Action de formation collective nationale «Intégrer le digital dans mon plan de formation : les fondamentaux»

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1 Action de formation collective nationale «Intégrer le digital dans mon plan de formation : les fondamentaux» - Cahier des charges - Version du 20 juin 2016 Rédacteur : PLM Relecteurs : GV, AM, CP, SG, KP Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 1/11

2 Action réalisée avec le soutien du FPSPP, dans le cadre de l appel à projets «Mutations Economiques» Sommaire I. Identification du commanditaire ) Présentation ) Contexte du lancement de l action... 3 II. Objet de la prestation ) Objectifs et cadre général ) Objectifs et contenu des modules de formation ) Périmètre géographique ) Qualification des formateurs... 7 III. Modalités de mise en œuvre ) Pilotage ) Suivi et évaluation ) Conception, planification et organisation des sessions ) Organisation logistique et administrative ) Exigences de reporting ) Propriété des supports de formation ) Sous-traitance... 9 IV. Eléments quantitatifs et financiers ) Données de cadrage quantitatif ) Financement et facturation V. Sélection des prestataires ) Organisation de la sélection et conventionnement ) Format de la proposition technique et commerciale du prestataire ) Critères d appréciation des réponses Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 2/11

3 I. Identification du commanditaire 1) Présentation Unifaf est l Organisme Paritaire Collecteur Agréé pour la collecte et la gestion des fonds de la formation continue de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, du secteur privé à but non lucratif. Il dispose d un agrément d OPCA et d OPACIF. Créé en 1972 par les partenaires sociaux de ce secteur, Unifaf est géré par un Conseil d Administration Paritaire composé de l'unifed qui rassemble cinq organisations d'employeurs (Croix-Rouge Française, FEGAPEI, FEHAP, Unicancer, SYNEAS) et six organisations représentatives des salariés (CFDT, CFTC, CFE- CGC, CGT, CGT-FO, SUD Santé Sociaux). Nos adhérents sont des associations, fondations, mutuelles, congrégations, autrement dit, des structures privées à but non lucratif, issues de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale (exemples : hôpitaux, centres de rééducation fonctionnelle, maisons de retraite pour personnes âgées dépendantes, EHPAD, instituts médico-pédagogiques (IME), foyers d hébergement pour adultes handicapés, établissements et services d aide par le travail (ESAT), maisons d enfants à caractère social (MECS), etc.). Unifaf est structuré en 22 Délégations Régionales Paritaires (DRP), relayées par un siège national et 22 services techniques régionaux, qui accompagnent chaque année départs en formation. Divers travaux et guides comprenant des informations sur la branche professionnelle sont consultables sur le site de l observatoire 2) Contexte du lancement de l action La formation à distance peut répondre à de nombreux enjeux dans le domaine du sanitaire, social et médico-social privé à but non lucratif : Formation des salariés de nuit, n ayant pas accès aux formations «classiques», Formation des salariés en zones rurales, dans lesquelles l offre de formation n est pas suffisamment en proximité des associations, Economies d échelle (exemples) : o Formation «massive» de salariés sur un thème règlementaire avec preuve du contrôle de connaissances et de l assiduité o Déploiement d une procédure de soins Accompagnement de la transformation numérique du secteur, avec des enjeux particulièrement importants dans le domaine de la santé. Par ailleurs, les formations professionnelles, notamment dans le secteur sanitaire, font de plus en plus appel aux nouvelles technologies, voire à des systèmes robotisés pour l apprentissage de certains gestes, «Gamification» des contenus pour être au plus près des pratiques et des gestes techniques des professionnels, Fidélisation des salariés par l accès à une offre de formation «agile», Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 3/11

