MEMENTO POUR LA GESTION DES PERMANENTS

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1 MEMENTO POUR LA GESTION DES PERMANENTS 59, Avenue Voltaire SOISSONS (Siège) Tél. : Fax : Logiciels de gestion pour l'audiovisuel 16, Rue Moncey PARIS Tél. : contact@xotis.fr Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 1

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3 SOMMAIRE CREATION D UNE FICHE DE RENSEIGNEMENTS D UN SALARIE PERMANENT...4 ONGLET IDENTITE...4 ONGLET RENSEIGNEMENTS...5 ONGLET REGLEMENTS ET SALAIRES...5 ONGLETS AUTRES RENSEIGNEMENTS...5 ONGLET CONGES...6 LES ENTREES ET SORTIES EN COURS DE MOIS...7 CALCUL AU 30 EME...9 CALCUL AU NOMBRE DE JOURS OUVRES...9 CALCUL AU NOMBRE DE JOURS OUVRABLES...9 CALCUL AU NOMBRE DE JOURS REELS...10 LA SUBROGATION INDEMNITES JOURNALIERES DE SECURITE SOCIALE (IJSS)...11 CALCUL AVEC MAINTIEN DU SALAIRE NET...11 CALCUL AVEC MAINTIENT DU SALAIRE BRUT...12 LES CONGES PAYES...13 ATTESTATION ASSEDIC PERMANENTS...15 ONGLET RENSEIGNEMENTS GENERAUX...15 Employeur...15 Salarié...15 Emploi...16 ONGLET RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL...16 Motif de rupture du contrat de travail...16 Chômage total sans rupture du contrat de travail...17 Avance du Fonds National de Garantie des Salaires (F.N.G.S.)...17 ONGLET DETAIL DES SALAIRES...17 ONGLET DETAIL DU DERNIER BULLETIN...17 Détail de la dernière paye...17 Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel...17 ONGLET ORGANISMES DE RETRAITE...19 LE PARAMETRAGE...19 Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 3

4 Création d une fiche de renseignements d un salarié permanent Nous vous conseillons de codifier vos permanents en les faisant commencer par la lettre P suivi d une codification numérique ou alphabétique, ceci pour vous permettre des tris ultérieurs Exemple : PMICHEL ou P0001 Onglet identité Titre : correspond à la civilité du salarié : Mme pour Madame Mle pour Mademoiselle M ou Mr pour Monsieur Emploi : précisez l emploi exact du salarié Groupe : Contrairement aux intermittents, le groupe du salarié ne vous sera pas indiqué automatiquement, pensez à le préciser. Ville : n indiquez la ville que si celle-ci est différente du bureau distributeur La date de naissance indique à Studio si le salarié doit cotiser ou non au Assedic (oui entre 16 et 65 ans) Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 4

5 Onglet renseignements Convention : c est la convention collective par défaut (paramétrée au niveau de la Société), vous pouvez la personnaliser par salarié. Déclaration fiscale : Hors de France pour les non résidents, ceci entraînera un calcul de retenue à la source. (Attention : si c est le cas pensez à utiliser un groupe non résident, par exemple A cadre non résident. Type salarié : ne concerne que les intermittents Cotise Assedic : non, concerne les intermittents Cotise Garp : oui, Assedic des permanents Congés spectacle : non Onglet Règlements et salaires Salaire mensuel : salaire brut Mensualisé : si coché, plafond mensuel + 151,67 heures (ou 169 heures si plan de paye modifié) Nombres d heures : par défaut 151,67 heures (ou 169 heures si plan de paye modifié) ou précisez le nombre. Employeurs multiples : utilisé pour proratiser le plafond mensuel et le nombre d heures. Remarque : si un pourcentage est indiqué dans la zone % Employ.multiples, ne précisez rien dans Nb heures. Onglets Autres Renseignements Entrée emploi : utilisée pour les journalistes travaillant dans une société de presse pour le calcul de leur ancienneté Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 5

6 Carte orange : choisissez la zone, Studio fera apparaître le bon montant sur le bulletin de salaire. Type contrat : si CDD entraîne une cotisation supplémentaire de 1 % congé formation Mandataire : si oui, pas de congés payés Impression congés : non, n imprime pas les compteurs de congés payés sur les bulletins (ex : pour les journalistes) Onglet Congés Voir Chapitre Congés payés Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 6

