Classeur financier Guide à l intention des utilisateurs externes

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1 Classeur financier Guide à l intention des utilisateurs externes

2 Table des matières Introduction... 3 Instructions générales... 3 Étape 1 Préparation du budget... 5 Frais indirects... 8 Étape 2 Préparation et soumission d un rapport financier... 9 Information concernant le projet (RF1)... 9 Chiffrier détaillé des dépenses effectuées et des dépenses prévues (RF2) Formulaires Versements reçus, Opérations de change et Autre revenu (RF3) Étape 3 Cycle de production des rapports financiers À l usage du CRDI. Date Author Version Change Reference Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 2

3 Introduction La Division de l administration des subventions (DAS) du CRDI a créé un classeur intégré avec macros dans Microsoft Excel Ce programme facilite la saisie, la validation et l importation de données de même que le traitement d un budget proposé et des rapports financiers subséquents (après l appui financier du CRDI envers un projet). Ce classeur est destiné à être échangé entre le proposant ou le bénéficiaire et le CRDI au cours de l élaboration du budget et des étapes de production des rapports financiers. Le classeur doit être soumis en même temps que la demande de subvention de recherche une fois l idée de projet préliminaire acceptée par le CRDI. À la réception de la confirmation d acceptation de la demande par le CRDI, le classeur sera retourné au bénéficiaire pour la suite du processus. Le présent document contient les directives à suivre pour la soumission d une proposition de budget et la production des rapports financiers une fois qu un projet a été accepté. Exigence logicielle Le classeur a été créé dans Microsoft Excel Pour fonctionner, il doit être utilisé dans ce logiciel ou une version plus récente. S il vous est impossible de répondre à cette exigence, veuillez communiquer avec le CRDI. Instructions générales Le fichier doit toujours porter l extension XLSM, sans quoi il sera corrompu et ses fonctions seront perdues. Il est capital d enregistrer le fichier sous cette extension. À l ouverture du fichier, des directives concernant l activation des macros s afficheront. Les macros doivent être activées avant de poursuivre. o Pour éviter d avoir à activer les macros à chaque ouverture du classeur, il est possible d enregistrer le fichier dans un emplacement approuvé, comme indiqué ci-dessous. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 3

4 Un ruban personnalisé sert à guider le bénéficiaire dans les étapes de préparation du budget proposé et de production de rapports financiers. Le classeur est échangé entre le bénéficiaire et le CRDI tout au long du cycle de vie du projet. Préparation du budget proposé Production de rapports financiers Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 4

5 Étape 1 Préparation du budget À l ouverture du classeur, la fenêtre Information concernant le projet s affichera. Remplissez les champs suivants : 1) Titre du projet : entrez le nom proposé du projet. 2) Raison sociale 1 de l institution proposante : entrez la raison sociale de l institution qui administrera les fonds du projet. 3) Devise de travail du projet : entrez la devise utilisée dans les livres comptables officiels de l institution (il s agit habituellement de la monnaie nationale). Faites votre choix parmi les options du menu déroulant qui s affiche en cliquant sur la flèche. 4) Durée du projet : entrez la durée du projet en mois. Elle doit tenir compte du temps nécessaire à la réalisation de toutes les activités payées avec la subvention. Pour passer d un champ à l autre, utilisez la touche de tabulation (Tab). Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. 1 L institution doit posséder une personnalité juridique. Elle doit être reconnue par l État comme une institution ayant une existence juridique et administrant des actifs. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 5

6 À cette étape-ci, le budget proposé s affichera dans la feuille Sommaire. Cette feuille est présente à titre informatif uniquement (aucune donnée ne peut y être entrée). Toutes les données doivent être saisies par catégorie budgétaire dans les feuilles correspondantes. Les différentes feuilles se rapportent aux catégories budgétaires du CRDI. Dans le haut de chaque feuille ou catégorie sont décrites les dépenses de projet admissibles. Entrez les postes de dépense propres à chaque catégorie budgétaire (personnel, consultants, etc.) ainsi que le montant prévu par année. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 6

7 Des notes explicatives doivent accompagner chaque poste de dépense. Elles doivent préciser la répartition des dépenses qui mènent au total du poste. Autrement dit, elles justifient le montant du poste de dépense ou fournissent de l information qui relie le poste à la méthodologie de la proposition. S il n y a pas assez de lignes, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne figurant sous la liste des postes de dépense dans chaque feuille. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 7

8 Frais indirects Les frais indirects doivent être saisis avec précaution. Si un pourcentage fixe est utilisé, cliquez sur le bouton Pourcentage du budget situé dans la partie inférieure gauche de l écran. Entrez le pourcentage dans la boîte qui s affichera à l écran. Le programme calculera automatiquement les frais indirects par année en fonction des montants entrés relativement au reste du budget. Les frais indirects qui correspondent à des postes de dépense précis peuvent aussi être indiqués dans l espace prévu à cet effet. Assurez-vous que les frais indirects n excèdent pas la proportion de 13 % allouée par le CRDI. S il y a lieu, remplissez les feuilles Contributions des bailleurs de fonds, Contributions locales et Consolidé (sommaire du budget). Une fois le classeur rempli, envoyez-le par courriel au représentant du CRDI, accompagné de la demande de subvention de recherche. Passez à l étape 2 si votre proposition de projet a été acceptée et approuvée par le CRDI. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 8

