FICHE DE POSTE CHEF DES SERVICES ADMINISTRATIFS D UFR LOCALISATION DU POSTE

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1 FICHE DE POSTE CHEF DES SERVICES ADMINISTRATIFS D UFR CORPS : AAENES, APAENES, INGENIEUR D ETUDE, INGENIEUR DE RECHERCHE BAP : J GESTION ADMINISTRATIVE ET PILOTAGE EMPLOI TYPE : RESPONSABLE DE L ADMINISTRATION ET DU PILOTAGE QUOTITE DU POSTE : 100 PFR : TAUX 1 LOCALISATION DU POSTE COMPOSANTE OU UFR : FACULTE DE MEDECINE PARIS DESCARTES SERVICE : SECRETARIAT GENERAL VILLE : PARIS 06, SITE LES CORDELIERS Définition et principales caractéristiques de l emploi-type sur internet FONCTIONS ET MISSIONS: Conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques décidées par le Doyen de la Faculté de médecine et l université Le chef des services administratifs assure, avec une large délégation d autorité, la direction administrative de la faculté. Il participe à la définition des orientations de l'ufr, et les met en œuvre ainsi que celles définies par l'université. Pour ce faire, il coordonne les moyens administratifs et financiers dévolus à la structure. ACTIVITES ESSENTIELLES : Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure et organiser leur mise en œuvre Établir et proposer le budget de la composante, contrôler et analyser sa répartition et son exécution Encadrer, organiser et coordonner les services administratifs de l UFR. Suivre les questions relatives au patrimoine immobilier de la structure en lien avec les services de l Université et de la composante : projets immobiliers, installations techniques Mettre en œuvre et contrôler l application des règles et procédures administratives de gestion Interpréter, expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la composante Piloter des projets d évolution technique ou organisationnelle de la structure. Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles. Evaluer et présenter le résultat des actions menées par rapport aux objectifs de la structure ; établir un bilan. Assurer le suivi des carrières BIATSS, affectations et redéploiements des emplois Assurer une veille sur les sources potentielles de financement, sur les évolutions réglementaires. Gérer les affaires générales de la composante : organisation des élections au niveau local, traitement du contentieux Prendre en charge les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre. Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités Suivre les audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations. Participer à la définition d une politique de communication en interne et à l'externe, s assurer du relais des informations en interne. Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité et en contrôler sa mise en œuvre.

2 COMPETENCES : Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements. Connaissance approfondie des grands principes du droit public et privé. Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines. Connaissance en gestion de patrimoine immobilier Connaissance de l organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure. Connaissance des dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d enseignement supérieur. Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d enseignement supérieur et de recherche. Connaissance des réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics. Connaissance des règles d hygiène et de sécurité. Savoirs faire opérationnels : Avoir des qualités relationnelles : diplomatie, tact Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l administration et de la gestion Manager et animer une équipe ; gérer des conflits Conduire un entretien Conduire un projet. Conduire des négociations individuelles ou collectives. Elaborer des décisions Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord Analyser des résultats. Exploiter les systèmes d information et les outils bureautiques Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure. ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE POFESSIONNEL : La Faculté de médecine est répartie sur 3 sites distincts (Cordeliers 75006, Cochin 75014, Broussais 75014) La Faculté comprend 110 agents administratifs et 140 agents affectés en laboratoire Forte interaction avec la recherche, les tutelles et les différents hôpitaux rattachés Collaboration étroite avec les différentes directions de l Université FORMATION RECOMANDEE : Pour le recrutement externe : doctorat, diplôme d ingénieur Expérience d encadrement administratif de niveau équivalent CONTRAINTES PARTICULIERES Forte disponibilité nécessaire UFR multi-sites à forte dimension recherche Possibilité de logement

