DUCLOT Florian et TELLEY Ludovic

Transcription

1 UE DE CULTURE GENERALE INITIATION A LA CONDUITE DE PROJET DUCLOT Florian et TELLEY Ludovic fduclot@univ-montp2.fr ltelley@univ-montp2.fr

2 PARTENARIAT Introduction - Qu est qu un partenariat? - Comment trouver un partenaire? - Comment démarcher un partenaire? I- Comment monter son dossier de partenariat? I-1 Structure générale I-2 Introduction I-3 Présentation de l organisateur - groupe de personnes - association 1-4 Présentation du projet - quoi? - comment? (cahier des charges) - communication 1-5 Budget prévisionnel 1-6 Intérêt pour les partenaires - Retombées pour les partenaires - Attentes envers les partenaires 1-7 Conclusions - récapitulatif des demandes - contacts 1-8 Annexes

3 Introduction qu est qu un partenariat? Un partenariat c est une convention entre deux personnes (physique ou morale) ayant un intérêt réciproque à voir la réalisation du projet. Il peut être privé (Sociétés) ou public (Institutions) - Pourquoi avoir des partenaires? - Financer son projet - Aides matérielles (Com, PAO, Cadeaux.) - Image Ex: LA NUIT BIO DU JEUDI 16 MARS Mutuelle : Donne des préservatifs Banque : Donne des cadeaux Société : Donne des lecteurs MP3 Site Internet : publicité

4 Comment trouver un partenariat? - Savoir à quels partenaires s adresser selon vos attentes. ATTENTION un partenaire véhicule une image qui ne doit pas aller à l encontre des valeurs souhaitées pour votre projet. Ex: Nuit BIO ne pas prendre une radio dont le public ne correspond pas à celui attendu. - Recherche sur Internet - Renseignements avec des personnes ayant déjà réalisé ce type de projet.

5 Comment démarcher un partenariat? - Il vous faut prendre contact avec un partenaire. - Ceux- ci étant souvent très occupés il vous demanderont un dossier de présentation de votre projet. - Si votre dossier les intéresse ils vous re-contacteront pour prendre un rendez-vous. - N hésitez pas à relancer un partenaire cela montrera votre implication - N hésitez pas a faire jouer la concurrence entre les partenaires

6 Qu est qu un dossier de partenariat? Un dossier de partenariat est un dossier destiné aux partenaires que nous souhaitons démarcher. - Pourquoi passons-nous par un dossier de partenariat? - Les partenaires sont souvent des personnes occupées devant sélectionner les personnes qu ils recevront. - Les subventions doivent souvent être approuvées par la direction. Le dossier devient alors le support visuel, la vitrine de votre projet - Il crédibilise votre projet Le dossier de partenariat doit être assez précis pour crédibiliser votre projet, mais doit comporter une introduction courte qui captive votre interlocuteur.

7 Vous comprenez que votre dossier ne doit pas être négligé La réalisation de votre projet en dépend. Lors du rapport final de cette UE vous devrez joindre le dossier de partenariat de votre projet

8 I- Comment monter un dossier de partenariat I-1Structure générale Introduction Présentation de l organisateur Présentation du projet Budget prévisionnel Intérêt pour le partenaire et attentes Conclusions Annexes

9 I-2 INTRODUCTION - Elle doit en gros répondre à ces 3 questions : Qui? Quoi? Comment? - De la manière la plus claire et concise possible - Vous avez l introduction pour captiver votre interlocuteur ATTENTION: Dans le cadre de cette UE, nous vous incitons fortement à situer le cadre de ce projet.

10 I-3 Présentation de l organisateur - Il est important de situer qui vous êtes. Cela conditionnera grandement l intérêt que le partenaire vous portera. - Association: - Qui pouvez vous toucher? Ex: La nuit bio est une soirée portée par une association de 700 adhérents donc le partenaire va se dire que 700 personnes peuvent être touchées. - Quelles sont vos précédentes réalisations éventuelles?

