PROGRAMME DE FINANCEMENT DE LA PARTICIPATION COMMUNAUTAIRE

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1 PROGRAMME DE FINANCEMENT DE LA PARTICIPATION COMMUNAUTAIRE W GUIDE DU DEMANDEUR

2 1.0 Aperçu Le Programme de financement de la participation communautaire («PFPC» ou «le Programme») fournit une aide financière destinée à aider les groupes autochtones et les collectivités locales admissibles à participer au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada. Les demandeurs sont invités à présenter leurs demandes basées sur les informations du Guide du demandeur («Guide du demandeur») et à l aide du Formulaire de demande d aide financière («Formulaire de demande») qui se trouvent sur le site Web. Pour en savoir davantage sur le PFPC, consulter le site web au ou écrire à : Programme de financement de la participation communautaire (PFPC) Transports Canada 330, rue Sparks, Place de Ville Tour C (AHEC) Ottawa (Ontario) K1A 0N5 Courriel : tc.cpfp-pfpc.tc@tc.gc.ca 2.0 Description du programme 2.1 Programme de financement de la participation communautaire Objectifs L objectif général du PFPC est de promouvoir, par une aide financière du gouvernement fédéral accordée sous forme de subventions, la participation effective des collectivités locales et des groupes autochtones au développment et à l amélioration du système de transport maritime du Canada. Plus particulièrement, le PFPC vise à : Donner aux bénéficiaires l occasion de transmettre leurs connaissances au développement et à l amélioration du système de transport maritime pour s assurer que ceux-ci soient adaptés aux conditions locales et aux sensibilités environnementales. 2.2 Fonds disponibles Les demandeurs admissibles peuvent recevoir : Du financement pour rembourser les frais de préparation et de participation aux réunions liées au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada (déplacements, salaires, frais d administration, etc.). Du financement supplémentaire peut être fourni pour rembourser les coûts de services d experts pour la préparation aux réunions. 2

3 2.3 Critères d évaluation de l admissibilité Le financement de ce Programme est disponible pour les bénéficiaires menant des activités admissibles leur donnant l occasion de transmettre leurs connaissances au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada Bénéficiaires admissibles («Bénéficiaires admissibles») Les bénéficiaires admissibles doivent dépendre de l environnement marin d une zone considérée pour leurs activités sociales, économiques ou commerciales et sont des : Groupes autochtones; Groupes ou organisations locales; Municipalités ayant une population de moins de habitants; et Organismes à but non lucratif. Les demandeurs ne seront pas admissibles s ils représentent un gouvernement (autre qu un gouvernement autochtone ou une municipalité de moins de habitants) ou s ils ont un intérêt commercial direct dans le PFPC Activités admissibles («Activités admissibles») Les activités admissibles sont les suivantes : Révision de documents et fournir des commentaires écrits pour contribuer au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada; Préparation, déplacement et participation aux réunions liées au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada; et L embauche d experts ou la réalisation d études contribuant au développement et à l amélioration du système de transport maritime du Canada Zones considérées («Zones considérées») Les demandeurs qui sont affectée par le développement et à l amélioration du système de transport dans les zones considérées tel qu indiqué ci-dessous. DATES DES RÉUNIONS 2.4 Dépenses admissibles («Dépenses admissibles») Les dépenses admissibles sont celles qui sont : Directement liées aux activités admissibles du projet; Sont celles qui sont, de l avis du ministre ou de son/sa représentant(e) délégué, sont raisonnables et nécessaires pour atteindre les objectifs et les résultats du Programme; et Les dépenses admissibles incluent une ou plusieurs des dépenses suivantes: 3

