La GED Fonction et processus

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1 La GED Fonction et processus Le contexte Les objectifs Les conditions d'une réussite Les moyens et les fonctions : Structure de données, Coffre fort, Workflow Référencer, retrouver, approuver, distribuer Quelques exemples page 1

2 GED-GDT/SGDT Gestion Électronique de Documents Gestion Électronique de Documents Gestion de données techniques page 2

3 Le contexte Le marché évolue Les entreprises se transforment Il faut de plus en plus de réactivité et de flexibilité Les produits se diversifient page 3

4 Le contexte : le tout numérique Les ressources informatiques prennent de plus en plus d importance Cette informatisation accélère la production et la dispersion des informations numériques Les documents traités par un employé augmentent de 15% par an une étude du Comité économique européen. page 4

5 Le contexte : les outils informatiques Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO, GPAO, sont associés à des données numérique spécifiques : DOC, XLS, PPT Plan CAO Notes de calcul Articles GPAO page 5

6 Le contexte : les outils informatiques Les outils de productivité OFFICE, CAO, FAO, PAO, GPAO S'intéressent à des étapes du PRODUIT Marketing, Qualité, Conception, fabrication, maintenance Produisent des données numériques (documents) N organisent pas et ne diffusent pas ces documents page 6

7 LA GED S intéresse à tous les documents de l entreprise Prend en compte toutes les étapes du processus S intéresse à tout le cycle de vie du produit et a touts les documents de l entreprise Cahier des charges Notices techniques Fiches qualités Plan CAO Devis... page 7

8 Les objectifs Permettre à l équipe de partager des informations sur les produits, de se transmettre rapidement et avec exactitude les documents, Stocker, contrôler et gérer des documents (textes, graphiques, dessins, etc.) et autres informations sur les produits. page 8

9 Les objectifs Renforcer et gérer le processus de création et d utilisation de ces documents. Permettre l intégration des informations, financières, administratives, techniques dans des systèmes cohérents au sein de l entreprise. page 9

10 Les enjeux d un GED Technique machine et logiciel Réseau fiable Temps de réponse Interface avec l extérieur Facilité d utilisation Culturel l Attente irréaliste Modification de propriétaire des données Opposition aux changements Politique Ressources (installation, personnalisation, maintenance) Compétence La mise en œuvre d une GED pose plus un problème culturel que technologique! page 10

11 Les conditions d'une réussite page 11

12 Êtes-vous prêt à investir dans une GED? Les conditions préalables Les hommes L organisation Les outils page 12

13 Les hommes Une volonté de la direction Une volonté des services concernés Une motivation des utilisateurs Un support technique interne page 13

14 Une volonté de la direction Une stratégie d entreprise Des objectifs connus Implication dans le projet Appliquer démarche de projet page 14

15 Une volonté des services concernés Disponibilité du personnel Communication inter-services Adhésion aux objectifs page 15

16 Une motivation des utilisateurs Intérêt pour les outils informatiques Information et formation Travail de groupe page 16

17 Un support technique et des compétences internes Un responsable de projet Une équipe de projet page 17

18 L organisation Fonctions de l entreprise (re)définies Processus à optimiser Améliorations attendues page 18

19 Les outils État et Maîtrise des outils existants Communication entre les outils État du système d information page 19

20 Conditions de réussite Implication de la direction L habitude du travail en groupe Volonté de décloisonnement des services Démarche rigoureuse S appuyer sur des compétences extérieures page 20

21 Êtes-vous prêt à investir en GED? La maîtrise et la formalisation de vos processus La maîtrise de vos outils informatiques L existence d un réseau informatique La culture d entreprise page 21

22 Êtes-vous prêt à investir en GED? Les facteurs de coûts Les services (100 % du coût du produit) Faisabilité du projet (6 à 8 mois) implication du fournisseur et de l entreprise Les réorganisations et la mise en place (plusieurs années) page 22

23 Au-delà du choix d un outil et de considérations d ordre technique, il ne faut pas oublier que le succès dépend surtout de la mise en place de la solution. L organisation des dossiers, le choix des politiques d accès, la formation et l adhésion des utilisateurs sont primordiales pour permettre à un groupe de travailler efficacement avec ces nouveaux outils. page 23

24 Les fonctions GED, GDT-SGDT Systèmes de Gestion de Données Techniques Gestion de Documents Techniques Gestion Électronique de Documents page 24

25 La gestion électronique de documents Vault Structure de données Workflow Système de traitement électronique et de contrôle de l information des produits pendant tout leur cycle de vie à travers les applications et les acteurs d une entreprise. Il nécessite : le stockage, la gestion des activités, et une structure de données. page 25

