Profil de l organisation

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1 Profil de l organisation Nom : Le repos Saint-François d Assise ADRESSE : 6893, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) SECTEUR D ACTIVITÉ : Services funéraires Produits ou services : Cimetière, mausolées, columbariums, crématorium Nombre d établissements :1 Nombre d employés : 50 Marché : Marché principal local : l est de l île de Montréal Marché secondaire régional : le centre et l ouest de Montréal, la banlieue est et sud et une partie de la couronne nord Année de fondation : 1916 Site internet : Mission de l organisation : Garantir un lieu de sépulture aux générations actuelles et futures Offrir une entreprise saine et bien administrée comme legs aux successeurs

2 Mandat Poursuivre la démarche d amélioration des pratiques de gestion entreprise depuis les deux dernières années en l appliquant à la division administrative mandats réalisés Assurer la pérennité en optimisant l espace Efficacité énergétique et impact environnemental : des améliorations impressionnantes, des résultats considérables Objectif visé Améliorer les processus de gestion des services administratifs Contexte Une révision de la gestion du travail administratif est nécessaire afin de limiter les pertes de temps, de ventes et de productivité de l entreprise Considérant les éléments suivants : Contrôle des inventaires difficile Coût de la mise à jour du matériel informatique Compilation des statistiques par plusieurs services Contrôle et suivi des ventes réalisés manuellement Traitement de la facturation considéré trop long par la haute direction (5 jours en moyenne) Financement accordé à la clientèle déficient Manuel de procédures pour les employés peu étoffé Stratégies adoptées Modifier le système informatisé et les différents logiciels Développer un programme de financement adapté aux besoins des clients Modifier les processus du service de la comptabilité

3 PRATIQUES D AMÉLIORATION MISES EN PLACE 1. Modification du système informatisé et des différents logiciels utilisés Création de nouvelles fonctionnalités au logiciel maison Répertorier les terrains vacants afin de réduire les pertes d espace Mesurer les fondations existantes sur les lots afin de faciliter le creusage Enregistrer les éléments physiques (arbres, roches, conduites) présents sur les terrains pour éviter les mauvais positionnements lors d inhumation Établir une cartographie réelle des lots pour situer les familles Assurer un suivi efficace des dossiers en succession pour optimiser les transactions et les transferts de documents suite au décès d un proche Ajout d un programme de contrôle d inventaire Réduire la complexité de la tenue d inventaire en créant une fonction qui ajuste l inventaire des stocks aussitôt qu une vente ou une réservation a été effectuée Mettre à jour les statistiques quotidiennement Balancer la tenue des livres comptables en lien avec les ventes et les achats Surveiller l écoulement des stocks de marchandises afin d accélérer la commande de nouveau matériel Informatiser tous les documents et formulaires afin d accélérer les commandes et la transmission de l information

4 PRATIQUES D AMÉLIORATION MISES EN PLACE (SUITE) 2. Développement d un programme de financement adapté aux besoins des clients Offrir des modalités de paiement diversifiées Conserver la politique existante du premier versement à l achat afin de sécuriser l encaisse de l entreprise Proposer au client un financement du solde par un plan de paiements adapté à ses besoins : - paiements échelonnés sur 36 mois sans intérêt - facilite l acquisition d une concession Offrir le paiement à la source afin de limiter le déplacement de la clientèle et l envoi de papier Stimuler le paiement complet d un achat par l octroi d un escompte de 3 % si le paiement total est effectué à l intérieur du délai spécifié Établir l enquête du dossier de crédit du client S inscrire à une société de vérification de crédit afin de vérifier la solvabilité de l acheteur et ainsi diminuer les mauvaises créances pour l entreprise Garantir le financement répondant aux besoins du client par un document de référence Une meilleure gestion des comptes recevables grâce à des acheteurs préqualifiés 3. Modification des processus du service de la comptabilité Instaurer un suivi des inventaires et des ventes quotidiennes Diminuer le délai de facturation et de paiement suite au rapatriement d un bon de commande en éliminant un intermédiaire Implanter une nouvelle façon uniforme d annuler des factures dans le système Modifier les codes de facturation afin d avoir un code unique à chaque produit ou service donnant ainsi un inventaire plus juste Développer un meilleur suivi auprès des fournisseurs (contrôle, collecte) Contrôler avec assiduité le respect des politiques de paiement et de financement Créer un manuel d employés complet expliquant toutes les tâches et applications reliées au processus Éliminer la double vérification des documents administratifs partant du service des ventes jusqu à celui de la comptabilité en acheminant les documents directement au service comptable

5 RÉSULTATS OBTENUS Financement adapté aux besoins des clients Augmentation de 10 % du volume des ventes (et ce, malgré un marché au ralenti) Augmentation de 10 % de la valeur des achats 181 familles ont obtenu un plan de financement échelonné sur 36 mois Tenue d inventaire Temps requis (avant les améliorations) 3 jours Tenue d inventaire Temps requis (après les changements) 1 jour Élimination de 100 % des mauvaises créances et des frais de retard et d intérêt Récupération de 5 terrains non répertoriés, représentant un montant de $ Diminution des erreurs d inventaire de 99 % Réduction de pertes de temps : le délai pour tenir l inventaire complet est passé de 3 à 1 jour Diminution des coûts d exploitation du système informatique de $ Mesures de contrôle et suivi Compilation de statistiques mensuelles sur les ventes de concessions et accessoires gérées entièrement par le système comptable Embauche d un nouveau contrôleur pour la révision des opérations en cours et le développement de futures procédures Réunions d échanges trimestrielles avec les employés sur l efficacité organisationnelle des procédures en cours Signature d une entente d entretien et de développement avec une compagnie informatique