4 o frais de déplacement* (y compris, hébergement, location d auto ou taux kilométrique, billets d autobus, de traversiers, de train ou d avion, dépenses de repas et de frais divers); o honoraires et frais de cérémonie pour les demandeurs autochtones; o salaires et avantages sociaux; o dépenses administratives; et o honoraires professionnels pour services fournis sous contrat en but d aider à la préparation aux réunions (par exemple, expertise environnementale, etc.). * Remarque : Pour les frais de déplacement, les demandes doivent tenir compte des taux et indemnités figurant dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ( Consulter l Annexe A pour un résumé rapide. 2.5 Dépenses non admissibles Voici certaines dépenses qui ne sont pas admissibles au financement: Tout montant de taxe de vente provinciale, de taxe de vente harmonisée ou de taxe sur les produits et services pour lequel le bénéficiaire ou un tiers a le droit de recevoir un remboursement, ainsi que toute autre dépense donnant droit à un remboursement; Les frais d accueil (boissons alcoolisées, cadeaux, etc.); et Les frais de déplacement et indemnités journalières dépassant les taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte qui peut être consultée à l adresse suivante : Entente de financement 3.1 Entente pour des activités financées Le guide du demandeur, le formulaire de demande (incluant ses 3 parties) et la lettre d avis d admissibilité, une fois remplis et signés constitueront l entente de financement entre le Canada et le bénéficiaire. 3.2 Lettre d avis d admissibilité pour les activités financées Les demandeurs qui sont admissibles au Programme recevront une lettre d avis d admissibilité pour le financement. Cette lettre indiquera quand les frais associés seront considérés comme des dépenses admissibles à un remboursement en vertu du Programme. 3.3 Versement des fonds Le financement sera fourni aux bénéficiaires pour des dépenses admissibles selon les critères de vérifications suivantes : Seules les dépenses admissibles encourues après réception de la lettre d avis d admissibilité seront admissibles à un remboursement; Toute demande de remboursement doit être envoyée au gouvernement fédéral dans les délais indiqués dans la lettre d avis d admissibilité; 4

5 Les remboursements se feront à l organisme demandeur sous forme d un paiement forfaitaire et seulement pour les coûts encourus. Aucun paiement ne sera fourni à l avance; Les remboursements seront effectués sur réception, et à la satisfaction des critères du gouvernement fédéral, du formulaire de demande de remboursement du PFPC, ainsi que des factures et reçus des dépenses encourues; Aucun paiement ne sera versé à des particuliers; Le montant maximal de financement du gouvernement ne doit pas dépasser 100% du total des dépenses admissibles; et Le financement est conditionnel à la disponibilité des fonds du Programme. 4.0 Comment présenter une demande La section 4.1 du guide indique les documents requis et la section 4.2 explique la façon de procéder avec une demande de financement. 4.1 Documents requis La trousse de demande, qui comprend les 3 parties suivantes, doit être utilisée dans son intégrité pour postuler au Programme. La documentation pour la demande peut-être téléchargée à partir du site web du Programme. Partie 1 Formulaire de demande d aide financière pour le Programme de financement de la participation communautaire Partie 2 Demande de remboursement pour le Programme de financement de la participation communautaire Partie 3 Modalités et conditions 4.2 Présentation du dossier de demande Date limite Les demandeurs qui souhaitent faire une demande de financement doivent envoyer leur trousse de demande au moins 15 jours ouvrables avant la(les) date(s) de la(les) réunion(s) à laquelle (lesquelles) ils ont l intention d assister. Cliquez ici pour les dates des réunions. Toutes les demandes doivent se faire en utilisant le formulaire fourni, être signées, complètes, exactes et détaillées et inclure la partie 3 du formulaire (Modalités et conditions). Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de la demande et pourrait entraîner son rejet. Vous pouvez présenter votre demande par courrier électronique ou par la poste aux adresses suivantes. 5

