PROCEDURE AUDITS INTERNES ET REVUES DE DIRECTION

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1 1-1-6 Audits Internes et Revues de Direction Page 1 de 5 PROCEDURE AUDITS INTERNES ET REVUES DE DIRECTION 1. Audits Internes La réalisation d un audit interne a pour objectif d assurer la conformité du «Système de Management de la Qualité du BQA à la norme ISO Annuellement, l ensemble des procédures du système de management de la qualité du BQA est soumis à des audits internes afin : d évaluer la conformité des procédures aux exigences de la norme ISO et des lignes directrices BELAC de l organisme habilité à accréditer le système de management de la qualité du BQA; d évaluer l application adéquate de ces procédures. a) La planification des audits internes Annuellement, le Directeur (ou l Adviser sur délégation du directeur) prépare à l attention de la «Revue de Direction» le «Calendrier des audits internes» à réaliser «au siège» et «sur site» au cours de l année suivante. Les procédures traitant les exigences de l ISO relatives au Système de Management du BQA sont soumises à un programme d «audit interne au siège» des processus du BQA sur un cycle de 5 ans. Les procédures traitant les exigences de l ISO relatives à la réalisation d'audits de certification sont évaluées par le biais d un «audit interne sur site» auquel est soumis l ensemble des auditeurs du BQA chaque trois ans. NB : Tous les trois ans au moins, chaque auditeur est soumis à un ou plusieurs «audits internes sur site», fonction du nombre de normes de référence pour lesquelles il est reconnu. Par exemple, un auditeur QMS/EMS sera audité deux fois en interne tous les trois ans pour chaque norme. Les auditeurs internes désignés répondent aux critères de reconnaissance des «Auditeurs internes» comme énoncés au 9 de la procédure «A - PRO Personnel de l organisme Critères de qualification». La «Matrice des compétences» des collaborateurs du BQA fait état (voir l onglet «caractéristiques horizontales» de la Matrice) du statut d auditeur interne d un collaborateur qu il soit Auditeur ou Senior Officer.

2 1-1-6 Audits Internes et Revues de Direction Page 2 de 5 Le «calendrier des audits internes» est porté à l ordre du jour de la réunion annuelle de la «Revue de Direction». Lors de l approbation de ce calendrier, la «Revue de Direction» veillera tout particulièrement au respect de l impartialité dans la désignation des «Auditeurs internes» et vérifiera que toutes les exigences de la norme ISO seront auditées durant l'année. b) Réalisation d un audit interne Les personnes chargées de la réalisation d un audit interne sont tenues de signer avant la réalisation de cet audit une déclaration de confidentialité (formulaire type «AWAI»). Dans le cadre de sa mission, l «Auditeur interne» peut consulter tous les documents nécessaires à la réalisation de cet audit et rencontrer toute personne qu il juge utile à la réalisation de cet audit. Il prend à cette fin avec le directeur tous les arrangements nécessaires. Dans le cas où l auditeur interne estime qu en raison de l interdiction d accès à certains documents ou de l indisponibilité de certains membres du personnel BQA, il ne peut pas remplir sa mission, il en informe le Directeur du BQA. Sur base des constatations faites lors de son évaluation, l auditeur interne établit un rapport d audit interne en utilisant suivant les types d audit : Le document «Rapport d Audit Interne Sur Site (Evaluation triennale de la prestation sur site d un auditeur du BQA)» (RAISS) dans le cadre d un audit interne triennal sur site d un auditeur du BQA. Ce document est disponible à la fois : o sur le site web du BQA, o et sur le serveur à l adresse S:\Serie02 Documentation Qualité\REG02.03 Documents-type\Audit Interne\c. Approuvés \A-RAISS-Evaluation triennale auditeur BQA - REV xx.yy.zzzz.doc. Le document «Rapport d Audit Interne Au Siège» (RAIAS) dans le cadre du programme d audit interne sur un cycle de 5 ans des processus du BQA suivant ISO Ce document est disponible : o sur le site du BQA, o et sur le serveur à l adresse S:\Serie02 Documentation Qualité\REG02.03 Documents-type\Audit Interne\c. Formulaires approuvés\a - RAIAS- Audit interne QMS-EMS au siège REV xx.yy.zzzz.doc.

