Gestion des modèles de workflow

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1 Module Carte Gestion du bureau Gestion des modèles de workflow UR Gestion des modèles de workflow Cette fonction prévoit les fonctionnalités suivantes : 1. Création d un nouveau modèle de bureau 2. Affichage de la liste de tous les modèles WK disponibles 3. Affichage de la liste de tous les modèles de bureau disponibles Les écrans suivants sont disponibles : 1. Liste des modèles de workflow 2. Modèle de workflow 3. Liste des activités 4. Gestion des activités 1/9

2 1. Liste des modèles de workflow Barre d'outils Liste des modèles de workflow 2/9

3 Barre d outils Nouveau Filtre Confirmer Copier Imprimer WK Modèles Modèles de bureau Tout Développer l arborescence Ouvre l écran permettant de créer un nouveau modèle de workflow. Ouvre l écran de filtre. Filtre sur le type de modèle : - WK Modèles - Modèles de bureau - Tout Autres options de filtre : - Thème - Sujet - Code de modèle de à Définissez les champs de filtre et cliquez sur Confirmer pour appliquer le filtre. Ouvre le modèle sélectionné en vue de son traitement. Les modèles WK ne peuvent pas être modifiés et ils s ouvrent en lecture seule. Crée un nouveau modèle de workflow en copiant le modèle sélectionné. Ouvre l écran des rapports disponibles. Rapports disponibles : - Liste des modèles de workflow - Liste détaillée des modèles de workflow avec la liste des activités et des tâches - Liste détaillée des modèles de workflow sans les activités et les tâches Supprime le modèle sélectionné. Filtre la liste uniquement sur les modèles WK. Filtre la liste uniquement sur les modèles de bureau. Supprime les filtres et affiche tous les modèles. Adaptation de l arborescence Affiche cette aide. Liste des modèles de workflow L arborescence présente les modèles de workflow triés par thème (premier niveau) et sujet (deuxième niveau). Les feuilles de l arborescence sont les modèles de workflow. La signification des couleurs des modèles de workflow est la suivante : WK Modèle Modèle de bureau Modèle de bureau créé d une copie 3/9

4 2. Modèle de workflow Barre d'outils Onglets des modèles de workflow Barre d outils Confirmer Annuler à la liste des modèles Confirme les modifications. Annule les modifications. Supprime le modèle. Affiche cette aide. Onglets des modèles de workflow Les onglets suivants sont disponibles : Détails Liste des activités Modèles Détails généraux du modèle de workflow Activités du modèle de workflow Modèles de document relatifs au workflow 4/9

5 Onglet Détails Obligatoi re Longue ur Modèle Code d identification du workflow OUI 12 Thème Définit la classification principale. OUI Sujet Type tâche de référence Cliquez sur pour effectuer votre choix parmi les thèmes disponibles. Définit la classification secondaire. Cliquez sur pour effectuer votre choix parmi les sujets disponibles. Sur une seule tâche (maximum 1) : une seule tâche de référence est définie pour le calcul de toutes les échéances des tâches. La date d échéance de cette tâche sera demandée lors de la création du workflow. Sur plusieurs tâches : une tâche de référence par activité. La date d échéance de ces tâches sera demandée lors de la création du workflow. Notes Notes complémentaires 120 Onglet Liste des activités Cet onglet prévoit les fonctionnalités suivantes : Affichage de la liste de toutes les activités et des tâches associées Création / modification / suppression d activités Onglet Modèles Cet onglet contient les fonctionnalités de gestion des modèles de document qui font partie de ce workflow. Barre d outils des modèles Attacher Permet de lier un document externe au workflow. Supprime le document sélectionné. Liste des modèles Les documents associés sont indiqués dans la liste des modèles. OUI Ouvrir Langue Nom de fichier Création Mise à jour Case à cocher de sélection Double-cliquez sur un document pour l ouvrir. Le fichier s ouvre avec le programme associé. Langue du document Date de création Date de mise à jour 5/9

6 3. Liste des activités Barre d'outils Liste des activités Barre d outils Nouveau Ouvre l écran des nouvelles activités. Supprime l activité sélectionnée. Déplace l activité sélectionnée vers le haut. Déplace l activité sélectionnée vers le bas. Ajoute une nouvelle activité avant l activité sélectionnée. Ajoute une nouvelle activité après l activité sélectionnée. Liste des activités Type Régulièrement : activité relative au workflow Lié à un workflow : activité liée à un workflow 6/9

7 Toutes les tâches de l activité sélectionnée sont indiquées à cet endroit. opérationnelle légale Opération Indique le nombre de jours avant ou après l échéance opérationnelle à laquelle la tâche doit avoir été traitée. Indique le nombre de jours avant ou après l échéance légale à laquelle la tâche doit avoir été traitée. appelée lors de l exécution de la tâche 4. Gestion des activités Double-cliquez sur une activité pour ouvrir l écran suivant. Onglet des activités Barre d'outils 7/9

8 Onglet des activités Détails Modèles Détails généraux des activités Gestion des tâches Gestion des modèles de document Onglet Détails Obligatoire Longueur Ajouter workflow lié Activez ce champ pour lier un autre workflow à ce workflow. Cliquez sur pour rechercher un workflow. Code Numérotation automatique attribuée lors de la création de l activité La description peut être entrée dans n importe quelle langue de 120 travail du bureau. Notes 70 Barre d outils de la liste des tâches Nouveau Ouvre l écran permettant de créer une nouvelle tâche. Supprime la tâche sélectionnée. Déplace la tâche sélectionnée vers le haut. Déplace la tâche sélectionnée vers le bas. Ajoute une nouvelle tâche avant la tâche sélectionnée. Ajoute une nouvelle tâche après la tâche sélectionnée. opérationnelle légale Opération Sélectionne la tâche. Indique le nombre de jours avant ou après l échéance opérationnelle à laquelle la tâche doit avoir été traitée. Indique le nombre de jours avant ou après l échéance légale à laquelle la tâche doit avoir été traitée. appelée lors de l exécution de la tâche 8/9

9 Modèles de document Onglet Détails Double-cliquez sur une tâche pour l ouvrir et pouvoir la modifier. Obligatoi re Longue ur Code Numéro d ordre créé automatiquement par l application lors de la création d une nouvelle tâche JA 120 opérationnelle jusqu à l échéance opérationnelle Lorsque l échéance doit être terminée avant la tâche de référence, la valeur doit être précédée du signe. légale Opération Tâche de référence jusqu à l échéance légale Lorsque l échéance doit être terminée avant la tâche de référence, la valeur doit être précédée du signe. Application ou opération exécutée et appelée lors de l exécution de la tâche Activez ce champ pour définir la tâche en tant que tâche de référence par rapport à laquelle les échéances doivent être calculées. Toutes les autres dates d échéance sont calculées en fonction de l échéance de cette tâche. Notes Notes internes 70 9/9