12 CONTACTS. Exportation et développement Canada

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1 GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS Nous vous remercions d avoir assuré vos comptes clients auprès d EDC. Il vous est maintenant possible d accorder du crédit à vos clients tout en vous protégeant contre une gamme de risques commerciaux et politiques. Nous sommes heureux de pouvoir ainsi appuyer la croissance de vos ventes à l étranger. title

2 TABLE DES MATIÈRES 03 QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D ASSURANCE 05 DÉTERMINATION DE L ASSURABILITÉ DE VOS ACHETEURS 06 DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES 07 MODES DE PAIEMENT 08 GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE 09 PRÉSENTATION D UNE DEMANDE D INDEMNISATION 10 LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS 11 PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE 12 CONTACTS 2

3 QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D ASSURANCE Que couvre l Assurance comptes clients? L Assurance comptes clients d EDC couvre jusqu à 90 % de vos pertes si votre acheteur ne paie pas. Vos contrats de vente peuvent être assurés contre une éventail de risques commerciaux et politiques, notamment : la faillite de votre acheteur; le défaut de paiement de votre acheteur; le refus de votre acheteur de prendre livraison des marchandises (à condition que vous ayez respecté les modalités du contrat); l annulation du contrat avant l expédition des marchandises (à condition que vous ayez une assurance préexpédition); les retards dans les paiements causés par le blocage des fonds ou par des difficultés de transfert; la guerre ou des troubles civils dans le pays de votre acheteur ou dans d autres pays qui touchent le pays de votre acheteur; l annulation ou le non-renouvellement de permis d exportation ou d importation. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS 3

4 Vos obligations aux termes de la police Pour être couvert, vous devez : veiller à ce que tous les contrats de vente soient admissibles à la couverture en déterminant la solvabilité de votre acheteur à la date de l expédition ou de la vente; déclarer vos ventes admissibles et payer la prime correspondante; prendre les mesures nécessaires pour prévenir et réduire les sinistres. Composantes d une police Les documents suivants font partie de votre police (d autres documents peuvent aussi en faire partie, notamment les approbations de crédit et la proposition) : 1. Conditions générales de la police 2. Certificat de couverture : énonce les particularités de votre police, dont la date d entrée en vigueur, la devise et la responsabilité maximale. 3. Ttableau des pays (Peut faire partie du CERTIFICAT de couverture) : précise les pays où vos acheteurs doivent se trouver pour que la couverture soit valide, les modalités de paiement maximales et les taux de primes correspondants. C est ce tableau que vous devez consulter pour déterminer si vos pays comportent des restrictions. 4. Ttableau de gestion du crédit (s il y a lieu) : indique les méthodes que vous pouvez employer afin d établir une limite de crédit pour chacun de vos clients et vos obligations en ce qui a trait aux comptes en souffrance. 5. avenants (s il y a lieu) : modifient les conditions de votre police. 4