11 - Groupe de personnes - Qui êtes-vous? I-3 Présentation de - Soutien(s) éventuel(s) - Expérience éventuelle l organisateur Ceci n est pas un CV!! le but de cette partie est encore une fois de vous crédibiliser et de convaincre le partenaire de votre capacité à réaliser ce projet. Ne dérivez par trop! restez dans le cadre du projet! (vous ne devez pas non plus perdre le lecteur) Ex: ne pas dire si vous préparez une soirée que vous savez monter un moteur. Tout le monde s en fout.

12 Il est important que vous nommiez un responsable (référent pour le projet global) et des responsables dans le dossier pour chaque grande partie. Budget Communication.. Cela permet de pouvoir cibler la personne référent pour telle ou telle partie, et cela facilite la répartition des tâches et la communication interne et externe.

13 I-4 Présentation du projet - Cette partie doit être rédigée avec la plus grande rigueur possible. - C est la partie qui doit préciser avec le plus de détails possibles votre projet (sans pour autant faire un catalogue). - Vous pouvez utiliser des photos ou tout autre élément permettant de mieux connaître votre projet. - En lisant cette partie, l interlocuteur va se faire une idée sur la faisabilité du projet. Vous ne devez avoir oublié aucun détail : - Êtes-vous en accord avec la législation en vigueur? - Avez-vous pensé aux normes d hygiène et de sécurité? - Assurance du projet - Lieu - Demandes d autorisation éventuelles. Vous pouvez renvoyer le lecteur à des documents en annexes.

14 I-4 Présentation du projet -Pourquoi faire ce projet: - Quel est le but escompté de ce projet? Ex: La nuit bio : le but est d organiser une soirée divertissante pour détendre les étudiants après avoir durement travaillé, mais aussi de regrouper, lors d une nuit, des personnes se côtoyant tous les jours mais ne s abordant pas forcément.

15 I-4 Présentation du projet Quoi? : - Que voulez vous faire concrètement? - Quand voulez vous le faire? - Où voulez vous le faire? - Qui voulez vous toucher? (estimation chiffrée)

16 I-4 Présentation du projet Comment? (Cahier des charges) : - Énumération précise et détaillée des actions mises en place avec pour chacune d elles les besoins listés. Ex : Téléthon FAC de Sciences : Énumération du nombre de tables, chaises, plaques chauffantes nécessaires Cette partie est le reflet du sérieux de l organisation de votre projet. Le lecteur après avoir lu cet partie doit pouvoir s'imaginer votre projet avec le moindre détails.

17 I-4 Présentation du projet Communication : - Quel public souhaitez-vous toucher? - Quels moyens de communication sont envisageables et efficaces? - Quelle visibilité pouvez-vous offrir à votre partenaire? Cette partie a pour but essentiel de sensibiliser le partenaire à l impact de la campagne de communication.

18 I-5 Budget prévisionnel Cette partie est primordiale et essentielle. Elle permet aux partenaires de voir de quelle manière vous avez budgétisé votre projet. Quels sont les coûts Quelles sont les entrées d argent prévues? Un Budget doit toujours être équilibré: Entrées = Sorties «Rien ne se perd, Rien ne se crée: Tout se transforme» Il est toujours structuré de la même manière avec une partie Entrée, une partie Sorties. Aussi appelé ACTIF et PASSIF ou RECETTES et DEPENSES. Tous les moyens mis en œuvre doivent être budgétisé même si ce sont des apports matériels. (Exemples: kits cadeaux, matériel de l orga )

19 I-5 Budget prévisionnel Exemple : Nuit Bio SORTIES Dénomination montant Dénomination ENTREES montant Communication 1800 PAF 2000 Lunch + PT DEJ 650 Boite de NUIT 400 ANIMATIONS 500 Partenaires privés 400 KITS CADEAUX 400 Association 550 TOTAL 3350 TOTAL 3350

20 I-6 Intérêt pour les partenaires -Retombées pour le partenaire: -Image : Augmentation de la popularité envers le public ciblé, association de son image avec les valeurs du projet. -Retombée financière: - indirect : PUB et IMAGE - Direct : lors de la tenue de l événement Argumentez sur chaque point précis où le partenaire peut apparaître. N hésitez pas à faire beaucoup de propositions afin que votre partenaire y trouve son compte.