7 Les entrées et sorties en cours de mois Si un Salarié entre ou sort en cours de mois, vous devez proratiser le salaire mensuel et les heures travaillées en appliquant l un des calculs suivant : Au 30 ème = 30 jours quelque soit le mois Au nombre de jours ouvrées = du lundi au vendredi y compris les jours féries (5 jours) Au nombre de jours ouvrables = du lundi au samedi sauf les jours féries (si le contrat prévoit le travail les jours fériés ceux-ci sont compté, sauf le 1 er mai) Au nombre de jours réels = 30 jours pour novembre, 31 pour décembre, (Le calcul du plafond mensuel se fera toujours au 30 ème quelque soit l option retenue.) Commencez par vérifier le mode de calcul retenu en lançant le programme Paramétrage/Paramétrage global/options Puis choisissez le calcul souhaité : Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 7

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9 Pour effectuer le salaire renseignez le module «Nombre jours plafond SS» et le module «Nombre jours travaillés réels» Calcul au 30 ème Salaire mensuel / 30 * (nombre de jours entre la date de début et la date de fin) Nombre d heures / 30 * (nombre de jours entre la date de début et la date de fin) Exemple : Salarié présent du 1 er au 22 novembre 2200 / 30j * 22j = 1613,33 151,67 h / 30j * 22j = 111,22 h Rubrique = 22 (plafond au 30ème quelque soit le mois) Rubrique = 22 (jours travaillés dans le mois) Calcul au nombre de jours ouvrés Salaire mensuel / (nombre de jours ouvrés du mois) * (nombre jours travaillés réels) Nombre d heures / (nombre de jours ouvrés du mois) * (nombre jours travaillés réels) Exemple : Salarié présent du 1 er au 22 novembre 2200 / 22j * 16j = 1600,00 151,67 h / 22j * 16j = 110,30 h Rubrique = 22 (plafond au 30ème quelque soit le mois) Rubrique = 16 (jours travaillés dans le mois) Calcul au nombre de jours ouvrables Salaire mensuel / (nombre de jours ouvrables du mois) * (nombre jours travaillés réels) Nombre d heures / (nombre de jours ouvrables du mois) * (nombre jours travaillés réels) Exemple : Salarié présent du 1 er au 22 novembre 2200 / 24j * 14j = 1283,33 (1 er et 11 férié) 151,67 h / 24j * 14j = 88,47 h Rubrique = 22 (plafond au 30ème quelque soit le mois) Rubrique = 14 (jours travaillés dans le mois) Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 9

10 Calcul au nombre de jours réels Salaire mensuel / (nombre de jours réels du mois) * (nombre jours travaillés réels) Nombre d heures / (nombre de jours réels du mois) * (nombre jours travaillés réels) Exemple : Salarié présent du 1 er au 22 novembre 2200 / 30j * 22j = 1613,33 151,67 h / 30j * 22j = 111,22 h Rubrique = 22 (plafond au 30ème quelque soit le mois) Rubrique = 22 (jours travaillés dans le mois) Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 10

11 La Subrogation Indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) Calcul avec maintien du salaire net Saisir en l IJSS brute (avant prélèvement CSG/RDS) Saisir en l IJSS nette (après prélèvement CSG/RDS) Cliquez sur le bouton «Paie à l envers» Indiquez le numéro du module (incidence IJSS) qui sera utilisé pour le calcul du salaire brut. Précisez le montant du salaire net puis cliquez sur validation traitement. Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 11

12 Calcul avec maintient du salaire brut Saisir en l IJSS brute (avant prélèvement CSG/RDS) Saisir en l IJSS nette (après prélèvement CSG/RDS) Cliquez sur «Calcul» Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 12

13 Les congés payés L actualisation des compteurs salariés doit s effectuer au niveau des fiches de renseignements sur l onglet congés : Jours congés acquis : du 1er juin de l année passée au 31 mai de l année en cours. Jours en cours d acquisition : du 1er juin de l année en cours au 31 mai de l année suivante. Congés pris : jour de congés pris dans l année. Le nombre de jours de congés attribué par mois peut être de 2,5 ou de 2,08 jours : Congés payés au 30 ème 5 semaines * 6 jours / 12 mois = 2,5j par mois. Congés payés au nombre de jours ouvrés 5 semaines * 5 jours / 12 mois = 2,08j par mois. Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 13