5 DÉTERMINATION DE L ASSURABILITÉ DE VOS ACHETEURS Pour que votre police d assurance soit valide, vous devez déterminer la solvabilité de vos acheteurs. Le Tableau de gestion du crédit indique les diverses façons d établir une limite de crédit pour vos acheteurs (c est-à-dire le montant maximal de sinistre par acheteur qui sera couvert). Comment établir la limite de crédit pour un acheteur Vous pouvez vérifier la solvabilité de l acheteur en utilisant votre limite de crédit discrétionnaire (reportez-vous à la section 1 du Tableau de gestion du crédit de votre police). Si vous devez établir une limite de crédit dépassant votre limite de crédit discrétionnaire ou si vous ne pouvez pas établir de limite pour un acheteur au moyen des méthodes présentées dans le Tableau de gestion du crédit, vous pouvez demander une approbation de crédit à EDC. Veuillez alors fournir toute information qui pourrait nous être utile, comme un rapport de solvabilité, des états financiers ou des références commerciales. Il n y a pas de frais associés aux approbations de solvabilité d EDC. Cependant, lorsque votre acheteur ne figure pas dans notre base de données, nous devrons peut-être obtenir un rapport de solvabilité avant de pouvoir prendre une décision. Vous pouvez nous soumettre le rapport vous-même ou EDC en commandera un; dans ce dernier cas, nous vous facturerons le rapport. Vous pouvez demander une approbation de crédit à EDC de trois façons. En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d assurance comptes clients, vous pouvez demander et obtenir rapidement en ligne des approbations de crédit pour vos acheteurs. Le Centre peut approuver les demandes d approbation de crédit très rapidement. En effet, près de la moitié des demandes sont approuvées sur-le-champ, les autres étant acheminées de manière électronique à un souscripteur afin qu il y donne suite. Les frais, si applicables, sont réduits de 25 % si vous demandez le rapport de solvabilité par l entremise d EDC en Direct. Pour accéder à ce site, communiquez avec votre souscripteur ou appelez le Service d assistance d EDC en Direct au , en semaine, de 7 h à 17 h 30 HE. Par TÉLÉCOPIEUR Remplissez une demande d approbation de crédit, dont un exemplaire est joint à votre police, et télécopiez-la au Par téléphone Pour joindre votre souscripteur, composez son numéro sans frais. Il nous arrive de découvrir que nous ne pouvons pas assurer les ventes effectuées à un acheteur donné et, ce faisant, de l exclure de la couverture de votre police. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas expédier de marchandises à ce client. Si vous le faites, ces expéditions ne seront pas assurées et vous n aurez pas à payer de primes pour ces ventes. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS 5

6 DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES Déclaration de vos ventes et paiement des primes Pour être assuré, vous devez déclarer vos ventes à crédit et payer les primes applicables. Informer EDC de la valeur de vos ventes dans chacun des pays et payer les primes correspondantes constituent deux de vos obligations les plus importantes aux termes de la police. Processus de déclaration Vous pouvez déclarer vos ventes de deux façons. En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d assurance comptes clients, vous pouvez faire vos déclarations en ligne. Grâce à ce service en ligne, vous pouvez également : demander l ajout de pays ou de nouvelles modalités de paiement à votre police; présenter une nouvelle déclaration ou une déclaration supplémentaire, y ajouter des pays ou des modalités de paiement; consulter vos déclarations et vos relevés de compte des 12 derniers mois; examiner votre relevé de compte en temps réel et générer vous-même votre facture. Par la poste Si vous êtes incapable de présenter vos déclarations en ligne ou préférez ne pas le faire, vous pouvez demander qu EDC vous envoie de la documentation par la poste. Cette documentation comprend une facture, un relevé de compte et un formulaire de déclaration qui énumère les pays où vous effectuez des ventes et les taux de primes correspondants. Pour remplir le formulaire de déclaration, il vous suffit de suivre les instructions qui l accompagnent. Chaque mois, vous devez déclarer toutes les ventes à crédit (c est-à-dire non réglées d avance) dans tous les pays au cours de la période de déclaration (sauf les ventes effectuées à des acheteurs ou dans des pays qui sont exclus de la police). Si vous avez une couverture pour les ventes au Canada, vous devez nous fournir une ventilation par province et payer la taxe de vente provinciale applicable sur la prime, conformément aux exigences des autorités fiscales. 6