3 FICHE DE POSTE Chef des services administratifs de la Faculté des sciences fondamentales et biomédicales Le chef des services administratifs de l'ufr Biomédicale des Saints Pères assure, avec une délégation du Directeur, la direction des services administratifs de l'ufr. Il participe à la définition des orientations de l'ufr et les met en oeuvre en coordonnant l'ensemble des moyens dévolus à la structure. Environnement et contexte professionnel : Implantée sur le site du centre universitaire des Saints Pères, la Faculté des Sciences Fondamentales et Biomédicales est une UFR de l Université Paris Descartes qui propose une offre de formation multidisciplinaire en sciences biologiques, chimiques et biophysiques. Elle accueille 5000 étudiants et fédère une équipe de 60 enseignants chercheurs. Les activités de recherche de l UFR s articulent autour de 10 laboratoires et 48 équipes de recherches. Missions : 1/ ENCADREMENT ET DIRECTION - Il assure l'encadrement direct, l'organisation et la coordination des services administratifs de l'ufr. Il planifie et contrôle les moyens humains et financiers ; Il pilote et anime l'équipe des responsables de service et la mobilise sur des objectifs identifiés ; - il coordonne avec le responsable administratif du Centre Universitaire des Saints Pères, les besoins en travaux et en logistique de l'ufr; participe au suivi des actions des services techniques, en liaison avec l'ingénieur de site. - Il représente le Directeur de l'ufr dans les instances de l'université pour les interventions relevant du domaine de l'administration et de la gestion. - Il est le correspondant des responsables des administrations de l'université : secrétaire général, DRH, agent comptable, DEVU,... 2/ CONSEIL EN MATIERE REGLEMENTAIRE, STATUTAIRE ET CONTENTIEUSE - Il veille à la régularité des actes, des décisions et des procédures dans les domaines administratif et financier de l'ufr ; Il analyse la réglementation et les instructions ministérielles pour les mettre en oeuvre et en informer la Direction et les personnels Il exerce un rôle de conseiller auprès du directeur, en particulier sur tous les aspects touchant à l'organisation et au fonctionnement administratif, financier et technique de l'ufr (élections, responsabilité, stage, statut des personnels) Il administre les instances statutaires (Conseils, Commissions), rédige les compte-rendu et contrôle l'organisation des élections ; Il gère les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs de l'ufr 3/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES En collaboration avec le Bureau des Personnels, il assure la gestion des personnels BIATSS et Enseignants de la composante : - suivi des carrières, affectation, - recrutement des contractuels, - gestion prévisionnelle des emplois - gestion des compétences (conseil en formation, aide à la préparation des concours), - évaluation annuelle des personnels des services généraux, - enquêtes, suivi de la réglementation 4/ GESTION DES ENSEIGNEMENTS En collaboration avec le Chef du Bureau de la Scolarité, il coordonne l'ensemble des opérations de gestion de la scolarité des étudiants - coordination de la PAES (recrutement des étudiants, gestion du Portail post-bac, gestion des opérations du concours, préparation des délibérations, ) - organisation des Examens des autres niveaux : Licences, Masters, Diplômes Universitaires

4 - suivi des échanges internationaux 5/ GESTION FINANCIERE ET BUDGETAIRE - TRAVAUX En collaboration avec le responsable du service financier, il prépare le budget, en contrôle l'exécution et assure le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes. Il prépare les décisions budgétaires ; il suit et contrôle l exécution des contrats et des conventions En matière de marchés publics, il participe à l'élaboration des cahiers des charges pour les marchés concernant la composante et représente le Directeur dans les réunions d'appels d'offres ; 6/ COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE - Il participe à la mise en place et au développement des dispositifs de communication (web, intranet, moodle, campagne de promotion de l'ufr) - Il participe avec le bureau des relations extérieures à l'organisation des manifestations internes ou destinées à l'extérieur - Il assure la diffusion interne des informations et de tous documents intéressant la vie de l'ufr. Compétences requises : Connaissances : Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements d enseignement supérieur et de recherche Connaissance solide du statut des structures et personnels de la fonction publique, notamment des établissements publics d enseignement supérieur et de recherche Connaissance de l organisation, du fonctionnement, des instances et des circuits de décision d une université Connaissance générale des techniques de la communication Connaissance générale des techniques de la démarche qualité Savoir-faire opérationnels : Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure Manager et animer une équipe (techniques de résolution des conflits et médiation) Conduire un entretien Gestion de projet et conduite du changement Conduire des négociations individuelles ou collectives Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord Analyser des résultats Exploiter les systèmes d information et les outils bureautiques (Word, Excel) Compétences linguistiques : Anglais (écrit et oral) Aptitudes et qualités : Bonnes qualités relationnelles et humaines, sens de l écoute Capacité d anticipation et d adaptation Esprit d initiative et de synthèse Rigueur et sens de l organisation Bonnes qualités rédactionnelles Disponibilité et réactivité Sens du service public et intérêt pour le milieu universitaire

