ADJOINTE ADMINISTRATIVE SERVICE DU GREFFE

Transcription

1 SERVICE DU GREFFE Sous l'autorité de la greffière ou de la greffière adjointe, en accord avec les politiques municipales et en fonction des besoins de son service, la personne occupant ce poste est responsable de : Finaliser les procès-verbaux et règlements et faire la mise à jour des livres qui les contiennent; Confectionner et mettre à jour les index de concordance des livres de procès-verbaux et règlements; Effectuer les extraits de procès-verbaux pour les dossiers des directeurs de services; Assurer le suivi de toutes les résolutions adoptées par le conseil et rédiger la correspondance à cet effet; Procéder à l ouverture du courrier et à son traitement (inscription date, classification, copie des documents et transmission aux services ou personnes concernées, faire une liste de tous les documents reçus pour transmission aux membres du conseil, faire un accusé réception, etc.); Faire les photocopies de documents et le montage de dossiers pour chaque membre du conseil et chaque employé cadre;

2 - SERVICE DU GREFFE SUITE Rédiger des documents et du courrier à la demande du directeur général, de la greffière, de la greffière adjointe et de la mairesse; Responsable du classement et de l archivage des documents de la Ville; Procéder à l affichage et suivi des avis publics; Préparer les documents pour les séances et les réunions du conseil; Assumer toutes les fonctions de secrétariat visant la préparation des documents reliés à la tenue d une élection ou d un référendum pour la Ville; Tenir à jour les livres des procurations et des demandes d inscription et adresser la correspondance se rapportant à la tenue d une élection ou d un référendum pour la Ville; Assister et préparer les rencontres et comité sécurité publique; Assurer le suivi des décisions prises au comité sécurité publique; Exécuter toutes autres tâches demandées par la greffière ou par la greffière adjointe, et occasionnellement par le directeur général et le trésorier; Doit respecter les mesures de santé et sécurité au travail dans son milieu de travail;

3 SERVICE DES TRAVAUX PUBLICS ET SERVICE DES LOISIRS, DE LA CULTURE ET DU TOURISME Sous l autorité du directeur Service des travaux publics et du directeur du Service des loisirs, de la culture et du tourisme, en accord avec les politiques municipales et en fonction des besoins de son service, la personne occupant ce poste est responsable de : Assiste et dresse le compte rendu de comités pour ces deux services; Commander toute la papeterie; Faire les réservations de salle, des locations de glace ou d équipements; Recevoir les paiements des réservations de salle ou des locations de glace; Effectue la plastification des documents; Recevoir les paiements des passes de piscine et de tennis; Remettre aux usagers les clés (tennis ou salle réservée) avec le dépôt; Balancer la petite caisse; Recevoir les plaintes des contribuables et usagers; Préparer les dépôts avec le suivi (tennis, piscine, locations de glace, locations de salle); Effectuer le suivi des bacs à ordures; Effectuer le suivi des lumières de rues défectueuses;

4 ET RESPONSABLE ADMINISTRATIVE SERVICE DE SÉCURITÉ INCENDIE Sous l autorité de la greffière ou de la greffière adjointe et du directeur du Service de sécurité incendie, en accord avec les politiques municipales et en fonction des besoins de son service, la personne occupant ce poste est responsable de : Finaliser les procès-verbaux et règlements et faire la mise à jour des livres qui les contiennent; Confectionner et mettre à jour les index de concordance des livres de procès-verbaux et règlements; Effectuer les extraits de procès-verbaux pour les dossiers des directeurs de services. Assurer le suivi de toutes les résolutions adoptées par le conseil et rédiger la correspondance à cet effet; Procéder à l ouverture du courrier et à son traitement (inscription date, classification, copie des documents et transmission aux services ou personnes concernées, faire une liste de tous les documents reçus pour transmission aux membres du conseil, faire un accusé réception, etc.); Faire les photocopies de documents et le montage de dossiers pour chaque membre du conseil et chaque employé cadre;

5 ET RESPONSABLE ADMINISTRATIVE SERVICE DE SÉCURITÉ INCENDIE SUITE Rédiger des documents et du courrier à la demande du directeur général, de la greffière, de la greffière adjointe et de la mairesse; Procéder à l affichage et suivi des avis publics; Préparer les documents pour les séances et les réunions du conseil; Assumer toutes les fonctions de secrétariat visant la préparation des documents reliés à la tenue d une élection ou d un référendum pour la Ville; Tenir à jour les livres des procurations et des demandes d inscription et adresser la correspondance se rapportant à la tenue d une élection ou d un référendum pour la Ville; Exécuter toutes autres tâches demandées par la greffière ou par la greffière adjointe, et occasionnellement par le directeur général et le trésorier; Doit respecter les mesures de santé et sécurité au travail dans son milieu de travail; Responsable de la gestion des rapports d incendie au ministère de la Sécurité publique; Responsable des contacts avec CAUCA concernant le protocole et système de communication; Responsable du contact avec la MRC pour suivi du schéma de couverture de risques et du plan de mise en œuvre local; Assistance aux tables techniques de la MRC; Responsable de la gestion du bilan annuel et de sa transmission; Responsable de la facturation à la SAAQ pour pinces de désincarcération; Responsable du personnel pour réponse à certaines plaintes et demandes des citoyens; Responsable de la documentation pour facturation lors de certaines interventions; Préparation prévisions budgétaires; Responsable de l émission des bons de commande et suivi du budget de sécurité publique; Responsable brigadière scolaire; Responsable de la formation d équipes et des équipements requis lors de mesures d urgence; Assistance colloque et formation en sécurité civile; Tenue à jour du plan d intervention des mesures d urgence; Rédaction de documents (création); Assurer la coordination de son travail entre le Service du greffe et du Service de la sécurité civile; de sécurité incendie et sécurité civile;