21 I-6 Intérêt pour les partenaires - Attentes envers le partenaire: ou un rabais. -Argent: Vous pouvez demander un apport financier -Services, Matière première : Tout ce qui n est pas d ordre financier mais qui permettra la réalisation du projet (PAO, dotations, Communication ). Le dossier de partenariat ne sert qu à argumenter vos demandes, cette partie a pour but de faire apparaître clairement vos attentes afin d équilibrer votre budget. TOUTES vos demandes doivent être budgétisées dans le BUDGET PREVISIONNEL.

22 I-6 Intérêt pour les partenaires Exemple : Nuit Bio Dénomination SORTIES montant Dénomination ENTREES montant Communication 1800 PAF 2000 Lunch + PT DEJ 650 Boite de NUIT 400 ANIMATIONS 500 Partenaires privés (cadeaux) 400 KITS CADEAUX 400 Association 550 TOTAL 3350 TOTAL 3350

23 I-7 Conclusion Pour conclure, vous devez laisser votre futur partenaire sur une bonne impression. Rappelez rapidement votre projet, pourquoi vous souhaitez se partenariat et ce qu il apportera a votre partenaire. Attention: Cette partie n est pas Intérêt pour le partenaire, allez a l essentiel, restez précis et concis!!! N oubliez pas de proposer une rencontre : précisez vos disponibilités afin que le partenaire puisse vous joindre pour de plus amples détails ou sceller le partenariat.

24 I-8 Contacts La présence de vos coordonnées (nom, mail, téléphone, siège social.) est INDISPENSABLE Anecdote: Il arrive souvent qu un partenaire soit intéressé par un projet mais qu il ne dispose pas de moyen d entrer en contact avec les organisateurs : c est quand même bête de rater un partenariat pour si peu de choses!!! Plus qu ailleurs dans votre dossier, soyez rigoureux sur la présentation.

25 I-9 Annexes Votre dossier peut être accompagné d annexes éventuelles : - devis - plan de salle, situation de l événement - bilan du précédent projet (si le projet a déjà été réalisé par le passé) - revue de presse de vos réalisations passées - et caetera Les annexes offrent une garantie de votre savoir-faire.

26 Vers qui vous orienter? Les 2 grand types de partenariat Partenariat institutionnel Partenariat privé

27 Partenariat institutionnel Plusieurs sortes Université CROUS et culture action Collectivités locales Ministère et préfecture

28 Université FSDIE (Sur projets précis) Subvention souvent géré par le conseil des études ou CEVU Représentation a la commission FSDIE Approuvés par la CA Possibilités de subvention de fonctionnement (PAS à l UMII) Service de communication/ relations publiques UFR: Subvention à l année (Particulier à l UMII 1 UFR) Conseil Scientifique (RARE) Subvention de fonctionnement de l Université.

29 Université Comment avoir accès à ces budgets Renseignement sur la pratique dans ce domaine Renseignement auprès des élus Attention à la budgétisation Ponctuelle pour une manifestation

30 Université Conditions d accès Association déclarée, en règle statutairement mais le FSDIE peu aussi servir des groupes d étudiants mais ils doivent être étudiants à lumii) Siège social sur le campus ou la ville Comptabilité irréprochable Soutien de personnes responsables

31 Le FSDIE Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes Financement initiative étudiantes Aides sociales ponctuelles (FSU du CROUS) Remplaçant du FAVE 9 par étudiants, pris sur l inscription Grosse manne financière (env.: ) La commission FSDIE propose au CEVU son rapport qui le valide, celui-ci étant entériné au CA. Renseignement au secrétariat du CEVU ainsi que le dossier type mis en place sur le net.

32 Le FSDIE Pas de financement de fonctionnement Pas de rénovation de locaux Pas de soirée ou exceptionnellement (GALA ) Se renseigner sur les dates des commissions auprès de vos élus par exemples.

