Manuel de configuration des fonctions de numérisation

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1 Manuel de configuration des fonctions de numérisation WorkCentre M123/M128 WorkCentre Pro 123/ P42171_FR

2 2004. Tous droits réservés. La protection des droits de reproduction s applique à l ensemble des informations et documents prévus aux termes de la loi, quels que soient leur forme et leur contenu, y compris aux données générées par les logiciels et qui s affichent à l écran (profils, pictogrammes, écrans, présentations, etc.) Xerox, The Document Company, le X stylisé et tous les noms de produits Xerox mentionnés dans cette publication sont des marques de Xerox Corporation. Les noms et marques de produit d autres sociétés sont également reconnus. Pour plus de détails sur les produits sous licence, se reporter à la section À propos des licences. Les informations contenues dans ce document sont correctes au moment de la mise sous presse. Xerox se réserve le droit de modifier ces informations à tout moment sans préavis. Les modifications et corrections techniques seront ajoutées dans les éditions suivantes de la documentation. Pour prendre connaissance des informations les plus récentes, consulter le site

3 Table des matières CONFIGURATION RAPIDE DU COURRIER ELECTRONIQUE...4 DESCRIPTION :...4 REFERENCES :...4 PROCEDURES DE CONFIGURATION DE LA NUMERISATION VERS UN COURRIER ELECTRONIQUE :...4 RESOLUTION DES INCIDENTS DE NUMERISATION VERS UN COURRIER ELECTRONIQUE...5 CONFIGURATION RAPIDE DE LA NUMERISATION VERS UNE BOITE AUX LETTRES...6 DESCRIPTION :...6 REFERENCES :...6 CONDITIONS PREALABLES REQUISES POUR LA CONFIGURATION DE LA NUMERISATION VERS UNE BOITE AUX LETTRES :...6 PROCEDURES DE NUMERISATION VERS UNE BOITE AUX LETTRES VIA LES SERVICES INTERNET CENTREWARE :...6 PROCEDURES DE CONFIGURATION DE LA NUMERISATION VERS UNE BOITE AUX LETTRES VIA L INTERFACE UTILISATEUR LOCALE :...7 CONFIGURATION RAPIDE DE LA NUMERISATION RESEAU...7 DESCRIPTION :...7 REFERENCES :...7 CONDITIONS PREALABLES REQUISES POUR LA CONFIGURATION DE LA NUMERISATION RESEAU :...8 PROCEDURES DE CONFIGURATION DE LA NUMERISATION RESEAU :...8 CONFIGURATION RAPIDE DE LA NUMERISATION FTP...9 DESCRIPTION :...9 REFERENCES :...9 CONDITIONS PREALABLES REQUISES POUR LA NUMERISATION VERS UN SERVEUR FTP...9 PROCEDURES DE CONFIGURATION DE LA NUMERISATION FTP :...9 CONFIGURATION RAPIDE DE LA NUMERISATION SMB...10 DESCRIPTION :...10 REFERENCES :...10 CONDITIONS PREALABLES REQUISES POUR LA NUMERISATION VERS UN SERVEUR SMB...10 PROCEDURES DE CONFIGURATION DE LA NUMERISATION SMB :...10

