GUIDE. Bilan d'activité des Club ados. (Alsh ans) Ce guide est le résultat d'un travail collectif de responsables jeunesse,

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1 GUIDE Bilan d'activité des Club ados (Alsh ans) Ce guide est le résultat d'un travail collectif de responsables jeunesse, directeurs de structures, coordinateurs, réunis sous la responsabilité du pôle Enfance Jeunesse de la Caf. Il constitue la base obligatoire des informations à transmettre à la Caf. Il peut être complété et enrichi de toutes autres informations. Mars 2013

2 TITRE : BILAN D'ACTIVITE «Nom de l'établissement» et «année concernée» INTRODUCTION Mentionner le nom du gestionnaire et le nom de la commune d'implantation. Présentation de l'établissement : - son adresse, - ses coordonnées téléphoniques, électroniques et fax, - son implantation, - la date de sa création, - le nom de la personne qui réalise le bilan, - la date de son ouverture, - sa capacité d'accueil, - son amplitude : les horaires d'ouverture et de fermeture, les périodes d'ouvertures et de fermetures, (les périodes de fermetures justifies une baisse d'activité), - apporter des informations sur le quartier : zone prioritaire... Le bilan d'activité est un justificatif pour le paiement de la prestation de service La Cnaf lance régulièrement des appels à projets spécifiques ou innovants. Votre bilan d'activité permettra au Conseiller technique d'action sociale de mieux valoriser votre action et de proposer votre projet à la Cnaf dans l'objectif d'un éventuel financement complémentaire Le bilan d'activité est annuel. Il décrit l'activité de la structure pendant la période considérée. Tout changement doit être mentionné!

3 I) LES OBJECTIFS Rappel des objectifs pour l'année en lien avec le projet pédagogique : Concernant les objectifs fixés pour l'année, il est indispensable d'indiquer : - s'ils ont été atteints complétement, partiellement ou pas du tout, - pour quelles raisons, - les obstacles rencontrés pour atteindre les objectifs, - les moyens mobilisés pour atteindre les objectifs, Vous pouvez les indiquer dans cette partie, et/ou y revenir en conclusion en parlant des projets réalisés et à venir. Lister les grandes lignes directrices du projet éducatif. (le projet éducatif est à joindre éventuellement s'il est nouveau ou s'il a été modifié). Les fiches bilan peuvent constituer un outil pour rédiger le bilan d'activité, les objectifs de chaque action peuvent être repris et classés par thème.

4 II) LA FREQUENTATION L'analyse quantitative : Elle est élaborée à partir des indicateurs suivants : - le nombre d'enfants inscrits sur l'année, - le nombre d'enfants accueillis par mois et sur l'année, - le nombre d'enfants accueillis par tranche d'âge, sexe, - le nombre de séjours, le nombre d'enfants accueillis par séjour, - la répartition des enfants selon leur lieu d'habitation, - le nombre de familles dont l'enfant à bénéficié d'un accueil dans l'année, - l'analyse de la fréquentation, - le taux de fréquentation annuel, - le nombre de présences réel et facturé (en indiquant si comptabilisation en heure ou en jour), - l'évolution de la fréquentation : faire une comparaison d'une année sur l'autre. Elle peut être synthétisée sous forme de graphiques et doit être complétée d'une analyse. L'analyse qualitative : - les actions mises en place et leurs objectifs, - les résultats attendus et obtenus, - les difficultés rencontrées, - les améliorations, les avancées. La typologie du public accueilli : - le profil et la catégorie socio-professionnelle des familles : familles en recherche d'emploi..., - la composition de la famille : familles monoparentales, couples, nombre d'enfants, - la famille est orientée ou accompagnée par un partenaire de travail social, - l'accueil spécifique : enfant porteur de handicap...