4 Pour autant, les pratiques intégrant de la formation digitale sont encore assez peu répandues chez nos adhérents mais également dans l offre de formation au sein de cette branche professionnelle. Ce sujet soulève la question globale de l accompagnement des employeurs du secteur dans l appropriation des outils de e-learning dans toute leur diversité, ainsi que dans la construction de parcours multimodaux pouvant répondre à leurs enjeux. Par ailleurs, la loi précise désormais que l action de formation peut s effectuer tout ou partie à distance : elle «consacre» donc la formation à distance comme une modalité à part entière (cf. article L du code du travail). Les conditions de mise en œuvre de la formation multimodale sont par ailleurs précisées par le décret n du 20 août 2014, qui a vocation à faciliter le cadre de son financement et va contribuer à favoriser son développement. Dans ce contexte, Unifaf souhaite impulser et accompagner le développement du multimodal dans la branche sanitaire, sociale, médico-sociale privée à but non lucratif, pour favoriser la diversité des pratiques et optimiser l efficacité des formations. II. Objet de la prestation 1) Objectifs et cadre général Cet appel d offres a pour objectif de sélectionner un prestataire qui concevra et animera des contenus de formation à destination de dirigeants ou responsables RH/formation d associations de la branche, souhaitant diversifier les modalités pédagogiques dans leurs plans de formation. Le prestataire pourra faire des recommandations sur la composition des groupes en fonction de la typologie des établissements et des métiers visés. Cette formation doit contribuer à lever les freins à l achat de formations digitales et aider les structures à impulser des projets de cette nature. Aussi, le titre envisagé pour l actions est le suivant : «intégrer le digital dans mon plan de formation : les fondamentaux». Pour contribuer à l immersion rapide des participants dans le sujet, la formation proposée devra en elle-même intégrer du digital et être «multimodale» (présentiel & distanciel). La proposition du candidat devra clairement faire apparaître de manière précise les contenus qui feront l objet de conception pédagogique intégrant du digital et le type de solution envisagée, ainsi que les spécifications techniques (standards utilisés, langage informatique, compatibilité avec plates-formes LMS &LCMS, ). Les contenus digitaux devront prioritairement être développés pour le support ordinateur, qui est l outil numérique le plus répandu chez nos adhérents. Néanmoins, l adaptabilité aux dispositifs tablette & smartphone doit être étudiée. Le candidat devra également préciser les ressources pédagogiques qui seront à la disposition du stagiaire, ainsi que les éventuels supports qui pourront lui être remis. NB : le premier livrable du projet sera un programme de formation, afin de mobiliser rapidement les bénéficiaires potentiels de la formation. Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 4/11

5 2) Objectifs et contenu des modules de formation Objectifs de la formation : Cette action a comme objectif général de permettre aux cadres et personnels chargés de piloter la formation dans leur association d intégrer du digital et du distanciel dans leur stratégie pédagogique et donc dans leur plan de formation. En revanche, il ne paraît pas souhaitable à ce stade d aller jusqu à les accompagner dans la rédaction d un cahier des charges. Cela nous semble relever d un objectif plus ambitieux, nécessitant déjà un premier niveau d appropriation, ce que vise ce cahier des charges. Objectifs pédagogiques, éléments de contenu : A l issue de la formation, les stagiaires seront capables de : - Identifier les différentes modalités de formation à distance et leurs avantages et inconvénients au regard d un besoin interne spécifique - Cadrer un dispositif de formation 100% distanciel ou multimodal selon les publics et objectifs poursuivis - Argumenter la plus-value d un dispositif pédagogique incluant du distanciel - Présenter aux instances représentatives du personnel un projet de plan de formation intégrant du distanciel Durée et modalités pédagogiques La durée de la formation est estimée entre 2 et 3 jours de présentiel. Pour enrichir la formation, des contenus E-Learning et des classes virtuelles devront être proposés par le prestataire. Afin de faciliter son organisation et de favoriser l assiduité, la formation pourra être séquencée de la façon suivante : Ressources en ligne accessibles en amont et tout au long de la formation Journées de présentiels espacées de 15 j de battement, avec une classe virtuelle ou un module E-Learning avant le jour suivant 1 classe virtuelle de bilan/suivi Cette configuration permettrait notamment de faire émerger des projets et d accompagner les adhérents dans la durée. Le candidat proposera un temps d intersession et précisera les objectifs des travaux : l action doit être très pratique et interactive, et donc alterner apports théoriques et exercices d analyse de situation. Les cas pratiques utilisés pourront provenir des participants. La formation devra comporter: - Des apports de contenus théoriques et méthodologiques - Des temps d échange de pratiques - Des outils concrets et opérationnels - Des temps d évaluation formative La formation pourra accompagner dans la mesure du possible la constitution du plan de formation 2017 des structures formées, bien qu au vu des contraintes de calendrier elle arrivera très certainement en phase de validation de ce dernier. A noter : il convient de prévoir un délai d au moins 2 mois entre le recueil des inscriptions et le démarrage d une formation. Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 5/11

