

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11 II F : Export des informations sous forme de fichier TXT tabulé Sauf dans les écrans de graphes, vous pouvez exporter le contenu du tableau actif sous forme d un fichier TXT avec séparateur «Tabulation». Ce type de fichier peut être traité par Excel comme explicité ci-après A partir de la fenêtre de cumul par éditeurs, cliquez sur le bouton «Export Fichier». Le contenu du tableau est exporté dans un fichier TXT dont le nom vous est indiqué dans la fenêtre d export comme indiqué ci-après Chaque nom de fichier est composé de : Type de classement utilisé «Ventes» ou «CAHT» Type de regroupement. Exemple «TousEditeurs» Période traitée : date de début au format «aaaammjj» + date de fin au même format Lancez «Excel» Au menu général, cliquez sur «Fichier» / «Ouvrir» Dans la fenêtre explorateur obtenue, dans «Type de fichiers», sélectionnez «Fichiers texte (*.prn ; *.txt ; *.csv) Sélectionnez le répertoire contenant les fichiers d export ( ex : «C:\Export ) Choisissez le fichier que vous voulez importer dans excel et validez ( ou cliquez sur «Ouvrir» ) Page 11 / 17

12 Excel détecte que le fichier est «tabulé» Cliquez sur «Suivant» Cet écran confirme que le séparateur est bien «tabulation» et vous présente un extrait des colonnes Cliquez sur «Suivant» Page 12 / 17

13 A partir de cet écran, vous pouvez modifier le format de chaque colonne ( standard, texte, date ) Une fois les formats affectés, cliquez sur «Terminer» Le fichier est alors chargé dans Excel Réglez les largeurs des colonnes à votre convenance, Mettez les titres en gras avec fond gris par exemple Vous obtenez le fichier traité par Excel comme ci-après Page 13 / 17

14 Sauvegardez le fichier au format Excel pour une utilisation ultérieure Ce programme évoluera et s étoffera au fur et à mesure des demandes qui nous parviendront. A chaque modification ou amélioration des temps de traitement, une nouvelle version vous sera envoyée par télémaintenance. Page 14 / 17

15 III Activité des Caisses / Option «Toutes par plage horaire pour un jour donné» III A - Spécificités Ce programme s appuie sur l extraction de toutes les lignes de ventes du jour concerné, qu il s agisse d articles identifiés ou non ( ventes en valeur sur un rayon ) pour les ventes de type «Tickets de Caisse» et «Factures Comptant» On entendra par article identifié un article existant dans la base article et possédant un code barres, qu il soit natif ou créé artificiellement par l utilisateur. La finalité principale de cette option est de comptabiliser le CA TTC par tranche horaire de chaque caisse ayant été active au jour concerné. III B : Règles d extraction des informations Pour être prise en compte, une ligne de vente doit répondre à 2 critères, à savoir : La vente doit avoir été faite dans la journée concernée ( sans obligatoirement avoir été fermée les ventes en cours sont donc également comptabilisées ) La vente doit être de type «Ticket» ou «Facture Comptant» III C : Présentation Les informations sont présentées sous deux formes Tableau composé d une ligne par caisse et d une colonne par tranche horaire ( avec ligne de totalisation en fin de tableau ) Graphe avec en abscisses les plages horaires et en ordonnées les CA TTC réalisés Page 15 / 17

16 Les 4 boutons dans la partie supérieure de l écran permettent de changer le jour d extraction à partir du jour courant affiché, à savoir : S-1 Même jour mais de la semaine précédente S+1 Même jour mais de la semaine suivante J-1 Jour précédent J+1 Jour suivant Si aucune vente de type «Tickets de Caisse» ou «Factures Comptant» n est détectée au jour demandé, un message vous en informera Nota : Le graphe s adaptera de lui-même à la dimension de la fenêtre. Vous pouvez donc agrandir la fenêtre de visualisation à la taille de votre choix ( ou passer en plein écran ). Page 16 / 17

17 (visualisation en plein écran ) Annexe 1 Informations complémentaires Copier-Coller / Presse-papier Windows Pour copier le contenu d une cellule dans le presse-papier de Windows, il suffit de double-cliquer dans la cellule en question, sauf dans la première cellule de la ligne. Pour copier le contenu d une ligne dans le presse-papier de Windows, il suffit de double-cliquer dans la première cellule de la ligne Page 17 / 17