3 1-1-6 Audits Internes et Revues de Direction Page 3 de 5 Lors de la rédaction du rapport d audit interne, l auditeur s assurera que les remarques d audit soient suffisamment explicites et traçables. L «Auditeur interne» est invité à joindre tous les documents utilisés dans le cadre de l audit. Chaque non-conformité relevée par l auditeur durant l audit interne du siège (un ou plusieurs audit de chaque processus du BQA sont organisés sur un cycle de 5 ans) fera l objet d un enregistrement par l Adviser au moyen du formulaire-type unique «Action Corrective et Préventive» (ACP) disponible sur le serveur à l adresse : S:\Serie02 Documentation Qualité\REG02.03 Documents-types\Action corrective préventive\formulaires approuvés\ ACP Action corrective ou préventive interne rev xx.yy.zzz.doc. L Adviser se charge du suivi de ces documents et de leur indexation à l aide d un fichier Excel qui se trouve sur le serveur BQA à l adresse : S:\Serie03 \Reg03.05 actions correctives et préventives\ index des actions correctives et préventives.xls. Pour plus de détails concernant le traitement des actions correctives, se référer à la procédure «A-PRO-1.4 Non conformités, Plaintes et réclamations, Actions Correctives et Préventives». Les rapports d audit interne («sur site» ou «au siège») sont communiqués au Directeur et portés à l ordre du jour du prochain «Comité de certification», au plus tard 1 mois après la réalisation de l audit interne. c) Suivi des audits internes Le «Comité de Certification» prend en charge l examen des conclusions des audits internes et l adéquation des éventuelles mesures correctives proposées par l Adviser suite aux remarques et conclusions des rapports d audit. La «Revue de Direction» valide en final, les décisions du «Comité de Certification» à savoir : o l examen, au cas par cas, de l «Evaluation triennale des compétences» des auditeurs basée notamment sur les «Audits internes sur site» et confirme les auditeurs dans les secteurs qui leur ont été attribués, o la validation des actions correctives entreprises et clôturées pour répondre aux remarques des «Audits internes au siège». N.B.: Le rapport d audit externe réalisé par l organisme d accréditation est assimilé à un rapport d audit interne quant aux suites qui lui sont données.

4 1-1-6 Audits Internes et Revues de Direction Page 4 de 5 2. La «Revue de Direction». 2.1 Objectifs : La Direction du BQA passe en revue périodiquement les informations suivantes (voir 2.2) relatives à son Système de Management afin de déterminer qu il demeure pertinent, adéquat et efficace. 2.2 Eléments d entrée de la «Revue de Direction» : Les éléments d entrée de la revue comprennent des informations sur : o Le Suivi des actions en relation avec les décisions des «Revues de direction» antérieures, o Les résultats des audits internes (au siège et sur site) et des audits externes, o Les parties intéressées : o La liste des «Parties intéressées» et leurs «besoins et attentes», o L analyse des risques d atteintes aux attentes des parties intéressées, o Le plan d amélioration diminuant les risques, o Les objectifs du SMQ du BQA, o L analyse des risques d atteinte aux objectifs du SMQ, o La réalisation des objectifs, o Le plan d amélioration fixant les nouveaux objectifs o Les retours d informations des clients et leurs plaintes et réclamations o Les retours du «Comité d Avis et de Sauvegarde de l Impartialité», o L état des actions correctives, o L état du «système documentaire», o Les changements pouvant affecter le Système de Management, o Analyse des besoins de formation qui sont mis en évidence dans les audits internes, 2.3 Eléments de sortie Compétences de la «Revue de Direction» : La «Revue de Direction» est compétente pour prendre les décisions suivantes relatives au Système de Management des activités d audit et de certification du BQA : o Amélioration de l efficacité du Système de Management et de ses processus, o Amélioration des services de certification, o Besoins en ressources, o Elaboration d un «Plan de formation», o «Plan d actions» de révision du «système documentaire».

5 1-1-6 Audits Internes et Revues de Direction Page 5 de Règles de fonctionnement : La «Revue de Direction» se tient au moins une fois par an et chaque fois que l intérêt du Système de Management du BQA le demandera. La «Revue de Direction» ne peut valablement se tenir qu'en présence du Directeur du BQA qui est assisté du Management Assistant (MA) et de l Adviser et de toutes autres personnes invitées à participer à la revue par le Directeur. Toutes les décisions de la «Revue de Direction» sont prises souverainement par le Directeur. L Adviser assume les fonctions de secrétaire de la réunion. Les conclusions de la «Revue de Direction» sont actées par le secrétaire dans un procès-verbal.