7 Comment établir votre facture En ligne Lorsque vous présentez vos déclarations en ligne, le système calcule automatiquement la prime pour vous et l ajoute à votre relevé de compte et à votre facture. Il suffit d inscrire le montant de votre paiement dans la case indiquant la somme payée et d imprimer le tout. Par la poste Si vous ne présentez pas vos déclarations en ligne, ajoutez votre prime totale à payer au solde de fermeture de votre relevé de compte. (Si votre solde de fermeture est créditeur, vous n avez qu à soustraire ce montant de la prime totale à payer.) MODES DE PAIEMENT Au moyen des services bancaires en ligne Vous pouvez utiliser les services bancaires en ligne de votre banque pour payer vos primes et vos frais d administration. Vous n avez qu à indiquer le numéro de compte figurant sur votre facture et votre relevé de compte pour effectuer un paiement en dollars canadiens. Veuillez noter que si vous optez pour les services bancaires en ligne, vous ne pouvez payer qu en dollars canadiens. Nom du bénéficiaire : Pour un complément d information sur ce mode de paiement, allez à EDC en Direct, l espace protégé du site Web d EDC à l usage exclusif de ses clients. Consultez la section Contacts à la fin du guide pour en apprendre davantage sur EDC en Direct. Par chèque Imprimez ou faites une copie de votre facture. Libellez votre chèque à l ordre d Exportation et développement Canada. Inscrivez votre numéro de police sur le chèque. Postez votre chèque avec votre facture. Si vous ne faites pas vos déclarations en ligne, joignez une copie de votre formulaire de déclaration à votre facture et votre chèque. Veuillez poster votre chèque à l adresse suivante : 150, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 1K3 GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS 7

8 GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE Les acheteurs ne paient pas toujours à la date d échéance de la facture. Or, nous savons que plus le retard de paiement est long, plus vous courez le risque de subir un sinistre. Nous vous encourageons donc à intervenir rapidement. Aux termes de votre police, vous avez la responsabilité de surveiller tout compte en souffrance et de déclarer mensuellement à EDC les créances de plus de $. Si vous désirez qu EDC vous aide à recouvrer des créances de moindre valeur, il est possible de les déclarer aussi. Un compte en souffrance peut être signalé et géré en ligne auprès du Centre d assurance comptes clients (RIC) d EDC en Direct. Consultez la section Contacts à la fin du guide pour en apprendre davantage sur EDC en Direct. EDC est là pour vous aider à atténuer les risques associés à la vente de vos produits et services à l étranger. Lorsque vous déclarez vos comptes en souffrance, nous vous offrons aussi les services de gestion des créances suivants : 1. services de recouvrement EDC peut, en votre nom, confier la créance à une agence de recouvrement. Vous bénéficierez ainsi du service de qualité d une agence de recouvrement que privilégie EDC, de taux escomptés et du soutien décisionnel d EDC tout au long du processus de recouvrement. 2. Conseils PORTANT SUR l atténuation des sinistres Pour les comptes en souffrance plus importants ou plus complexes, vous pouvez consulter un spécialiste des recouvrements à EDC. Il vous aidera à réduire votre sinistre, et pourrait même vous éviter de faire une demande d indemnisation. Reportez-vous à votre Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser des mesures que vous devez prendre lorsque vos comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions ou des problèmes à cet égard, appelez le Service de gestion des créances au ou envoyez-nous un courriel à gestiondescreances@edc.ca. 3. présentation d une demande d indemnisation Vous pouvez demander qu on transforme votre compte en souffrance en une demande d indemnisation dès qu il devient admissible et vous pouvez suivre en ligne l évolution de votre dossier à chaque étape du processus décisionnel. Voici des mesures d atténuation des sinistres que vous devez prendre, à titre indicatif : État de la créance Dans le délai de paiement Retard de moins de 60 jours Retard de 60 à 120 jours Retard de 120 à 365 jours Mesure suggérée Aucune Relancer régulièrement l acheteur pour vous faire payer Recourir au RIC et confier la créance à des services de recouvrement ou demander à EDC des conseils sur l atténuation des sinistres Présenter une demande d indemnisation à EDC 8

