Configurer Microsoft Outlook Integration pour Instant Scheduler (suite)

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1 Guide de l utilisateur Verizon Net Conferencing : Microsoft Outlook Integration pour Instant Scheduler Conférences Web instantanées et Instant Meeting Verizon Business propose aux organisateurs de réunions un outil de programmation évolué compatible avec Microsoft Outlook. Instant Scheduler intègre des fonctions Microsoft Office qui permettent aux organisateurs de recourir à de nouveaux raccourcis dans le cadre de la programmation d audioconférences Instant Meeting. Caractéristiques : Création de rendez-vous Microsoft Outlook associés à des audioconférences Instant Meeting et des conférences Web instantanées. Ces rendez-vous peuvent être associés à des informations détaillées sur la réunion : o numéro de téléphone des participants ; o adresse URL à laquelle les participants seront invités à accéder en vue d entrer les données permettant à la passerelle de les rappeler ; o page Web recensant la liste complète des numéros de téléphone ; o adresse URL permettant de se joindre à une conférence en ligne quand elle est programmée. Envoi d invitations à la réunion via Microsoft Outlook. Adresse URL pour les organisateurs permettant à la passerelle de les rappeler. Possibilité d initialiser Web Moderator, une application Internet donnant aux organisateurs une visibilité sur leurs appels Instant Meeting. Si vous choisissez de télécharger ce complément, une nouvelle barre d outils viendra s ajouter à Outlook. Configurer Microsoft Outlook Integration pour Instant Scheduler -- Conférences Web instantanées et Instant Meeting Accédez au site Sélectionnez Outils pour organisateurs, puis Outlook Instant Scheduler Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque : si vous ne disposez pas d un identifiant de connexion et d un mot de passe Gestion de mes réunions, cliquez sur le lien Inscription et suivez simplement les instructions qui s affichent.) Renseignez le formulaire et cliquez sur Continuer. Prenez connaissance de la configuration système requise et des conditions générales. Cliquez sur Télécharger. Lisez et acceptez l accord d exportation. 1

2 Configurer Microsoft Outlook Integration pour Instant Scheduler (suite) Une fois installé le complément Microsoft Outlook, un bouton Verizon Conferencing s affiche sur votre bureau Outlook. Sélectionnez Préférences. Définissez vos préférences et cliquez sur OK. Programmer une réunion Sélectionnez le type de conférence Web instantanée ou une combinaison Instant Meeting (audioconférence)/conférence Web instantanée. Sélectionnez Programmer une réunion. 2

3 Inviter des participants Sélectionnez A, ce qui ouvre votre carnet d adresses Outlook. Sélectionnez les participants et cliquez sur OK. Sélectionnez Envoyer. 3

4 Le participant accepte l invitation à la réunion Une invitation sera envoyée vers la boîte de réception Outlook des participants et de l organisateur. Cliquez sur Accepter. La réunion est alors ajoutée à votre calendrier Outlook. Ann Smith Dan Jones Démarrer une réunion à partir du module Reminder À partir du module Meeting Reminder, sélectionnez le type de réunion que vous souhaitez démarrer et sélectionnez Démarrer une réunion. Vous pouvez choisir de lancer une audioconférence Instant Meeting, une conférence Web instantanée (Live Meeting ou WebEx) ou les deux. Audioconférence : le statut Démarrer une réunion s affiche. o Sélectionnez Démarrer Web Moderator pour ouvrir Web Moderator. Conférence Web : lisez et acceptez les conditions générales de la conférence Web et sélectionnez Continuer. o Votre conférence Web Live meeting ou WebEx va démarrer. 4

5 Démarrer une réunion à partir du module Reminder (suite) Wanda Live Meeting Wanda Copper WebEx Démarrer une réunion à partir de la page Gestion de mes réunions Sélectionnez Gestion de mes réunions. Sélectionnez Conférence Web instantanée et choisissez le type de réunion. Sélectionnez Démarrer une réunion. Lisez et acceptez les conditions générales de la conférence Web et sélectionnez Continuer. Lancez l audioconférence Instant Meeting depuis la console Net Conference (Live Meeting uniquement) ou depuis la console Gestion de mes réunions. 5

6 Démarrer une réunion à partir de la page Gestion de mes réunions (suite) Vous pouvez démarrer l audioconférence depuis la console Net Conference Quelques conseils concernant les présentations Téléchargez les diapositives à l avance Répétez la présentation Munissez-vous d un agenda et d une checklist Menez la réunion dans une pièce au calme Utilisez un casque afin de garder les mains libres Utilisez des sondages pour retenir l attention des participants Utilisez l outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l interaction entre vous Utilisez l outil d annotation afin d améliorer votre présentation Contact Pour bénéficier d une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) Notre adresse électronique : nettech@verizonbusiness.com. Si vous souhaitez vous entretenir avec un interlocuteur sans délai, contactez un spécialiste en conférences. Pour programmer ou modifier une réservation, appelez votre centre de réservation le plus proche. États-Unis : Europe : Hong Kong : Japon : Australie : Singapour : Verizon. Tous droits réservés. UG-Instant Net -- Instant Scheduler avec Microsoft Outlook Integration 11/08 Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans qui identifient les produits et les services de Verizon sont des appellations commerciales, des noms de services ou des marques et marques de services déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, et Microsoft Office Live Meeting sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres noms de marques et de services appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 6