6 Public cible : Dirigeants et responsables Formation/RH d associations adhérents à Unifaf. Pré requis : Le prestataire pourra préciser si des pré-requis sont nécessaires pour suivre cette formation. 3) Périmètre géographique Le cahier des charges est national, c est-à-dire valable pour la France métropolitaine. Les régions souhaitant mettre en place un ou plusieurs groupes de formation sont les suivantes : Inter-région Nord : Ile de France Inter-région Nord-est : Alsace, Champagne-Ardenne, Lorraine, Bourgogne, Franche-Comté Inter-région Sud-ouest : Aquitaine Inter-région Sud-est : PACAC Cette liste n est pas exhaustive et d autres délégations régionales sont susceptibles de proposer cette action. Selon nos premières estimations, 3 à 4 groupes sont susceptibles d être mis en œuvre par les délégations régionales. Les sessions de formation pourront se dérouler au siège national d UNIFAF (Levallois-Perret) si cela est pertinent. NORD NORD OUEST NORD EST SUD EST SUD OUEST Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 6/11

7 4) Qualification des formateurs L équipe de formateurs devra attester des compétences suivantes : - Expertise en formation digitale et multimodale, - Expérience pédagogique attestée (conception et animation de dispositifs de formation multimodaux et de communautés virtuelles d apprenants), - Expérience en face à face pédagogique avec des dirigeants associatifs et responsables RH/formation, - La connaissance des structures et enjeux du secteur sanitaire, social et médico-social serait un plus. *L accord sur la formation professionnelle dans la branche sanitaire, sociale et médico-sociale privée à but non lucratif du 7 mai 2015 est consultable en ligne : cliquer ici. A ce titre, le curriculum vitae et une copie des diplômes ou attestations de formation, ainsi que la liste des références clients, doivent figurer au dossier du candidat. Le statut des formateurs devra également être précisé (vacataires, salariés, ). Le candidat devra attester de la mise à disposition d une équipe de taille adaptée compte tenu des délais resserrés de mise en œuvre (cf. point III-4) et de son engagement de couverture géographique (cf. point II-3). III. Modalités de mise en œuvre 1) Pilotage La Direction du Développement et des Partenariats d Unifaf est chargée de la sélection des prestataires, ainsi que du suivi des conventions et bilan des prestations, en lien avec les équipes régionales d Unifaf. Les services régionaux d Unifaf sont organisés selon 22 régions. Chaque secrétaire général de région (ou son collaborateur désigné) sera l interlocuteur privilégié du prestataire dans la mise en œuvre du cycle de formation : - Planification des sessions & détermination du nombre de sessions - Communication et promotion du cycle de formation auprès des adhérents d Unifaf - Suivi quotidien - Règlement des prestations - Evaluation qualitative Le prestataire sélectionné sera invité à contacter les équipes régionales d Unifaf dès qu il sera informé de sa sélection par la Direction du Développement et des Partenariats. Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 7/11

8 2) Suivi et évaluation Le prestataire devra participer aux réunions organisées par la Direction du Développement et des Partenariats, notamment une réunion de lancement qui se tiendra en septembre Des points téléphoniques mensuels seront planifiés au démarrage du projet, ainsi qu au moins une réunion physique tous les 2 mois et une réunion de bilan. Le prestataire devra réaliser : - Un positionnement initial des connaissances et attentes des participants afin de prendre en compte les spécificités du public, - Une évaluation de la satisfaction des participants à l issue de chaque formation, - Une évaluation des acquis de formation et/ou des impacts dans les comportements et pratiques quand cela est possible et pertinent (à articuler avec le suivi via les classes virtuelles par ex), - Un compte rendu synthétique à la suite des premières sessions afin de faire état des difficultés, des points forts ainsi que des axes d amélioration possibles (cible, durée, contenu, ), - Une synthèse qualitative de l année 2016 pour les sessions démarrées, ainsi qu une synthèse finale du projet. Cette synthèse sera établie selon le modèle fourni par Unifaf : elle devra fournir des éléments de mesure des impacts de la formation, conformément aux attentes formulées dans ce cahier des charges (cf. partie III-1). Les trames d évaluation seront transmises en amont par Unifaf. Les résultats seront adressés à Unifaf, sous format électronique. Par ailleurs, Unifaf se réserve le droit de désigner un expert interne pour la relecture et la validation de chaque module de formation. 3) Conception, planification et organisation des sessions Le cofinancement par le F.P.S.P.P. impose que les sessions démarrent en Le planning de conception et de déploiement doit donc impérativement s inscrire dans ce calendrier. La planification et le nombre de sessions définitifs sont à déterminer avec chaque service régional concerné. 4) Organisation logistique et administrative Le prestataire est responsable à minima : - De la publication des contenus de formation sur notre plate-forme LMS, - De la transmission des convocations aux employeurs et participants, - De la gestion complète des cursus sur la plate-forme LMS, - De la recherche des lieux de formation et de l organisation du déjeuner, en lien avec le service régional d Unifaf Les modalités pratiques d organisation seront définies avec chaque service régional. Le prestataire doit également décrire dans sa candidature les moyens administratifs qu il mettra à disposition pour la conduite du projet. Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 8/11