4 Configuration rapide du courrier électronique Pour le : WorkCentre Pro 123/128 Description : Il est possible de numériser des documents sur la machine et de les envoyer à des clients distants sous forme de pièces jointes à des courriers électroniques, au format TIFF, TIFF multipage, PDF et JPEG. Des serveurs de courrier SMTP et POP3, respectivement, assurent l envoi et la réception des courriers. Références : Manuel de l administrateur système décrit en détail la configuration du courrier électronique. Manuel de l utilisateur explique comment envoyer un courrier électronique et décrit l utilisation des différentes adresses (adresse locale, adresse globale, LDAP). Conditions préalables requises pour la configuration de la numérisation vers un courrier électronique : 1. Un réseau utilisant le protocole TCP/IP existe et est accessible 2. Le DNS et le nom de domaine ont été correctement configurés pour le M123/M Les ports suivants sont activés a. Numérisation vers courrier électronique : [Envoi de courrier] b. Impression de courrier électronique : [Réception de courrier] c. Service de notification par courrier : [Service de notification par courrier] Données requises pour configurer le courrier électronique Nom d hôte ou adresse IP du serveur de courrier SMTP ID utilisateur/mot de passe SMTP Adresse électronique du M123/M128 Adresses électroniques créées localement dans le carnet d adresses Adresse ou nom d hôte du serveur LDAP /Facultatif? * Facultatif Facultatif Commentaires Si vous utilisez un serveur de courrier externe, votre fournisseur d accès Internet vous indiquera le nom ou l adresse IP de ce dernier. * Uniquement si le serveur SMTP exige un ID utilisateur et un mot de passe pour l authentification. pour activer l envoi de courriers électroniques. Il est possible de créer un carnet d adresses local répertoriant toutes les adresses électroniques. Affiche uniquement les adresses figurant dans l annuaire d entreprise (LDAP) interne. Aucune autre donnée LDAP n est accessible. Procédures de configuration de la numérisation vers un courrier électronique : Étape 1 : Sur un poste de travail, ouvrir un navigateur (tel Internet Explorer). Taper l URL, (xxx représentant l adresse IP du M123/M128). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du M123/M128 doit s afficher. QSFSG Page 4 sur P42171_FR

5 Étape 2 : Configurer le serveur SMTP via les Services Internet CentreWare. Cliquer sur l onglet Propriétés, puis sur le dossier Paramètres de protocole. Cliquer sur le dossier Courrier électronique et entrer le nom d hôte ou l adresse IP, ainsi que le numéro de port, du serveur de courrier SMTP (le numéro de port par défaut est 25). Étape 3 : Sur le M123/M128, placer dans le chargeur automatique le document à envoyer par courrier électronique. Sélectionner Courrier électronique. Il existe trois méthodes de sélection de l adresse de destination : Cliquer sur le clavier pour entrer une adresse électronique via l interface locale. Cliquer sur le carnet d adresses local et sélectionner l adresse voulue. (Remarque : le carnet d adresses local doit avoir été créé au préalable via le menu Tous les services Configuration). Si LDAP est activé, cliquer sur le carnet d adresse global et sélectionner la destination. Étape 4 : Appuyer sur la touche Marche (touche verte). Vérifier que le courrier électronique a bien été envoyé. Étape 5 : Vérifier que le ou les destinataires du courrier électronique ont bien reçu le document. Résolution des incidents de numérisation vers un courrier électronique Pour les serveurs de courrier d entreprise internes, remplacer le terme «externe» par le terme d entreprise, dans le tableau ci-après. Symptôme Cause possible Résolution/Validation Erreur SMTP sur le M123/M128 Nom d hôte du serveur de courrier incorrect Vérifier que le nom de serveur de courrier externe correct figure dans le champ prévu à cet effet. Configuration incorrecte de Microsoft Outlook Express Erreur de saisie de l adresse électronique du M123/M128 Le serveur de courrier externe exige l authentification SMTP avant d autoriser l accès au serveur Le serveur de courrier externe n autorise pas l envoi de courriers sur le port standard 25 S assurer que le serveur de courrier externe est accessible à partir de Microsoft Outlook Express et que tous les paramètres sont corrects. Vérifier que l adresse électronique saisie dans le champ Expéditeur sur la machine correspond exactement à l adresse indiquée par le fournisseur d accès. Vérifier si tel est le cas auprès du fournisseur d accès. Dans l affirmative, activer l authentification via les Services Internet CentreWare pour le M123/M128. Vérifier si tel est le cas auprès du fournisseur d accès et, dans l affirmative, demander que l on vous indique le numéro de port à utiliser. Modifier ensuite celui-ci via les Services Internet CentreWare pour le M123/M128. Vérifier si tel est le cas auprès du fournisseur d accès et dans l affirmative, se connecter via Microsoft Outlook Express avant d envoyer le courrier. Si cette opération aboutit, configurer Outlook Express pour qu il vérifie le courrier toutes 5 ou 10 minutes sur le compte de courrier M123/M128. Le serveur de courrier externe exige que la connexion soit établie via Microsoft Outlook Express avant d autoriser l envoi de courriers QSFSG Page 5 sur P42171_FR