5 III) LE PERSONNEL L'équipe de professionnel : - le descriptif : Qui? Quoi? Comment? Pourquoi? - la composition, qui peut être présentée sous forme d'organigramme... - les différentes qualifications et les différents contrats, - les mouvements du personnel : l'absentéisme, la gestion des congés, les arrêts.. - le renouvellement des équipes : l'évolution et la gestion des agréments, les remplacements. Les formations qualitatives et qualifiantes : - le type, - le thème, - l'organisme de formation, - le plan de la formation, - la valorisation des formations internes, - les formations obligatoires.

6 IV) LA TARIFICATION Type de tarification appliquée: 1- Mode de tarification du club ados pendant les heures d'ouverture : - Cotisation, inscription, forfait annuel. (Attention : si la ville décide de la gratuité de l'accueil des jeunes pendant le fonctionnement de la structure, le nombre d'heures correspondant ne doit pas être mentionné dans le tableau d'implantation). 2- Modes de tarification du club ados pour les activités et sorties extérieures : - Forfaits activités, à l'activité, à l'heure, à la journée. 3- Délibération du conseil municipal ou du conseil d'administration : - Faire une synthèse du mode de tarification appliquée en mentionnant les différents Quotients appliqués.

7 V) LE FONCTIONNEMENT L'organisation : - les horaires d'arrivée et de départ, - les groupes, les activités et les lieux, - les outils mis en place pour la comptabilisation des heures de présence (feuilles d'émargement à l'entrée, badgeuse,...) et les facturées (réservation, inscription,...). Les relations avec les familles : - l'implication des parents (réunions avec les parents, participations aux sorties..), - la mobilisation des parents pour des projets ou événements. Les réunions d'équipe et/ou de service : - la fréquence des réunions et le type de réunions : pédagogiques, groupes de travail, supervision, réunions d'échanges sur les situations particulières.., - les thèmes travaillés. Les activités marquantes de l'année : - les événements festifs, les sorties, - les projets spécifiques mis en place, - l'organisation des différents temps, - les séjours, leur durée, le nombre de participants, les différents taris (Qf), le lieu, le nombre d'animateurs, le coût pour la ville, le taux de satisfaction...

8 V) LE PARTENARIAT Le partenariat interne (avec les différents services de la ville) : - Alsh, centres sociaux, Maison de quartier, Associations sportives..., - la médiathèque, la bibliothèque, service des sports, service de la culture... Le partenariat avec les services extérieurs : - les associations, l'éducation Nationale, la Direction départementale de la cohésion sociale, et leur rôle (travail technique, d'accompagnement, de réflexion...), le type de partenariat..., - la description des différents projets menés en partenariat (pourquoi, comment, avec qui, quand...). VII) LA COMMUNICATION Les outils de communications : Un site internet, des plaquettes d'informations, un livret d'accueil, des affiches, des journées portes ouvertes, une enquête de satisfaction... (Veuillez joindre des exemplaires en annexe du bilan d'activité)

9 CONCLUSION Les projets (éducatifs, pédagogiques...) réalisés : - les objectifs et le bilan des réalisations. Les projets (éducatifs, pédagogiques...) à venir : - les objectifs et les moyens à mettre en place. Les points forts et les points faibles Le rapport d'activité doit être signé et revêtu du cachet. Le bilan d'activité peut être accompagné d'annexes : organigramme, photos, plans de la commune... Est ce que ce guide devient obligatoire? Le guide constitue un outil de travail permettant d'homogénéiser les pratiques et faciliter le travail des gestionnaires. les éléments indiqués dans le guide doivent être obligatoirement renseignés. Qui va lire le bilan d'activité à la Caf? Le Conseiller technique d'action sociale, le pôle Paiement des aides financières et l'agence comptable. Les administrateurs et la Direction de la Caf attachent une grande importance à ce document, car il reflète la vie de la structure.

10 Cette maquette a été réalisée par le Pôle enfance jeunesse Du service d'aides et conseil technique aux interventions financières (Actif) Crédit photos Cnaf