LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE. Olivier CALDIER

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1 LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE Olivier CALDIER

2 PLAN GENERAL 1 CALENDRIER DES SESSIONS 2 LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE 2 ième Soirée 3 PREMIER BILAN P /2

3 Le calendrier des sessions P /3

4 CALENDRIER 14 Février 2006 : Le PMO (1) PMO et gestion de Portefeuille de projets 14 Mars 2006 : Le PMO (2) PMO : Objectifs et fonctions essentielles 04 Avril 2006 : Le PMO (3) PMO : Référentiel Management et Modèle Maturité 16 Mai 2006 : Le PMO (4) Table ronde : Réalités et limites du PMO Juin 2006 : Journée Pilotage Economique des projets «Contribution du PMO à la performance des projets» P /4

5 Le Project Management Office (2) P /5

6 PLAN GENERAL LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE (2) Terminologie et définition Objectifs du Project Management Office Positionnement du Project Management Office Les fonctions du Project Management Office Table ronde et débat P /6

7 Terminologie et définition TERMINOLOGIE Project Office (PO) Project Management Office (PMO) Project Management Center of Excellence Bureau des projets DEFINITION C est une structure transversale au service des projets. P /7

8 Objectifs du Project Office Le Project Management Office améliore la performance des projets (coûts, délais, qualité) par : - la contribution d'expertise en management de projet - la libération des tâches administratives - la garantie de normes de communication et processus homogènes - la transmission et la capitalisation d'expérience, De plus, par la gestion du portefeuille de projets, le Project Management Office améliore la visibilité globale des projets. P /8

9 Positionnement du Project Office La place du Project Management Office au sein de l organisation peut varier en fonction : - des types de projets. - de l'organisation de la compagnie. - du niveau de maturité en terme de gestion de projet. P /9

10 Chart Title The Enterprise Division A Division B Division C Division D PMO? Unit A1 Unit A2 Unit A3 Unit D1 Unit D2 Unit D3 Unit D4 PMO? Sub-Unit D21 Sub-UNit D22 Sub-Unit D23 Sub-Unit D24 Project X Project Y Project Z PMO? PMO? P /10

11 Modèle de Maturité des Capacités de Management de Projet!! " # $ %!& & P /11

12 Les Fonctions du Project Management Office ' ) ( PROJECT MANAGEMENT OFFICE * )! P /12

13 P /13

14 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : SUPPORT ADMINISTRATIF AUX PROJETS CONTENU DE LA FONCTION : Prise en charge de différents tâches répétitives à faible valeur ajoutée (mise à jour du planning projet, des feuilles de temps et des actions, archivage et historique de projet...) BENEFICES : Le chef de projet se concentre sur le management et les points clés des projets. Il peut également exister une fonction «Contrôle» à ce niveau. P /14

15 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : VEILLE NORMES ET METHODES CONTENU DE LA FONCTION : Développer, maintenir et s assurer de la bonne utilisation des procédures et méthodes en terme de management de projet. BENEFICES : Intégration facilitée de chefs de projets débutants. Disposer d un référentiel partagé qui facilite le dialogue et la maîtrise des projets. P /15

16 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : VEILLE NORMES ET METHODES REMARQUES : Cette fonction est au cœur du métier du PMO. Le choix et la déclinaison d un référentiel de management de projet constituent une tâche délicate. Le référentiel doit être simple et applicable à l entité concernée. Par ailleurs, il peut également exister une fonction «Contrôle» à ce niveau. P /16

17 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : FORMATION A LA GESTION DE PROJET CONTENU DE LA FONCTION : Proposer des formations aux différents acteurs des projets (chefs de projets, experts fonctionnels, clients des projets, vendeur de projets) BENEFICES : Améliorer la qualité du management de projet, Accélérer les projets par une meilleure compréhension des acteurs externes sur les attendus et le rôle de chacun.. P /17

18 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : CONSEIL ET COACHING DES CHEFS DE PROJET CONTENU DE LA FONCTION : Aide sur les phases clés d un projet (proposition commerciale, démarrage, gestion des risques). BENEFICES : Meilleure maîtrise des projets. Amélioration forte des compétences et des comportements des chefs de projets. P /18

19 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : DELEGATION DES CHEFS DE PROJET CONTENU DE LA FONCTION : Disposer d un pool de chefs de projet capable de prendre un projet au pied levé. BENEFICES : Débuter un projet rapidement sans perturber une entité en lui prenant une ressource. Disposer d une main d œuvre hautement qualifiée sur le management de projet. P /19

20 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS CONTENU DE LA FONCTION : Mettre sous visibilité managériale les projets de l entreprise, Challenger les chefs de projets sur les études d opportunités et pendant les projets. BENEFICES : Disposer d une visibilité sur les projets permettant à une Direction Générale de décider et d arbitrer en connaissance de cause, Optimiser les ressources, Sécuriser le déroulement des projets majeurs P /20

21 Présentation des fonctions du PMO FONCTION : GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS REMARQUES : Identifier les projets (Chef de projet + PMO) Formaliser les projets (Chef de projet + PMO) Sélectionner les projets (PMO ou Direction?) P /21

22 Réalités et limites du Project Office Adaptabilité le Project Office convient-il à n importe quelle entreprise? quels sont les facteurs de meilleure adaptation? (taille, nombre de projets, niveau de maturité, culture projet) Efficacité et coûts difficulté à mesurer les gains d efficacité par rapport aux coûts d investissement Limites et dérives prépondérance des facteurs humains avec risque majeur de résistances et de jeux de pouvoir (côté chefs de projet et côté direction) aux USA, apparition d un syndrome extrême (PMO police) P /22

23 Premier bilan P /23

24 Premier bilan sur le PMO Au delà de l approche du Project Management Office par l étude de ses fonctions, il nous semble intéressant d insister sur les points suivants : l importance du positionnement du PMO au sein de l Entreprise ainsi que de ses attributs officiels la méthodologie de mise en place de ce PMO et de sa phase de démarrage (commencer par les fonctions support) la bonne estimation des difficultés relationnelles (jeux de pouvoir) P /24

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