14 Dans le traitement des salaires, utilisez la rubrique pour saisir le nombre de jour de congés pris par le salarié sur la période. Vous pouvez saisir les dates dans la zone «jour(s) détail». Le calcul effectué est le suivant : ((((Salaire mensuel * 12) / 52 semaines) * 5 semaines) / 30) * nbre de jours de congés pris Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 14

15 Attestation Assedic permanents Pour éditer les attestions Assedic des permanents, vous devez rentrer dans la fiche de renseignements et cliquer sur le bouton «Réédition et outils» Ensuite cliquez sur le bouton «Attestation Assedic feuille jaune» Pour remplir l attestation, plusieurs éléments sont indispensables et obligatoires : Onglet renseignements généraux Employeur Nombre total de salariés (zone obligatoire) : A indiquer lors de l émission de la première attestation, ce paramètre est ensuite mémorisé. Organisme : GARP ou centre de recouvrement d Annecy Numéro Organisme (zone obligatoire) :N d affiliation de l organisme, si l organisme est le centre de recouvrement, cette zone est alimentée par le champ «n affiliation Assedic» qui se trouve dans le paramétrage du dossier. Si l organisme sélectionné est le GARP, vous devez indiquer le n de la caisse. A saisir lors de l émission de la première attestation, ce paramètre est ensuite mémorisé. Salarié Niveau de qualification : Cadre, profession intermédiaire Employé non qualifié Employé qualifié Ouvrier non qualifié Ouvrier qualifié. Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 15

16 Ces qualifications sont définies par l UNEDIC, lors du traitement, le programme affiche automatiquement le niveau de qualification en tenant compte des éléments renseignés dans la fiche salarié. Lien de parenté : Oui ou Non. En cas de lien de parenté, vous devez impérativement précisez ce lien (Conjoint, enfant, ). Emploi Préavis : Aucun : pas de préavis (fin de CDD par exemple) Effectué : Vous devez alors indiquer la date de début et la date de fin du préavis. Non effectué payé : Vous devez indiquer la date de début et la date de fin du préavis Non effectué non payé : Vous devez indiquer la date de début, la date de fin et le motif de non paiement du préavis. Date de notification : Indiquer dans cette zone la date à laquelle la démission ou le licenciement a été notifié. Catégorie emploi particulier : Néant (pas de catégorie d emploi particulier) Intérimaire, Intermittent, Travailleur à domicile, Expatrié, Employé de maison Autre : autre catégorie d emploi particulier. Dans ce cas vous devez renseigner la catégorie dans la rubrique «Précisez» Catégorie contrat particulier : Néant (pas de contrat particulier) Apprentissage Orientation Qualification Adaptation Emploi solidarité Autre : dans ce cas vous devez impérativement renseigner le type de contrat particulier dans la rubrique «Précisez». Statut particulier : Néant (pas de statut particulier) Gérant, Administrateur/PDG/DG Membre/Président du directoire Membre du conseil de surveillance Président d une association Membre d un GIE Associé/Actionnaire Autre : vous devez impérativement renseigner le statut particulier dans la rubrique «Précisez». Horaire de l entreprise : Horaire Hebdomadaire, cette zone est à renseigner lors de l émission de la première attestation. Ce paramètre est ensuite mémorisé. Horaire de travail du salarié : Horaire Hebdomadaire, si celui-ci est différent de l horaire hebdomadaire de travail de l entreprise, vous devez en préciser le motif (temps partiel,.). Onglet Rupture du contrat de travail Motif de rupture du contrat de travail Motif : Sélectionnez le motif de la rupture du contrat de travail (licenciement, fin de CDD, démission, ). Pour les cas «Licenciement pour autre motif», «Autre motif» et «Démission», vous devez impérativement préciser le motif de rupture du contrat de travail ou de la démission. Salarié licencié dans le cadre d un plan social : Oui ou Non Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 16