26 Structure de données. page 26

27 Coffre fort Un coffre-fort (Vault ) est un lieu sûr pour stocker des informations électroniques. On peut définir des droits d accès par type de données techniques : droit en lecture, modification, consultation, etc.. : Pour des utilisateurs spécifiques, Des fonctions (qualité, maintenance). Utilisateur avec droit d accès page 27

28 Workflow Les processus de l entreprise sont décomposés en suite d actions ordonnées (Workflow). Pour chaque action sont identifiées les personnes responsables ou associées, les données nécessaires ou produites et qui les approuvera. L outil de GED enregistre la réalisation effective des processus et contrôle en permanence qu ils satisfont les règles préétablies. page 28

29 Exemple : Traitement d une demande de modification d une procédure qualité Réception et analyse de la demande (Raison, procédure concernée, délai ) Envoi au responsable qualité entreprise Rédaction d un OM (ordre de modification) Notification de l ordre au responsable qualité du secteur Réalisation de la modification Approbation de la modification Introduction de la modification dans le système qualité Réception Réception de de la la demande demande Rédaction Rédaction d un d un OM OM Réalisation Réalisation de de la la modification modification Approbation Approbation Prise Prise en en compte compte de de la la Modification Modification page 29

30 Les principes de la GED Référencer et organiser des documents selon les normes et votre SMQ. Retrouver les bons documents rapidement et partout. Approuver des documents sans les perdre. Distribuer les documents aux destinataires sans perdre de temps. page 30

31 Organiser Documents de référence : organigrammes, notices, procédures qualité Documents d'origine externe : commandes client, factures fournisseur, articles de presse Formulaires : demandes de congés, notes de frais, télécopie, courriers type, modèle de devis, modèles d'envoi de document Projet : plan marketing, projet développement, élaboration budget, projet ISO page 31

32 Référence les documents Décrire un document par des attributs pour : Le retrouver plus facilement, Permettre une classification. Critères de recherche Auteur Affaire Type Responsable page 32

33 Retrouve les documents Pouvoir retrouver les documents grâce à des critères de recherche Pouvoir consulter les documents grâce à des «visualisateurs» intégrés fichier «texte», fichier CAO «vectoriel».. Pouvoir annoter des documents se superpose au document original. Sans que l utilisateur n ait à se soucier du format d origine ou de l endroit de stockage page 33

34 Rechercher L'association de la recherche structurée et de la recherche en texte intégral offre une grande pertinence dans les résultats de la requête. recherche par mots clés recherche par navigation recherche en texte intégral recherche multi-critères recherche booléenne page 34

35 Approuver vos documents Par des cycles de vie paramétrables Pour mettre en application un document, il est possible : De nommer tous les intervenants à la création, De modifier le cycle à chaque étape, D envoyer les documents en parallèle ou en série. Toutes les opérations sur les documents sont tracées : Cela fait office de signature électronique intangible. Grâce à la mise à jour des données, l historique apparaît sur les versions électroniques et papier des documents. page 35

36 Approuver les documents Organisation du processus depuis l état de brouillon jusqu à sa mise en application Contrôle des «phases» d élaboration du document Circulation pour contribution, vérification... Obtention de signatures électroniques à chaque étape page 36

37 Distribuer vos documents Pouvoir transmettre à une liste de destinataires un document pour application, une révision... Vos documents applicables seront distribués automatiquement à des listes de destinataires. Ceux-ci accèdent d un clic de souris aux documents. Vous pouvez contrôler la distribution des documents grâce aux accusés réception automatiques La redistribution automatique des nouvelles versions supprime les versions périmées. page 37

38 Diffuser L'Abonnement à une diffusion sélective et contrôlée de l'information. La Notification par mail Le push de l'information par l'envoi automatique d'un mail aux personnes abonnées permet de les avertir de la mise en ligne des nouvelles informations les concernant. page 38

39 Confidentialité et sécurité La confidentialité de l'information en gérant des droits d'accès. Cacher à l'utilisateur les fichiers ou dossiers auxquels il n'a pas accès. Contrôler l accès aux documents en fonction de droits Pouvoir gérer et conserver les différentes versions du document. Conserver le descriptif des modifications justification de modification, auteur, descriptif de la modification réalisée. page 39

40 Quelques exemples ACTIVDMS ALEXANDRIE AUTOEDMS AZILYS BRIGHTSUITE Columbus DIP MAKER DOCUMATGED Document Imaging Solutions DOCUMIND EVERSUITE EX LIBRIS FILE MAGIC 5 LIVELINK MAGISTIC SIM VDOC webfolio page 40

41 Pour s informer page 41