9 5) Exigences de reporting Le prestataire transmettra de manière mensuelle à son interlocuteur régional un reporting des actions réalisées selon la trame fournie en annexe 1, ainsi que tous les justificatifs de réalisation de l action et les éléments de preuve (ces éléments seront précisés dans le contrat de prestation de services) : E-Learning : relevés de temps et de connexion, résultats des tests de positionnement et d évaluation, information sur les travaux réalisés Classes virtuelles : relevé de temps et de connexion Présentiel : feuilles de présence signées à la demi-journée Le dossier de candidature devra impérativement mentionner les outils dont dispose le prestataire pour assurer ce reporting ainsi que les ressources humaines dédiées. 6) Propriété des supports de formation L ensemble des livrables et supports pédagogiques digitaux (E-Learning) qui seront élaborés seront la propriété d Unifaf. 7) Sous-traitance Le prestataire peut s entourer de partenaires pour l accompagner dans la réalisation de la formation, pour la conception des modules et l animation des formations. Dans ce cas, il devra indiquer clairement dans le dossier de réponse le nom du/des sous-traitant(s) ainsi que la/les prestation(s) sous-traitée(s). Le sous-traitant doit être accepté par Unifaf et le prestataire retenu demeure responsable personnellement de la bonne exécution de la prestation. Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 9/11

10 IV. Eléments quantitatifs et financiers 1) Données de cadrage quantitatif Nombre de sessions : 4 sessions minimum Nombre de participants/session : les groupes compteront entre 8 et 12 stagiaires maximum. 2) Financement et facturation La proposition du prestataire devra préciser : - un coût pédagogique HT et TTC/jour d animation en présentiel détaillé et argumenté - les coûts HT et TTC de tutorat à distance par stagiaire et par module détaillé et argumenté - un coût d ingénierie pédagogique HT et TTC/jour d ingénierie détaillé et argumenté Les coûts présentés devront intégrer l ensemble des dépenses afférentes à la prestation engagées par l organisme. Par ailleurs, dans sa candidature, le prestataire devra détailler le contenu de ses coûts unitaires. L organisation et la prise en charge des repas des stagiaires sont à déterminer avec chaque service régional d Unifaf. V. Sélection des prestataires 1) Organisation de la sélection et conventionnement La sélection des prestataires est organisée par la Direction du Développement et des Partenariats, en partenariat avec les services régionaux d Unifaf. Chaque prestataire sélectionné signera une convention cadre nationale avec Unifaf. Un bon de commande sera signé au niveau de chaque région en fonction du nombre de groupes convenu. Le siège national peut également procéder à un bon de commande pour acheter des sessions de formation. Les candidatures doivent être adressées le 18/07/2016 au plus tard à la Direction du Développement et des Partenariats. Les auditions se dérouleront au siège d Unifaf les 22 et 25 juillet. Par voie postale en 2 exemplaires reliés à Unifaf / Direction du Développement et des Partenariats À l attention de Pierre-Luc Machefer Par voie électronique à : pierre-luc.machefer@unifaf.fr eugenie.andrieu@unifaf.fr Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 10/11

11 31, rue Anatole France Levallois-Perret cedex Les questions seront adressées exclusivement par mail à : aucune réponse ne sera donnée par téléphone. 2) Format de la proposition technique et commerciale du prestataire La candidature devra impérativement être présentée en utilisant la trame de réponse fournie. 3) Critères d appréciation des réponses Respect des obligations formelles de réponse (cf. point V-1 et V-2). Ce critère est éliminatoire. Qualification des formateurs et références du prestataire sur la thématique Démonstration de l adéquation des moyens humains pédagogiques et administratifs au projet Respect des exigences du cahier des charges en termes d organisation, de suivi et d évaluation Qualité pédagogique de la proposition : cohérence entre objectifs-contenus-méthodes et modalités pédagogiques, présentation détaillée et séquencée du programme, pédagogie active et participative Intégration du digital dans le parcours de formation Pertinence du process d évaluation de la formation et du dispositif Pertinence des modalités de suivi des stagiaires et de reporting Rapport qualité/prix Politique RSE : Démarche environnementale Démarches sur l égalité professionnelle Emploi de travailleurs handicapés Démarches sur la qualité de vie au travail Unifaf Direction du Développement et des Partenariats Page 11/11