Les nouveautés de Word et Office XP Saisie, correction et gestion efficaces de document

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1 Chapitre 1 Les nouveautés de Word et Office XP Office XP : c est nouveau Compatibilité des formats de fichiers Sobriété du nouveau design d Office Zones de tâches du volet Office Des liens intelligents : les balises actives Presse-papiers Options de recherche et de remplacement SharePoint et fonctions en équipe Fonctions réseau et sécurité de données Nouvelle aide directe Gestion des images cliparts et des fichiers graphiques Compression des images Les nouveautés de Word Sélection multiple Fonction de correction automatique Fonction de notes de bas de page Contrôle de format Mise en forme Modèles de listes et de tableaux Création des styles Filigrane Diagramme Fonction de traduction Nombre de mots : compteur et barre d outils Fonction de révision Fonctionnalités multiutilisateurs Gestion de fichier Fonction de restauration de nouveaux documents Nouvelles options de personnalisation de Word Chapitre 2 Saisie, correction et gestion efficaces de document Les nouvelles aides Édition grâce à la sélection multiple Traduction sans dictionnaire Saisie et édition de documents Gestion de contacts avec les balises actives Accès aux commandes à l aide du volet Office Zone de tâches dans le volet Office Afficher et masquer la zone de tâches Zones de tâches disponibles Travailler dès le départ de manière efficace Utiliser le Presse-papiers étendu Menu contextuel étendu Adapter les barres d outils et de menus Nouvelle gestion de documents Ouvrir des documents via le volet Office... 58

2 Créer des documents standard via le volet Office Créer un document sur la base d un modèle de document Créer un document sur la base d un document Nouvelles options de sauvegarde et de récupération Enregistrer des documents en local et sur le réseau Modifier le dossier d enregistrement par défaut Copies de sauvegarde de fichiers Enregistrer et ouvrir des documents sur Internet Enregistrer dans un dossier web Enregistrer sur un serveur FTP Créer des copies de sauvegarde Sauvegarde automatique de contenus de documents Chapitre 3 Documents pour une utilisation professionnelle quotidienne Utiliser les nouvelles aides de mise en forme Supprimer la mise en forme Vérifier la mise en forme Appliquer la mise en forme du texte voisin Mise en forme avec le volet Office Mettre en forme des rapports Types de rapport Contenus de rapport Mise en forme de rapport Mise en forme de l en-tête de rapport avec des tabulations ou la fonction de tableau Mise en forme du corps du compte rendu avec la fonction de tableau ou de retraits Créer une liste Créer une liste de prix bien organisée Une énumération simple Énumération avec des puces graphiques Planification de projet sous la forme de liste numérotée Définir une liste numérotée à deux chiffres Personnaliser un ordre du jour sous forme de liste numérotée Format de numérotation personnalisé Réaliser une mise en page simple Mettre en forme un rapport commercial Adapter la mise en page Configurer en-tête et pied de page Configurer des en-têtes et des pieds de page pour pages paires et impaires... 86

3 Symétrie des en-têtes et pieds de page Alignement des en-têtes Numérotation de pages Numéros de pages simples dans le pied de page Impression recto verso Écrire une lettre selon la norme DIN Insérer une date selon la norme DIN Écrire un courrier non formaté ou prédéfini Réaliser un courrier sans mise en forme Réaliser un courrier professionnel avec bloc d information et numérotation de page En-tête de lettre avec logo Ajouter le champ d adresse Insertion et positionnement des marques de pliage Réaliser une lettre professionnelle de plusieurs pages numérotées Chapitre 4 Fonctions automatiques Vérification automatique de l orthographe et de la grammaire Vérification rapide par double clic et menu contextuel Exclure des sections de la vérification d orthographe et de grammaire Désactiver la vérification de certaines sections Définition d un dictionnaire personnel Créer un dictionnaire personnel Coupure automatique de mots Coupure de mots adaptée Coupure de mots manuelle Exclure des paragraphes de la coupure de mots Insertion, correction et saisie automatiques La fonction de saisie semi-automatique Construction d un fichier avec insertions automatiques Utilisation de l insertion automatique Spike Des corrections automatiques personnalisées pour la correspondance quotidienne Remplacer une abréviation par le nom de votre société Enregistrer le logo de la société comme entrée de correction automatique Adapter la fonction de mise en forme automatique Désactiver les liens hypertextes automatiques Mise en forme manuelle des listes à puces Désactiver la mise en forme automatique des titres