9 Reportez-vous à votre Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser des mesures que vous devez prendre lorsque vos comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions ou des problèmes à cet égard, appelez le Service de gestion des créances d EDC au Veuillez noter que si vous expédiez des marchandises à un client alors qu il n a pas encore réglé son compte, vos expéditions pourraient être exclues de la couverture d EDC. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE D INDEMNISATION Si présenter une demande d indemnisation constitue votre seul recours, un règlement rapide est de mise. À cette fin, EDC a établi un processus clair et simple à suivre. Quand présenter une demande d indemnisation Dans la plupart des cas, un compte en souffrance peut faire l objet d une demande d indemnisation quatre mois après la date d échéance initiale du paiement. Aussitôt qu un acheteur fait faillite ou devient insolvable, vous pouvez présenter une demande pour le sinistre subi. Nous n acceptons que les demandes d indemnisation présentées dans les douze mois suivant la date d échéance initiale du paiement, c est-à-dire la date à laquelle le paiement de la facture était exigible. Au moment de signaler un compte en souffrance en ligne, vous pouvez demander qu on le transforme en demande d indemnisation dès qu il deviendra admissible. Présenter une demande d indemnisation Toute demande d indemnisation quelle qu en soit la valeur et la documentation à l appui peuvent maintenant être présentées en ligne au Centre d assurance comptes clients. Veuillez noter que nous n offrons plus le service d indemnisation express. Toutes les demandes d indemnisation peu importe leur montant peuvent être présentées électroniquement à l aide de ce processus. Si vous présentez une demande d indemnisation de moins de CAD ou USD et que vous avez confié votre créance à une agence de recouvrement (idéalement par l entremise des Services de recouvrement du RIC; reportez-vous à la section «Gestion des comptes en souffrance») ou si vous avez un numéro de dossier d insolvabilité, il n est pas nécessaire de joindre des documents justificatifs. Il importe cependant que vous gardiez des copies de tous les documents pertinents, car EDC effectuera des vérifications au hasard des demandes d indemnisation soumises par ses clients dans le cadre de son processus de contrôle préalable. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS 9

10 Si votre demande d indemnisation concerne une créance de plus de CAD ou USD, vous devez y joindre tous les documents pertinents. Chaque formulaire de demande d indemnisation doit être accompagné des pièces justificatives suivantes : une preuve de créance (pour établir l existence et le montant de la créance); l information relative au crédit acheteur (dans le cas où vous n auriez pas reçu une approbation de crédit, une preuve que vous avez utilisé l une des méthodes décrites dans votre Tableau de gestion du crédit pour établir que votre client était solvable au moment de l expédition ou à la date de signature du contrat); une preuve d expédition; la facture (indiquant les articles, les valeurs et les conditions de vente); une preuve écrite de l insolvabilité ou de la faillite de l acheteur (pour le risque d insolvabilité seulement); la documentation relative aux mesures de recouvrement (une preuve que vous avez fait des démarches de recouvrement en temps opportun, conformément à la police); toute autre documentation ou preuve étayant votre demande d indemnisation. Nous vous encourageons à présenter votre demande d indemnisation et votre documentation en ligne au moyen d EDC en Direct. Pour faire une demande d accès, veuillez communiquer avec votre souscripteur ou appeler le Service d assistance d EDC en Direct au , entre 7 h et 17 h 30 HE. Partage des frais Le partage des frais de recouvrement est un autre avantage de votre Assurance comptes clients. Sous réserve d une approbation des frais par EDC, les frais directs engagés pour recouvrer une créance peuvent être répartis entre vous et l assureur. Vous devez transmettre une copie de la facture et une preuve de paiement à EDC. Ces frais incluent habituellement la commission versée à l agence de recouvrement ou les frais juridiques. (Les frais indirects et d exploitation ne sont pas couverts par la police.) Pour en savoir plus à ce sujet, consultez votre police sur le partage des frais. LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS Avant l expédition Après l expédition Information sur le crédit Avez-vous reçu les renseignements sur le crédit conformément aux conditions de votre police pour un engagement qui ne dépasse pas la limite discrétionnaire? Ou l approbation de crédit d EDC par écrit? Preuve de créance Avez-vous des documents prouvant l existence d une créance? Vous devriez avoir l un ou l autre des documents suivants, ou les deux : bon de commande ou contrat dûment signé par votre acheteur; traite ou billet à ordre dûment signé; la preuve d une créance peut aussi être obtenue après l expédition (voir «Après l expédition»). Preuve de créance Si vous n avez pas de bon de commande, de contrat signé par votre acheteur, de traite ou de billet à ordre, quels documents possédez-vous qui prouvent l existence d une créance? L un ou l autre des documents suivants est acceptable : un chèque non encaissé; une reconnaissance de dette de l acheteur faite par écrit; la confirmation par le syndic de faillite du montant que vous doit l acheteur; d autres documents précisant que l acheteur a reçu les marchandises ou les services en question et vous doit de l argent. 10