6 Configuration rapide de la numérisation vers une boîte aux lettres Pour le : WorkCentre Pro 123/128 Description : Cette fonction permet de stocker des documents dans une boîte aux lettres (publique ou privée) afin de les traiter ultérieurement. Références : Manuel de l administrateur système décrit en détail la configuration de la numérisation réseau. Manuel de l utilisateur explique comment configurer la boîte aux lettres via l interface locale et via les Services Internet. Conditions préalables requises pour la configuration de la numérisation vers une boîte aux lettres : Un réseau TCP/IP existe et est accessible. Actions requises pour configurer la numérisation vers une boîte aux lettres Création d une boîte aux lettres sur la machine Installation du pilote de numérisation /facultatif? Facultatif Commentaires Pour plus d informations sur la création de boîtes aux lettres, consulter le Manuel de l utilisateur. Le pilote de numérisation, installé à partir du CD-ROM, permet d afficher et d imprimer des documents numérisés. Services Internet Facultatif Les Services Internet permettent de créer, afficher et imprimer des documents numérisés à partir des boîtes aux lettres. Procédures de numérisation vers une boîte aux lettres via les Services Internet CentreWare : Étape 1 : Sur un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (tel qu Internet Explorer). Taper l URL (les xxx représentant l adresse IP du 123/M128). Si la connexion aboutit, la page Web des Services Internet CentreWare du M123/M128 doit s afficher. Étape 2 : Créer des boîtes aux lettres via les Services Internet CentreWare. Sélectionner l onglet Propriétés, puis le dossier Boîtes aux lettres. Sélectionner la touche Modifier et entrer les informations requises. REMARQUE : Si les boîtes aux lettres sont protégées par mot de passe à la création, l accès à ces dernières n est possible qu après saisie du mot de passe. QSFSG Page 6 sur P42171_FR

7 Étape 3 : Sur le M123/M128, sélectionner la fonction Numérisation boîte aux lettres. Sélectionner le numéro de la boîte aux lettres vers laquelle le document doit être numérisé. Placer le document dans le chargeur automatique et sélectionner la touche <Marche>. Étape 4 : Vérifier que le document a bien été enregistré dans la boîte aux lettres choisie en sélectionnant le numéro de cette dernière, puis en sélectionnant Liste des documents. Procédures de configuration de la numérisation vers une boîte aux lettres via l interface utilisateur locale : Étape 1 : Sur l écran Tous les services, sélectionner Menu Configuration. Étape 2 : Sélectionner Boîte aux lettres. Étape 3 : Sélectionner la touche Créer/Supprimer. Étape 4 : Entrer les informations requises. Remarque : si une boîte aux lettres est protégé par mot de passe, il faut indiquer celui-ci pour pouvoir y accéder. Étape 5 : Sélectionner Numérisation boîte aux lettres dans le menu Tous les services. Étape 6 : Sélectionner le numéro de la boîte aux lettres et placer le document dans le chargeur automatique. Sélectionner la touche verte Marche. Étape 7 : Vérifier que le document numérisé a bien été enregistré dans la boîte aux lettres en sélectionnant le numéro de cette dernière, puis en sélectionnant Liste des documents. Configuration rapide de la numérisation réseau Pour le : WorkCentre Pro 123/128 Description : La numérisation réseau utilise le protocole FTP ou SMB pour transférer des documents numérisés vers un serveur ou un client. Pour pouvoir activer la numérisation réseau, il faut au préalable configurer des modèles et des référentiels (dossiers). Pour en savoir plus à ce sujet, consulter le Manuel de l utilisateur. Références : Manuel de l administrateur système fournit des informations complètes sur la configuration de la numérisation réseau. Configuration rapide de la numérisation FTP à partir du M123/M128 explique comment configurer la numérisation vers un serveur FTP. Configuration rapide de la numérisation SMB à partir du M123/M128 explique comment configurer la numérisation vers un serveur SMB. Guide de l utilisateur explique comment définir des modèles et des référentiels. QSFSG Page 7 sur P42171_FR