4 4.4 Synthèse automatique d un rapport d expert Utilisation pratique des champs Évaluation et certificat Calcul avec champs et formules Insérer les champs d invite Mise en forme de champs de texte et de formules Automatiser la gestion de dossiers à l aide de champs Inclure les propriétés directement dans le document concerné Chapitre 5 Tableaux et tabulations Méthode la plus rapide Alignement rapide avec une tabulation standard Définir un tableau avec des tabulations sur la règle Définir et modifier des tabulations sur la règle Utilisation de tabulations personnalisées Fixer les positions de tabulations dans la boîte de dialogue Construire un tableau avec des tabulations verticales Insérer des lignes verticales par la boîte de dialogue Mettre en forme un tableau avec des points de suite Mettre en forme un planning Organiser des données et des objets avec une grille de tableau Règle de construction de tableau Barre d outils Tableaux et bordures Construire des tableaux à l aide de boutons ou de commandes Créer un formulaire de commande avec des cellules fusionnées Mise en forme automatique ou manuelle de tableaux Mise en forme automatique Fixer manuellement la taille, la position du tableau et l habillage du texte. 170 Orientation verticale du contenu de la cellule Mise en forme d autocollants Combiner, transformer et convertir tableaux et tabulations Transposer une grille de tableau en tabulations Convertir des colonnes de texte en tableau Insérer des tabulations dans les cellules de tableau Fonctions de tri Classement d une liste de numéros de téléphone Tri de liste par clic de souris grâce aux macros

5 5.7 Gestion de grands tableaux Impression de longs tableaux Gérer les sauts de page dans les tableaux Configurer les paramètres des tableaux standard Chapitre 6 Styles et mises en forme, modèles de document, formulaires et imprimés Utiliser des styles prêts à l emploi Créer, modifier et gérer les styles Créer un style à partir d un exemplaire Créer un style sans exemplaire Créer un style basé sur un modèle existant Modifier un style Création d un modèle de questionnaire pour un sondage Lier des styles Copier, supprimer et renommer des styles Imprimer la liste des styles Modèles de document et lettres types Personnalisation de modèles de document Créer un modèle de document de plusieurs pages avec des marges différentes Créer une police par défaut Définir un interlignage Personnalisation du modèle Télécopie contemporaine Utilisation de modèles de document Création de nouveaux modèles de document Création de modèles pour la correspondance d entreprise Création d un papier à en-tête Création d un modèle de message électronique Création de cartes de visite professionnelles Utilisation de modèles de document personnalisés Modification d un modèle de document Créer et utiliser des modèles de document pour le travail en équipe Définition d un dossier pour les modèles de groupe Enregistrer un modèle de document en lecture seule Imprimés et formulaires Création de formulaires imprimés dans Word : notice Réalisation de formulaires électroniques Conception de formulaires Exemple de formulaire électronique : un mémo téléphonique

6 Remplir des imprimés avec Word Interrogation et positionnement automatique des champs pour un formulaire de virement Chapitre 7 Images et éléments graphiques Cliparts et fichiers graphiques Utilisation du volet Insérer une image clipart Accès à des cliparts sur le Web Utilisation de la Bibliothèque multimédia Microsoft Une invitation à l inauguration d un magasin Insertion et liaison de fichiers graphiques Création d un bon d achat Récupération de texte ou d images à partir d un scanner ou d un appareil numérique Insertion d images par le Presse-papiers Modification d images avec la barre d outils ou par le menu Les fonctions de dessin et les formes automatiques de Word Utilisation des zones de dessin La barre d outils Zone de dessin Utilisation de la barre d outils Dessin Utilisation des formes automatiques Le design avec WordArt Insertion d un objet WordArt Une attestation de stage Insertion de diagrammes ou d organigrammes Chapitre 8 Outils de mise en forme Mise en forme automatique avec les thèmes Application et apparence des thèmes Activation d un thème Suppression ou remplacement d un thème Définition d un thème par défaut Mise en forme professionnelle de caractères et de paragraphes Effets spéciaux pour la police de caractères Espacement entre caractères Crénage Utilisation du crénage dans une affiche Petites majuscules Un communiqué de presse à l aspect professionnel Lettrines