5 CORPS : IGE ou AAE BAP : J EMPLOI TYPE : Chargé de la gestion administrative et du pilotage Chargé d orientation et d insertion professionnelle Fonction : Directeur administratif du SOFIP Poste vacant en septembre 2015 AFFECTATION SERVICE : SOFIP SITE DE LOCALISATION : Université Paris Descartes 12 rue de l école de médecine PARIS CONTACT : CV et lettre de motivation à Nicolas Mignan Directeur Général des Services Alice Dibie Directrice des Ressources Humaines COORDONNEES dgs@parisdescartes.fr drh@parisdescartes.fr nicolas.mignan@parisdescartes.fr Activités essentielles : - Contribuer à la définition des orientations politiques et stratégiques en matière de professionnalisation des formations, d'orientation, d'insertion professionnelle, - Identifier les publics et analyser leurs besoins en matière d'orientation et d'insertion professionnelle, - Concevoir une politique active d'information et communication relative à l'offre de formation de l'université Paris Descartes dans le cadre de Sorbonne Paris Cité et superviser les opérations liées à sa réalisation et à sa diffusion, - Développer les activités de conduite de projets, d'ingénierie de formation, d'évaluation, de management d'équipe, - Valoriser l'offre de formation, mutualiser et rationaliser des moyens et développement des partenariats, - Animer les actions de formation dans le domaine de l'orientation et de l'insertion professionnelle, - Assurer la promotion des formations et des étudiants auprès des employeurs, - Piloter des études et les parcours d'études et d'insertion professionnelle et les analyser, (gestion des enquêtes IP, suivi de cohortes) - Gestion et suivi de la politique des stages et leur application dans les différentes composantes (PStage) - Renforcer le pilotage et le contrôle de gestion : production d'éléments d'aide à la décision, - Intégrer les usages des nouvelles technologies dans l'ensemble des actions, - Rédiger tous documents contractuels nécessaires à l'activité (bilans, projets, conventions)

6 - Intervenir comme expert dans les différentes instances internes ou externes. Particularités du poste : - Recruter, former et gérer les moyens humains, - Management des activités et des personnes, - Collaboration étroite avec la VP-CFVU et les responsables de formation, actions transversales en appui aux composantes (scolarité, bureau des stages et enseignants chercheurs) Compétences requises : Savoirs généraux - Connaissance du système éducatif, l'enseignement supérieur, - Connaissance des dispositifs de formation initiale et continue, - Connaissance des méthodes de l'orientation et de l'insertion professionnelle (environnement socio-économique, marché de l'emploi, évolution des secteurs d'activités, vie des entreprises Compétences opérationnelles - Traduire des objectifs d'orientation et d'insertion professionnelle en actions pertinentes, - Sensibiliser aux enjeux du domaine, et faire adhérer les décideurs et acteurs universitaires aux projets, - Expérimenter, organiser en relation avec les équipes pédagogiques et les partenaires extérieurs, des dispositifs d'orientation et d'insertion professionnelles - Maîtriser les techniques de conduite de projet et Capacité à travailler en équipe sur différents projets, - Maîtriser les techniques d'animation de groupe, - Développer et entretenir des réseaux de partenaires, - Notions de gestion, droit budgétaire, administratif.