9 Étape 2 Préparation et soumission d un rapport financier Avant de passer à la deuxième étape, un représentant du CRDI communiquera avec vous afin de vous transmettre le classeur mis à jour. Seul le budget approuvé régira la subvention. Celui-ci sera indiqué dans l accord de subvention à la suite de l approbation du CRDI. Le classeur à jour doit être utilisé aux fins de production des rapports financiers tout au long de la durée de vie du projet. Il sera échangé entre le bénéficiaire et le CRDI. À l aide des formulaires RF1, RF2 et RF3 du classeur, l utilisateur fournira les renseignements requis aux fins de production des rapports financiers. Il retournera ensuite le classeur au représentant du CRDI avant la date limite (stipulée à l annexe B de l accord de subvention, Calendrier des dates repères). Information concernant le projet (RF1) Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 9

10 Section 1 : Ne peut être modifiée (à titre informatif seulement) Section 2 : Périodes visées Ces dates sont entrées par le CRDI avant l envoi du fichier. Elles ne doivent pas être modifiées sans le consentement du CRDI. Si les périodes visées par les dépenses réelles changent pendant la durée de vie du projet, l utilisateur doit, après consultation avec le représentant du CRDI, mettre à jour les champs selon le format de date précisé. Il est primordial de s assurer que les dates relatives aux dépenses réelles ne dépassent pas la période visée par la subvention. Le CRDI ne couvre pas les dépenses occasionnées avant la date de début et après la date de fin du projet. Section 3 : Attestation Avant de soumettre la version définitive du rapport financier au représentant du CRDI, assurez-vous que le document est dûment attesté. Le chargé de projet et l agent autorisé des services financiers doivent tous deux signer et dater le rapport financier afin d attester son exactitude. Les rapports qui ne comportent pas les deux signatures seront considérés comme incomplets et rejetés par le CRDI. Par conséquent, les versements ultérieurs pourraient être retardés. Le formulaire RF1 dûment signé peut être envoyé au représentant du CRDI par courriel (pièce jointe en format PDF ou JPEG) ou par télécopieur. Chiffrier détaillé des dépenses effectuées et des dépenses prévues (RF2) Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 10

11 Section 1 : Les dépenses réelles doivent être entrées pour chaque catégorie budgétaire, selon la période visée. Les dépenses doivent s inscrire dans la période précisée dans le formulaire RF1. Elles devraient en outre être conformes au montant prévu au budget pour la période visée, indiqué dans la première colonne de chaque catégorie. Section 2 : Les prévisions pour la période suivante, de même que pour les autres périodes du projet, doivent être établies au besoin. Cette section comprend tout solde dépensé reporté. Un tableau sommaire est présenté au bas du formulaire RF2. Lorsque toutes les dépenses et les prévisions ont été entrées, le sommaire peut être examiné. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 11

12 Les écarts supérieurs à 10 % doivent être justifiés dans les boîtes de commentaires figurant sous chaque catégorie budgétaire. Formulaires Versements reçus, Opérations de change et Autre recettes (RF3) Section 3A Le montant et la date des versements reçus du CRDI au cours de la période doivent être indiqués dans le formulaire Versements reçus. Remarque : Les écarts entre les montants reçus et transférés par le CRDI doivent être inscrits comme des commissions bancaires, sous les frais indirects (à titre de dépense). Si les fonds du CRDI sont versés dans une devise autre que la devise de travail retenue pour le projet, le formulaire Opérations de change doit être rempli. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 12

13 Entrez le montant de chaque transaction effectuée pendant la période, en monnaie du compte de dépôt et en devise de travail. Le taux de change sera calculé automatiquement. Le formulaire Autre recettes doit être rempli si les fonds octroyés par le CRDI ont généré des intérêts. Sections 3B et C Remplissez les sections 3B et C au bas du formulaire RF3 si le projet a obtenu des fonds supplémentaires d autres bailleurs (fonds parallèles ou contributions locales). Une fois le classeur finalisé et signé par le chargé de projet et l agent des services financiers, il peut être envoyé par courriel au représentant du CRDI pour examen et approbation. Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 13

14 Étape 3 Cycle de production des rapports financiers L étape 2 se poursuivra tout au long de la durée de vie du projet, pour chaque période visée par la subvention, comme stipulé à l annexe B Calendrier des dates repères. Une nouvelle feuille RF2 sera générée par le CRDI selon le nombre de périodes requis (RF2(1), RF2(2), RF2(3), etc.). Guide d utilisation du classeur financier utilisateurs externes 14