7 8.3 Espacements et positions Contrôle précis des espaces entre paragraphes par des commandes Positionnement absolu ou relatif du texte Présentation publicitaire d un produit avec zones de texte Mise en page sur plusieurs colonnes Modification du nombre de colonnes Plusieurs sections sur une page avec saut de section continu Création de colonnes multiples avec le bouton Colonnes Boîte de dialogue Colonnes Insertion automatique ou manuelle d un saut de colonne Égalisation de la longueur des colonnes Une lettre d information d entreprise Bordures, traits et trames de fond Bordures et lignes d encadrement Options pour les lignes de bordure Bordures de page Définition de bordures pour certaines pages seulement Une brochure publicitaire professionnelle Chapitre 9 Édition de documents longs Les affichages Word dans les documents longs Adapter les affichages Utiliser les affichages Piloter la taille d affichage du texte Naviguer dans les documents longs La barre d état comme aide à la navigation Navigation en affichage Explorateur de document La barre de défilement Déplacement à l aide de signets ou de la fonction Atteindre Mise en forme et impression pour les documents longs Mise en page pour une impression recto verso Impression des documents longs Mise en page et impression d une brochure pliée Plan, titres et explorateur de document Le mode Plan Développement du concept en mode Plan Numérotation et mise en forme du plan Impression du plan Création d un plan pour une analyse de client Naviguer dans le plan

8 9.5 Document maître et sous-documents Création du document maître Création d un sous-document Insertion de fichier comme sous-document Suppression d un sous-document Insertion d index, de table des matières ou de numérotation de pages dans un document maître Travailler avec des sections et des chapitres Qu est-ce qu une section? Insertion d un saut de section Insertion d un saut de section à l aide d une macro Intégration de la numérotation des sections ou des chapitres dans celle des titres En-tête, pied de page et numérotation des pages Numérotation standard des pages Numérotation de page personnalisée Numérotation des pages selon la norme DIN En-têtes et pieds de page globaux En-tête et pied de page spéciaux Agencer un document avec des chapitres Contrôle des sauts de page Insertion ou suppression de saut de page manuel Pilotage des sauts de page par des commandes Index, table des matières et légendes Table des matières Table des mots-clés :l index Actualisation de l index ou de la table des matières Légender des objets Créer d autres tables à partir de légendes d objets Notes de bas de page Insertion d une note de bas de page Modification et suppression de note Insertion et gestion de notes de fin Rechercher et remplacer Fonction de recherche Fonction Remplacer Insertion de renvois Le rapport d entreprise Marges et marges de reliure En-tête et pied de page Insertion du numéro de page et du nombre de pages Styles de titre pour structurer le document Contrôle des sauts de page Insertion des notes de bas de page Création automatique de la table des matières Création automatique d une table des figures

9 Chapitre 10 Échange de données dans et en dehors d Office La solution la plus rapide : Drag and Drop et Presse-papiers Échange de données par Drag and Drop Échange de données par le Presse-papiers Importer et exporter des données et des documents Réunir différents textes Insérer un document de texte dans un document Word Insérer et lier un passage d un document de texte Insérer un texte non formaté Actualiser des textes liés Insérer des tableaux et graphiques en provenance d Excel Créer des tableaux Excel dans Word Importer un tableau Excel dans Word Insérer un graphique Excel dans un document Word Lier des objets Excel avec des documents Word Éditer des tableaux Word dans Excel Éditer des tableaux Excel dans Word Formulaire de facture avec tableau Excel intégré Word et Access Un publipostage avec une table Access comme source de données Échange d enregistrements individuels par le Presse-papiers Exporter une source de données Word vers Access Publipostage pour nos clients à partir d une base de données Access Word et PowerPoint Plan Word comme base d une présentation Envoyer une présentation PowerPoint dans un document Word Utiliser un plan Word dans une présentation PowerPoint Des données dans et depuis d autres programmes de traitement de texte Enregistrer et ouvrir des fichiers d autres programmes de traitement de texte Importer et exporter plusieurs fichiers avec l assistant d importation Éditer les liaisons Pages web-document Word et inversement Ouvrir une page web dans Word Format web et format Word Enregistrer un document Word en tant que page web Chapitre 11 Lettre type et autres documents de fusion et publipostage Le document principal Listes d adresses et sources de données Créer, gérer et éditer un document de publipostage