8 Conditions préalables requises pour la configuration de la numérisation réseau : 1. Un réseau TCP/IP existe et est accessible 2. Le protocole de transfert (FTP/SMB) est correctement configuré (se reporter à la section sur la configuration rapide de la numérisation FTP/SMB pour le M123/M128) 3. Un référentiel (dossier) a été créé au préalable sur le FTP ou SMB afin d y enregistrer le document numérisé 4. Les ports suivants sont activés : a. Port TCP/IP b. Port client FTP ou port SMB (selon le protocole utilisé) c. Port SNMP d. Port SOAP Actions requises pour configurer la numérisation réseau Définition préalable de modèles via les Services Internet CentreWare ou toute autre solution de numérisation réseau Xerox. Définition préalable de référentiels via les Services Internet CentreWare ou toute autre solution de numérisation réseau Xerox. /facultatif? Commentaires Pour plus d informations, consulter le Manuel de l utilisateur Services CentreWare Internet. Pour plus d informations, consulter le Manuel de l utilisateur Services CentreWare Internet. Adresse IP de Kerberos Facultatif Si l authentification à distance est requise, Kerberos doit être activé. Procédures de configuration de la numérisation réseau : Étape 1 : Créer des modèles et des référentiels via les Services Internet CentreWare Étape 2 : Dans l interface utilisateur locale, sélectionner l option Numérisation réseau. Étape 3 : Choisir un modèle dans la liste. Il est également possible de modifier d autres valeurs via l interface locale, mais cela n a aucun effet sur la configuration du modèle. Les sélections effectuées portent uniquement sur le travail actuel. Étape 4 : Sélectionner la touche verte <Marche>. Le travail est envoyé au serveur via le protocole défini dans le modèle, à savoir FTP ou SMB. Étape 5 : Se connecter au serveur FTP ou SMB. Accéder au référentiel défini plus tôt sur le serveur. Le document numérisé doit s y trouver. REMARQUE : Si Kerberos (authentification à distance) est activé, un écran de connexion distinct apparaît lors de la sélection de la fonction Numérisation réseau. Les documents ne sont numérisés que si l authentification de l utilisateur auprès du serveur Kerberos aboutit. QSFSG Page 8 sur P42171_FR