11 PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE De nombreuses entreprises utilisent leurs comptes clients assurés pour obtenir un fonds de roulement ou une marge de crédit opérationnelle auprès de leur banque ou d une autre institution financière. Exigences bancaires Certaines institutions financières n exigent qu une simple confirmation de l existence d une police d assurance comptes clients, tandis que d autres ont des exigences plus strictes. Un ordre de paiement est un document qui autorise EDC à verser toute indemnité visée par la police directement à une institution financière. Aux termes de ce document, EDC est aussi tenue d envoyer à l institution financière une copie de toute la correspondance que nous vous transmettons. Une convention tripartite est utilisée lorsqu une institution financière escompte ou achète vos comptes clients. Marche à suivre Communiquez d abord avec EDC. Nous pourrons vous conseiller quant à l outil répondant le mieux à vos besoins et vous remettre les documents appropriés. Ensuite : remplissez et signez la convention tripartite ou l ordre de paiement; faites signer le document par votre institution financière (s applique seulement aux conventions tripartites); envoyez le document dûment rempli par télécopieur ou par la poste à EDC; nous le signerons, vous en enverrons une copie et en transmettrons aussi une copie à votre institution financière. Preuve d expédition Avez-vous des documents prouvant que les marchandises ont été expédiées? Un des documents ci-dessous devrait être en votre possession : connaissements; lettres de transport; autre preuve d expédition. Lorsque vous déterminez qu un sinistre est survenu après l expédition Recouvrement Avez-vous signalé que le compte était en souffrance, conformément aux conditions de votre police? c oui c non Insolvabilité Avez-vous une preuve d insolvabilité en mains? c oui c non Demande d indemnisation Avez-vous présenté une demande d indemnisation dans les 12 mois suivant la date d échéance originale? c oui c non GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS 11

12 CONTACTS Accédez à EDC en Direct, l espace protégé du site Web d EDC, où vous pouvez gérer en ligne votre couverture comptes clients et en suivre l évolution auprès du Centre d assurance comptes clients. Par l entremise du Centre vous pouvez : commander des approbations de crédit concernant des acheteurs étrangers et canadiens; modifier des approbations existantes ou les retirer; présenter vos déclarations; voir l historique de vos déclarations et de vos relevés de compte; imprimer vos factures et présenter des demandes d indemnisation de faible valeur. Pour accéder gratuitement à EDC en Direct, communiquez avec un souscripteur d EDC ou appelez le Service d assistance d EDC en Direct au , en semaine, de 7 h à 17 h 30 HE. Par téléphone Appelez un souscripteur d EDC à son numéro sans frais, en semaine, de 8 h 30 à 17 h, de partout au Canada. Pour obtenir des renseignements non directement liés à votre police, communiquez avec le directeur de comptes de votre région. Par la poste 150, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 1K3 EDC est propriétaire de marques de commerce et de marques officielles. Toute utilisation d une marque de commerce ou d une marque officielle d EDC sans sa permission écrite est strictement interdite. Toutes les autres marques de commerce figurant dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les renseignements présentés peuvent être modifiés sans préavis. EDC n assume aucune responsabilité en cas d inexactitudes dans le présent document., Tous droits réservés.