10 La barre d outils Fusion et publipostage Création d un publipostage Rédiger la lettre Créer le document principal de fusion Créer la source de données Filtrer et sélectionner la source de données Gérer les listes d adresses et les sources de données dans Word Modifier la structure des champs Éditer les enregistrements Publipostage par ou télécopie Listes, étiquettes et enveloppes Imprimer des étiquettes Imprimer des enveloppes Créer des listes (répertoires) Publipostage sous condition Insertion de mots-clés Mot-clé Demander Mot-clé Remplir Mot-clé Si... Alors... Sinon Un seul mot-clé pour trois titres différents Édition des champs Si... Alors... Sinon Des lignes et des paragraphes dans des insertions de texte conditionnelles Mot-clé N enregistrement de fusion Mot-clé N séquence de fusion Mot-clé Suivant Mot-clé Suivant si Mot-clé Définir signet Mot-clé Sauter l enregistrement si Chapitre 12 Word comme éditeur de télécopies, de messagerie et de pages web Envoyer des télécopies depuis Word Word comme éditeur d Définir les options de messagerie Rédiger un nouveau message électronique Envoyer un document comme corps d Envoyer un document comme pièce jointe Envoyer un document Word à une liste de diffusion Envoyer une invitation à une réunion par Avec Word sur Internet ou l Intranet Ouvrir une page web dans Word Utiliser la barre d outils Web pour surfer sur l Intranet ou Internet Définition et ouverture de la page de démarrage Définir la page d accueil d une société comme page de démarrage. 507 Définition et ouverture de la page de recherche

11 Accès rapide par les Favoris Publication web avec Word Définir les options web Définir la résolution cible Codage et polices Mode Web et Aperçu de la page Web Assistant Pages Web Utiliser l Assistant Pages Web Enregistrer des pages web Saisir et formater le texte des pages web Créer la carte de visite de votre entreprise Insérer des images dans les pages web Insérer une image d arrière-plan Créer des effets spéciaux pour les pages web Insérer un clip vidéo Insérer un fond sonore Enregistrer et insérer un message de salutations Insérer un texte défilant Insérer des liens hypertextes pour les textes, les boutons et les images. 528 Créer une table des matières automatique pour la page web Réaliser une page web avec des cadres Votre site d entreprise dans un jeu de cadres Insérer des tableaux web Agencer un formulaire web avec Word Créer un formulaire web pour les réservations Publier le site sur un serveur FTP Chapitre 13 Utiliser Word en équipe Créer et utiliser des sites web d équipe avec SharePoint Édition commune d un même document Activer/désactiver la fonction de révision Configurer la fonction de révision Insérer divers commentaires Révision d un concept publicitaire Fonctions de comparaison de textes Comparer deux textes

12 Travailler avec des versions de fichier Fonctions de sécurité et de protection Protéger les documents Travail en équipe virtuel Liens hypertextes dans le réseau d entreprise Insérer un lien hypertexte vers un document Office sur un lecteur réseau. 577 Conférence en ligne Chapitre 14 Les macros au quotidien Qu est-ce qu une macro? La boîte de dialogue Macros Enregistrer et exécuter une macro Enregistrer et nommer une macro Exécuter une macro Exemple de macro insérant le numéro de la page active et la date Fonction de protection contre les macros Chapitre 15 FAQ et trousse de secours Utiliser les ressources Internet comme source d aide Base de données d aide de Microsoft Newsgroups Word Questions les plus fréquentes (FAQ) Exemple de recherche de solution Problèmes d installation Vérification de l espace disque Installation ultérieure Réparation automatique Bugs connus de Word et solutions Problèmes courants Les sources d erreur dans les tableaux et les tabulations Problèmes avec les éléments graphiques Éviter les sources d erreur dans les fusions et publipostages Créer des documents en ligne Chapitre 16 Index