9 Configuration rapide de la numérisation FTP Pour le : WorkCentre Pro 123/128 Description : Il est possible de numériser des fichiers sur le M123/M128 et de les envoyer vers un serveur ou un client via le protocole FTP. Il faut, au préalable, créer sur le serveur les structures de répertoires (référentiels) dans lesquels les documents seront enregistrés. Références : Manuel de l administrateur système fournit des informations complètes sur la configuration de la numérisation réseau. Configuration rapide de la numérisation FTP à partir du M123/M128 explique comment configurer la numérisation vers un serveur FTP. Guide de l utilisateur explique comment définir des modèles et des référentiels. Conditions préalables requises pour la numérisation vers un serveur FTP 1. Un réseau TCP/IP existe et est accessible 2. Un serveur/client FTP existe et est activé 3. Un référentiel (dossier) a été créé sur le serveur FTP afin d y enregistrer le document numérisé 4. Les ports suivants sont activés : a. TCP/IP b. Client FTP c. SNMP d. SOAP Actions et données requises pour configurer la numérisation FTP Des référentiels doivent avoir été définis sur le serveur FTP. /facultatif? Commentaires Emplacement ou chemin du répertoire dans lequel seront enregistrés les documents numérisés. Adresse IP du serveur Adresse IP du serveur FTP. ID utilisateur/mot de passe pour accéder au serveur FTP Facultatif Ces informations sont obligatoires si le serveur FTP exige l authentification de l utilisateur. C est le cas de la plupart des serveurs FTP. Adresse IP de Kerberos Facultatif Si l authentification à distance est requise, Kerberos doit être activé. Procédures de configuration de la numérisation FTP : Étape 1 : Dans l interface utilisateur locale, sélectionner l option Numérisation FTP. Entrer les informations requises. Pour plus d informations, consulter le Manuel de l utilisateur. Étape 2 : Placer le document dans le chargeur automatique et sélectionner <Marche>. Étape 3 : Se connecter au serveur FTP. Accéder au répertoire (référentiel) défini plus tôt sur le serveur. Le document numérisé doit s y trouver. REMARQUE : Si Kerberos (authentification à distance) est activé, un écran de connexion distinct apparaît lors de la sélection de la fonction Numérisation réseau. Les documents ne sont numérisés que si l authentification de l utilisateur auprès du serveur Kerberos aboutit. QSFSG Page 9 sur P42171_FR

10 Configuration rapide de la numérisation SMB Pour le : WorkCentre Pro 123/128 Description : Il est possible de numériser des fichiers sur le M123/M128 et de les envoyer vers un serveur ou un client via le protocole SMB. Il faut, au préalable, créer sur le serveur les structures de répertoires (référentiels) dans lesquels les documents seront enregistrés. Références : Manuel de l administrateur système fournit des informations complètes sur la configuration de la numérisation réseau. Configuration rapide de la numérisation SMB à partir du M123/M128 explique comment configurer la numérisation vers un serveur SMB. Guide de l utilisateur explique comment définir des modèles et des référentiels. Conditions préalables requises pour la numérisation vers un serveur SMB 1. Un réseau TCP/IP existe et est accessible 2. Un serveur/client SMB existe et est activé 3. Un référentiel (dossier) a été créé sur le serveur SMB afin d y enregistrer le document numérisé 4. Les ports suivants sont activés : a. TCP/IP b. Client SMB c. SNMP d. SOAP Actions requises pour /facultatif? Commentaires configurer la numérisation SMB Adresse IP du serveur Adresse IP du serveur SMB. Nom partagé du serveur Nom attribué au dossier partagé sur le Référentiel -- chemin du répertoire dans lequel le document sera enregistré sur le serveur SMB ID utilisateur/mot de passe pour accéder au serveur SMB Facultatif serveur SMB. Emplacement ou chemin du répertoire dans lequel seront enregistrés les documents numérisés. Ces informations sont obligatoires si le serveur SMB exige l authentification de l utilisateur. C est le cas de la plupart des serveurs SMB. Adresse IP de Kerberos Facultatif Si l authentification à distance est requise, Kerberos doit être activé. Procédures de configuration de la numérisation SMB : Étape 1 : Dans l interface utilisateur locale, sélectionner Numérisation SMB. Entrer les informations requises. Pour plus d informations, consulter le Manuel de l utilisateur. Étape 2 : Placer le ou les document(s) dans le chargeur automatique et sélectionner <Marche>. Étape 3 : Se connecter au serveur SMB. Accéder au répertoire (référentiel) défini plus tôt sur le serveur. Le document numérisé doit s y trouver. REMARQUE : Si Kerberos (authentification à distance) est activé, un écran de connexion distinct apparaît lors de la sélection de la fonction Numérisation réseau. Les documents ne sont numérisés que si l authentification de l utilisateur auprès du serveur Kerberos aboutit. QSFSG Page 10 sur P42171_FR