17 Date 1 ère présentation plan : Cette zone n est active que si vous avez répondu Oui à «Salarié licencié dans le cadre d un plan social» Convention FNE : Oui ou Non. Cette zone n est active que si le salarié est âgé de 55 ans ou plus. Refus adhésion à la convention : Oui ou Non. Zone active que si le salarié est âgé de 55 ans ou plus et si vous avez répondu Oui à «L entreprise avait elle conclue une convention FNE». Chômage total sans rupture du contrat de travail Demande d alloc. à la DDTE : Oui ou Non Période indemnisée du : Date début de période. Période indemnisée au : Date fin de période. Date de reprise prévue : Date de reprise prévue de l activité. Ces trois rubriques sont actives et obligatoires si vous avez répondu Oui à la question «Avez-vous demandé les allocations de chômage partiel à la DDTE». Avance du Fonds National de Garantie des Salaires (F.N.G.S.) Une avance de FNGS a-t-elle été perçue : Oui ou Non. Onglet Détail des salaires Dossier supplémentaire (N-1) : Indiquer le cas échéant le chemin de votre dossier de paye de l exercice précédent. Salaire des 12 mois : Cliquez sur le bouton afin d afficher le détail des salaires des 12 derniers mois. Il est néanmoins possible de modifier les données ou d en faire manuellement la saisie. Onglet Détail du dernier bulletin Détail de la dernière paye Les zones «Période du», «Au», «Payé le», «Nombre heures», «Salaire brut» et «Précomptes» ne sont à alimenter que si le dernier bulletin a été versé après le dernier mois civil indiqué dans le tableau des 12 derniers mois précédents le dernier jour travaillé et payé Les champs «Indemnité compensatrice de congés», «Nombre de jours ouvrables», «Indemnité compensatrice de préavis», «Motif de non versement», «Indemnité de fin de contrat», «Indemnité de départ à la retraite», «Indemnité légale de licenciement», «Indemnité spéciale de licenciement», «Indemnité supplémentaire de licenciement» et «Indemnité transactionnelle» correspondent aux indemnités versées à l issue du solde de tout compte. Motif de non versement : En cas de non paiement de l indemnité compensatrice de préavis, indiquer le motif Transaction en cours : Oui ou Non Primes ou indemnités de périodicité différente du salaire mensuel Du : Période début de la prime Au : Période fin de la prime Payé le : Date de paiement de la prime Nature de la prime : 13 ème mois, prime exceptionnelle, prime de bilan Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 17

18 Si vous avez cliqué au préalable sur le bouton et effectué le paramétrage (que nous vous détaillons après), les éléments de cet onglet sont déjà pré remplis. Ils sont néanmoins modifiables ou vous pouvez également en faire une saisie manuelle. Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 18

19 Onglet Organismes de retraite ARRCO : Sélectionner votre caisse ARRCO. Si l adresse de cet organisme est renseignée dans le paramétrage des Organismes, les éléments s afficheront automatiquement. Dans le cas contraire, vous devrez les saisir manuellement (cette zone est obligatoire pour les non cadres et les cadres). AGIRC : Sélectionner votre caisse AGIRC. Si l adresse de cet organisme est renseignée dans le paramétrage des Organismes, les éléments s afficheront automatiquement. Dans le cas contraire, vous devrez les saisir manuellement (cette zone est obligatoire pour les cadres). Le paramétrage Afin de récupérer automatiquement le montant des indemnités, il est nécessaire de paramétrer les modules à prendre en compte. Les modules types existants dans le noyau sont déjà pré paramétrés, toutefois si vous avez inséré dans votre plan de paye des rubriques spécifiques (indemnité transactionnelle, indemnité départ à la retraite, ) il convient de les indiquer. Cliquez sur le bouton, vous obtiendrez l écran suivant : Indiquer dans les rubriques d indemnités, le numéro (ou la racine) des modules attribués à ces indemnités. Attention les champs «Module de brut» et «Module Assedic» ne doivent pas être changés. Correspond aux rubriques que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau «Primes ou indemnités de périodicité différentes au salaire mensuel». Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 19

20 Modules à ignorer : jours réels», Correspond aux modules tels que «Nombre de jour de présence», «nombre de Studio V1.04E et plus / Xotis 2000 page 20