6 Demande présentée par courrier électronique Les trousses de demande présentées par courrier électronique doivent être envoyées, en une version PDF numérisée incluant les signatures originales, à l adresse suivante : tc.cpfc-pfpc.tc@tc.gc.ca. Présentation des demandes par la poste Les trousses de demandes, incluant les formulaires signés, peuvent être envoyées par la poste à l adresse suivante : Programme de financement de la participation communautaire (PFPC) Transports Canada 330, rue Sparks, Place de Ville Tour C (AHEC) Ottawa (Ontario) K1A 0N5 Transports Canada confirmera la réception de toutes les trousses de demande reçue. 4.3 Résultats de l évaluation des demandes À la réception d une demande, Transports Canada va évaluer son admissibilité pour le financement, en entier ou d une partie de celui-ci et informera le demandeur de sa décision. Transports Canada se réserve le droit d accepter ou de rejeter toute demande présentée. 4.4 Normes de service liées au PFPC Dans l intention d améliorer le service et d assurer la transparence du processus, le PFPC à défini les normes de service suivantes : Notre objectif est d accuser réception des demandes, par écrit, dans un délai de 10 jours ouvrables; et Après la réception d une demande de remboursement, nous avons pour objectif de produire les paiements dans un délai de 20 jours ouvrables suivants la confirmation par écrit de la réception de tous les renseignements et documents requis. Remarque : Dans l impossibilité de satisfaire à ces normes, le personnel du programme communiquera avec les demandeurs pour les informer du retard. 6

7 ANNEXE A Frais de déplacement admissibles Les pages suivantes présentent un résumé rapide de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte qui sera utilisée comme base de référence pour le calcul des frais de déplacement remboursables par le Programme de financement de la participation communautaire (PFPC). Pour de plus amples renseignements, la Directive complète sur les voyages se trouve à l adresse suivante : Hébergement Les dépenses d hébergement admissibles sont pour une chambre simple, dans un établissement sûr, bien situé et confortable. Le voyageur peut aussi choisir d utiliser un logement non commercial privé. Les dépenses seront remboursées aux taux précisés à l annexe C de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Repas Le voyageur recevra l indemnité de repas applicable pour chaque déjeuner, dîner et souper lors d un déplacement. Les indemnités de repas sont calculées aux taux précisés à l annexe C de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. * À noter que les taux des indemnités pour frais de déplacement sont mis à jour deux fois par année (au 1 er avril et au 1 er octobre) : toujours consulter le site Web de la Directive sur les voyages. Frais divers Le voyageur touchera une indemnité de frais divers pour les dépenses non précisées ailleurs dans la directive, y compris les communications à domicile, pour chaque journée ou partie de la journée passée en déplacement au taux précisé à l annexe C. Transport Moyens de transport commerciaux La norme pour les déplacements par avion est le tarif classe économique. La norme pour les déplacements en train est le tarif pour la classe au-dessus du plein tarif classe économique. Des reçus sont requis pour tous les déplacements par avion, train ou traversier. Il convient d envisager l utilisation de taxis, de navettes et des transports en commun pour les déplacements sur courte distance. Le remboursement tiendra compte des dépenses réelles, pourboires inclus. Pour les taxis, un reçu est requis uniquement pour les courses ayant coûté plus de 10 $. Autres moyens de transport À l occasion, des moyens de transport qui ne sont pas habituellement utilisés sur les routes peuvent être autorisés lorsqu ils sont sûrs, économiques et pratiques. 7

8 Les voyageurs qui utilisent ces autres moyens de transport toucheront un remboursement au taux kilométrique applicable pour la distance qu ils auront parcourue en empruntant l itinéraire direct par la route, si cette distance est connue. Si elle ne l est pas, les voyageurs toucheront un remboursement pour la distance réelle ou raisonnable parcourue. Véhicules La norme pour le type de véhicule de location est de taille intermédiaire. La location d une voiture au-delà de la taille intermédiaire peuvent être autorisée en fonction de facteurs tels que, mais non limité à, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids de la charge. Les voyageurs utilisant un véhicule privé seront indemnisés au taux kilométrique prévu pour leur province à l annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Les voyageurs doivent emprunter l itinéraire le plus direct, sûr et praticable, et demander un remboursement seulement pour les distances qu il est nécessaire de parcourir en service commandé. 8