33 Le CROUS Evénementiel Tarif réduit location de voiture Service traiteur Service d achat (vente, affichage ) Caution étudiante du projet Culture Action: Innovant, réaliste, professionnel Aspect étudiant Doit concerner tous les étudiants Faire de la publicité pour le CROUS

34 Les collectivités locales Mairie Conseil Général Conseil Régional Intérêt Financier Matériel Politique Publicité Difficultés Action impact sur la zone géographique Structure complexe et obscure Aspect politicien (selon le parti au pouvoir)

35 La Mairie Dossier de subvention à retirer au service des associations Aides matérielles Salle (location) Tables, bancs, estrades Les contacter avant même de prévoir un événement Toujours bon d avoir des contacts

36 Le conseil général Culture Sport Peu d aides aux étudiants

37 Le conseil régional Moins d argent Finance souvent les petits cantons Entretien de l école ou de l université Recherche et formation

38 Ministère/Préfecture Jeunesse et sport DDJS Défis jeune Santé DRASS Culture DRAC Transport Sécurité routière, Label Vie

39 Partenariats Privés Très intéressés par le milieu étudiants ce sont de futurs clients A orienter en fonction de la filière Penser surtout à: Banques (concurrence) Industrie de votre filière France Télécom Mutuelles étudiantes Tout ce qui vous passe par la tête

40 La négociation indispensable dans un partenariat privé Entamer la négociation: Présenter vous! Qui représentez vous? Quel secteur d activité? Le responsable partenariat ne prend pas de décision, il négocie avec les responsables du projet. Les responsables approuve les conventions Vous n êtes pas le décideur La concurrence Les intérêt: faire augmenter les subventions Les risques: prend du temps, qu ils se contactent Attention: Partenariat = relation de confiance Une Association ou un groupe d étudiants montant un projet n est pas une entreprise Son but est d apporter des avantages aux participants pas de dégager un bénéfice.

41 La négociation quelques conseils Ne pas y aller seul: Permet de rebondir Ne pas hésiter à exagérer (Nb de participants) Sourire Etre sur de soi (ou du moins faire semblant): On est étudiants, mais c est pas pour ça qu on ne sait rien, C est souvent ce que croit la personne en face Mais on a quand même des professionnels en face Adapter son discours et son attitude (jeune cool, vieux sadique ) Se renseigner sur le partenaire que vous allez rencontrer avant (CA, bénéfices, ce qu ils donnent aux autres.)

42 La convention But: éviter les malentendus et les éventuels changement de position C est très important Pas de changement d avis ou renoncer à une collaboration Lors de changement d équipe: Pas de remise en question de la convention Archive suivie et l évolutions du partenariat dans le temps Oblige à tisser des liens solides entre les 2 parties

43 Rédaction de la convention Introduction La présente convention est établit entre Le nom de chaque partie Représentée par Article 1 Présentation de la convention Objet de la convention Les motivations Article 2 «.. s engage à» Objet même de l accord Le plus possible de détail (moins pour vous que pour eux) Assurer vous de leur compréhension

44 Rédaction de la convention Article 3 : «la société s engage à» Autant d article que de clauses ayant le même objet La convention doit être le plus lisible possible Article 4 Mode de cessation de la convention (combien de mois de préavis, comment..) Cessation anticipée Renouvellement (tacite ou par avenant): éviter de prendre des contrats à trop long terme Conclusion Fait à «ville» en X exemplaire originaux Signataire (nom - prénom - fonction)

45 La signature Mention «lu et approuvée» Date et lieu de la signature Numérotation des pages Parapher chacune des pages Eviter de signer si première lecture de la convention (la relire la tête froide)

46 Pour qu un contrat soit valable Pas de ratures Pas de corrections manuelles sauf si spécifiées à la fin (Nb de mots rajoutés et signé) Il faut que chacun ait les signatures originales (mention «Fait en 2 exemplaire») Maintenant, fax signé tient lieu de contrat Ne pas oublier la date

47 Merci de votre attention et pour votre détente voici une vidéo de présentation d un projet de grande envergure qui convainc beaucoup de financeur

48